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Dicas de Gestão

6 Consejos para crear informes empresariales

Una buena gestión requiere informaciones precisas y actuales que puedan servir de base para una toma de decisiones eficiente. En el día a día empresarial agitado no es aconsejable perderse tiempo para analizar datos de forma aislada. Un informe es la consolidación de la información que pasa el mensaje de forma directa sobre asuntos importantes para la empresa. En el artículo de hoy, presentamos 6 consejos para crear informes empresariales!

Sea objetivo

La información en el informe debe ser objetiva y no debe haber rodeos. El lenguaje utilizado debe ser simple y de fácil comprensión por todos aquellos a quienes el informe se destina. Si su informe es muy largo, es aconsejable crear un índice que permita que el lector encuentre fácilmente la información que necesita.

Tome notas todos los días

Crear un informe con calidad requiere un conocimiento profundo sobre el tema tratado. Por eso, es aconsejable andar siempre con un cuaderno de notas, para que no pierda ningún detalle discutido en las reuniones con respecto al proyecto tratado en el informe.

Haga un análisis general del tema tratado

La mejor forma de iniciar el informe es hacer un análisis general del asunto que va a ser tratado. En esta parte, debe incluir análisis del proyecto sin gran detalle, dando un vistazo a lo que va a ser tratado más adelante. De este modo, el lector podrá decidir rápidamente si el informe va a ser importante para la continuación de su trabajo.

Utilice información visual

Es mucho más fácil comprender la información si ésta va acompañada de gráficos y de figuras que permitan comprender mejor lo que se pretende transmitir. Un texto que presenta estadísticas, por ejemplo, puede volverse aburrido, por lo que es esencial crear gráficos que permitan una lectura y una comprensión más rápidas.

Utilice información actualizada

Los informes que tienen información con algunos días de retraso van a provocar una acción reactiva y no proactiva, lo que puede ser un error fatal en el mundo empresarial actual. Es fundamental que las empresas adopten soluciones de monitoreo del negocio como el Multipeers, que permiten analizar en cada momento lo que está efectivamente ocurriendo en el negocio. La información utilizada debe ser la más actual posible, pues sólo así se conseguirán tomar decisiones benéficas para el futuro del negocio.

Utilice un sistema que integre la información

El software de monitorización del negocio en tiempo real, como Multipeers, interactúa directamente con todas sus fuentes de datos, como bases de datos, servicios web, MDX, Microsoft Excel, feeds RSS, contenido multimedia, y -mail, aplicaciones, entre otros. También puede construir sus propios conectores utilizando la API proporcionada, para que no se pierda ninguna información de su organización. Así, en un solo dashboard encontrará información completa y actualizada sobre todo lo que pasa en la empresa!

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La guía completa sobre KPI’s

Tener KPI’s definidos es esencial para el buen desempeño de una empresa. Los KPI’s son los indicadores clave de desempeño que nos indican en qué estado se encuentra el negocio y cuán lejos (o cerca) estamos de cumplir los objetivos establecidos. Con base en los indicadores y en el desempeño de la empresa, los gestores pueden tomar decisiones más asertivas y más informadas. Las herramientas BAM como Multipeers permiten acompañar a los KPI’s de forma continua y en tiempo real. El análisis del desempeño de forma constante garantiza que se dedique una mayor atención al cumplimiento de los objetivos, aumentando efectivamente el grado de alcanzamiento de los mismos. El seguimiento continuo del desempeño asume un papel de gran relevancia en la planificación y posterior control, pues proporciona información sobre procesos desarrollados por la organización. La eficacia de cualquier estrategia de control depende en gran medida de la correcta adecuación de las métricas de desempeño desarrolladas y de los KPI’s. En este artículo, hablaremos sobre todo lo que necesita saber sobre KPI’s!

¿Cómo definir metas de negocio desafiantes y realistas?

