Tecnologia em escritórios de contabilidade: o que tem mudado?

Você já parou para pensar em como era um escritório de contabilidade há uns 50 anos atrás? Certamente, não tem qualquer relação com a realidade atual. A tecnologia em escritórios de contabilidade mudou a forma como os contadores se relacionam e prestam serviço aos seus clientes. Você pode imaginar o vai e vem dos office boys entre o escritório do cliente e do contador, levando e trazendo documentos para lá e para cá? É bem verdade que já tinham inventado o aparelho de fax símile. Você colocava o documento do lado de cá e o seu interlocutor ficava aguardando do outro lado. Isso é o de menos, se pararmos para pensar em como eram feitas as escriturações, com preenchimento manual de livros fiscais, lançamentos contábeis e elaboração de demonstrativos. Para os contadores, era muito trabalho, exposição permanente a erros e demorados processos de conciliação. Sem contar com a velha máquina de escrever, que quando você errava dava uma trabalheira danada para corrigir. Fora a maquininha de somar, que você errava um número e já era. A soma dava errada, os números não batiam e tinha que começar tudo de novo. Como consequência, não se pode dizer que a produtividade de um escritório de contabilidade fosse algo exemplar, por maior que fosse a perícia do contador. O que havia de mais avançado era o sistema de planilhas chamado Lotus 123. Era o máximo de automação possível nos escritórios de contabilidade.

O salto da tecnologia

A partir da década de 90, principalmente, os softwares de gestão empresarial começaram a ganhar força no Brasil. As empresas de pequeno, médio e longo prazo receberam soluções em TI que permitiam uma visão ampla do negócio, por meio de relatórios gerenciais. O trâmite de papéis diminuiu, assim como a necessidade de recursos humanos envolvidos nos processos administrativos, permitindo que as empresas pudessem alocá-los em suas atividades fim.

As decisões se tornaram mais ágeis e até a vida dos contadores foi facilitada, já que a maioria desses softwares tinham módulos contábeis. Ao mesmo tempo, os escritórios de contabilidade ganharam ferramentas específicas para os registros e emissão de relatórios contábeis. Automação de um lado e de outro, o ganho de produtividade era natural.

A partir do início do século XXI as soluções tecnológicas passaram a evoluir em ritmo vertiginoso. Com a difusão da internet como ferramenta de negócios, a transmissão de dados ganhou uma nova dinâmica. Os Office boys estavam com os dias contados.

Atualmente, vivemos a era dos softwares em nuvem e da integração de sistemas. Agora, o desafio é integrar as diversas fontes de informações estratégicas, de softwares a feeds de notícia em uma única ferramenta. Já nos deparamos com soluções que permitem controlar fluxos financeiros diversos de forma centralizada.

A lógica está se invertendo. Agora não é mais o gestor que busca a informação, mas o contrário. Estamos na era da informação em tempo real. Competir não é mais só ter a melhor proposta de valor para os clientes. Agora é preciso ter agilidade para tomar decisões.

Tecnologia e escritórios de contabilidade competitivos

Se você é contador, já deve ter percebido que tecnologia e competitividade andam juntos. Um escritório de contabilidade compete com outros escritórios. Ainda que competir por preço não seja a melhor das estratégias, por vezes ela se torna inevitável. Afinal, os clientes querem o melhor serviço pelo menor custo. A boa notícia é que isso é plenamente possível. A partir do momento em que você tem maior produtividade, pode atender a mais clientes e, com isso, entregar preços competitivos.

Em se tratando de contabilidade, nos dias atuais, agilidade na prestação de serviços contábeis é uma forma de gerar valor para o cliente. Quanto aos preços, uma operação enxuta e ágil, aliada à produtividade, garante redução dos custos e a possibilidade de ser competitivo.

O que temos de mudança atualmente?

A nova mudança, que já nem é tão nova assim, no universo organizacional são os softwares online. A vantagem desse tipo de software é que ele permite integrar pessoas em lugares diferentes. Gestores, vendedores e pessoal administrativo podem compartilhar as mesmas informações estando ou não no escritório.

