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Dicas de Gestão

5 herramientas para optimizar las reuniones de trabajo

Las reuniones son muy importantes para compartir ideas, intercambiar opiniones y definir estrategias empresariales. Sin embargo, muchas veces las reuniones se prolongan demasiado, lo que hace que los colaboradores pierdan mucho tiempo que les falta para realizar otras tareas. ¡Optimizar las reuniones de trabajo es el objetivo de muchas empresas y en el artículo de hoy presentamos 5 herramientas imperdibles para sacar el máximo partido de sus reuniones!

Cloud

Las reuniones a menudo tienen como objetivo tomar decisiones basadas en información compartida entre diversos departamentos. Es esencial que los documentos estén disponibles de modo que todas las personas tengan acceso a ellos y puedan modificar su contenido. Utilizar Cloud para compartir documentos es muy importante para que en una reunión todos puedan contribuir a la mejora de la información.

MindMeister

Un mapa mental permite tener una visión genérica y organizada sobre el tema que está siendo tratado en la reunión. Mindmeister es una herramienta que permite montar mapas mentales en la web y es gratuito hasta tres mapas al mismo tiempo. Esta herramienta es muy útil para la creación de referencias para el desarrollo de nuevas estrategias empresariales e incluso para la creación de nuevos productos.

Agenda compartida

Para que una reunión sea provechosa, es necesario que todos los interesados en el tema de la reunión estén presentes. Sin embargo, no siempre es fácil conseguir la disponibilidad de todos a la misma altura, lo que puede llevar a constantes remarcaciones y pérdidas de tiempo. La utilización de una agenda compartida es una solución simple y eficaz en la medida en que es posible integrar las agendas de todos los involucrados en la reunión. Así, es más fácil percibir cuando todas las personas tienen un tiempo libre para la reunión, evitando sucesivas remarcaciones que llevan a pérdidas de tiempo significativas.

Skype

Skype es una herramienta gratuita que permite que incluso las personas que están lejos participan en la reunión. La distancia ya no es un obstáculo para que las personas no puedan estar presentes en las decisiones de la empresa y, siendo una reunión virtual, existe menos tendencia a perder tiempo con cuestiones irrelevantes para el tema de la reunión.

Team Meeting Checklist

Esta es una herramienta muy interesante pues establece las 25 condiciones fundamentales para reuniones de trabajo exitosas. Se centra en detalles que van desde la preparación de los datos, el lugar de la reunión y los objetivos a alcanzar. Puede compartir toda la información de la reunión y poner a disposición de todos sus participantes para que todos sepan los temas que se van a abordar y su orden de enfoque.

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5 Herramientas que facilitan la comunicación entre departamentos

La mayoría de las empresas se preocupan en comunicarse eficazmente al exterior, pero a menudo se olvidan de comunicarse internamente. La comunicación interna es la base de toda la acción de la empresa, pues si los diversos departamentos no se comunican entre sí, es imposible pasar una imagen de cohesión al público y resulta muy complicado alcanzar los objetivos. En el día a día empresarial tan agitado, no siempre es fácil conseguir comunicarnos con todos los colegas, pero existen herramientas que facilitan esa tarea. ¡Hoy presentamos 5 herramientas que facilitan la comunicación entre departamentos!

Google Drive y/o Dropbox

Trabajar con estas plataformas mejora mucho la comunicación y la interacción entre los equipos, en la medida en que los documentos se trabajan en la nube y se guardan automáticamente, siendo mucho más fácil el compartir entre todos los miembros del equipo. El uso de estas herramientas también garantiza que los documentos no se pierden en pen drive y discos externos, estando siempre salvaguardados en la nube.

Whatsapp

Whatsapp es una herramienta muy importante para los equipos de trabajo, ya que nos permite crear grupos, intercambiar opiniones y compartir documentos. Como es una herramienta para ser utilizada en el teléfono, es posible estar al corriente de todo lo que pasa, aunque esté físicamente ausente de la oficina.

Slack

El Slack es muy utilizado por las empresas de tecnología. En esta aplicación es posible conversar individualmente, crear grupos, equipos y compartir archivos. También permite la integración con otras herramientas, como Dropbox, Google Analytics o Twitter. También permite crear cuestionarios dentro de la aplicación, facilitando el intercambio de ideas y el reparto de opiniones por todos los miembros de la empresa.

