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Controle de dados: da gestão até à contabilidade

Controle de dados: da gestão até à contabilidade

Dominar o controle de dados de uma empresa é um passo fundamental para o sucesso. Hoje vivemos na era do Big Data, onde grandes volumes de informações são processados a todo instante, auxiliando as empresas a tomarem decisões mais assertivas. O que muita gente desconhece é que dados são diferentes de informações. A informação só surge quando os dados são interpretados. Ter um grande volume de dados empresariais só significa melhor desempenho se sua empresa for capaz de converter esses dados em informações precisas e dinâmicas Pensando nisso vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o controle de dados empresariais e de como a informatização está mudando o mundo dos negócios para melhor. Confira:

Afinal o que é controle de dados?

O controle de dados é um conjunto de ações que buscam otimizar a leitura de diferentes informações que afetam o desenvolvimento de uma empresa. Quando falamos em dados empresariais, podemos abordar diversos setores, mas o conceito de maior destaque é o Big Data.

Segundo o site Oracle Brasil[1], Big Data é:

“[…] uma estratégia de gerenciamento de informações holística que inclui e integra muitos tipos de dados e gerenciamento de dados juntamente com dados tradicionais.”

Isso quer dizer os grandes volumes de dados são triados e analisados de modo a representarem informações concretas sobre diversos setores, como comportamento dos clientes, tendências de mercado, possibilidades de investimentos e até mesmo apontando falhas operacionais em diversos setores de uma empresa.

O Big Data está diretamente relacionado aos chamados “3 Vs”:

Volume: como já diz o nome, tudo no Big Data é GRANDE. Estamos falando de uma enorme quantidade de dados, que podem ser internos ou externos ao ambiente empresarial. Um exemplo de dados internos sãos os inúmeros relatórios como compra, venda, lucros e muitos outros dados do dia a dia de um negócio.

Os dados externos podem ser representados pelo comportamento do cliente, demandas, mudanças de mercado e todas as ações que ocorrem fora da empresa, mas que afetam diretamente o seu andamento e lucratividade.

Velocidade: o Big Data se caracteriza pela enorme velocidade em que esses novos dados são criados. A cada segundo milhões de dados são lançados no mundo digital, o que exige das empresas rapidez na leitura dessas informações. As empresas que não acompanham essa velocidade acabam ficando para trás.

Variedade: assim como há um grande volume de dados, girando numa velocidade cada vez maior, há também uma grande variedade de dados, disponíveis em diferentes setores e canais.

Esses dados são disponibilizados de maneira não estruturada, ou seja, estão fragmentados em diversos modelos e precisam ser triados para que a informação faça sentido. Cada meio digital possui um tipo diferente de dados, exigindo um tipo distinto de leitura. Há dados, por exemplo, em redes sociais, e-mails, aplicativos de mensagens, sites ou até mesmo no seu setor contábil.

Como o controle de dados influencia em minha empresa?

Empresas são muitas coisas, mas acima de tudo são dados. Cada ação de sua empresa, por mais simples que pareça, representa um dado esperando por interpretação.

Durante muito tempo as empresas operaram de modo quase intuitivo, confiando apenas em informações básicas e nem sempre relevantes. Isso sempre gerou atrasos, gastos indevidos e problemas na captação de novos clientes e criação de novos produtos.

Para resolver esse problema foram criados os ERPs, software de automação comercial, integrados a diversos setores de uma empresa. Uma evolução desse processo foi a criação da integração contábil, que proporciona o envio dos dados contábeis das empresas diretamente aos seus contadores.

Vamos entender melhor essas duas ferramentas a seguir:

Controle de dados empresariais na prática

O controle de dados atua em diferentes setores de uma empresa, mas principalmente em 3 áreas: dados internos, externos e setores contábeis. Vamos conferir:

Dados internos – Softwares de automação comercial (ERP)

Os ERPs, sistemas de automação comercial que otimizam o processo de gestão, funcionam como uma central inteligente que analisa e gera relatórios sobre todos os setores de uma empresa.