Sea realista y objetivo

Todos queremos ser los mayores empresarios del mundo, pero hay obstáculos que nos impiden y tenemos que tener esa conciencia. Cuando establece metas de negocio demasiado altas, el riesgo de caer es mucho mayor. Y como las metas son más difíciles de alcanzar, se sentirá frustrado al percibir que no logra concretarlas. Debe establecer objetivos realistas y que sean adecuados a la realidad de su negocio. Si no tiene una gran capacidad de inversión en el momento, de nada le servirá definir como meta de negocio aumentar el equipo en 10 colaboradores. Las metas de negocio deben ser establecidas de acuerdo con la realidad de la empresa en el momento, pues sólo así será capaz de alcanzarlas.

Establezca plazos rígidos

Cuando no existe un plazo límite para el cumplimiento de una determinada tarea o de un objetivo, lo más probable es que éste arrastre en el tiempo y acabe por olvidarse. Es esencial que defina una fecha límite para alcanzar una determinada meta de negocio, pues sólo así podrá definir una línea temporal y asignar acciones necesarias a lo largo del tiempo. El plazo establecido debe ser como el objetivo de negocio: específico y realista. No debe definir un plazo demasiado corto ni demasiado largo, pues ambos casos pueden causar desmotivación por parte de las personas responsables del cumplimiento del objetivo.

Haga una revisión regular de las metas de negocio

Las metas de negocio deben ser revisadas con regularidad y deben ser adaptadas según los cambios que se vayan verificando en la empresa. Las metas de negocio a largo plazo deben ser objeto de seguimiento, para que pueda verificar si todas las acciones necesarias para su cumplimiento se están realizando. Las metas de negocio no son estáticas y no es obligatorio que se mantengan inmutables. Siempre que sea necesario, debe cambiarlas y actualizarlas y en casos más extremos, puede incluso eliminarlas, si se comprueba que ya no se adecuan a la forma de trabajar de la empresa. Una meta que ayer era bastante importante, hoy puede haber perdido parte de su importancia. Las empresas son organismos vivos y dinámicos y como tal los cambios deben ser acompañados en todas las áreas de la empresa. Evaluar al menos cada tres meses si los indicadores que tienen “activos” son los más adecuados teniendo en cuenta el período que la empresa atraviesa. Sin embargo, hay que tener cuidado de no cometer el error de alterar o eliminar metas de negocio sólo porque es difícil alcanzarlas.

Lo que los KPI’s pueden hacer por la gestión de una empresa

Conocimiento claro sobre la estrategia empresarial

Es fundamental que cada colaborador de la empresa u organización conozca sus KPI’s y que estos sean actualizados con alguna frecuencia. “Si no sabemos dónde vamos, cualquier camino sirve”: lo mismo se aplica en las empresas. Si no somos conscientes de los resultados que debemos alcanzar con nuestro trabajo, podremos hacer cualquier cosa, y eso posiblemente no estará en línea con los objetivos generales de la organización. La definición de los indicadores de cada colaborador y la conexión con el sistema de seguimiento es esencial para obtener una visión global e integrada del estado de la empresa y del rendimiento de cada uno. Es importante señalar que cada colaborador debe tener acceso sólo a los indicadores importantes para la prosecución de su trabajo, para tener un día a día más enfocado y organizado.

Permite evaluar la empresa de forma cuantitativa

Los KPI’s permiten obtener resultados mensurables. Y eso es muy importante en una empresa, ya que los números no mienten! No basta con tener un conocimiento subjetivo sobre los resultados de la empresa. Es necesario conocer de forma objetiva los verdaderos valores de la organización. A través del análisis de los KPI’s es posible redefinir estrategias y alterar lo que no está dando resultados positivos. Es esencial que los KPI’s sean evaluados de forma frecuente, pues sólo de este modo pueden tener un impacto significativo en la vida de la empresa.

Aumentan el rendimiento del departamento de ventas

Cuando están bien definidos e implementados, los KPI’s ayudan a impulsar las ventas. Cuando existen objetivos definidos y recompensas asociadas a su concreción, la tendencia es que los colaboradores se esfuercen aún más para alcanzar las metas establecidas. Se crea así una competencia sana entre los diferentes vendedores y al final la empresa sale ganando con el aumento de las ventas!

