Todo lo que necesita saber sobre la gestión documental

En la mayoría de las empresas existen armarios llenos de documentos que casi nunca son consultados, pero que siempre que hay que consultar alguna información se pierde inmenso tiempo. Las investigaciones recientes revelan que el 90% de los documentos que utilizamos diariamente están mezclados con documentos que no tienen utilidad. Se reveló que el 80% de los documentos escritos de forma manual nunca son consultados y que el tiempo que se gasta en la gestión de este tipo de documentación representa una de las 10 actividades que más tiempo «roba a los colaboradores». Teniendo en cuenta este escenario, resulta evidente que la gestión documental es realmente necesaria en las empresas contemporáneas. En el artículo de hoy abordamos todo lo que necesita saber sobre gestión documental!

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el proceso de gestión y control de todos los documentos existentes en la organización en formato digital. Estos documentos pueden tener versión física, digital o versión en Cloud, sirven como registro y consulta de procedimientos empresariales y se mantienen en la organización por un período de uno o dos años. La gestión documental implica todos los documentos, desde contratos, licencias y correos electrónicos que sean importantes para la creación de un historial de relación con los clientes. Desde el momento en que el documento llega a la empresa que sigue algunas etapas:

  • Desmaterialización: el documento se recibe y se digitaliza
  • La clasificación: estando ya desmaterializado, el documento pasa por la clasificación, momento en que su grado de importancia es definido y donde se define cuál es el lugar en que va a ser almacenado
  • Ciclo de vida: después de la clasificación, el documento pasa por el ciclo de vida definido de todos los documentos. Pasa por la publicación, aprobación, encaminamiento, reenvío con correcciones y destrucción. Estando todos estos pasos cumplidos, es más fácil para el colaborador encontrar el archivo a través de un sistema de búsqueda.

Ventajas de la gestión documental

Mayor organización

Los documentos se organizan por categorías y resulta mucho más fácil encontrarlos. La falta de un sistema de gestión documental lleva a que se pierda mucho tiempo en la búsqueda de documentos, lo que rompe la productividad.

Optimización del espacio

Este método hace que no sea necesario tener armarios repletos de documentos, pues todo el archivo se convierte en formato electrónico. De este modo, el espacio de trabajo está más organizado y mucho más agradable y se reducen los riesgos de pérdidas de documentos por catástrofes naturales.

Mayor agilidad

Es más fácil una consulta simultánea y la presentación de documentos en una reunión, por ejemplo, cuando se digitalizan. Los métodos de búsqueda electrónica también son más fáciles cuando los archivos están en formato digital.

Más seguridad

La gestión documental es esencial para garantizar que los reglamentos están siendo cumplidos por la organización y éste es uno de los principales motivos por los que la gestión documental debe considerarse una prioridad para la empresa. Así, es posible garantizar la integridad de la información y su documentación.

Procesos estandarizados

Este tipo de soluciones permite que exista una estandarización en el acceso a la información, administrando derechos de acceso, cambios y envíos. Todos los empleados tienen acceso a los documentos que necesitan y desde cualquier lugar. La comunicación interna sale así facilitada, reduciendo el flujo de información impresa.

Simplificación del flujo de trabajo

El flujo de la creación de un documento para aprobación varía en cada empresa, pero es común que sea demasiado complicado en casi todas ellas. Una de las razones es la necesidad de obtener la aprobación de varias personas y si no existe una buena gestión documental ese proceso se vuelve muy lento y burocrático. Un modelo simple resuelve esta cuestión. En la gestión documental, la mayoría de los servicios se implementan con flujos de trabajo, lo que hace más fácil la agilidad en los procesos, distribuyendo el documento creado en el sistema a su responsable de poder archivar el archivo. Con esta simplificación de los procesos, el tiempo para realizar una tarea es reducido, aumentando la eficiencia de la empresa!

