5 herramientas para optimizar las reuniones de trabajo

5 ferramentas para otimizar reuniões de trabalho

Las reuniones son muy importantes para compartir ideas, intercambiar opiniones y definir estrategias empresariales. Sin embargo, muchas veces las reuniones se prolongan demasiado, lo que hace que los colaboradores pierdan mucho tiempo que les falta para realizar otras tareas. ¡Optimizar las reuniones de trabajo es el objetivo de muchas empresas y en el artículo de hoy presentamos 5 herramientas imperdibles para sacar el máximo partido de sus reuniones!

Cloud

Las reuniones a menudo tienen como objetivo tomar decisiones basadas en información compartida entre diversos departamentos. Es esencial que los documentos estén disponibles de modo que todas las personas tengan acceso a ellos y puedan modificar su contenido. Utilizar Cloud para compartir documentos es muy importante para que en una reunión todos puedan contribuir a la mejora de la información.

MindMeister

Un mapa mental permite tener una visión genérica y organizada sobre el tema que está siendo tratado en la reunión. Mindmeister es una herramienta que permite montar mapas mentales en la web y es gratuito hasta tres mapas al mismo tiempo. Esta herramienta es muy útil para la creación de referencias para el desarrollo de nuevas estrategias empresariales e incluso para la creación de nuevos productos.

Agenda compartida

Para que una reunión sea provechosa, es necesario que todos los interesados en el tema de la reunión estén presentes. Sin embargo, no siempre es fácil conseguir la disponibilidad de todos a la misma altura, lo que puede llevar a constantes remarcaciones y pérdidas de tiempo. La utilización de una agenda compartida es una solución simple y eficaz en la medida en que es posible integrar las agendas de todos los involucrados en la reunión. Así, es más fácil percibir cuando todas las personas tienen un tiempo libre para la reunión, evitando sucesivas remarcaciones que llevan a pérdidas de tiempo significativas.

Skype

Skype es una herramienta gratuita que permite que incluso las personas que están lejos participan en la reunión. La distancia ya no es un obstáculo para que las personas no puedan estar presentes en las decisiones de la empresa y, siendo una reunión virtual, existe menos tendencia a perder tiempo con cuestiones irrelevantes para el tema de la reunión.

Team Meeting Checklist

Esta es una herramienta muy interesante pues establece las 25 condiciones fundamentales para reuniones de trabajo exitosas. Se centra en detalles que van desde la preparación de los datos, el lugar de la reunión y los objetivos a alcanzar. Puede compartir toda la información de la reunión y poner a disposición de todos sus participantes para que todos sepan los temas que se van a abordar y su orden de enfoque.

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