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Tecnologia e Gestão

AIOPS: memorice el término que va a cambiar la forma de gestionar el área de TI

Vivimos en una era cada vez más digital donde el éxito de las empresas depende de las tecnologías utilizadas. Los problemas de rendimiento (picos de solicitud, ataques informáticos, etc) llevan a pérdidas financieras y es necesario que las operaciones de TI trabajen con más eficiencia. Los negocios y las tecnologías digitales están aumentando el volumen, la velocidad y la variedad de datos. La correlación y el análisis manual de los datos y alertas es cada vez más difícil para el equipo de operaciones de TI, con herramientas en silos dispersos por dispositivos móviles, Cloud y mainframe. Las operaciones de TI sufren el exceso de ruido, ya que existen muchos eventos y muchos procesos y se vuelve humanamente imposible acompañar todo lo que pasa. La solución es conseguir una gestión más eficiente con costos reducidos y por eso Gartner creó el término «AIOPS: Artificial Intelligence for IT Operations». Este nuevo término busca un cambio de cultura para la obtención de procesos más ágiles.

Pero, al final, ¿qué es AIOPS?

Esta nueva forma de gestión de TI permite un alejamiento de la gestión aislada de operaciones y proporciona insights inteligentes que promueven la automatización y la colaboración para proporcionar una mejora continua. AIOps utiliza big data, análisis de datos y machine learning para proporcionar insights y un mayor nivel de automatización. Así, las operaciones de TI no dependen tanto de la interacción humana para realizar las tareas de gestión requeridas por la infraestructura y el software modernos. De este modo, se reduce la interacción humana en tareas rutinarias y se liberan los recursos humanos para otras áreas de valor añadido. Las soluciones de AIOps consumen datos de diversos recursos y, a continuación, almacenan y proporcionan acceso a éstos, permitiendo análisis más avanzados.

¿Cuáles son los principales usos de AIOps?

  • Análisis de la causa de los problemas
  • Reducción de algoritmos y correlación
  • Prevención de problemas mediante alertas inteligentes
  • Automatización inteligente
  • Identificación predictiva de capacidad
  • Agilidad entre equipos y grupos del datacenter

Desafíos del AIOPS

Esta nueva forma de gestionar las tecnologías de la información presenta numerosos retos. El primero de todos es la resistencia al cambio. Todavía existe cierta desconfianza con respecto a la inteligencia artificial y existe temor de que la automatización de tareas ponga en riesgo los empleos de las personas. Otro reto se refiere a la desorganización de los datos. La mayoría de las empresas no tienen los datos de forma organizada y la Inteligencia Artificial funciona totalmente basada en la lectura de la información para desempeñar su función. Cuando lee información errónea, crea patrones incorrectos. Por último, otro desafío de este sector es la falta de planificación. Algunas empresas implementan IA para no quedar fuera del mercado o porque el competidor implantó y tuvo buen resultado. Sin embargo, cada caso es un caso y si no hay planificación sobre lo que la empresa espera de la máquina y si no hay datos suficientes y bien estructurados, toda la inversión cae por tierra. Es necesario hacer una investigación de mercado y evaluar los pros y los contras de la tecnología y su aplicabilidad al negocio.

 

AIOps agrega mucho valor a las organizaciones. En el futuro, tendrá un papel muy importante en el aumento de la eficiencia de los equipos de TI y facilitará la adopción de tecnologías complejas de última generación con las que las soluciones tradicionales no son capaces de manejar. La transformación digital precisa de AIOps, pues gracias a este nuevo concepto los equipos de TI pueden analizar automáticamente grandes volúmenes de datos digitales y solucionar los problemas difíciles de forma más rápida.

Dicas de Gestão

¿Cómo puede un dashboard ayudar a tomar decisiones empresariales?

Los dashboards tienen una importancia cada vez mayor en las empresas. En el día a día empresarial agitado, los gestores necesitan consultar varias fuentes de información para obtener todos los datos que necesitan para una toma de decisión consciente. Este es un proceso que consume demasiado tiempo y, muchas veces, la información se encuentra desorganizada, lo que perjudica mucho una toma de decisión rápida y eficaz. Así pues, el dashboard es hoy una herramienta fundamental para los negocios y en el artículo de hoy vamos a percibir cómo el tablero de instrumentos puede ayudar a tomar decisiones empresariales!

¿Qué es un dashboard?

Un dashboard es un panel de control que presenta de forma visual la información más importante sobre el negocio. En el caso de utilizar una herramienta como el Multipeers, la información es actualizada permanente y automáticamente, de modo que tenga a su disposición las informaciones más actuales sobre todo lo que pasa en la empresa.