5 Errores a evitar en la gestión de los clientes

El cliente es la parte más importante de una empresa. Las empresas cometen muchos errores a la hora de lidiar con los clientes y sus necesidades y estos errores a menudo hacen con que se pierden clientes importantes. En el artículo de hoy, hablamos sobre los 5 errores a evitar en la gestión de clientes.

Presionar al Cliente

Muchas empresas cometen el error de perseguir al cliente, ya sea a través de llamadas telefónicas o de correos electrónicos. Cuando hay un primer contacto, es necesario dar tiempo al cliente para que éste pueda evaluar la posible compra del producto o servicio ofrecido por la empresa. A nadie le gusta ser molestado constantemente y es necesario que las empresas ganen la conciencia de que vale más la calidad del contacto que la cantidad de veces que se ponen en contacto con los prospectos.

No conocer el cliente y sus necesidades

Uno de los peores errores en la gestión de clientes es tratar a todos los clientes de la misma manera. Es desagradable cuando somos atendidos por un operador que parece robotizado y que tiene un discurso ensayado y no huye al guion. Las herramientas CRM ayudan a las empresas a conocer a cada uno de los clientes, sus necesidades y preferencias. También proporcionan información sobre el momento más adecuado para actuar, ya sea por el envío de una campaña especial o de una muestra de producto. Puede conectar un sistema CRM a un sistema de supervisión de negocio como Multipeers. De esta forma, tendrá información en tiempo real y siempre actualizada sobre sus clientes.

Vender sólo una vez

Muchos comerciales se preocupan sólo con la venta única y no trabajan en el sentido de fidelizar al cliente. Es cierto que la primera venta es, en teoría, la más difícil, ya que el cliente aún no conoce la empresa y los productos. Fusión en la venta única es un error muy común que puede hacer que la empresa pierda ventas en el futuro. Los equipos comerciales deben tener la preocupación de mantener un contacto con el cliente para orientarlo hacia compras futuras y eso se logra a través de un buen servicio posventa.

Complicar la atención al cliente

Desafortunadamente hay muchas empresas especialistas en este campo, sobre todo empresas de servicios de telecomunicaciones e Internet. Es muy aburrido para que un cliente tenga que repetir su problema a tres o cuatro personas diferentes. La atención al cliente debe ser siempre lo más agradable y corto posible pues sólo así es posible pasar una imagen de profesionalismo. Si el cliente necesita hablar con cuatro personas antes de ver su problema resuelto, se quedará con la sensación de que la empresa está desorganizada.

No orientar y educar al cliente

Ofrecer contenido relevante y útil para el cliente sobre los productos o servicios es una forma de educar a los clientes y de compartir información importante para que elija su producto. Crear una sección de preguntas frecuentes, crear un blog sobre el área de su actividad y tener una presencia asidua en las principales redes sociales son buenas maneras de educar al cliente sobre su producto.

Top 5: Mitos sobre tecnología que necesita eliminar ahora mismo

A lo largo del tiempo, muchas ideas equivocadas quedan enraizadas en nuestro pensamiento. El mundo de la tecnología es uno de los más ricos en mitos. ¡Es hora de eliminar ideas pre-concebidas que son falsas y que entorpecen su relación con la tecnología! ¡En el artículo de hoy, abordamos los 5 principales mitos sobre tecnología que necesita eliminar ahora mismo!

«MacBooks son inmunes a ataques de virus»

Durante mucho tiempo, Apple pregonó que sus ordenadores, a diferencia de las máquinas de Microsoft, eran inmunes a virus. Sin embargo, en 2012 un malware del tipo caballo de Troya afectó a miles de ordenadores Mac, echando por tierra el mito (bastante útil) de Apple. ¡Todavía hay muchas personas que creen que Mac es completamente inmune a los ataques de virus, pero eso es un mito!

«Cargar los dispositivos electrónicos a menudo vicia la batería»

Este mito era real hasta hace unos años. Sin embargo, las baterías modernas de iones de litio son más inteligentes, sabiendo cuándo están un cien por ciento cargadas y dejando de cargar cuando alcanzan la batería máxima. Se aconseja que cargar ordenadores, tabletas y teléfonos móviles con un 20% de carga es el ideal para la longevidad del aparato.

