As organizações enfrentam todos os dias o desafio de produzirem mais e de gastarem menos. Nem sempre é fácil conseguir otimizar os processos de uma empresa, uma vez que estes ficam ultrapassados rapidamente, devido à grande dinâmica do mercado, cada vez mais acelerado. As tecnologias ficam obsoletas todos os dias, o que exige um acompanhamento constante dos processos, de modo a mantê-los em sintonia com o mercado. No artigo de hoje, deixamos-lhe 5 dicas infalíveis para otimizar os processos da sua empresa.
Análise profunda a todos os processos
Para que os processos de uma empresa sejam melhorados, é necessário que os analise de forma aprofundada. Só depois de conhecer o estado atual dos processos é que vai ser capaz de perceber quais as áreas que estão bem e quais aquelas que precisam de melhorias. Mesmo que exista documentação sobre os processos, é preciso investigar se as pessoas estão a cumprir todas as normas. O diagnóstico interno é uma etapa importantíssima para a otimização dos processos e esta etapa jamais deve ser subestimada.
Apresentação e implementação de propostas de melhoria
Após o diagnóstico interno estar concluído, chegou a hora de apresentar propostas de melhoria. Aqui é fundamental tornar os fluxos de trabalho mais ágeis, eliminar barreiras que dificultem a boa execução das tarefas, melhorar a comunicação interna e otimizar as tarefas para que os processos se centrem mais nos objetivos do negócio. Nesta fase, todos os colaboradores devem estar envolvidos e não se deve cair no erro de apenas envolver as lideranças.
Adotar as ferramentas adequadas
Nem todas as tecnologias servem para todas as empresas, pelo que é fundamental avaliar o estado do negócio e as características da empresa, de modo a escolher as ferramentas mais adequadas para o seu funcionamento. As empresas devem adotar ferramentas tecnológicas dinâmicas e personalizadas à sua realidade, para que possam agilizar a comunicação entre os diversos departamentos, facilitar a gestão da empresa, reduzir o retrabalho e diminuir as falhas humanas.
Monitorização do negócio
Analisar o negócio em tempo real é a tendência do futuro e cada vez mais empresas optam por utilizar ferramentas de monitorização do negócio como o Multipeers. Com recurso a esta ferramenta, é possível saber o que se passa na empresa em cada momento. Permite ainda a definição de alertas de negócio para que o utilizador seja alertado sempre que algo fuja ao previamente estabelecido.
Mantenha o espaço de trabalho organizado e arrumado
Estar rodeado de confusão vai influenciar o modo como encara o trabalho e a sua forma de trabalhar. Mantenha a sua secretária limpa e as gavetas arrumadas e vai perceber que consegue gerir melhor o seu tempo e as suas funções e aumentar a sua produtividade.