Graças às novas tecnologias de transmissão de dados é possível integrar softwares. A partir desse salto, o novo modelo de negócios envolvendo escritórios de contabilidade e seus clientes é o da integração total e transmissão remota. Por meio da integração contábil é possível que o contador tenha acesso e captura remota não só dos relatórios financeiros, mas também dos documentos fiscais.

A partir desse recurso, além da redução a quase zero do risco de erros, o trabalho do contador se tornou ainda mais ágil. Os dados do cliente são capturados e já absorvidos pelo software contábil. Com isso, temos um cenário em que os demonstrativos contábeis podem ser produzidos quase em tempo real. Isso significa, para os escritórios de contabilidade, mais produtividade, menos custos e mais clientes.

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5 atitudes que podem levar sua empresa ao topo

No mundo das empresas todo mundo fala sobre sucesso, em atingir seus objetivos e em ser bem-sucedido. O que pouca gente diz é que para uma empresa conquistar estabilidade e respeito ela deve trilhar um longo caminho. Não existe regra mágica para o sucesso, mas algumas atitudes e ações podem garantir maiores chances de vitória num mercado cada vez mais competitivo. Baseando-se nas melhores práticas empresariais, selecionamos 5 atitudes que diferenciam as empresas de sucesso das demais. Confira a seguir:

1 – Seja competente

Há uma frase muito famosa no mundo da gestão empresarial que diz: “É preciso muita coragem para fazer diferente e muita competência para fazer a diferença”.  Ser competente é bem mais do que ser original ou fazer bem feito. A competência está diretamente ligada a capacidade de uma empresa em ir além, oferecendo mais do que os seus clientes esperam. Há muitas boas empresas, mas somente os negócios verdadeiramente competentes se tornam referência. Apple, Microsoft, Google ou aquele restaurante que você sempre vai numa ocasião especial tem em comum o fato de que a competência transcende o tamanho, estilo ou capital de uma empresa. A competência dialoga com a paixão com que o seu negócio oferece seus produtos e a forma como lida com sua gestão.  Definir-se como competente atrai não apenas a fidelidade dos clientes, mas também o respeito e a admiração dos concorrentes.

2 – Saiba lidar com o fracasso

Qualquer tentativa de simplificar o sucesso é inútil. Não há sucesso sem uma boa dose de fracasso. Muito mais do que um objetivo, o sucesso é o resultado de um complexo jogo de tentativa e erro. Empresas que atingiram o êxito possuem um histórico de falhas, deslizes e problemas superados. O problema não está em falhar, mas em se acostumar com o erro. Negócios de sucesso jamais transformam o erro em regra, mas convertem os problemas de percurso em novos caminhos. Empresas vitoriosas são aquelas que encontram oportunidade em situações onde outros negócios simplesmente desistiriam. O segredo para saber lidar com o fracasso é reconhecer seus pontos fracos, fortalece-los e evitar repetir os mesmos tropeços. Toda derrota possui uma lição que pode levar sua empresa a um caminho melhor e mais bem-sucedido.

3 – Saiba lidar com o sucesso

Você certamente deve se lembrar de alguma empresa que sucesso que simplesmente decaiu depois de atingir o auge. O mundo dos negócios está cheio de exemplos assim. Pode parecer estranho, mas a maioria das empresas simplesmente não está preparada para lidar com o sucesso. Muitas empresas buscam tanto alcançar o êxito que, ao atingirem o que buscam, não sabem como administrar isso. O guru do mundo dos negócios Warren Buffet costuma dizer: “Se você acertou, pare de tentar.” Muitas empresas confundem inovação com desperdício de boas ideias e perdem muito dinheiro tentando reinventar a roda, quando já possuem um ótimo produto ou serviço em mãos. Algumas vezes é preciso apenas colher o momento e simplesmente aproveitar os frutos do sucesso, sem a necessidade de desfazer um projeto em troca de outro. Se sua empresa atingiu as metas, se seus clientes estão satisfeitos e seus funcionários são produtivos, aproveite. Aprimore suas ideias, busque inovações que dialoguem com seu o estilo de gestão e não desperdice a chance de obter certa estabilidade por conta de um ideal de constante insatisfação. Estar plenamente satisfeito não é acomodar-se, mas faz parte do jogo empresarial.