Conocimiento constante sobre los objetivos empresariales

Al utilizar un tablero de instrumentos, puede fácilmente percibir si se cumplen sus objetivos de negocio. Relacionar los KPI’s con las actividades del día a día es esencial para que los objetivos individuales y globales sean alcanzados de forma más simple. Sólo con un conocimiento efectivo de lo que pasa en la empresa y de la evolución de las áreas es que conseguirá tomar decisiones correctas para la buena continuación de su negocio.

Evaluación permanente del negocio

Una de las principales ventajas del uso de los tableros de instrumentos se relaciona con el hecho de poder analizar constantemente el presente y el pasado de su negocio. Con un dashboard, es muy fácil analizar el historial de la empresa y encontrar patrones de comportamiento del pasado que ayudarán a tomar decisiones en el presente que no comprometen el futuro!

Identificación de problemas en tiempo útil

Los gestores no siempre pueden identificar desviaciones en las rutinas de trabajo a tiempo, lo que compromete la productividad del negocio. El dashboards va a unir el historial de las operaciones de la empresa y puede definir patrones para detectar desvíos y anomalías en tiempo real. Así, el sistema es capaz de percibir que algo no está bien y de alertarlo de inmediato para que pueda actuar antes de convertirse en un problema serio.

Condensa toda la información de la empresa en un solo lugar

En este campo, hay que tener cuidado de no tener un tablero demasiado «lleno», es decir, con información que no es relevante para su toma de decisión. Esto sólo va a crear ruido visual y complicar su análisis. Debe crear un escritorio de fácil lectura y sólo con los datos que realmente importan para usted.

Dicas de Gestão

Tecnología en oficinas de contabilidad: ¿qué ha cambiado?

¿Alguna vez paró para pensar en cómo era una oficina de contabilidad hace unos 50 años? Ciertamente, no tiene ninguna relación con la realidad actual. La tecnología en oficinas de contabilidad ha cambiado la forma en que los contadores se relacionan y prestan servicio a sus clientes. Es verdad que ya habían inventado el aparato de fax símil. Usted colocaba el documento del lado de aquí y su interlocutor quedaba aguardando al otro lado. Esto es el de menos, si paramos para pensar en cómo se hacían las escrituras, con relleno manual de libros fiscales, lanzamientos contables y elaboración de demostrativos. Para los contadores, era mucho trabajo, exposición permanente a errores y demorados procesos de conciliación. Sin contar con la vieja máquina de escribir, que cuando erraba daba una molestia dañada para corregir. Fuera la maquinita de sumar, que eras un número y ya era. La suma daba mal, los números no golpeaban y tenía que empezar todo de nuevo. Como consecuencia, no se puede decir que la productividad de una oficina de contabilidad fuera algo ejemplar, por mayor que fuera la pericia del contador. Lo que era más avanzado era el sistema de plantillas llamado Lotus 123. Era el máximo de automatización posible en las oficinas de contabilidad.

El salto de la tecnología

A partir de la década de los 90, principalmente, los softwares de gestión empresarial comenzaron a ganar fuerza en Brasil. Las empresas de pequeño, mediano y largo plazo recibieron soluciones en TI que permitían una visión amplia del negocio a través de informes gerenciales. El trámite de papeles disminuyó, así como la necesidad de recursos humanos involucrados en los procesos administrativos, permitiendo que las empresas pudieran asignarlos en sus actividades finales. Las decisiones se tornaron más ágiles y hasta la vida de los contadores fue facilitada, ya que la mayoría de estos softwares tenían módulos contables. Al mismo tiempo, las oficinas de contabilidad han adquirido herramientas específicas para los registros y la emisión de informes contables. La automatización de un lado y de otro, la ganancia de productividad era natural. A partir del inicio del siglo XXI las soluciones tecnológicas pasaron a evolucionar a ritmo vertiginoso. Con la difusión de Internet como herramienta de negocios, la transmisión de datos ha ganado una nueva dinámica. Los Office boys estaban con los días contados. Actualmente, vivimos la era de los softwares en nube y la integración de sistemas. Ahora, el desafío es integrar las diversas fuentes de información estratégica, de software a feeds de noticias en una única herramienta. Ya nos encontramos con soluciones que permiten controlar flujos financieros diversos de forma centralizada. La lógica se está invirtiendo. Ahora ya no es el gestor que busca la información, sino el contrario. Estamos en la era de la información en tiempo real. Competir no es sólo tener la mejor propuesta de valor para los clientes. Ahora es necesario tener agilidad para tomar decisiones.