«No se debe invertir en sistemas de gestión en momentos de crisis»

Este es uno de los mitos más peligrosos para la supervivencia de las empresas. Los momentos de crisis obligan a las empresas a tener un mayor control sobre sus finanzas. Por norma, en estos períodos existe una disminución del número de colaboradores, lo que va a hacer que los que están en la empresa queden sobrecargados y los sistemas de gestión pueden ser muy útiles en estas fases. La adopción de un sistema de gestión en momentos de recesión económica es esencial para garantizar un mayor control sobre gastos y presupuestos y permite agilizar procesos, aumentando la productividad de la empresa. Invertir en un sistema de gestión puede ser el primero (y el más importante) paso para salir de una situación menos buena.

«Cuantas más herramientas utilizar, más productivo será»

A veces, menos es más y en el caso de las empresas y de las herramientas de gestión esto se aplica. Muchos gestores creen que si utilizan varias herramientas simultáneamente van a ser más productivos, pero lo que pasa es exactamente lo opuesto, pues el foco está disperso por diversos programas y fuentes de datos. A nivel de análisis de datos, se aconseja la utilización de una herramienta BAM como Multipeers, pues el gestor será capaz de saber lo que pasa en su organización a través de un único dashboard que recoge información de las diversas fuentes de datos de la empresa. De este modo, el gestor no necesita consultar 3 o 4 programas, lo que evita el desperdicio de tiempo y aumenta la productividad.

«Basta mantener el sistema actualizado para estar protegido»

Desafortunadamente, proteger su sistema de ataques informáticos no es tan simple. El hecho de actualizar el sistema ya pone a la empresa en riesgo, por lo que es fundamental no tener las actualizaciones automáticas. Es esencial que se analice todos los riesgos de la actualización, para percibir si después de estar actualizado el sistema es más vulnerable. A pesar de ser importante mantener sus programas y sistemas actualizados, no es suficiente para prevenir ataques. Es importante que forme a sus colaboradores para tener comportamientos correctos en cuanto a la seguridad de los datos, ya que ésta es una responsabilidad de todos los miembros de una organización.

Aprenda cómo elegir el mejor sistema de gestión para su empresa

Un software de gestión es una importante herramienta de trabajo y es un gran aliado de la productividad y la competitividad de cualquier organización. Elegir el mejor software no es una tarea fácil, ya que no basta elegir el más popular del mercado. Es esencial que el software sea el más indicado para su negocio y no siempre es fácil percibir cuál será la mejor opción. En el artículo de hoy, le dejamos algunos consejos importantes para elegir el mejor sistema de gestión para su empresa.

Evaluación inicial

Antes de partir al mercado, es aconsejable que haga el trabajo de casa. Determine las necesidades de la empresa a nivel de software y tenga en cuenta la opinión de diversos colaboradores, sobre todo de aquellos que van a manejar el software diariamente. Sólo después de tener conciencia de lo que realmente necesita, es que va a estar preparado para elegir la mejor solución.

Privilegie la fácil implementación

Un software que es muy complicado de implementar y cuya instalación tarda mucho tiempo, a la salida no será un software intuitivo y fácil de usar. Su gran objetivo es encontrar un software que facilite su trabajo diario, por lo que huya de los softwares muy complejos, pues éstos exigen mucho tiempo de formación para los colaboradores y eso perjudica el rendimiento colectivo.

Tenga cuidado con la seguridad

Un software de gestión sabrá todo acerca de su negocio. La información confidencial se colocará allí, por lo que es obligatorio elegir un software que garantice la protección y seguridad de su información. Si opta por un software a Service (SaaS), debe comprobar con atención la política de copia de seguridad del proveedor y si elige un producto instalado en un servidor local, deberá tener un equipo que supervise con frecuencia la seguridad de la información.

