A informação em tempo real para o sucesso dos eventos

A informação em tempo real para o sucesso dos eventos

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Quando organizamos um evento é fundamental que todos os participantes tenham uma boa experiência antes, durante e depois. Organizar um evento envolve muitas tarefas que podem causar erros, como inscrições manuais no evento, pagamentos, levantamento de kits de participação, entre outros aspetos. Utilizar um sistema que permita analisar e gerir todo o evento em tempo real garante um controlo total da informação e permite aos organizadores atuarem em tempo útil e de forma assertiva. Neste artigo falamos-lhe das principais vantagens da informação em tempo real na área de organização de eventos!

Melhor gestão da capacidade

Se não utilizar um sistema de informação em tempo real vai ter uma grande dificuldade de saber no imediato se o evento está perto de esgotar. Com um sistema de monitorização do negócio é mais fácil controlar os acessos ao evento e acompanhar a evolução da capacidade do recinto em qualquer altura e em qualquer lugar. Esta informação também permite lançar ações de marketing, no caso de o evento ter ainda poucas inscrições. Pode lançar uma campanha de marketing para potenciar a venda de bilhetes e o aumento das inscrições.

Definição do perfil do público do evento

Com um sistema de informação em tempo real pode acompanhar facilmente todas as inscrições e não precisa mais de procurar inscrições perdidas em e-mails ou em diferentes formulários. Desta forma vai poder traçar, a qualquer momento, o perfil de público do seu evento e acompanhar a sua evolução. Isto é muito importante para definir as ações a ocorrer durante o evento, pois estas devem variar de acordo com o perfil que temos disponível.

Melhor validação das inscrições

É muito importante que os participantes de um evento tenham uma boa experiência desde o primeiro momento e, como em tudo, a primeira impressão é muito essencial. O primeiro contacto de um participante de um evento com o evento é si é feito através do formulário de inscrição, pelo que é essencial que este tenha um aspeto profissional e que seja de fácil entendimento. Após a inscrição, é muito importante o envio de um e-mail de confirmação. Este processo deve ser automatizado para evitar erros e também para não sobrecarregar os colaboradores. Com o uso de uma ferramenta de análise em tempo real é fácil perceber quais os horários em que há maior volume de inscrições e através deste dado lançar ações de marketing que potenciem ainda mais o número de inscritos.

Maior controlo da acreditação e entrega de kits

Com um sistema de informação em tempo real vai conseguir saber, a cada minuto, quantos inscritos já fizeram a credenciação e quantos kits já foram entregues. Assim vai conseguir evitar que sejam entregues kits em duplicado e que pessoas não inscritas previamente entrem no evento.

 

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