Bananatag

Esta herramienta es esencial para quien envía muchos correos electrónicos al día para los equipos. Bananatag es un complemento para la caja de correo electrónico, que indica si los mensajes se entregaron, qué mensajes de correo electrónico se abrieron y quién hizo clic en los vínculos y adjuntos enviados. Esta herramienta se puede integrar en Outlook, Gmail y los servicios de correo electrónico más utilizados.

Trello

Esta es una aplicación de gestión y seguimiento de tareas. Se divide en cuadros donde se pueden definir tareas por equipos. También es posible crear listas de tareas y asignarlas a cada colaborador. A lo largo de la ejecución de las tareas, el estado de cada ítem es actualizado, siendo muy fácil percibir en qué punto de la ejecución cada tarea se encuentra.

Extra:

Multipeers es un sistema de monitorización del negocio que permite analizar al minuto lo que pasa en la empresa. Es un sistema BAM que nos da información sobre el estado de cada departamento, pues condensa la información de las diversas fuentes de datos en una sola plataforma. De este modo, es más fácil para los gestores saber lo que pasa en cada departamento, mejorando la comunicación entre todos y permitiendo que se apliquen mejoras y correcciones.

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5 herramientas esenciales para sacar el máximo partido de las reuniones de trabajo

Haga sus reuniones de trabajo más productivas

Una reunión de trabajo debe ser lo más objetiva posible, teniendo siempre como foco la resolución de la situación que la originó. A menudo, los gestores prolongan demasiado la reunión, acabando por dispersarse y por perder el foco del tema que unió al equipo de trabajo. En este artículo, le presentamos 5 herramientas esenciales para sacar el máximo partido de las reuniones de trabajo.

Google Drive

Esta herramienta permite compartir documentos por diversos usuarios. Es una herramienta gratuita que puede ser utilizada por cualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico en Google. Cualquier persona puede consultar y editar documentos sin tener que guardar el archivo en el ordenador y tener que enviar posteriormente a todo el equipo. En una reunión de trabajo esta herramienta resulta muy útil ya que todos los participantes pueden consultar el mismo archivo al mismo tiempo, siendo más fácil el intercambio de opiniones.

Less Meeting

Esta herramienta alienta a los equipos a tener reuniones más productivas pues permite que se verifique su horario y el tiempo de discusión de cada tema. Antes de la reunión comenzar, se define el tiempo de discusión de cada tema de la agenda y la herramienta monitorea el tiempo que ya se ha gastado, mostrando siempre al usuario si la reunión está cumpliendo con sus objetivos previamente establecidos.

Team Meeting Checklist

Esta es una herramienta muy interesante pues establece las 25 condiciones fundamentales para una reunión de éxito. Se centra en detalles que van desde la preparación de los datos, el lugar de la reunión y los objetivos a alcanzar. Puede compartir toda la información de la reunión y poner a disposición de todos sus participantes para que todos sepan los temas que se van a abordar y su orden de enfoque.

Free Screen Sharing

Es una herramienta muy útil para reuniones en línea. Permite participar en reuniones en las que los ordenadores de una o varias personas están completamente compartidos. Sólo los elementos seleccionados serán compartidos, por lo que el poder se queda siempre del lado de la persona que comparte el ordenador. Esta herramienta permite tener un chat durante el período de la reunión y enviar mensajes privados.

Doodle

Si desea programar una reunión con muchas personas, seguramente va a enfrentar el problema de conciliar todos los horarios. Esta herramienta le ayuda con esta cuestión y funciona de forma bastante simple: ¡cada miembro coloca los horarios que tiene disponibles para reunir y la herramienta se encarga de encontrar el horario común, ideal para todos!

Las reuniones de trabajo son, sin duda, esenciales para las discusiones entre los equipos y para la toma de decisiones. Sin embargo, si no están bien planificadas, corre el riesgo de desperdiciar tiempo y salir de la reunión sin ninguna solución concreta. Estas herramientas le ayudarán a tener reuniones más productivas y eficaces.