La toma de decisiones más eficiente

Los KPI’s proporcionan mucha información sobre la empresa y en esa medida hacen que la toma de decisiones sea más eficiente y más fácil. Los gestores se quejan a menudo de la falta de información sobre la empresa para poder decidir de forma consciente y estos indicadores de desempeño ganan un papel destacado en el momento de tomar decisiones sobre el futuro de la empresa. Los gestores sólo consiguen tomar decisiones asertivas y acertadas si tienen un total conocimiento sobre la realidad empresarial. Y nada mejor que KPI’s para proporcionar todo ese conocimiento.

Mejoran el cumplimiento de los objetivos

Analizar el desempeño de una empresa de forma constante garantiza que se dedique una mayor atención al cumplimiento de los objetivos. Un proceso eficiente debe ser planeado y controlado. El seguimiento continuo del desempeño asume un papel de gran relevancia en la planificación y posterior control, pues proporciona información sobre procesos desarrollados por la organización. La eficacia de cualquier estrategia de control depende en gran medida de la correcta adecuación de las métricas de desempeño desarrolladas y de los KPI’s.

Dicas de Gestão

¿Cómo tomar las decisiones correctas en mi empresa?

La vida del gestor de una empresa está llena de desafíos, imprevistos y responsabilidades. Los errores no son bien aceptados y cada uno de ellos genera consecuencias importantes para el funcionamiento del negocio. El éxito de la empresa depende de las numerosas decisiones que se deben tomar diariamente. Tomar decisiones estratégicas asertivas hoy se ha convertido en un gran diferencial y aumenta la competitividad y las posibilidades de éxito. No es más aceptable contar con el sentimiento del gestor. Pero ante tantas dificultades, ¿cómo tomar decisiones correctas para la empresa? Ciertamente es con mucha planificación y con el uso de herramientas que proporcionan información confiable para el negocio. De esta forma se minimizan las posibilidades de cometer errores. Es necesario tener datos precisos y actualizados para hacer análisis claros del escenario sociopolítico, de las tasas de crecimiento, de la competencia y de muchos otros ítems que generan grandes impactos en la decisión.

Identifique el problema

Uno de los mayores errores de los gestores que ocasionan la toma de decisiones equivocadas es la falta de conocimiento e investigación de la situación por completo. Sin ese cuidado, la decisión tomada puede no ser la más adecuada, generando aún más problemas o nuevos errores. Es importante dedicar un poco de tiempo y esfuerzo para entender cuál es el punto de inicio del problema y buscar alternativas que puedan solucionarlo. Muchas veces la cuestión planteada es sólo la consecuencia que otra situación que, si no se resuelve, continuará generando perjuicios.

Tenga buenos indicadores de rendimiento

Los indicadores muestran lo que está funcionando bien o no en la empresa. Es imprescindible que usted pueda confiar en los números presentados y que sean actualizados. También es importante elegir aquellos que son importantes para su empresa, ya que existen muchos indicadores, pero no todos demostrarán datos relevantes para su negocio. Para lograr que estas informaciones sean eficientes, usted debe contar con la ayuda de la tecnología y utilizar software de captación de datos que aseguran la agilidad y fidelidad de las informaciones. Ellos cuentan con recursos de business intelligence para «garimpar» la información relevante para su empresa y presentarlas de manera amigable, facilitando su interpretación.

Utilice un sistema de gestión empresarial

Con más esta ayuda de la tecnología usted simplifica el proceso de registro y de organización de datos. El sistema ERP online reúne toda la información registrada y permite que el gestor genere informes personalizados en tiempo real, además de proyecciones como flujo de caja. Con estos datos el análisis de los escenarios posibles se vuelve mucho más fácil y eso ayuda en la toma de decisiones. Tener datos precisos sin riesgo de fallos humanos permite una visualización clara de lo que su negocio necesita. Por ejemplo, al tener un software de control de stock usted gana tiempo en la gestión de su stock y precisión de informaciones.

Crear una planificación eficiente

Para decisiones más complejas y, sobre todo, a largo plazo, es necesario planificar con calma cada paso a ser dado, considerando todos los pros y contras de cada situación. Una técnica bastante eficiente es la herramienta 5W2H, un acrónimo de 7 preguntas, en inglés, que sirven como base para desarrollar una buena planificación estratégica.

