5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho

5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho

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Torne as suas reuniões de trabalho mais produtivas

Uma reunião de trabalho deve ser o mais objetiva possível, tendo sempre como foco a resolução da situação que a originou. Muitas vezes, os gestores prolongam demasiado a reunião, acabando por dispersar e por perder o foco do tema que juntou a equipa de trabalho. Neste artigo, apresentamos-lhe 5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho.

Google Drive

Esta ferramenta permite partilhar documentos por diversos utilizadores. É uma ferramenta gratuita que pode ser utilizada por qualquer pessoa que tenha uma conta de e-mail no Google. Qualquer pessoa pode consultar e editar documentos sem ter que guardar o ficheiro no computador e ter que enviar posteriormente para toda a equipa. Numa reunião de trabalho esta ferramenta revela-se muito útil pois todos os intervenientes podem consultar o mesmo ficheiro em simultâneo, sendo mais fácil a troca de opiniões.

Less Meeting

Esta ferramenta incentiva as equipas a terem reuniões mais produtivas pois permite que se verifique o seu horário e o tempo de discussão de cada tópico. Antes da reunião começar, define-se o tempo de discussão de cada tópico da agenda e a ferramenta monitoriza o tempo que já se gastou, mostrando sempre ao utilizador se a reunião está a cumprir os seus objetivos previamente estabelecidos.

Team Meeting Checklist

Esta é uma ferramenta muito interessante pois estabelece as 25 condições fundamentais para reuniões de trabalho de sucesso. Foca-se em detalhes que vão desde a preparação dos dados, o local da reunião e os objetivos a serem alcançados. É possível partilhar todas as informações da reunião e disponibilizar a todos os seus intervenientes, para que todos saibam os tópicos que vão ser abordados e a sua ordem de abordagem.

Free Screen Sharing

É uma ferramenta muito útil para reuniões online. Permite participar em reuniões de trabalho em que os computadores de uma ou várias pessoas estão completamente compartilhados. Apenas os itens selecionados serão partilhados, pelo que o poder fica sempre do lado da pessoa que partilha o computador. Esta ferramenta permite ainda ter um chat durante o período da reunião e enviar mensagens privadas.

Doodle

Se pretende agendar uma reunião com muitas pessoas, certamente que vai enfrentar o problema de conciliar todos os horários. Esta ferramenta ajuda-o com esta questão e funciona de forma bastante simples: cada membro coloca os horários que tem disponíveis para reunir e a ferramenta fica encarregue de encontrar o horário comum, ideal para todos!

As reuniões de trabalho são, sem dúvida, essenciais para as discussões entre as equipas e para a tomada de decisões. Contudo, se não forem bem planeadas corremos o risco de desperdiçar tempo e de sair da reunião sem nenhuma solução concreta. Estas ferramentas vão ajudá-lo a ter reuniões mais produtivas e eficazes!

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