4 – Saiba realmente o que os seus clientes querem

É impossível obter sucesso sozinho, este é um fenômeno que está ligado às pessoas ao redor. O mesmo vale para as empresas. Negócios dependem de muitos fatores para obter suas conquistas, mas os clientes são o coração de qualquer tipo de empreendimento. Muitas empresas comentem o risco de buscarem sucesso criando produtos e serviços para o mercado e se esquecem que o mercado é feito por pessoas. Não existe chance de êxito para um empreendimento que não ouça seus clientes. Entenda o que eles precisam, quais são seus problemas, desejos e objetivos. A satisfação pessoal de seus consumidores está diretamente relacionada ao sucesso de sua empresa. Crie produtos e serviços que realmente melhorem a vida de pessoas. Com isso sua empresa obterá mais do que sucesso, ela será inesquecível.

5 – Esteja sempre um passo adiante

O maior veneno contra o sucesso é a falta de inovação. Empresas acostumadas a operarem sempre do mesmo modo, dentro da mesma rotina, dificilmente descobrem novos caminhos. A dica é utilizar ferramentas que modifiquem, para melhor, a forma de gestão de seu negócio, maximizando sua produtividade e elevando a qualidade de seus produtos e serviços. Uma forma de dar um passo à frente na hora de administrar sua empresa é investir em um programa de automação comercial (os chamados ERP). Com um ERP sua empresa passa a gerenciar, de modo centralizado e informatizado, setores como contas a pagar e receber, controles de estoque, cadastro de clientes, fornecedores, fluxo de caixa, folhas de ponto e muito mais. Com o ERP da GestãoClick sua empresa contará ainda com o que há de mais moderno no mundo dos sistemas de automação comercial, com um sistema 100% integrado em nuvem, o que garante maior acessibilidade e segurança na hora de armazenar os dados de sua empresa. O importante é sair da rotina e investir em modelos de gestão eficientes para manter o seu negócio relevante.

Resumindo:

A definição de sucesso depende das metas propostas por sua empresa. Com dedicação e foco é possível trilhar um caminho promissor, tornando seu negócio relevante e fidelizando seus clientes. A dica principal é criar um plano de gestão baseado nas atitudes que vimos aqui: competência, capacidade de lidar com fracassos, maturidade para lidar com o sucesso, proximidade com o cliente e inovação.

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6 dicas para fazer automação empresarial e comercial

A automação está cada vez mais presente nas nossas vidas. E para quem tem um negócio, ela é cada vez mais vital. Portanto, investir em automação comercial e empresarial se tornou uma necessidade. Entretanto, alguns grupos de empreendedores ainda têm receio ao utilizar ferramentas que permitem esse tipo de trabalho no seu negócio.

Contudo, acreditamos que tal receio decorra do desconhecimento sobre como se faz a automação empresarial e comercial. Logo, decidimos que seria uma boa ideia reunir 6 dicas que demonstram como isso é feito. Dessa forma, o conhecimento permite que novos horizontes possam se abrir.

1) Analise os processos e tarefas da sua empresa

Muita gente acha que a automação empresarial e comercial se trata apenas de contratar um serviço que realize esse tipo de trabalho. É elementar que automatizar processos e tarefas demoradas irá trazer mais eficiência e produtividade. Entretanto, quais setores, áreas ou tarefas tendem a ganhar mais com isso?

Sendo assim, é importante analisar os processos e tarefas e definir aquilo que irá trazer maior custo/benefício. Dessa forma, você pode focar no que é mais necessário em um curto prazo. Por consequência, você estará maximizando sua produtividade sem elevar desnecessariamente qualquer tipo de custo.