  • ¿Qué (qué se hará?)
  • (Por qué se hará?)
  • ¿Dónde (dónde será hecho?)
  • Cuando?
  • ¿Quién (por quién será hecho?)
  • How (cómo se hará?)
  • How much (cuánto va a costar?)

Cuente con su equipo de trabajo

Para algunas decisiones, principalmente aquellas que involucran procesos de trabajo y creatividad, es muy importante involucrar a su equipo de colaboradores. Haga una reunión de brainstorming, y pídale que sus empleados piensen fuera de la caja, encontrando soluciones creativas y viables para los problemas encontrados.

Acompañe los procesos

Después de haber tomado la decisión a tomar, y haber definido las acciones que hay que hacer, hay que seguir acompañando los procesos para asegurarse de que todo está siguiendo como debe ser. Para ello, los indicadores de rendimiento de confianza siguen siendo de gran importancia para garantizar que los análisis sean fieles a los acontecimientos. En caso de que sea necesario indicar a otra persona para ser el responsable de la conducción de lo planeado, asegúrese de que sea de confianza y, aún así, esté siempre enterado sobre lo que está sucediendo. Recuerde que usted es el responsable de las tomas de decisiones y será cobrado, tarde o temprano, por ellas. Con estos consejos sin duda usted conseguirá tomar decisiones importantes para su empresa de manera más rápida y objetiva, y estará seguro de que la elección será la mejor para sus negocios.

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5 Consejos infalibles para optimizar los procesos de su empresa

Las organizaciones enfrentan cada día el desafío de producir más y de gastar menos. No siempre es fácil conseguir optimizar los procesos de una empresa, ya que éstos se superan rápidamente, debido a la gran dinámica del mercado, cada vez más acelerado. Las tecnologías quedan obsoletas todos los días, lo que exige un seguimiento constante de los procesos, para mantenerlos en sintonía con el mercado. En el artículo de hoy, le dejamos 5 consejos infalibles para optimizar los procesos de su empresa.

Análisis profundo de todos los procesos

Para que los procesos de una empresa sean mejorados, es necesario que los analice en profundidad. Sólo después de conocer el estado actual de los procesos es que va a ser capaz de percibir cuáles son las áreas que están bien y cuáles son las que necesitan mejoras. Aunque exista documentación sobre los procesos, es necesario investigar si las personas están cumpliendo todas las normas. El diagnóstico interno es una etapa importantísima para la optimización de los procesos y esta etapa jamás debe ser subestimada.

Presentación e implementación de propuestas de mejora

Una vez finalizado el diagnóstico interno, ha llegado el momento de presentar propuestas de mejora. Aquí es fundamental que los flujos de trabajo sean más ágiles, eliminar barreras que dificultan la buena ejecución de las tareas, mejorar la comunicación interna y optimizar las tareas para que los procesos se centren más en los objetivos del negocio. En esta fase, todos los colaboradores deben estar involucrados y no se debe caer en el error de apenas involucrar a los líderes.

Adoptar las herramientas adecuadas

No todas las tecnologías sirven para todas las empresas, por lo que es fundamental evaluar el estado del negocio y las características de la empresa, para elegir las herramientas más adecuadas para su funcionamiento. Las empresas deben adoptar herramientas tecnológicas dinámicas y personalizadas a su realidad, para que puedan agilizar la comunicación entre los diversos departamentos, facilitar la gestión de la empresa, reducir el retrabajo y disminuir las fallas humanas.

Supervisión del negocio

El análisis del negocio en tiempo real es la tendencia del futuro y cada vez más empresas optan por utilizar herramientas de seguimiento del negocio como el Multipeers. Con esta herramienta, es posible saber lo que pasa en la empresa en cada momento. También permite la definición de alertas de negocio para que el usuario sea alertado siempre que algo huya al previamente establecido.

Mantenga el espacio de trabajo organizado y ordenado

Estar rodeado de confusión influirá en el modo en que encara el trabajo y su forma de trabajar. Mantenga su escritorio limpio y los cajones ordenados y se dará cuenta de que puede gestionar mejor su tiempo y sus funciones y aumentar su productividad.