Integración

Es fundamental que escoja un software que pueda ser integrado con diversas aplicaciones pues de esta forma conseguirá una visión global e integrada de todo lo que pasa en el negocio. El software es transversal a toda la empresa, por lo que es fundamental que pueda englobar todas las áreas de la actividad.

Valorar una versión móvil

El mundo es cada vez más móvil y en las empresas esa realidad no es diferente. En cualquier lugar, es posible consultar e-mails e incluso participar en reuniones con personas que están en el otro lado del mundo. Antes de adquirir el software, compruebe que hay una buena versión móvil.

Es esencial tener un buen software para garantizar que su negocio tendrá éxito. ¡Es aconsejable conectar su software a un sistema de monitorización del negocio como Multipeers, pues de esta forma será capaz de analizar el negocio en tiempo real y recibir alertas específicas siempre que alguna situación requiera su atención e intervención!

La importancia de la información: consejos para nunca perder sus datos

La información empresarial es uno de los activos más importantes en las empresas actualmente. Los datos de negocios se componen de información sobre proveedores, clientes, competencia, estrategias, entre otros documentos que deben mantenerse confidenciales. Si estos datos no se almacenan adecuadamente, pueden perderse o ser expuestos al exterior, comprometiendo la seguridad y la confidencialidad. Este tipo de situaciones es bastante perjudicial para la imagen de la empresa, por lo que es necesario seguir reglas y estrategias que permitan mantener los datos seguros y privados. ¡Conozca 5 consejos importantes para nunca perder los datos de su empresa!

Haga una copia de seguridad con frecuencia

Hoy en día toda la información (o prácticamente toda) se encuentra digitalizada por lo que es vital reforzar la seguridad de los datos. Es necesario mantener copias de seguridad al menos en dos lugares diferentes y se aconseja que uno de esos sitios sea en Cloud porque es muy improbable perder los datos que se encuentren alojados en la web en este tipo de servicios. Establezca una rutina de copia de seguridad para no correr el riesgo de no recuperar los documentos más recientes. Los servicios de Cloud permiten definir la frecuencia de copia de seguridad que desee.

Automatice todo lo que pueda

Si tiene procesos bien definidos y reglas bien establecidas, será más fácil optimizar el trabajo y dejar una parte de él para las máquinas. Los trabajos repetitivos son aburridos para el colaborador y liberarlo de procesos rutinarios es una forma de dejarlo libre para desempeñar otras funciones. Además, los procesos automatizados son más rápidos que los manuales. Automatice las frecuencias de copia de seguridad y recuperación de archivos.

Cree una política de seguridad

Una encuesta llevada a cabo por el Instituto Ponemon afirma que el 73% de los usuarios de tecnologías de la información garantiza que la exposición de datos de la empresa ocurre por errores internos, negligente o intencionalmente por colaboradores. Para evitar esto es fundamental que se cree una política de seguridad que contiene retención de correo electrónico (un buen ejemplo es Office 365), es decir, puede definir que todos los correos que contengan la palabra «login» pasen por un Moderador antes de ser enviados. Otro punto importante es definir qué documentos son públicos, secretos y confidenciales. Es importante también que esta política contemple sanciones para quien no la cumpla. De este modo, los empleados de la empresa se sentirán más motivados para no cometer errores de seguridad.

Utilice cifrado en los archivos

Los archivos que contienen información importante y confidencial deben ser objeto de un sistema de encriptación, pues de este modo se garantiza que sólo las personas autorizadas pueden acceder a la información. Existen soluciones gratuitas que permiten colocar esta funcionalidad en los archivos, pero se aconseja realizar una búsqueda exhaustiva sobre las mejores y más seguras, para elegir la herramienta correcta.

Utilice VPN

Una red privada virtual (VPN) es un tipo de conexión privada que utiliza una red pública para acceder a los datos de su empresa. Contiene una encriptación de conexión que impide la interceptación de datos y el rastreo de IP. Esta es la forma más segura de acceder a los datos de la empresa a través de redes públicas, como las de los hoteles y aeropuertos.

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