Uma boa dica para analisar tais processos e tarefas de forma eficiente é usufruindo de um sistema de gestão empresarial. O software é capaz de automatizar toda a sua gestão e ainda oferecer completos relatórios sobre diversos setores da sua empresa.

2) Escolher a tecnologia adequada

Existem diversos tipos de tecnologias no mercado de automação de processos e comercial. Eles trazem diversas funcionalidades e cada um busca atender as demandas que enxerga adequada.

Dessa forma, depois de analisar suas necessidades, é necessário escolher a tecnologia que resolve elas. Não adianta ter um mapeamento extensivo do que precisa ser automatizado e tomar decisões que não vão de encontro a solução dos problemas.

3) Planejar é preciso

Com o mapeamento realizado e a tecnologia escolhida, é hora de planejar a implementação. Essa fase é muito relevante e impede redundâncias e problemas que coloquem em riscos o projeto de automatização. Para um processo de automação ser eficiente e produtivo, é necessário que se saiba todos os parâmetros envolvidos de antemão.

Logo, sem um planejamento adequado, que forneça os parâmetros, tudo o que foi feito pode ruir. Por isso, um bom planejamento evita modificações na fase de implementação que serão custosas ou que podem avariar o resultado final. E claramente, ninguém deseja implementar algo em sua empresa que não irá render frutos.

4) Entenda como a automação empresarial e comercial impactou outros negócios similares

É muito comum que as pessoas embarquem naquilo que todo mundo está fazendo. E isso não é válido só para a vida pessoal, na empresarial também. Pode ser que exista um movimento muito grande de automação nas empresas à sua volta, mas esse movimento só é válido se estiverem na mesma escala ou nicho que o seu.

Portanto, busque entender o impacto que os projetos de automação estão trazendo para quem está na sua área de atuação. Dessa forma, você vai entender compreender os impactos de uma maneira mais factível e poderá extrapolar o que irá acontecer com sua empresa, caso opte por esse caminho.

5) Seja honesto sobre o projeto com seus colaboradores

É muito importante ser honesto sobre os projetos de automação com seus colaboradores. Quem está trabalhando tende a enxergar a automação como inimiga. Como alguém que irá roubar seus empregos. E esse tipo de ambiente pode acabar prejudicando todos os envolvidos.

Portanto, explique adequadamente para seus colaboradores quais as razões, motivos, benefícios e impactos que o que está sendo feito trará. É importante deixar claro que a automação está vindo para auxiliar e não substituir.

6) Procure ferramentas de acordo com o cenário atual da vida moderna

Com as redes sociais e smartphones, ficou mais simples acompanhar tudo mais de perto. E sabemos que é o olho do dono que engorda o gado. Assim, procure ferramentas que lhe permitam acompanhar as informações em tempo real e em qualquer tipo de plataforma.

Dessa forma, você poderá acompanhar as informações vitais do seu negócio de qualquer lugar que estiver. E nós sabemos a importância que estar bem informado pode trazer em qualquer área da sua vida. Desde conhecer melhor sobre como mudar a sua empresa até mesmo a coisas mais triviais.

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Boas Práticas para Controlar o Estoque de Uma Empresa

O controle de estoque  de uma empresa é uma atividade vital. Ele representa a fonte de suprimentos para atendimento da demanda do negócio, o que, em última instância, significa que se trata de uma das atividades mais importantes para que a organização cumpra o que foi prometido aos seus clientes.

Sendo assim, é de grande importância definir estratégias claras e manter a atenção da equipe responsável em realizar uma gestão eficiente do estoque, alinhada com os objetivos organizacionais. Isso se torna ainda mais essencial por se tratar de um processo com diversos desafios a serem superados e de grande impacto sobre a rentabilidade.

Vejamos algumas práticas que podem ajudá-lo com sua gestão de estoque e abrir as portas para melhores resultados.

Controle o Giro de Estoque

O giro de estoque está entre os principais indicadores para controle de estoque empresarial. Basicamente, ele mede o número de vezes que o estoque foi renovado em um determinado intervalo de tempo. Sendo assim, você consegue avaliar se tem mantido um volume ideal de itens.