Definição de métricas de negócio

Gestión de TI: 4 indicadores imprescindibles en su empresa

Tener KPI’s definidos es esencial para el buen desempeño de una empresa. Los KPI’s son los indicadores clave de rendimiento que nos indican en qué estado el negocio se encuentra y cuán lejos (o cerca) estamos de cumplir los objetivos establecidos. Con base en los indicadores y en el desempeño de la empresa, los gestores pueden tomar decisiones más asertivas y más informadas. El área de TI es una de las más importantes en cualquier negocio, pues soporta toda la actividad de la empresa. En el artículo de hoy, abordamos 4 indicadores de TI imprescindibles en su empresa!

Rendimiento de las aplicaciones

Esta es una de las métricas de TI más importantes, siendo para el efecto necesario hacer uso de herramientas de monitorización constante que evalúan el desempeño de las aplicaciones en la óptica del usuario final. Cada vez más las empresas confían la gestión de sus activos informáticos a empresas especializadas que garantizan seguridad, alto desempeño y disponibilidad permanente.

Tiempo medio offline

Este KPI se utiliza para analizar el tiempo medio que un dispositivo de TI o infraestructura no estuvo disponible Es una métrica conocida por MDT (mean down time). Esta métrica nos indica todo el tiempo que el servicio no estuvo disponible, ya sea por problemas leves, fallos, entre otros. Este valor se obtiene a través de la suma del tiempo que el sistema no estaba disponible para dividir por el número de ocurrencias en ese período.

Tiempo medio de atención

Otra métrica muy importante es el tiempo promedio que los profesionales tardan en responder a los pedidos colocados en el service desk. Cuanto más rápido sea el servicio y la resolución de la situación, mejor será el rendimiento de TI.

Índice de uptime

Esta es una de las métricas de TI más importantes. Indica el tiempo en que las aplicaciones informáticas estuvieron disponibles para los usuarios por lo que es mayor, mejor es el rendimiento de la estructura de TI. Es esencial que las infraestructuras tecnológicas de la empresa estén siempre disponibles para que las tasas de productividad se mantengan constantes.

 

Las herramientas BAM como Multipeers permiten acompañar a los KPI’s de forma continua y en tiempo real. El análisis del desempeño de forma constante garantiza que se dedique una mayor atención al cumplimiento de los objetivos, aumentando efectivamente el grado de alcanzamiento de los mismos. El seguimiento continuo del desempeño asume un papel de gran relevancia en la planificación y posterior control, pues proporciona información sobre procesos desarrollados por la organización. La eficacia de cualquier estrategia de control depende en gran medida de la correcta adecuación de las métricas de desempeño desarrolladas y de los KPI’s.

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¿Qué dashboards no pueden faltar en su empresa?

Un tablero de escritorio es un panel de control que presenta de forma visual la información más importante sobre el negocio. En el caso de utilizar una herramienta como el Multipeers, la información es actualizada permanente y automáticamente, de modo que tenga a su disposición las informaciones más actuales sobre todo lo que pasa en la empresa. Al utilizar un tablero de instrumentos, puede fácilmente percibir si se cumplen sus objetivos de negocio. Relacionar los KPI’s con las actividades del día a día es esencial para que los objetivos individuales y globales sean alcanzados de forma más simple. ¡En el artículo de hoy, le dejamos 5 dashboards que no pueden faltar en su empresa!

Dashboard ejecutivo

Un tablero ejecutivo agrupa información imprescindible para la toma de decisiones. Es un panel que utiliza recursos gráficos para simplificar la comprensión general de la información. Es un tablero muy útil para analizar los KPI’s y todos los procesos de una empresa. El tablero ejecutivo estándar se basa en metodologías de gestión, como el Balance Scorecard. El objetivo de este panel es dotar a todos los ejecutivos con el acceso a datos importantes para la evaluación correcta de nuevas oportunidades y de puntos de mejora.