Tecnología y oficinas de contabilidad competitivas

Si usted es contador, ya debe haber percibido qué tecnología y competitividad andan juntos. Una oficina de contabilidad compite con otras oficinas. A pesar de que competir por precio no es la mejor de las estrategias, a veces se vuelve inevitable. Al final, los clientes quieren el mejor servicio por el menor costo. La buena noticia es que esto es plenamente posible. A partir del momento en que usted tiene mayor productividad, puede atender a más clientes y, con ello, entregar precios competitivos.En el caso de contabilidad, en los días actuales, agilidad en la prestación de servicios contables es una forma de generar valor para el cliente . En cuanto a los precios, una operación suave y ágil, aliada a la productividad, garantiza una reducción de los costos y la posibilidad de ser competitivo.

¿Qué tenemos de cambio actualmente?

El nuevo cambio, que ya no es tan nuevo así, en el universo organizacional son los softwares online. La ventaja de este tipo de software es que permite integrar personas en lugares diferentes. Los gestores, vendedores y personal administrativo pueden compartir la misma información estando o no en la oficina. Gracias a las nuevas tecnologías de transmisión de datos es posible integrar software. A partir de ese salto, el nuevo modelo de negocios involucrando oficinas de contabilidad y sus clientes es el de la integración total y transmisión remota. Por medio de la integración contable es posible que el contador tenga acceso y captura remota no sólo de los informes financieros, sino también de los documentos fiscales. A partir de ese recurso, además de la reducción a casi cero del riesgo de errores, el trabajo del contador se volvió aún más ágil. Los datos del cliente son capturados y absorbidos por el software contable. Con eso, tenemos un escenario en que los estados financieros pueden ser producidos casi en tiempo real. Esto significa, para las oficinas de contabilidad, más productividad, menos costos y más clientes.

Un artículo by GestãoClick

Dicas de Gestão

Las ventajas de automatizar la gestión logística

El sector logístico es uno de los más estratégicos en una empresa y es un área que requiere más atención y cuidados durante el día a día. Cuando este sector no funciona correctamente, todo el proceso productivo de una empresa puede ser cuestionado. La automatización en este sector potencia resultados y trae diversos beneficios para las empresas. En el artículo de hoy, presentamos las principales ventajas de automatizar la gestión logística de su empresa!

Control total de los procesos

Automatizar la gestión de la información en el sector logístico es garantizar que existe una gran organización a todos los niveles. A través de sistemas de monitorización en tiempo real como el Multipeers, la empresa consigue saber a cada momento lo que pasa a lo largo de la cadena logística, pudiendo tomar decisiones inmediatas que benefician el negocio. La rutina de los colaboradores se vuelve más simple ya que pueden hacer análisis más rápidos y no necesitan buscar información en diversas fuentes de datos.

Reducción de los costes

Reducir costes es una preocupación constante en las empresas. El mayor control sobre los procesos permite acciones más conscientes que, automáticamente, conducirán a decisiones más acertadas y ventajosas para las cuentas de la empresa. Además, la sustitución de procesos manuales por soluciones automatizadas, con la consiguiente reducción de errores e identificación precoz de fallas, contribuyen positivamente al control de los costos.

Información integrada

Un sistema de gestión automatizado permite que toda la información de la empresa esté concentrada en un solo lugar y eso hace que el acceso a los datos sea más fácil para todos los colaboradores. Esta rapidez en el acceso a la información logística permite tomar decisiones más rápidas y conscientes, evitando retrasos en la realización de las tareas. La información integrada permite que se creen informes en tiempo real, posibilitando la inmediata detección de eventuales problemas que comprometen el flujo de trabajo.

Mayor rendimiento

La asociación correcta entre el hombre y la máquina permite un mayor rendimiento en el día a día. También permite eliminar costos con exceso de mano de obra, pues se consigue fácilmente optimizar el trabajo de los colaboradores. La automatización en el sector de la logística trae esa ventaja, pues tareas que antes necesitaban de intervención humana, ahora pueden ser ejecutadas de forma automática y mucho más rápida.

Identificación rápida de oportunidades de negocio

Con el uso de herramientas automáticas podrá identificar oportunidades en el mismo momento en que surgen, lo que le permitirá estar siempre un paso por delante de la competencia. Una modificación en la demanda de un producto, por ejemplo, puede llevarlo a lanzar una campaña específica, lo que va a aumentar las ventas y mejorar los resultados globales.

 

Dicas de Gestão

6 Consejos para crear informes empresariales

Una buena gestión requiere informaciones precisas y actuales que puedan servir de base para una toma de decisiones eficiente. En el día a día empresarial agitado no es aconsejable perderse tiempo para analizar datos de forma aislada. Un informe es la consolidación de la información que pasa el mensaje de forma directa sobre asuntos importantes para la empresa. En el artículo de hoy, presentamos 6 consejos para crear informes empresariales!