Se o giro de estoque for elevado, isso significa que você possui uma operação eficiente, na qual produtos não ficam “encalhados” nas prateleiras. Dessa forma, o capital do negócio permanece livre para investimentos em outros aspectos que produzam retorno para a organização, ao invés de imobilizado.

Trabalhe com Estoque de Segurança

Um dos grandes objetivos do controle de estoque está em impedir que faltem unidades para atendimento aos clientes. Sendo assim, uma das principais ferramentas para atender a tal requisito é o estoque de segurança.

Trata-se de uma quantidade de itens calculados como excedentes ao estoque zerado. Dessa forma, quando se chega ao ponto de ressuprimento, que é o estoque mínimo aceitável para que se peça novas unidades, a solicitação é feita e, além do volume de itens necessários até o recebimento da nova remessa, deve haver uma quantidade para cobrimento de imprevistos, como atrasos.

Invista em Tecnologia

A tecnologia é um fator central para qualquer negócio da atualidade. Ela se tornou um item indispensável para o desenvolvimento de uma série de atividades, o que inclui a gestão de estoque.

Alguns exemplos de contribuições que ela traz nesse caso são programas específicos para desenvolvimento das etapas envolvidas e diversas possibilidades de automação de processos. Sendo assim, trata-se de um dos principais caminhos para o controle consistente de sua operação de estoques.

Atenção a Itens com Validade

Outra boa prática envolvida na gestão de estoque é o controle de validade. É necessário encontrar maneiras, se possível automatizadas, para garantir que só se trabalhe com itens dentro da condição ideal de uso, o que exclui os elementos vencidos.

Muitas técnicas ajudam nesse processo e uma das mais conhecidas é a FIFO, sigla para First In, First Out, que em tradução livre significa: “Primeiro a entra, primeiro a sair”. Basicamente, ela preconiza que os itens devem ser utilizados em função de sua chegada ao estoque, liberando primeiro aqueles que chegaram primeiro e reduzindo a possibilidade de vencimentos.

Analise o Perfil de uso de cada Item e Monte um Estoque Racional

Nossa sexta dica se refere aos fatores logísticos, como é o caso do deslocamento. Quanto mais um item é demandado, mais ele será retirado da prateleira. Isso indica que é melhor que os itens mais utilizados possuam uma distância de acesso inferior à dos itens pouco utilizados.

Esse é apenas um dos princípios que devem reger a montagem do layout do estoque empresarial. Por mais que pareçam itens simples, muitas organizações desprezam seus ganhos potenciais e perdem elevados montantes financeiros todos os anos, graças às pequenas perdas que se acumulam e se tornam perdas gigantescas com o tempo.

Por isso fica a dica: trabalha por um estoque racional.

Integre os Processo Associados ao Controle de Estoque

A última boa prática de controle de estoque que queremos destacar é a de integração de processos. As atividades de cada departamento de uma empresa estão inter-relacionadas e devem ser conduzidas de maneira integrada para gerar sinergia.

Sendo assim, o ideal é que você avalie, por exemplo, o impacto das vendas sobre seu estoque que, por sua vez, afetará seu controle financeiro.

Um ótimo caminho para ter essa visão abrangente e manter um controle preciso de toda a cadeia é utilizar um ERP. Trata-se de um software especialmente direcionado para oferecer uma interface virtual da sua organização e possibilitar uma gestão ampla de seus processos.

By: GestãoClick

Os 5 maiores benefícios do uso da análise de dados para as suas vendas

Mais do que ter um produto de qualidade e uma equipe competente de vendas, é essencial reunir informações sobre o seu negócio e o mercado e analisá-los. Essa medida oferece uma série de vantagens e para descobrir quais são os 5 maiores benefícios do uso da análise de dados para suas vendas, você vai conferir neste artigo os tópicos a seguir:

  • Conhecimento do mercado;
  • Marketing mais eficiente;
  • Maior conversão de vendas;
  • Tomada de decisões;
  • Mobilidade da análise de dados.