Dashboard operativo

Este tablero de instrumentos es utilizado por los equipos de trabajo y se centra en los procesos que cada equipo necesita para desempeñar sus funciones. Los datos que figuran en este tablero de instrumentos visan identificar puntos críticos de la operación, ayudando a su corrección. También facilitan la comunicación entre todos los miembros de un mismo equipo.

Dashboard analítico

Este dashboard ofrece información detallada y se utiliza para definir tendencias en relación con los objetivos corporativos. Este panel permite que sea posible percibir los resultados de acciones internas, así como las reacciones del público externo respecto a las campañas. Un buen ejemplo de este tipo de tableros de escritorio es Google Analytics.

Dashboard de gestión de proyectos

Este panel permite acompañar toda la gestión del proyecto, desde actividades previstas, cronogramas, entre otros aspectos. Es una herramienta muy importante porque disminuye la probabilidad de errar y aumenta la eficacia de la comunicación.

 

Los gestores no siempre logran identificar desviaciones en las rutinas de trabajo a tiempo, lo que compromete la productividad del negocio. El tablero de instrumentos va a unir el historial de las operaciones de la empresa y puede definir patrones para detectar desvíos y anomalías en tiempo real. ¡Así, el sistema es capaz de percibir que algo no está bien y de alertarlo de inmediato para que pueda actuar antes de convertirse en un problema serio!

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Cómo analizar los datos de su empresa de manera eficiente

Analizar los datos generados diariamente por las empresas es muy importante para poder seguir la evolución del negocio. Sólo con un análisis detallado, cuidada y en tiempo real es que las empresas lograrán tener éxito y serán capaces de acompañar la competencia. La información generada por las empresas es cada vez mayor, por lo que los gestores encuentran algunas dificultades a la hora de analizar los datos, debido al inmenso volumen de información que tienen a su disposición. ¡En el artículo de hoy, le dejamos consejos importantes para analizar los datos de su empresa de manera eficiente!

Utilice los datos para trazar perfiles de clientes

Es obligatorio conocer el perfil del cliente, sus necesidades, gustos y expectativas. Hemos logrado trazar este perfil si estamos atentos a las señales que deja en los diferentes canales de comunicación con la empresa. En el mundo digital de hoy en día, todos dejamos pistas y todo lo que el cliente hace en Internet puede ser información relevante para la construcción de su perfil, para que la empresa pueda ofrecer un servicio personalizado. Su comportamiento crea estadísticas, que a su vez crean comportamientos de consumo. A través del análisis de datos, podemos mejorar nuestro servicio para aquel cliente, aumentando su conexión con la marca.

Haga cambios frecuentes para simplificar los procesos

Un proceso es algo que la empresa hace de forma continua. Como es algo que se repite en el tiempo, es esencial que se creen normas y rutinas para mejorar cada proceso. Automatizar todo lo que sea posible, eliminar lo que es innecesario y estandarizar lo que es repetitivo son algunas de las formas posibles para mejorar los procesos en las empresas.

Tome la definición de los KPI’s muy en serio

Las empresas producen miles de datos en un corto espacio de tiempo y resulta imposible analizar todos los indicadores disponibles. Los KPI’s – indicadores clave de rendimiento – son los indicadores de éxito del negocio y son aquellos indicadores que nos demuestran si la empresa está por el camino correcto. Es esencial que los gestores definan los indicadores más relevantes para saber siempre si se alcanzan los resultados esperados. Siendo humanamente imposible evaluar todos los indicadores, es fundamental que el gestor se centra en aquellos que nos muestran exactamente cuál es el estado del negocio.

Cree informes de fácil lectura

El análisis de datos debe realizarse de forma constante, para que las decisiones sean tomadas sobre la base de la información actual. Muchas empresas hacen informes semanales y cuando encuentran la información, esta ya tiene algunos días. Lo ideal es crear informes cortos y relevantes y de fácil lectura. Multipeers permite crear informes sencillos, en los que todos los usuarios perciben la información y los resultados del análisis. Esta alteración va a impactar positivamente en las acciones de marketing, que serán mucho más controladas y efectivas.