Sea objetivo

La información en el informe debe ser objetiva y no debe haber rodeos. El lenguaje utilizado debe ser simple y de fácil comprensión por todos aquellos a quienes el informe se destina. Si su informe es muy largo, es aconsejable crear un índice que permita que el lector encuentre fácilmente la información que necesita.

Tome notas todos los días

Crear un informe con calidad requiere un conocimiento profundo sobre el tema tratado. Por eso, es aconsejable andar siempre con un cuaderno de notas, para que no pierda ningún detalle discutido en las reuniones con respecto al proyecto tratado en el informe.

Haga un análisis general del tema tratado

La mejor forma de iniciar el informe es hacer un análisis general del asunto que va a ser tratado. En esta parte, debe incluir análisis del proyecto sin gran detalle, dando un vistazo a lo que va a ser tratado más adelante. De este modo, el lector podrá decidir rápidamente si el informe va a ser importante para la continuación de su trabajo.

Utilice información visual

Es mucho más fácil comprender la información si ésta va acompañada de gráficos y de figuras que permitan comprender mejor lo que se pretende transmitir. Un texto que presenta estadísticas, por ejemplo, puede volverse aburrido, por lo que es esencial crear gráficos que permitan una lectura y una comprensión más rápidas.

Utilice información actualizada

Los informes que tienen información con algunos días de retraso van a provocar una acción reactiva y no proactiva, lo que puede ser un error fatal en el mundo empresarial actual. Es fundamental que las empresas adopten soluciones de monitoreo del negocio como el Multipeers, que permiten analizar en cada momento lo que está efectivamente ocurriendo en el negocio. La información utilizada debe ser la más actual posible, pues sólo así se conseguirán tomar decisiones benéficas para el futuro del negocio.

Utilice un sistema que integre la información

El software de monitorización del negocio en tiempo real, como Multipeers, interactúa directamente con todas sus fuentes de datos, como bases de datos, servicios web, MDX, Microsoft Excel, feeds RSS, contenido multimedia, y -mail, aplicaciones, entre otros. También puede construir sus propios conectores utilizando la API proporcionada, para que no se pierda ninguna información de su organización. Así, en un solo dashboard encontrará información completa y actualizada sobre todo lo que pasa en la empresa!

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La guía completa sobre KPI’s

Tener KPI’s definidos es esencial para el buen desempeño de una empresa. Los KPI’s son los indicadores clave de desempeño que nos indican en qué estado se encuentra el negocio y cuán lejos (o cerca) estamos de cumplir los objetivos establecidos. Con base en los indicadores y en el desempeño de la empresa, los gestores pueden tomar decisiones más asertivas y más informadas. Las herramientas BAM como Multipeers permiten acompañar a los KPI’s de forma continua y en tiempo real. El análisis del desempeño de forma constante garantiza que se dedique una mayor atención al cumplimiento de los objetivos, aumentando efectivamente el grado de alcanzamiento de los mismos. El seguimiento continuo del desempeño asume un papel de gran relevancia en la planificación y posterior control, pues proporciona información sobre procesos desarrollados por la organización. La eficacia de cualquier estrategia de control depende en gran medida de la correcta adecuación de las métricas de desempeño desarrolladas y de los KPI’s. En este artículo, hablaremos sobre todo lo que necesita saber sobre KPI’s!

¿Cómo definir metas de negocio desafiantes y realistas?

Sea realista y objetivo

Todos queremos ser los mayores empresarios del mundo, pero hay obstáculos que nos impiden y tenemos que tener esa conciencia. Cuando establece metas de negocio demasiado altas, el riesgo de caer es mucho mayor. Y como las metas son más difíciles de alcanzar, se sentirá frustrado al percibir que no logra concretarlas. Debe establecer objetivos realistas y que sean adecuados a la realidad de su negocio. Si no tiene una gran capacidad de inversión en el momento, de nada le servirá definir como meta de negocio aumentar el equipo en 10 colaboradores. Las metas de negocio deben ser establecidas de acuerdo con la realidad de la empresa en el momento, pues sólo así será capaz de alcanzarlas.

Establezca plazos rígidos

Cuando no existe un plazo límite para el cumplimiento de una determinada tarea o de un objetivo, lo más probable es que éste arrastre en el tiempo y acabe por olvidarse. Es esencial que defina una fecha límite para alcanzar una determinada meta de negocio, pues sólo así podrá definir una línea temporal y asignar acciones necesarias a lo largo del tiempo. El plazo establecido debe ser como el objetivo de negocio: específico y realista. No debe definir un plazo demasiado corto ni demasiado largo, pues ambos casos pueden causar desmotivación por parte de las personas responsables del cumplimiento del objetivo.

