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5 Motivos para no administrar sus datos en Excel

Muchas empresas también utilizan Excel para gestionar sus datos de ventas, marketing, entre otras áreas. Sin embargo, a pesar de ser bastante fácil trabajar con Microsoft Excel, este programa tiene demasiadas limitaciones y resulta insuficiente para gestionar toda la información de una empresa. A medida que las empresas van creciendo, los gestores sienten la necesidad de utilizar herramientas más sofisticadas para gestionar la información empresarial. Pero, a pesar de esta creciente necesidad, muchos gestores insisten en utilizar Excel como herramienta principal de trabajo y esto se debe a la facilidad de uso ya la resistencia al cambio. En el artículo de hoy, le presentamos 5 motivos para no gestionar sus datos en Excel!

Excel no es seguro

Excel es un programa gestionado de forma manual, que funciona basado en fórmulas que no todos los colaboradores de una empresa comprenden. Por lo tanto, la gestión de los datos de una organización a través de Excel puede ser bastante confusa, ya que basta un colaborador cambiar una fórmula para que todos los datos queden adulterados. Además, Excel tiene una gran laguna a nivel de seguridad, ya que no permite crear jerarquías en la edición del documento, lo que compromete en gran medida la seguridad de los datos.

Gran consumo de tiempo

Insertar los datos en Excel consume mucho tiempo y ocupa un recurso humano que podría estar dedicándose a otra tarea. Existen estudios que demuestran que los gestores gastan alrededor del 50% al 80% de su tiempo de trabajo a recoger datos ya insertarlos en programas como Excel. Lo ideal es utilizar una herramienta como Multipeers que junta en una sola plataforma toda la información proveniente de las más diversas fuentes de datos de la empresa. Y todo en tiempo real y de forma automática.

Gran probabilidad de error

Los archivos de Excel se tratan manualmente y por lo tanto existe una gran probabilidad de error humano. En el mundo empresarial, hay que tener una gran confianza en los datos, pues sólo así se consiguen tomar las decisiones correctas para el negocio. Un dato insertado de forma incorrecta en Excel puede afectar a toda la información insertada y puede desencadenar una decisión mal tomada que perjudica seriamente a la empresa.

Peligro de pérdida de datos

Afortunadamente, ya existe la opción de utilizar Excel en modo online a través de Office 365. Sin embargo, la mayoría de la gente sigue trabajando en archivos guardados en su equipo y esto compromete la seguridad de los datos. En caso de desastre informático o ataque por parte de los hackers, existe una gran probabilidad de que el archivo se pierde para siempre. Si utiliza Excel, la mejor decisión a tomar es utilizarla en Office 365, para que pueda grabar los cambios de forma automática y para que el archivo se guarde en el Web.

Falta de integración

Para gestionar bien una empresa, es necesario trabajar con varios archivos de Excel, pero es bastante complejo conseguir que ellos «conversen» entre sí. Hay fórmulas que permiten que un dado cambiado en un archivo tenga impacto en otros archivos, pero esto hace que los documentos sean muy pesados ​​ya veces no funciona correctamente.

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5 Tendencias de seguridad de los datos

El año 2018 se acerca a largos pasos de su final y es, por tanto, tiempo para hablar de tendencias. La seguridad de los datos es un tema que cada vez más necesita atención, sobre todo este año que quedó marcado por la entrada en vigor del nuevo reglamento general de protección de datos. Estar atento a las tendencias de esta área es el primer paso para conseguir proteger los datos de la mejor manera posible y garantizar que la información confidencial de los negocios no está expuesta. En el artículo de hoy, presentamos 5 tendencias de seguridad de los datos!

Seguridad de la información en Cloud

Cloud ha ganado cada vez más fans un poco por todo el mundo. La utilización de soluciones en Cloud garantiza más movilidad y una amplia lista de opciones. Sin embargo, no podemos caer en el error de que basta con colocar la información en Cloud para que estas se mantengan protegidas. Una vez que el almacenamiento en Cloud permite que se consulten archivos de la empresa en cualquier dispositivo móvil, es fundamental garantizar que estos dispositivos se mantengan protegidos. Almacenar la información empresarial en Cloud es muy importante para mantener la información segura, pero no es suficiente para garantizar esto: es obligatorio garantizar que todos los dispositivos están protegidos.

Creación de políticas para el uso de recursos de tecnología

La tecnología forma parte de la vida cotidiana de todos los empleados de una empresa y esto es un riesgo para la seguridad de los datos. Es necesario definir cómo los recursos tecnológicos se pueden utilizar en el ambiente de trabajo mediante la creación de normas de uso de dispositivos extraíbles, la apertura de correos electrónicos personales, entre otros factores que se consideren relevantes. La utilización de una pen con un virus, por ejemplo, puede contaminar toda la red de una empresa, comprometiendo la seguridad de la información.