Analizar los datos es fundamental para lograr responder a los constantes desafíos del mundo empresarial tan competitivo de hoy en día. Ya no basta analizar los eventos después de que éstos hayan ocurrido: es imprescindible estar siempre al día de lo que pasa en cada momento. Los sistemas de monitoreo de negocio como Multipeers son herramientas esenciales en el mundo de los negocios de hoy en día, pues nos permiten analizar al segundo lo que se está pasando en la empresa, permitiendo actuar de inmediato sin que haya consecuencias graves.

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Conozca los principales aspectos de Lean IT

La industria del software está en constante evolución. Siendo un mercado muy competitivo, es esencial que las soluciones ofrecidas por las empresas resuelvan problemas rápidamente y sean flexibles. Es fundamental que esta área innove y que sea capaz de crear una nueva cultura de desarrollo de software. Lean IT adapta los conceptos originales de la filosofía Lean y del sistema de Toyota para el área de las tecnologías de la información. El objetivo es que estas formas de trabajar se adapten al negocio para crear valor para los clientes, cambiando la forma en que las empresas trabajan y mejorando su cultura empresarial. En el artículo de hoy, abordaremos los principales aspectos del Lean IT.

Origen del término

Lean IT es una extensión del Lean industrial, que tuvo sus orígenes en 1950 en la fábrica de Toyota. En este momento, el mundo atravesaba una crisis económica y era esencial reducir costos y optimizar los niveles de rendimiento. A través del método Lean, las empresas minimizan el desperdicio y producen con alta calidad, lo que aumenta el valor para el cliente y hace que los procesos sean más eficientes. Este método de trabajo utiliza procesos de optimización como el Just in time y la mejora continua.

Procesos más eficientes

Trabajar con ambientes de tecnologías de información significa tener que actualizarlos de forma constante, para anticipar y evitar problemas e inestabilidades y promover la mejora continua (según la metodología Kaizen). La gestión de un entorno de TI es un proceso complejo y este modelo pretende crear sistemas más funcionales que sepan integrar todos los procesos, haciéndolos cada vez más seguros y confiables.

Estandarización de los procesos

Esta es una de las principales características de este método. La estandarización es la forma más fácil y segura de realizar una tarea sin fallos. Lean IT sugiere los siguientes procesos para agilizar las tareas: checklist de aplicaciones de estándares 5S, instrucciones claras sobre operacionalidad, definición de parámetros de procesos, patrón de parámetros de setup y patrón de escalado de problemas.

Producción más rápida

Uno de los grandes focos de esta metodología es el aumento de la velocidad de los procesos, lo que a su vez aumenta la productividad y el lucro. Procesos bien delineados y sin fallas, hacen que la empresa sea más productiva y eso va a hacer que los resultados financieros sean más elevados.

Mayor participación

La metodología Lean IT involucra a toda la organización en el proceso productivo, no aplicándose sólo a un sector de la empresa, sino a todas las jerarquías. Este método involucra a todos los colaboradores para que al final el éxito sea alcanzado de forma más fácil.

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Las principales ventajas de la gestión documental para las empresas

Gestión documental: conozca las principales ventajas para las empresas

La gestión documental es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Hoy en día, cada vez hay más datos en las empresas, lo que dificulta el acceso rápido a la información, potencia la pérdida de documentos y complica la toma de decisiones. La implementación de un sistema de gestión documental permite que las empresas puedan gestionar su información no estructurada. ¡En este artículo vamos a abordar las principales ventajas de la gestión documental para las empresas!

Desmaterialización

Un sistema de gestión documental permite que los documentos en papel sean digitalizados, dando origen a documentos electrónicos que se clasifican y se hallan disponibles según determinados criterios. De esta forma, será mucho más fácil consultar facturas y contratos, por ejemplo.

Control de los flujos de información

Con un sistema de gestión documental se hace más fácil garantizar la seguridad de la información pues existe conocimiento sobre el lugar donde se encuentra. Con estos sistemas, también se logra definir procesos y garantizar que éstos se cumplen a partir del momento en que un nuevo documento llega a la organización hasta su tratamiento y catalogación.