Haga una revisión regular de las metas de negocio

Las metas de negocio deben ser revisadas con regularidad y deben ser adaptadas según los cambios que se vayan verificando en la empresa. Las metas de negocio a largo plazo deben ser objeto de seguimiento, para que pueda verificar si todas las acciones necesarias para su cumplimiento se están realizando. Las metas de negocio no son estáticas y no es obligatorio que se mantengan inmutables. Siempre que sea necesario, debe cambiarlas y actualizarlas y en casos más extremos, puede incluso eliminarlas, si se comprueba que ya no se adecuan a la forma de trabajar de la empresa. Una meta que ayer era bastante importante, hoy puede haber perdido parte de su importancia. Las empresas son organismos vivos y dinámicos y como tal los cambios deben ser acompañados en todas las áreas de la empresa. Evaluar al menos cada tres meses si los indicadores que tienen “activos” son los más adecuados teniendo en cuenta el período que la empresa atraviesa. Sin embargo, hay que tener cuidado de no cometer el error de alterar o eliminar metas de negocio sólo porque es difícil alcanzarlas.

Lo que los KPI’s pueden hacer por la gestión de una empresa

Conocimiento claro sobre la estrategia empresarial

Es fundamental que cada colaborador de la empresa u organización conozca sus KPI’s y que estos sean actualizados con alguna frecuencia. “Si no sabemos dónde vamos, cualquier camino sirve”: lo mismo se aplica en las empresas. Si no somos conscientes de los resultados que debemos alcanzar con nuestro trabajo, podremos hacer cualquier cosa, y eso posiblemente no estará en línea con los objetivos generales de la organización. La definición de los indicadores de cada colaborador y la conexión con el sistema de seguimiento es esencial para obtener una visión global e integrada del estado de la empresa y del rendimiento de cada uno. Es importante señalar que cada colaborador debe tener acceso sólo a los indicadores importantes para la prosecución de su trabajo, para tener un día a día más enfocado y organizado.

Permite evaluar la empresa de forma cuantitativa

Los KPI’s permiten obtener resultados mensurables. Y eso es muy importante en una empresa, ya que los números no mienten! No basta con tener un conocimiento subjetivo sobre los resultados de la empresa. Es necesario conocer de forma objetiva los verdaderos valores de la organización. A través del análisis de los KPI’s es posible redefinir estrategias y alterar lo que no está dando resultados positivos. Es esencial que los KPI’s sean evaluados de forma frecuente, pues sólo de este modo pueden tener un impacto significativo en la vida de la empresa.

Aumentan el rendimiento del departamento de ventas

Cuando están bien definidos e implementados, los KPI’s ayudan a impulsar las ventas. Cuando existen objetivos definidos y recompensas asociadas a su concreción, la tendencia es que los colaboradores se esfuercen aún más para alcanzar las metas establecidas. Se crea así una competencia sana entre los diferentes vendedores y al final la empresa sale ganando con el aumento de las ventas!

La toma de decisiones más eficiente

Los KPI’s proporcionan mucha información sobre la empresa y en esa medida hacen que la toma de decisiones sea más eficiente y más fácil. Los gestores se quejan a menudo de la falta de información sobre la empresa para poder decidir de forma consciente y estos indicadores de desempeño ganan un papel destacado en el momento de tomar decisiones sobre el futuro de la empresa. Los gestores sólo consiguen tomar decisiones asertivas y acertadas si tienen un total conocimiento sobre la realidad empresarial. Y nada mejor que KPI’s para proporcionar todo ese conocimiento.

Mejoran el cumplimiento de los objetivos

Analizar el desempeño de una empresa de forma constante garantiza que se dedique una mayor atención al cumplimiento de los objetivos. Un proceso eficiente debe ser planeado y controlado. El seguimiento continuo del desempeño asume un papel de gran relevancia en la planificación y posterior control, pues proporciona información sobre procesos desarrollados por la organización. La eficacia de cualquier estrategia de control depende en gran medida de la correcta adecuación de las métricas de desempeño desarrolladas y de los KPI’s.

Dicas de Gestão

Todo lo que necesita saber sobre la gestión documental

En la mayoría de las empresas existen armarios llenos de documentos que casi nunca son consultados, pero que siempre que hay que consultar alguna información se pierde inmenso tiempo. Las investigaciones recientes revelan que el 90% de los documentos que utilizamos diariamente están mezclados con documentos que no tienen utilidad. Se reveló que el 80% de los documentos escritos de forma manual nunca son consultados y que el tiempo que se gasta en la gestión de este tipo de documentación representa una de las 10 actividades que más tiempo «roba a los colaboradores». Teniendo en cuenta este escenario, resulta evidente que la gestión documental es realmente necesaria en las empresas contemporáneas. En el artículo de hoy abordamos todo lo que necesita saber sobre gestión documental!

