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5 Motivos para no administrar sus datos en Excel

Muchas empresas también utilizan Excel para gestionar sus datos de ventas, marketing, entre otras áreas. Sin embargo, a pesar de ser bastante fácil trabajar con Microsoft Excel, este programa tiene demasiadas limitaciones y resulta insuficiente para gestionar toda la información de una empresa. A medida que las empresas van creciendo, los gestores sienten la necesidad de utilizar herramientas más sofisticadas para gestionar la información empresarial. Pero, a pesar de esta creciente necesidad, muchos gestores insisten en utilizar Excel como herramienta principal de trabajo y esto se debe a la facilidad de uso ya la resistencia al cambio. En el artículo de hoy, le presentamos 5 motivos para no gestionar sus datos en Excel!

Excel no es seguro

Excel es un programa gestionado de forma manual, que funciona basado en fórmulas que no todos los colaboradores de una empresa comprenden. Por lo tanto, la gestión de los datos de una organización a través de Excel puede ser bastante confusa, ya que basta un colaborador cambiar una fórmula para que todos los datos queden adulterados. Además, Excel tiene una gran laguna a nivel de seguridad, ya que no permite crear jerarquías en la edición del documento, lo que compromete en gran medida la seguridad de los datos.

Gran consumo de tiempo

Insertar los datos en Excel consume mucho tiempo y ocupa un recurso humano que podría estar dedicándose a otra tarea. Existen estudios que demuestran que los gestores gastan alrededor del 50% al 80% de su tiempo de trabajo a recoger datos ya insertarlos en programas como Excel. Lo ideal es utilizar una herramienta como Multipeers que junta en una sola plataforma toda la información proveniente de las más diversas fuentes de datos de la empresa. Y todo en tiempo real y de forma automática.

Gran probabilidad de error

Los archivos de Excel se tratan manualmente y por lo tanto existe una gran probabilidad de error humano. En el mundo empresarial, hay que tener una gran confianza en los datos, pues sólo así se consiguen tomar las decisiones correctas para el negocio. Un dato insertado de forma incorrecta en Excel puede afectar a toda la información insertada y puede desencadenar una decisión mal tomada que perjudica seriamente a la empresa.

Peligro de pérdida de datos

Afortunadamente, ya existe la opción de utilizar Excel en modo online a través de Office 365. Sin embargo, la mayoría de la gente sigue trabajando en archivos guardados en su equipo y esto compromete la seguridad de los datos. En caso de desastre informático o ataque por parte de los hackers, existe una gran probabilidad de que el archivo se pierde para siempre. Si utiliza Excel, la mejor decisión a tomar es utilizarla en Office 365, para que pueda grabar los cambios de forma automática y para que el archivo se guarde en el Web.

Falta de integración

Para gestionar bien una empresa, es necesario trabajar con varios archivos de Excel, pero es bastante complejo conseguir que ellos «conversen» entre sí. Hay fórmulas que permiten que un dado cambiado en un archivo tenga impacto en otros archivos, pero esto hace que los documentos sean muy pesados ​​ya veces no funciona correctamente.

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Cómo supervisar los procesos de negocio con herramientas BAM

Las herramientas BAM como Multipeers son cada vez más necesarias en las empresas de todo el mundo. El Business Activity Monitoring permite que las empresas acompañen de forma objetiva y permanente todos los procesos de negocio que están sucediendo en la empresa. Esta herramienta permite supervisar los procesos de negocio frente a los indicadores de gestión que genera. A través de un dashboard, los gestores logran tener una visión completa y en tiempo real de toda la información relevante para la operación de la empresa, identificando fácilmente fallas de producción, desvíos frente a las metas establecidas y oportunidades de negocio. La información es presentada de forma gráficamente limpia e interactiva, haciendo la lectura y la asimilación de la información extremadamente simple. ¡En este artículo, vamos a hablar de cómo puede supervisar los procesos de negocio con herramientas BAM!

La información se proporciona en tiempo real

La vida de su empresa está sucediendo ahora. Es fundamental que tenga visibilidad directa sobre lo que está ocurriendo en cada momento, en cada área de la organización. Las herramientas BAM captan datos en tiempo real de las diferentes fuentes de información y las presenta instantáneamente en el formato que elija.