Reducción de costes y aumento de la productividad

Esta es la ventaja que más agrada a los gestores. Como existe mayor rapidez en la disponibilidad, acceso y tratamiento de los documentos, los colaboradores se quedan libres para desempeñar otras tareas que traen productividad a la empresa. La reducción de costos es una consecuencia de este aumento de productividad. Otro factor que contribuye al ahorro es la menor necesidad de espacio de almacenamiento, lo que constituye un gasto pesado en la mayoría de las empresas.

Búsqueda avanzada

Los sistemas de gestión documental proporcionan un motor de búsqueda capaz de realizar búsquedas de documentos por su contenido o características, localizando de inmediato el mismo, en cualquier momento y en cualquier lugar. Los documentos también se pueden conectar a sistemas de monitorización del negocio como Multipeers, convirtiéndose en fuentes de datos importantes para la toma de decisiones.

Reducción del número de documentos

La utilización de software especializado en automatización de procesos es esencial para las organizaciones y permite reducir el número de documentos. Las ventajas son inmensas, empezando por la facilidad en encontrar la información hasta la disminución (o incluso la eliminación) del uso de papel en las empresas.

Menor riesgo de pérdida de información

Los documentos en papel son más difíciles de catalogar y más susceptibles de perderse. Con el gran volumen de información que llega a las empresas diariamente, se vuelve humanamente imposible gestionar todos los datos disponibles. Con el uso de un sistema de gestión documental es más fácil guardar la información y garantizar que no se pierde ningún dato importante.

La situación económica actual hace que las empresas tengan como objetivos principales aumentar la productividad y reducir los costos. La tecnología, cuando es bien utilizada, es un importante aliado de la gestión de empresas y contribuye a gran escala a mejores niveles de rendimiento.

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Conozca la importancia de la comunicación interna para el cumplimiento de los objetivos

La comunicación interna está compuesta por las interacciones, intercambios de información y relaciones dentro de una empresa. La comunicación interna es a menudo desvalorizada pues los gestores no siempre tienen la conciencia de que los colaboradores de una empresa son el primer público de una organización y que deben estar informados sobre el estado actual de los negocios para que puedan actuar de modo a cumplir los objetivos necesarios. ¡En el artículo de hoy vamos a hablar de la importancia de la comunicación interna para el cumplimiento de los objetivos!

Eliminado las barreras semánticas

En una empresa casi todos hablamos el mismo idioma, pero no siempre comprendemos el lenguaje utilizado. Una organización está compuesta por personas de diferentes formaciones y si usamos un lenguaje muy técnico corremos el riesgo de no poder pasar el mensaje deseado. La comunicación interna ayuda a que exista esta conciencia y a que los mensajes sean siempre pasados ​​en un lenguaje simple y objetivo. Sólo así es que los colaboradores van a comprender en qué estado la empresa se encuentra y lo qué tendrán que hacer para ayudar a cumplir los objetivos.

Aumento de la competitividad de los equipos

La competitividad en la dosis correcta es bastante positiva para aumentar la entrega de los colaboradores en el desempeño de sus funciones. Conocer los objetivos de todos y de la empresa de modo global permite que los empleados queden estimulados para alcanzar sus objetivos.

Mejor ambiente de trabajo

La comunicación interna transforma el clima organizacional, perfeccionando las relaciones interpersonales e impactando de un modo muy positivo en la productividad de la empresa, haciendo todo el negocio más rentable. Cuando existe una buena comunicación, las personas se comunican más fácilmente unas con otras, intercambiando ideas y encontrando soluciones más rápidamente.

Intercambio de conocimiento

Cuando existe una política de comunicación interna eficaz es más fácil formar colaboradores, pues intercambian información entre ellos y comparten conocimiento. En una empresa en que se estimule la buena comunicación, los colaboradores no van a tener miedo de decir «no sé» y van a conseguir aprender con profesionales más experimentados.

Mejores resultados financieros

Además de todas las ventajas que una comunicación interna eficaz trae para la empresa, los resultados financieros de la organización también sufren cambios muy positivos. Un estudio llevado a cabo por Tower Watson reveló que las empresas que tienen una comunicación eficaz tuvieron una valoración del 47% en la bolsa de valores en un período de 5 años, siendo este resultado mucho más positivo que en las empresas que no invierten en comunicación interna.