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el proceso de gestión y control de todos los documentos existentes en la organización en formato digital. Estos documentos pueden tener versión física, digital o versión en Cloud, sirven como registro y consulta de procedimientos empresariales y se mantienen en la organización por un período de uno o dos años. La gestión documental implica todos los documentos, desde contratos, licencias y correos electrónicos que sean importantes para la creación de un historial de relación con los clientes. Desde el momento en que el documento llega a la empresa que sigue algunas etapas:

  • Desmaterialización: el documento se recibe y se digitaliza
  • La clasificación: estando ya desmaterializado, el documento pasa por la clasificación, momento en que su grado de importancia es definido y donde se define cuál es el lugar en que va a ser almacenado
  • Ciclo de vida: después de la clasificación, el documento pasa por el ciclo de vida definido de todos los documentos. Pasa por la publicación, aprobación, encaminamiento, reenvío con correcciones y destrucción. Estando todos estos pasos cumplidos, es más fácil para el colaborador encontrar el archivo a través de un sistema de búsqueda.

Ventajas de la gestión documental

Mayor organización

Los documentos se organizan por categorías y resulta mucho más fácil encontrarlos. La falta de un sistema de gestión documental lleva a que se pierda mucho tiempo en la búsqueda de documentos, lo que rompe la productividad.

Optimización del espacio

Este método hace que no sea necesario tener armarios repletos de documentos, pues todo el archivo se convierte en formato electrónico. De este modo, el espacio de trabajo está más organizado y mucho más agradable y se reducen los riesgos de pérdidas de documentos por catástrofes naturales.

Mayor agilidad

Es más fácil una consulta simultánea y la presentación de documentos en una reunión, por ejemplo, cuando se digitalizan. Los métodos de búsqueda electrónica también son más fáciles cuando los archivos están en formato digital.

Más seguridad

La gestión documental es esencial para garantizar que los reglamentos están siendo cumplidos por la organización y éste es uno de los principales motivos por los que la gestión documental debe considerarse una prioridad para la empresa. Así, es posible garantizar la integridad de la información y su documentación.

Procesos estandarizados

Este tipo de soluciones permite que exista una estandarización en el acceso a la información, administrando derechos de acceso, cambios y envíos. Todos los empleados tienen acceso a los documentos que necesitan y desde cualquier lugar. La comunicación interna sale así facilitada, reduciendo el flujo de información impresa.

Simplificación del flujo de trabajo

El flujo de la creación de un documento para aprobación varía en cada empresa, pero es común que sea demasiado complicado en casi todas ellas. Una de las razones es la necesidad de obtener la aprobación de varias personas y si no existe una buena gestión documental ese proceso se vuelve muy lento y burocrático. Un modelo simple resuelve esta cuestión. En la gestión documental, la mayoría de los servicios se implementan con flujos de trabajo, lo que hace más fácil la agilidad en los procesos, distribuyendo el documento creado en el sistema a su responsable de poder archivar el archivo. Con esta simplificación de los procesos, el tiempo para realizar una tarea es reducido, aumentando la eficiencia de la empresa!

Dicas de Gestão

7 ventajas inmediatas del análisis de datos en tiempo real

La información en tiempo real es una necesidad cada vez más presente en la vida de las empresas actuales. Los gestores ya no pueden dejar sus decisiones para después y no es aconsejable que utilicen informes con algunos días como fuente de datos para decidir. La vida de los negocios ocurre ahora, en cada momento, por lo que es indispensable que los gestores tengan un conocimiento actual y fidedigno de todas las situaciones de la empresa. Softwares como Multipeers serán cada vez más una presencia constante en las empresas. En el artículo de hoy, le presentamos 7 ventajas inmediatas del análisis de los datos en tiempo real para los negocios!

Decisiones más conscientes

Cuando el gestor sabe exactamente lo que pasa en el negocio, es mucho más fácil tomar la decisión correcta y esta es sin duda la ventaja más inmediata y más importante de utilizar un sistema de información en tiempo real. Analizar el negocio en tiempo real permite tener todos los insumos necesarios para que se pueda decidir conscientemente sobre el mejor rumbo a tomar, pues la información que va a analizar está actualizada y es fidedigna.

Definición de alertas de negocio

Los softwares de monitorización del negocio como Multipeers permiten la definición de alertas de negocio para que sea avisado siempre que alguna situación salga de su patrón. Dondequiera que esté, será notificado por SMS o e-mail sobre eventuales alteraciones a sus estándares previamente establecidos y podrá actuar de inmediato, antes incluso de haber perjuicios para la organización. Esta se revela una enorme ventaja competitiva pues posibilita una acción inmediata e impide consecuencias negativas para el negocio.

