As reuniões são muito importantes para a partilha de ideias, troca de opiniões e definição de estratégias empresariais. Contudo, muitas vezes as reuniões prolongam-se demasiado, o que faz com que os colaboradores percam muito tempo que lhes faz falta para realizarem outras tarefas. Otimizar as reuniões de trabalho é o objetivo de muitas empresas e no artigo de hoje apresentamos 5 ferramentas imperdíveis para tirar o máximo partido das suas reuniões!
Cloud
As reuniões muitas vezes têm como objetivo tomar decisões com base em informações compartilhadas entre diversos departamentos. É essencial que os documentos sejam disponibilizados de modo a que todos os envolvidos tenham acesso a eles e possam alterar o seu conteúdo. Utilizar a Cloud para partilhar documentos é muito importante para que numa reunião todos possam dar o contributo para a melhoria da informação.
Mindmeister
Um mapa mental permite ter uma visão genérica e organizada sobre o assunto que está a ser tratado na reunião. O Mindmeister é uma ferramenta que permite montar mapas mentais na web e é gratuito até três mapas em simultâneo. Esta ferramenta é muito útil para a criação de referências para desenvolvimento de novas estratégias empresariais e até mesmo para a criação de novos produtos.
Agenda compartilhada
Para que uma reunião seja proveitosa, é necessário que todos os envolvidos no tema da reunião estejam presentes. Contudo, nem sempre é fácil conseguir a disponibilidade de todos na mesma altura, o que pode levar a constantes remarcações e perdas de tempo. Utilizar uma agenda compartilhada é uma solução simples e eficaz, na medida em que é possível integrar as agendas de todos os envolvidos na reunião. Assim, é mais fácil perceber quando é que todas as pessoas têm um tempo livre para a reunião, evitando sucessivas remarcações que levam a perdas de tempo significativas.
Skype
O Skype é uma ferramenta gratuita que permite que mesmo as pessoas que estão longe participem na reunião. A distância já não é um entrave para que as pessoas não possam estar presentes nas decisões da empresa e, sendo uma reunião virtual, existe menos tendência para se perder tempo com questões irrelevantes para o tema da reunião.
Team Meeting Checklist
Esta é uma ferramenta muito interessante pois estabelece as 25 condições fundamentais para reuniões de trabalho de sucesso. Foca-se em detalhes que vão desde a preparação dos dados, o local da reunião e os objetivos a serem alcançados. É possível partilhar todas as informações da reunião e disponibilizar a todos os seus intervenientes, para que todos saibam os tópicos que vão ser abordados e a sua ordem de abordagem.
