La importancia de la información: consejos para nunca perder sus datos
La información empresarial es uno de los activos más importantes en las empresas actualmente. Los datos de negocios se componen de información sobre proveedores, clientes, competencia, estrategias, entre otros documentos que deben mantenerse confidenciales. Si estos datos no se almacenan adecuadamente, pueden perderse o ser expuestos al exterior, comprometiendo la seguridad y la confidencialidad. Este tipo de situaciones es bastante perjudicial para la imagen de la empresa, por lo que es necesario seguir reglas y estrategias que permitan mantener los datos seguros y privados. ¡Conozca 5 consejos importantes para nunca perder los datos de su empresa!
Haga una copia de seguridad con frecuencia
Hoy en día toda la información (o prácticamente toda) se encuentra digitalizada por lo que es vital reforzar la seguridad de los datos. Es necesario mantener copias de seguridad al menos en dos lugares diferentes y se aconseja que uno de esos sitios sea en Cloud porque es muy improbable perder los datos que se encuentren alojados en la web en este tipo de servicios. Establezca una rutina de copia de seguridad para no correr el riesgo de no recuperar los documentos más recientes. Los servicios de Cloud permiten definir la frecuencia de copia de seguridad que desee.
Automatice todo lo que pueda
Si tiene procesos bien definidos y reglas bien establecidas, será más fácil optimizar el trabajo y dejar una parte de él para las máquinas. Los trabajos repetitivos son aburridos para el colaborador y liberarlo de procesos rutinarios es una forma de dejarlo libre para desempeñar otras funciones. Además, los procesos automatizados son más rápidos que los manuales. Automatice las frecuencias de copia de seguridad y recuperación de archivos.
Cree una política de seguridad
Una encuesta llevada a cabo por el Instituto Ponemon afirma que el 73% de los usuarios de tecnologías de la información garantiza que la exposición de datos de la empresa ocurre por errores internos, negligente o intencionalmente por colaboradores. Para evitar esto es fundamental que se cree una política de seguridad que contiene retención de correo electrónico (un buen ejemplo es Office 365), es decir, puede definir que todos los correos que contengan la palabra «login» pasen por un Moderador antes de ser enviados. Otro punto importante es definir qué documentos son públicos, secretos y confidenciales. Es importante también que esta política contemple sanciones para quien no la cumpla. De este modo, los empleados de la empresa se sentirán más motivados para no cometer errores de seguridad.
Utilice cifrado en los archivos
Los archivos que contienen información importante y confidencial deben ser objeto de un sistema de encriptación, pues de este modo se garantiza que sólo las personas autorizadas pueden acceder a la información. Existen soluciones gratuitas que permiten colocar esta funcionalidad en los archivos, pero se aconseja realizar una búsqueda exhaustiva sobre las mejores y más seguras, para elegir la herramienta correcta.
Utilice VPN
Una red privada virtual (VPN) es un tipo de conexión privada que utiliza una red pública para acceder a los datos de su empresa. Contiene una encriptación de conexión que impide la interceptación de datos y el rastreo de IP. Esta es la forma más segura de acceder a los datos de la empresa a través de redes públicas, como las de los hoteles y aeropuertos.
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