Cuando organizamos un evento es fundamental que todos los participantes tengan una buena experiencia antes, durante y después. Organizar un evento implica muchas tareas que pueden causar errores, como inscripciones manuales en el evento, pagos, levantamiento de kits de participación, entre otros aspectos. Utilizar un sistema que permita analizar y gestionar todo el evento en tiempo real garantiza un control total de la información y permite a los organizadores actuar a tiempo y de forma asertiva. ¡En este artículo le hablamos de las principales ventajas de la información en tiempo real en el área de organización de eventos!
Mejor gestión de la capacidad
Si no utiliza un sistema de información en tiempo real, tendrá una gran dificultad para saber en el inmediato si el evento está cerca de agotar. Con un sistema de monitorización del negocio es más fácil controlar los accesos al evento y acompañar la evolución de la capacidad del recinto en cualquier momento y en cualquier lugar. Esta información también permite lanzar acciones de marketing, en el caso de que el evento tenga todavía pocas inscripciones. Puede lanzar una campaña de marketing para potenciar la venta de billetes y el aumento de las inscripciones.
Definición del perfil del evento
Con un sistema de información en tiempo real puede acompañar fácilmente todas las inscripciones y ya no necesita buscar inscripciones perdidas en correos electrónicos o en diferentes formularios. De esta forma podrá trazar, en cualquier momento, el perfil de público de su evento y acompañar su evolución. Esto es muy importante para definir las acciones que deben ocurrir durante el evento, ya que éstas deben variar de acuerdo con el perfil que tenemos disponible.
Mejor validación de las inscripciones
Es muy importante que los participantes de un evento tengan una buena experiencia desde el primer momento y, como en todo, la primera impresión es muy importante. El primer contacto de un participante de un evento con el evento se realiza a través del formulario de inscripción, por lo que es esencial que éste tenga un aspecto profesional y que sea de fácil comprensión. Después de la inscripción, es muy importante el envío de un e-mail de confirmación. Este proceso debe ser automatizado para evitar errores y también para no sobrecargar a los empleados. Con el uso de una herramienta de análisis en tiempo real es fácil percibir cuáles son los horarios en que hay mayor volumen de inscripciones y a través de este dado lanzar acciones de marketing que potencien aún más el número de inscritos.
Mayor control de la acreditación y entrega de kits
Con un sistema de información en tiempo real conseguirá saber, cada minuto, cuántos inscritos ya hicieron la acreditación y cuántos kits ya fueron entregados. Así podrá evitar que se entreguen kits en duplicado y que las personas no inscritas previamente entren en el evento.
