7 Dicas para ter uma gestão mais organizada

7 Dicas para ter uma gestão mais organizada

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Saiba como ter uma gestão mais organizada

O mercado é cada vez mais competitivo e os consumidores são cada vez mais exigentes. Para vencer no mundo dos negócios atual é necessário ter uma gestão eficiente e organizada. Os gestores lidam com muita informação e com muitos processos, o que por vezes pode levar a um ritmo de trabalho muito acelerado.  Neste artigo, mostramos-lhe 7 dicas essenciais para conseguir gerir o seu negócio e o seu dia-a-dia de forma mais organizada.

Facilite o acesso à informação

As empresas recorrem, na maior parte dos casos, a diversas fontes de dados para compilar informação. Além de ser um processo moroso, é um processo que pode ter erros e falhas com frequência. Ter a informação consolidada num só local é fundamental para minimizar o risco de erros e também para facilitar o trabalho dos gestores. Os softwares como o Multipeers permitem que, num só local, se consulte a informação referente a toda a empresa, oriunda das mais variadas fontes de dados. Ter toda a informação num só local permite que se economize tempo e garante a fiabilidade dos dados.

Analise os dados e faça relatórios

É importante que o gestor analise os dados do negócio e que os compile em relatórios de fácil leitura. Esta informação deve ser distribuída pelas pessoas que necessitam dela para trabalhar, de modo a conhecerem o estado do negócio para que possam investir nas áreas que precisam de mais atenção. Um dos erros mais cometidos pelos gestores é fazer relatórios complexos e longos, que não são lidos por ninguém. A informação deve ser compilada e organizada da forma mais simples possível pois os relatórios são ferramentas muito importantes numa empresa e devem ser entendíveis por toda a organização.

Aprenda a definir prioridades

Todos os gestores têm sempre imensas tarefas para concretizar e é fundamental que saibam escalar a sua importância. As tarefas urgentes são aquelas que não podem ser previstas ou que já se encontram muito próximas do seu deadline. São as mais prioritárias e devem ser terminadas antes de todas as outras. As tarefas importantes precisam de tempo para serem concretizadas e, por fim, as tarefas circunstanciais são aquelas que não têm urgência no momento e que podem ser feitas quando estiver mais livre de trabalho. Uma boa organização de prioridades permite que as tarefas importantes não se tornem urgentes.

Use aplicações para facilitar a memória

A tecnologia existe para nos ajudar e existem aplicações gratuitas que são muito úteis para nos relembrar das tarefas que temos de executar. Aplicações como o Evernote e o Google Agenda são muito úteis no dia-a-dia pois facilitam a execução do nosso trabalho através de alarmes que nos relembram sobre o que temos que fazer.

Defina deadlines

A lei de Parkinson diz-nos que a capacidade de concentração será maior quanto menor for o tempo disponível para realizar uma tarefa. Não é aconselhável que o prazo definido seja muito perto da data de entregar um trabalho, mas é fundamental que consiga cumprir o prazo que definiu para si mesmo.

Seja realista

Quando queremos fazer tudo acabamos por não fazer nada. Não serve de nada criar uma lista gigante de tarefas para um dia e chegar ao final desse dia com quase todas as tarefas por cumprir. Isso vai deixa-lo frustrado e desmotivado. O aconselhável é criar uma lista de tarefas com menos tarefas do que aquelas que acha que pode desempenhar ao longo do dia para que as realize com calma e foco. No final do dia, vai perceber que fez do que aquilo a que se tinha comprometido e terá uma gestão mais organizada.

Planeie, planeie e planeie!

Planear as tarefas antecipadamente é um dos passos mais importantes para conseguir uma boa gestão do negócio e do seu dia-a-dia mais facilmente. Planeie a curto e a longo prazo e faça cronogramas de fácil leitura e que sejam flexíveis, caso seja preciso mudar alguma coisa. Há quem diga que se não sabemos para onde vamos, qualquer caminho serve e isso aplica-se também na gestão. O planeamento das nossas tarefas é o mapa que nos vai guiar rumo ao sucesso!

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