Dashboards interactivos para un mejor entendimiento de la información

La información proporcionada por las herramientas BAM surge de modo consolidado para que su consulta sea más fácil y rápida. Puede optar por obtener la información a través de gráficos de barras, gráficos multi-serie, medidores, entre muchas otras opciones. La información puede visualizarse utilizando la presentación más adecuada, mejorando el análisis que el usuario puede hacer de cada indicador. Además, cada indicador es totalmente personalizable según las necesidades del negocio. Al utilizar el escritorio, en el caso de Multipeers, puede todavía usar la herramienta ticker, que le permite divulgar noticias externas o internas, mensajes y alertas, permitiendo así que todos los colaboradores estén siempre al día de lo que de importante pasa en la organización.

Gestión centralizada para una mayor eficacia

Las herramientas BAM le permiten obtener una plataforma sólida de administración que recoge datos de las más diversas fuentes. Multipeers es altamente personalizable y permite la distribución de información procesada de las más variadas formas, tales como gráficos interactivos, widgets, medidores, tickers de RSS entre muchas otras.

Información procedente de múltiples fuentes de datos

Las herramientas BAM interactúan directamente con todas sus fuentes de datos tales como bases de datos, web services, MDX, Microsoft Excel, feeds RSS, contenidos multimedia, correo electrónico, aplicaciones, entre otros. También puede construir sus propios conectores utilizando la API proporcionada, para que no se pierda ninguna información de su organización.

Sin necesidad de clics

Las herramientas BAM se actualizan de forma permanente y automática, por lo que no hay ninguna intervención por parte del usuario. En lugar de ser el usuario a ir de la información, es la información que encuentra el usuario de forma autónoma.

Definição de métricas de negócio

Los peores errores en la definición de indicadores de negocio

Evite los mayores errores en la definición de indicadores de negocio

Establecer conscientemente indicadores de negocio es esencial para lograr analizar objetivamente el negocio. Es esencial que los indicadores analizados muestren el camino a seguir, con el fin de corregir los errores y aplicar nuevas estrategias. Hay mucha dificultad en la definición de indicadores y en este artículo se presentan los mayores errores que se producen cuando llega el momento de decidir qué indicadores se debe analizar.

Soluciones de monitoreo no adecuadas

El equipo que tiene la responsabilidad de elegir el software de gestión a menudo no tiene conocimiento de las necesidades reales de los usuarios de estas herramientas. Por lo tanto, quien debe optar por elegir el software más adecuado son los gestores pues son ellos los que conocen en detalle los problemas que enfrentan todos los días. Cada vez más los softwares de monitorización son sencillos e intuitivos, permitiendo que cualquier persona, incluso sin conocimientos técnicos, entienda su funcionamiento.

El uso de Excel como plataforma de gestión de indicadores

Excel es probablemente la herramienta más utilizada en todo el mundo en los negocios y es apreciado por su interfaz sencilla para realizar algunas funciones utilizadas con frecuencia, tales como cálculos y hojas de cálculo. Sin embargo, Excel muestra debilidades que residen en la calidad y consistencia de la información generada. Los procesos manuales de Excel son muy propensos a errores. Por lo tanto, es necesario reducir el trabajo manual en Excel. Excel debe ser visto como un visor de datos y no como un generador de información.

Mirar la base de datos como la solución para todos los problemas

Las bases de datos son una parte clave de muchos sistemas de análisis, pero no deben ser vistas como la solución para todos los problemas de información. Las bases de datos no deben ser desplegadas antes de analizarse con detalle las necesidades reales de la organización. Para evitar este error es necesario identificar el mejor método de integración y conocer buen los medios de acceso a la información.

Adquirir productos de gestión para análisis generales

Cuando el negocio no tiene objetivos específicos bien definidos cualquier herramienta sirve pues sólo se puede analizar el negocio de una manera muy superficial. El software de monitoreo de negocio debe ser aplicado cuando la organización está consciente de sus necesidades reales y cuando se sabe qué indicadores deben ser analizados para mejorar su rendimiento.