Consulta de la información en cualquier dispositivo

Casi todos los programas de gestión de información en tiempo real presentan la posibilidad de ser utilizados en dispositivos móviles, lo que es una enorme ventaja ya que el mercado empresarial es cada vez más móvil. Con esta herramienta, puede estar en una reunión o en un viaje y tener información real y actualizada sobre el estado real de su negocio.

Detección precoz de posibles problemas

Una falla en el proceso de producción puede significar problemas serios con clientes, proveedores y socios si no es detectado y corregido a tiempo, destruyendo líneas productivas completas y perjudicando la relación con stakeholders. Acompañar el proceso productivo en tiempo real permite identificar eventuales fallas y su respectiva corrección a tiempo. De este modo, cualquier desviación se corregirá lo antes posible.

Uso de varios orígenes de datos al mismo tiempo

Con la utilización de un sistema de análisis en tiempo real es posible agregar en un solo sistema toda la información relativa a la empresa. De este modo, el acceso a la información resulta mucho más fácil e intuitivo, reduciendo el tiempo que anteriormente el gestor gastaba para condensar información proveniente de diversas fuentes de datos.

Disminución de la probabilidad de errar

El uso de sistemas de análisis de datos en tiempo real reduce las fallas de comunicación y acelera la consolidación de los datos, reduciendo así la probabilidad de cometer errores perjudiciales para el negocio. Toda la información de la empresa va a estar condensada sólo en un lugar, lo que hace que los procesos de análisis sean más ágiles y eficaces.

Identificación rápida de oportunidades de negocio

Con la utilización de una herramienta de análisis en tiempo real podrá identificar oportunidades en el mismo momento en que surgen, lo que le permitirá estar siempre un paso por delante de la competencia. Una modificación en la demanda de un producto, por ejemplo, puede llevarlo a lanzar una campaña específica, lo que va a aumentar las ventas y mejorar los resultados globales.

Analizar los datos en tiempo real es cada vez más una realidad en las empresas en todo el mundo. Los negocios ocurren a un ritmo muy acelerado y es esencial que sepa lo que está sucediendo en su empresa para conseguir tomar las decisiones más adecuadas para su negocio. ¡Descargue nuestro e-book y sepa cómo una herramienta BAM le puede ayudar a gestionar!

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Control de datos: de la gestión hasta la contabilidad

Dominar el control de datos de una empresa es un paso fundamental para el éxito. Hoy vivimos en la era del Big Data, donde grandes volúmenes de informaciones son procesados ​​en todo instante, ayudando a las empresas a tomar decisiones más asertivas. Lo que mucha gente desconoce es que los datos son diferentes de la información. La información sólo aparece cuando se interpretan los datos. Tener un gran volumen de datos empresariales sólo significa mejor rendimiento si su empresa es capaz de convertir estos datos en información precisa y dinámica Pensando en ello vamos a aclarar las principales dudas sobre el control de datos empresariales y de cómo la informatización está cambiando el mundo de los negocios para mejor.

Al final lo que es control de datos?

El control de datos es un conjunto de acciones que buscan optimizar la lectura de diferentes informaciones que afectan el desarrollo de una empresa. Cuando hablamos de datos empresariales, podemos abordar diversos sectores, pero el concepto de mayor destaque es el Big Data.

Según el sitio Oracle Brasil [1], Big Data es:

«[…] una estrategia de gestión de información holística que incluye e integra muchos tipos de datos y gestión de datos junto con datos tradicionales.»

Esto quiere decir que los grandes volúmenes de datos son triados y analizados para representar informaciones concretas sobre diversos sectores, como comportamiento de los clientes, tendencias de mercado, posibilidades de inversión e incluso apuntando fallas operacionales en diversos sectores de una empresa.

El Big Data está directamente relacionado con los llamados «3 Vs»:

  • Volumen: como ya dice el nombre, todo en el Big Data es grande. Estamos hablando de una enorme cantidad de datos, que pueden ser internos o externos al ambiente empresarial. Un ejemplo de datos internos sanos los innumerables informes como compra, venta, beneficios y muchos otros datos del día a día de un negocio. Los datos externos pueden ser representados por el comportamiento del cliente, las demandas, los cambios de mercado y todas las acciones que ocurren fuera de la empresa, pero que afectan directamente a su progreso y rentabilidad.
  • Velocidad: el Big Data se caracteriza por la enorme velocidad en que se crean nuevos datos. Cada segundo millones de datos se contabilizan en el mundo digital, lo que exige a las empresas rapidez en la lectura de esa información. Las empresas que no acompañan esa velocidad acaban quedando atrás.
  • Variedad: así como hay un gran volumen de datos, girando a una velocidad cada vez mayor, hay también una gran variedad de datos, disponibles en diferentes sectores y canales.