Política de contraseñas seguras

Se cree que el 90% de las contraseñas son vulnerables y que pueden ser descubiertas con bastante facilidad. La contraseña es el principal recurso para que un usuario pueda acceder a un sistema, por lo que es fundamental que ésta sea fuerte y segura. Debe ser alterada con bastante frecuencia (se aconseja que su alteración ocurra cada 90 días). Así, la empresa debe crear un documento con normas sobre la creación de contraseñas, pues muchas veces esta área se ve con poca seriedad, lo que puede comprometer la seguridad del negocio.

Copia de seguridad de datos

Esta debería ser una práctica común y obligatoria en todas las empresas, pero en muchos casos no existe ningún tipo de política en relación con la copia de seguridad de los datos. Para que una empresa asegure que su información se mantiene segura, es necesario que realice con bastante frecuencia copias de seguridad de su información. Esta copia de seguridad debe existir en varios ambientes, para que en caso de ataque informático la información se mantenga protegida. Se aconseja también que se utilice un sistema de recuperación de datos en Cloud, como el RAAS. Así, en caso de ataques extremos, es posible recuperar toda la información que fue objeto del ataque.

Soluciones de seguridad a medida

El mercado de la ciberseguridad está evolucionando hacia un nuevo paradigma de soluciones a medida que resuelvan los «dolores» específicos de cada cliente. Con la exigencia cada vez mayor de las empresas en lo que se refiere a la seguridad de la información, los proveedores de soluciones de TI empiezan a ofrecer enfoques más personalizados, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de la infraestructura de TI de cada empresa. Un enfoque más personalizado permitirá a las empresas adoptar soluciones adaptadas a sus necesidades.

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¿Los datos de su empresa están seguros?

Sepa si los datos de su empresa están seguros

Alrededor del 30% de las personas que utilizan un ordenador nunca hicieran una copia de seguridad. Muchas de estas personas no hacen copias de seguridad de su información personal, pero no garantizan también copias de su información empresarial. Una buena infraestructura tecnológica es tan importante hoy como tener bases sólidas de soporte físico de la organización. Hoy en día, la información es uno de los activos más importantes de una empresa y es necesario apostar fuerte en la seguridad para sobrevivir y ganar en un mundo empresarial tan competitivo.

Las empresas hoy en día se enfrentan a importantes amenazas a nivel de seguridad debido a la movilidad, big data y de Internet de las cosas. Los antivirus ya no son capaces de asegurar por sí solos la protección de los sistemas y accesos, y son sólo la primera capa de protección.

La amenaza de la movilidad

La movilidad permite acceder a la información empresarial desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. La gestión del riesgo debe de ser una prioridad por parte de la gestión de la empresa. Para eso, debe garantizar la buena gestión de amenazas e incidentes a través de protocolos capaces de supervisar todos los fallos del sistema. También se debe evitar la pérdida de información en todos los ámbitos, ya sea a través del acceso, fallos del sistema o el borrado accidental de los datos por los propios empleados. Por último, debe implementar políticas y reglas de cumplimiento capaces de garantizar el correcto funcionamiento de mecanismos de seguridad.

Alianza entre la productividad y la seguridad

Un buen plan de seguridad garantiza que los más variados dispositivos de acceso son seguros, independientemente de la plataforma utilizada. Por lo tanto, las empresas garantizan la productividad de sus recursos, a través de la protección de datos sensibles. Hoy en día es posible compartir las máquinas para diferentes usuarios sin hacer las contraseñas conocidas. La tecnología biométrica asegura la existencia de una autenticación rápida y segura.

Establecer múltiples capas de protección

Las amenazas a la seguridad de la información son cada vez más diversas y vienen en diversas formas. Las empresas deben invertir en varias capas de protección articuladas entre sí que dan como resultado un escudo protector intransitable. Las soluciones como antivirus, firewall, encriptación de datos, la seguridad de los dispositivos móviles y soluciones anti-ransomware son obligatorias para cualquier empresa.

Sea ​​proactivo

El recurso no es una opción cuando se trata de la seguridad de la información. Sin embargo, todavía hay empresas que no cuentan con un plan de seguridad activo y solo después de los incidentes ocurrieren intentan remediar la situación. Una empresa en la actualidad no puede correr el riesgo de ver toda su información expuesta o ilegible y la conciencia de la importancia de la activación de los planes de seguridad es el primer paso para proteger su información.

Activación del plan de desastres

La recuperación de desastres es un plan que asegura que un desastre no interfiere con el desempeño de la empresa y asegura el nivel de rendimiento deseado. También tiene una acción reactiva como realizar acciones en situaciones de emergencia que estaban previstas con anterioridad. Las empresas que manejan grandes volúmenes de datos siempre deben optar por este sistema ya que garantiza la protección y recuperación de datos, incluso en las situaciones más extremas.

La estrategia de seguridad debe ser vista como obligatoria en las empresas de hoy en día, para que no haya posibilidad de perderse en la transformación digital. La seguridad debe ser un compromiso de todos los elementos de una organización y la alta dirección debe promover una estrategia global para la implementación de una cultura organizacional fuerte y segura.