Las principales ventajas de la gestión documental para las empresas
Gestión documental: conozca las principales ventajas para las empresas
La gestión documental es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Hoy en día, cada vez hay más datos en las empresas, lo que dificulta el acceso rápido a la información, potencia la pérdida de documentos y complica la toma de decisiones. La implementación de un sistema de gestión documental permite que las empresas puedan gestionar su información no estructurada. ¡En este artículo vamos a abordar las principales ventajas de la gestión documental para las empresas!
Desmaterialización
Un sistema de gestión documental permite que los documentos en papel sean digitalizados, dando origen a documentos electrónicos que se clasifican y se hallan disponibles según determinados criterios. De esta forma, será mucho más fácil consultar facturas y contratos, por ejemplo.
Control de los flujos de información
Con un sistema de gestión documental se hace más fácil garantizar la seguridad de la información pues existe conocimiento sobre el lugar donde se encuentra. Con estos sistemas, también se logra definir procesos y garantizar que éstos se cumplen a partir del momento en que un nuevo documento llega a la organización hasta su tratamiento y catalogación.
Reducción de costes y aumento de la productividad
Esta es la ventaja que más agrada a los gestores. Como existe mayor rapidez en la disponibilidad, acceso y tratamiento de los documentos, los colaboradores se quedan libres para desempeñar otras tareas que traen productividad a la empresa. La reducción de costos es una consecuencia de este aumento de productividad. Otro factor que contribuye al ahorro es la menor necesidad de espacio de almacenamiento, lo que constituye un gasto pesado en la mayoría de las empresas.
Búsqueda avanzada
Los sistemas de gestión documental proporcionan un motor de búsqueda capaz de realizar búsquedas de documentos por su contenido o características, localizando de inmediato el mismo, en cualquier momento y en cualquier lugar. Los documentos también se pueden conectar a sistemas de monitorización del negocio como Multipeers, convirtiéndose en fuentes de datos importantes para la toma de decisiones.
Reducción del número de documentos
La utilización de software especializado en automatización de procesos es esencial para las organizaciones y permite reducir el número de documentos. Las ventajas son inmensas, empezando por la facilidad en encontrar la información hasta la disminución (o incluso la eliminación) del uso de papel en las empresas.
Menor riesgo de pérdida de información
Los documentos en papel son más difíciles de catalogar y más susceptibles de perderse. Con el gran volumen de información que llega a las empresas diariamente, se vuelve humanamente imposible gestionar todos los datos disponibles. Con el uso de un sistema de gestión documental es más fácil guardar la información y garantizar que no se pierde ningún dato importante.
La situación económica actual hace que las empresas tengan como objetivos principales aumentar la productividad y reducir los costos. La tecnología, cuando es bien utilizada, es un importante aliado de la gestión de empresas y contribuye a gran escala a mejores niveles de rendimiento.
