Un sistema de gestión tiene innumerables ventajas para una empresa y cuando está bien implementado puede traer un gran aumento de beneficio. Sin embargo, un error cometido durante su implementación puede ser fatal para su éxito. En este artículo, abordamos los principales errores cometidos en la implementación de un sistema de gestión y dejamos algunos consejos para que no cometa estos errores!
Falta de planificación
Planificar debe ser la palabra más importante en todas las áreas de una empresa y en todos los cambios que se implementan. La falta de planificación es un error muy grave, pues es en esta fase que deben ser definidos los objetivos de la implementación y sin esos objetivos toda la implementación pierde su propósito. En la fase de planificación, se debe elaborar un cronograma de la implementación, para que ninguna fase se pierda por el camino.
Dar demasiada importancia al precio
Un sistema de gestión puede ser caro y por eso muchos gestores cometen el error de pensar en el precio a la hora de elegir el sistema para su empresa, dejando de lado otros factores más relevantes. Es muy importante tener en cuenta las características de la empresa que proporciona el sistema de gestión y la capacidad de conectarse a diversas fuentes de datos.
No conocer las necesidades reales de la empresa
A veces, los gestores se apasionan por un sistema de gestión, pero no comprenden a cien por ciento que beneficios su implementación puede traer para el negocio. Hay vendedores tan buenos que logran vender sistemas de gestión a gestores que en realidad no los necesitan. Es fundamental que exista un diagnóstico previo de las necesidades reales que la empresa tiene, pues sólo con base en ese diagnóstico es que el sistema de gestión será bien escogido y bien implementado.
Hacer el sistema oficial sin probar
Antes de divulgar el nuevo sistema de gestión y de hacerlo oficial en la empresa, es muy importante realizar diversas pruebas, pues sólo así se conseguirán encontrar fallas y puntos de mejora. Si sale a la acción, la probabilidad de que el sistema no agradar a sus usuarios es muy alto.
No realizar mantenimiento de TI
La implementación de un nuevo sistema de gestión afectará la infraestructura de TI de la empresa, por lo que después de su implementación, la empresa debe estar disponible para cambiar sus métodos de mantenimiento de TI. Por lo tanto, deben añadirse algunas tareas, como la realización de actualizaciones de software, la mejora de la infraestructura de red y la creación de nuevas formas de acceso.
No desinstalar sistemas antiguos
Cuando un gestor está acostumbrado a un sistema de gestión, muestra una cierta reticencia a pasar a un nuevo sistema y tiende a aplazar la utilización de la nueva herramienta. Así, cuando se instala un nuevo sistema, se debe desinstalar el sistema antiguo. Sólo con la desinstalación de la herramienta antigua es que el equipo se va a acostumbrarse al nuevo sistema de gestión.
Falta de formación de los colaboradores
Cuando una nueva herramienta es implementada, es muy importante que los colaboradores reciban formación sobre el nuevo sistema de gestión, pues sólo de esta forma conseguirá acompañar el cambio con eficacia. Muchos gestores implementan la solución, pero no se preocupan por la formación, lo que es un error muy grande, pues así no logrará sacar el máximo partido del sistema.