Estos datos están disponibles de manera no estructurada, es decir, están fragmentados en diversos modelos y necesitan ser triados para que la información tenga sentido. Cada medio digital posee un tipo diferente de datos, exigiendo un tipo distinto de lectura. Hay datos, por ejemplo, en redes sociales, correos electrónicos, aplicaciones de mensajería, sitios o incluso en su sector contable.

¿Cómo influye el control de datos en mi empresa?

Las empresas son muchas cosas, pero sobre todo son datos. Cada acción de su empresa, por más simple que parezca, representa un dato esperando por interpretación. Durante mucho tiempo las empresas operaron de manera casi intuitiva, confiando sólo en informaciones básicas y no siempre relevantes. Esto siempre generó retrasos, gastos indebidos y problemas en la captación de nuevos clientes y creación de nuevos productos. Para resolver este problema se crearon los ERPs, software de automatización comercial, integrados a diversos sectores de una empresa. Una evolución de este proceso fue la creación de la integración contable, que proporciona el envío de los datos contables de las empresas directamente a sus contadores.

¿Qué sistema debo adoptar para realizar un buen control de datos en mi empresa?

Si desea mejorar el control de datos de su empresa, el GestãoClick es uno de los sistemas más eficientes del mercado. Se desempeña como un poderoso ERP y aún tiene integración contable, de esta forma el análisis de datos internos y contables de su empresa operan dentro de un único ambiente.

El control de datos se realiza de forma eficiente y totalmente en nube, garantizando el seguimiento en tiempo real y con total seguridad. La principal ventaja del modelo de GestãoClick es poder contar con diversos beneficios en un solo sistema. Esto representa economía, mayor agilidad e integración.

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Dicas de Gestão

5 Motivos para no administrar sus datos en Excel

Muchas empresas también utilizan Excel para gestionar sus datos de ventas, marketing, entre otras áreas. Sin embargo, a pesar de ser bastante fácil trabajar con Microsoft Excel, este programa tiene demasiadas limitaciones y resulta insuficiente para gestionar toda la información de una empresa. A medida que las empresas van creciendo, los gestores sienten la necesidad de utilizar herramientas más sofisticadas para gestionar la información empresarial. Pero, a pesar de esta creciente necesidad, muchos gestores insisten en utilizar Excel como herramienta principal de trabajo y esto se debe a la facilidad de uso ya la resistencia al cambio. En el artículo de hoy, le presentamos 5 motivos para no gestionar sus datos en Excel!

Excel no es seguro

Excel es un programa gestionado de forma manual, que funciona basado en fórmulas que no todos los colaboradores de una empresa comprenden. Por lo tanto, la gestión de los datos de una organización a través de Excel puede ser bastante confusa, ya que basta un colaborador cambiar una fórmula para que todos los datos queden adulterados. Además, Excel tiene una gran laguna a nivel de seguridad, ya que no permite crear jerarquías en la edición del documento, lo que compromete en gran medida la seguridad de los datos.

Gran consumo de tiempo

Insertar los datos en Excel consume mucho tiempo y ocupa un recurso humano que podría estar dedicándose a otra tarea. Existen estudios que demuestran que los gestores gastan alrededor del 50% al 80% de su tiempo de trabajo a recoger datos ya insertarlos en programas como Excel. Lo ideal es utilizar una herramienta como Multipeers que junta en una sola plataforma toda la información proveniente de las más diversas fuentes de datos de la empresa. Y todo en tiempo real y de forma automática.

Gran probabilidad de error

Los archivos de Excel se tratan manualmente y por lo tanto existe una gran probabilidad de error humano. En el mundo empresarial, hay que tener una gran confianza en los datos, pues sólo así se consiguen tomar las decisiones correctas para el negocio. Un dato insertado de forma incorrecta en Excel puede afectar a toda la información insertada y puede desencadenar una decisión mal tomada que perjudica seriamente a la empresa.

Peligro de pérdida de datos

Afortunadamente, ya existe la opción de utilizar Excel en modo online a través de Office 365. Sin embargo, la mayoría de la gente sigue trabajando en archivos guardados en su equipo y esto compromete la seguridad de los datos. En caso de desastre informático o ataque por parte de los hackers, existe una gran probabilidad de que el archivo se pierde para siempre. Si utiliza Excel, la mejor decisión a tomar es utilizarla en Office 365, para que pueda grabar los cambios de forma automática y para que el archivo se guarde en el Web.

Falta de integración

Para gestionar bien una empresa, es necesario trabajar con varios archivos de Excel, pero es bastante complejo conseguir que ellos «conversen» entre sí. Hay fórmulas que permiten que un dado cambiado en un archivo tenga impacto en otros archivos, pero esto hace que los documentos sean muy pesados ​​ya veces no funciona correctamente.