Conhecimento do mercado

Existem muitos benefícios do uso da análise de dados para suas vendas, sendo que um dos principais é ajudar no conhecimento do mercado. Afinal, se você não entender o segmento no qual atua são grandes as chances de cometer erros. Por outro lado, ao ter consciência do seu funcionamento é possível sempre estar à frente da concorrência.

Desse modo, consegue oferecer ao seu público-alvo soluções em produtos e serviços que atendem as suas necessidades, já que essa é uma das estratégias mais assertivas para atrair consumidores em potencial para a sua empresa. Com o conhecimento do mercado pode ainda, portanto, ditar tendências e acompanhar as inovações e beneficiar-se delas.

Marketing mais eficiente

Assim como a análise de dados permite entender o seu ramo de atuação para poder acompanhá-lo e manter-se sempre em destaque em meio à concorrência, o estudo das informações também possibilita que o seu negócio invista em ações de marketing mais eficientes. Essa é mais uma forma de conquistar o seu público alvo e vender mais.

Com a análise de dados, consegue ainda reduzir os investimentos com marketing, uma vez que é possível focar nas ações que oferecem os melhores resultados, sem gastar com aquilo que não dá o retorno esperado. Em tempos de grande variedade de ações de marketing que podem ser feitas, nada melhor do que identificar as mais vantajosas para o seu negócio.

Maior conversão de vendas

Quando se conhece o mercado e são realizadas as campanhas de marketing mais eficientes, uma consequência natural é a maior conversão de vendas. Afinal, vender mais é o objetivo de todas as empresas, já que isso significa mais lucro e possibilidade de ampliar o seu negócio e torná-lo mais moderno.

Analisar os dados também ajuda a equipe a identificar quem são os consumidores do seu produto e assim ajustar campanhas publicitárias e mesmo o produto ou serviço em si para atendê-los de modo mais adequado. Além disso, permite entender o comportamento de compra dos consumidores e, assim, apresentar a sua mercadoria no momento certo.

Tomada de decisões

Embora a análise de dados para seu controle de vendas seja essencial, essa tarefa pode custar muito tempo da sua equipe quando é feita sem o uso das ferramentas adequadas. Hoje em dia, mesmo pequenas empresas trabalham com um grande fluxo de informação e analisar todos os dados do seu negócio pode ser bastante dispendioso.

Com isso, a sua equipe vai levar muito mais tempo para obter as respostas que procura e quando isso acontecer já pode ser tarde demais. Para tanto, existem ferramentas que ajudam na análise de dados, mostrando as informações relevantes em tempo real e de modo claro, por meio de gráficos e outros recursos.

Além de agilidade esses recursos promovem o compartilhamento dos dados com todos os envolvidos, tornando o trabalho mais organizado. Tudo isso é de extrema importância para a tomada de decisões, pois sem informações atualizadas e completas corre-se o risco de não fazer as melhores escolhas para o seu negócio.

Mobilidade da análise de dados

As ferramentas adequadas para analisar os dados devem oferecer ainda acesso remoto. Essa vantagem é útil em diferentes momentos, já que você e a sua equipe não estão sempre na empresa. Além disso, a tomada de decisões muitas vezes se dá durante as vendas externas e em reuniões fora da empresa.

Mas com um sistema que ofereça mobilidade da análise de dados, podendo ser feitaem qualquer lugar e a qualquer momento, é possível tomar as decisões certas sempre que preciso. Para desempenhar essa tarefa e demais atividades de gestão empresarial o ERP para pequenas e médias empresas GestãoClick é um recurso completo.

Esse sistema informatiza todos os dados do seu negócio, conecta os setores e automatiza os processos. Assim, além de dinamismo, é possível contar com a mais completa segurança dos dados da sua empresa. Para margem, esses softwares permitem que você gerencie desde o cadastro de clientes até completo do programa de controle financeiro da sua empresa.

Artigo by: GestãoClick