Aqui estamos falando de dados internos, ou seja, de tudo o que acontece dentro de uma empresa. Fluxo de caixa, contas a pagar e receber, entrada e saída de estoque, cadastro de clientes e muitos outros setores são otimizados pela gestão automatizada realizada por um ERP.

Desta forma o ERP garante que a empresa reduza seus riscos de operações no mercado, realizando o controle de dados com relatórios otimizados e dinâmicos.

Uma empresa pode controlar melhor seus gastos, calcular melhor suas margens de lucro, seu fluxo de vendas ou ainda controlar a folha de ponto de seus funcionários. Tudo isso dentro do ambiente digital do ERP.

O ERP proporciona ainda uma melhor gestão dos clientes e fornecedores. Através de relatórios detalhados é possível cadastrar e acompanhar a movimentação em cada um desses setores, apontando eventuais falhas e promovendo correções.

O ERP acaba com o controle manual, gerando uma maior eficiência dos processos de controle de dados. Os modelos de ERP mais modernos contam com a tecnologia em nuvem, onde os dados empresariais são armazenados com segurança no servidor do sistema. A principal vantagem deste modelo é que os dados podem ser analisados em tempo real, sem a necessidade de instalação de softwares e sem o risco de problemas de segurança.

Dados externos

A análise de dados externos representa a leitura e interpretação de dados fora da empresa.

Este é o campo mais complexo do Big Data, pois lida com o comportamento de diversos consumidores e as tendências do mercado. Para se obter esses dados de maneira relevante podem ser usados programas e aplicativos que avaliam a opinião dos clientes no ambiente virtual. As redes sociais também podem ser usadas como fonte de dados, realizando prospecções de mercado, enquetes e formulários de pesquisa.

Um bom sistema de CRM (Customer relationship management, ou Gerenciador de relacionamentos com o cliente) pode ser encontrado em diversos sistemas ERP, facilitando a integração dos mesmos.

Setores contábeis – Integração contábil

Durante muito tempo as empresas enviavam manualmente seus relatórios e dados para seus contadores. Esse processo está saindo de cena. A integração contábil é uma forma prática de automatizar o envio de dados de um empreendimento para seus contadores. Este é um passo fundamental para evitar erros, otimizar o tempo e garantir que a rotina contábil da empresa esteja sempre em dia.

Neste modelo de operação o ERP da empresa está conectado ao sistema do contador. A empresa deixa de gerar, imprimir e enviar os relatórios mensais (como fechamento de caixa, folhas de ponto, controle de contas) de modo manual e passa a contar com o envio de dados automático.

Isso possibilita ao contador maior eficiência em seu trabalho e poupa a empresa de ter que administrar manualmente um grande volume de informações. A integração contábil acaba ainda com o envio de informações através de diferentes canais, como telefone, e-mail ou fax.

Neste modelo o contador obtém um painel de controle detalhado, onde cada informação da empresa está disposta de maneira intuitiva e simples. Assim é possível alertar o empresário de eventuais vencimentos ou sobre o envio de documentos importantes, evitando atrasos e pendencias.

Qual sistema devo adotar para realizar um bom controle de dados em minha empresa?

Se você deseja aprimorar o controle de dados de sua empresa o GestãoClick é um dos mais eficientes sistemas do mercado. Ele atua como um poderoso ERP e ainda possui integração contábil, desta forma a análise de dados internos e contábeis de sua empresa operam dentro de um único ambiente.

O controle de dados é realizado de modo eficiente e totalmente em nuvem, garantindo o acompanhamento em tempo real e com total segurança. A principal vantagem do modelo da GestãoClick é poder contar com diversos benefícios em um só sistema. Isso representa economia, maior agilidade e integração.

 

[1] Link da citação: https://www.oracle.com/br/big-data/

 

Artigo by GestãoClick

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