Transformación digital: ¿por dónde empezar?

Vivimos en una era digital y las empresas ya no logran huir a esta nueva realidad. La transformación digital ya no es una planificación del futuro: es el presente de las empresas. En los días de hoy, para que una empresa se mantenga competitiva es necesario tener una base sólida de tecnología. Cloud computing, Big Data, Data Analytics, Internet of Things, movilidad, información en tiempo real, entre muchos otros conceptos tecnológicos forman parte del día a día de las empresas en todo el mundo. Todos estos conceptos necesitan estar integrados en una estrategia de digitalización del negocio, pues cuando trabajadas en conjunto son mucho más fuertes que analizados individualmente. En el artículo de hoy, le dejamos algunos consejos para saber por dónde empezar la aplicación de una estrategia de transformación digital!

Analice el mercado detalladamente

La empresa debe empezar por comprobar en qué punto está en la curva de la madurez digital. También debe verificar en qué punto de madurez se encuentran los competidores directos e indirectos. En el pasado, la digitalización se consideraba como un recurso para revertir la pérdida de beneficio. Hoy en día, la transformación digital se considera una oportunidad de crecimiento.

Evaluar el estado actual de su empresa

En esta fase, es necesario realizar una evaluación exhaustiva sobre cuán digital o analógica es su empresa (este análisis abarca productos, servicios y activos de la empresa). Es necesario verificar si la empresa es fácilmente digitalizable o si es necesario un gran esfuerzo financiero y de recursos humanos para pasar los activos de la empresa desde el tangible al intangible. Después de esta evaluación, es necesario planear los escenarios para el cambio, analizando puntos fuertes y débiles y necesidades del mercado, para encontrar posibilidades financieramente sostenibles para comenzar el proceso de digitalización.

Se coloque en el lugar de sus clientes y perciba sus necesidades

Es necesario conocer a sus clientes y percibir cómo están interactuando con el mercado, qué necesidades presentan y qué tipo de soluciones buscan. Con base en este conocimiento, es más fácil dirigir la oferta y añadir valor. Debe encontrar formas de llegar a sus clientes por medios digitales, por ejemplo, percibir si se comunican a través de redes sociales, si leen newsletters o se escuchan podcasts. La comunicación digital es cada vez más el canal de comunicación preferido de los consumidores. A través de este mapeo, es posible desarrollar estrategias de segmentación mucho más eficaces, ya que se centra en las necesidades y características reales de los consumidores.

Defina una estrategia con fechas y acciones específicas

Después de analizar todos los aspectos relativos al mercado y a la propia empresa, la próxima etapa es utilizar los datos para trazar un plan estratégico, donde consten todas las fases de la transformación digital a ser aplicada en la empresa. El punto de partida es siempre diferente para cada negocio, ya que cada empresa tiene sus propias especificidades. Debe darse prioridad a los puntos débiles en relación con la competencia y utilizar los puntos fuertes de la empresa para destacarse.

Prepara a la empresa para el cambio e hable con toda la organización

Una empresa tradicional tiene la tendencia de ponerse en el centro y de tratar a sus clientes sólo como consumidores de sus productos, sin percibir en la realidad la importancia que los clientes tienen en la evolución del negocio. Una empresa con mentalidad tradicional mira a la tecnología digital sólo como un soporte a las operaciones y no hay gran preocupación por la innovación. Una transición al mundo digital requiere inversión, tiempo y una estrategia bien definida, pues sólo así es posible partir para acciones concretas. En esta era de cambio, es fundamental que los líderes de las empresas preparen a sus colaboradores para la digitalización. Esta preparación puede ser hecha a través de acciones de formación que hagan a los colaboradores percibir la verdadera importancia y beneficio del cambio hacia un paradigma digital.

Aplique el cambio en las acciones del día a día

No basta decir que queremos cambiar. No basta definir un plan que acaba olvidado en el fondo de un cajón. Es necesario que los colaboradores se sientan involucrados en el proceso de cambio y es esencial que el ejemplo sea dado a través de las acciones diarias. Utilizar la tecnología en acciones que antes eran más «tradicionales» y automatizar procesos son los primeros pasos para probar que efectivamente la empresa entró en la fase de digitalización. Sólo a través de los ejemplos superiores es que los colaboradores se sentirán motivados para, también ellos, aplicar la nueva filosofía empresarial.

 

La transformación digital hace que los procesos sean más fluidos y gestionar todos los departamentos de la empresa se convierta en una tarea más fácil e intuitiva, pues la comunicación entre todas las áreas de la empresa se encuentra facilitada. La definición, implementación y mejora de los procesos de negocio para un enfoque más práctico y facilitador es el objetivo de la adopción de nuevas tecnologías en los negocios. Con una estructura más organizada y fluida, la empresa ganará una posición competitiva frente a sus competidores directos.

Gestión de TI: 4 indicadores imprescindibles en su empresa

Tener KPI’s definidos es esencial para el buen desempeño de una empresa. Los KPI’s son los indicadores clave de rendimiento que nos indican en qué estado el negocio se encuentra y cuán lejos (o cerca) estamos de cumplir los objetivos establecidos. Con base en los indicadores y en el desempeño de la empresa, los gestores pueden tomar decisiones más asertivas y más informadas. El área de TI es una de las más importantes en cualquier negocio, pues soporta toda la actividad de la empresa. En el artículo de hoy, abordamos 4 indicadores de TI imprescindibles en su empresa!

Rendimiento de las aplicaciones

Esta es una de las métricas de TI más importantes, siendo para el efecto necesario hacer uso de herramientas de monitorización constante que evalúan el desempeño de las aplicaciones en la óptica del usuario final. Cada vez más las empresas confían la gestión de sus activos informáticos a empresas especializadas que garantizan seguridad, alto desempeño y disponibilidad permanente.

Tiempo medio offline

Este KPI se utiliza para analizar el tiempo medio que un dispositivo de TI o infraestructura no estuvo disponible Es una métrica conocida por MDT (mean down time). Esta métrica nos indica todo el tiempo que el servicio no estuvo disponible, ya sea por problemas leves, fallos, entre otros. Este valor se obtiene a través de la suma del tiempo que el sistema no estaba disponible para dividir por el número de ocurrencias en ese período.

Tiempo medio de atención

Otra métrica muy importante es el tiempo promedio que los profesionales tardan en responder a los pedidos colocados en el service desk. Cuanto más rápido sea el servicio y la resolución de la situación, mejor será el rendimiento de TI.

Índice de uptime

Esta es una de las métricas de TI más importantes. Indica el tiempo en que las aplicaciones informáticas estuvieron disponibles para los usuarios por lo que es mayor, mejor es el rendimiento de la estructura de TI. Es esencial que las infraestructuras tecnológicas de la empresa estén siempre disponibles para que las tasas de productividad se mantengan constantes.

 

Las herramientas BAM como Multipeers permiten acompañar a los KPI’s de forma continua y en tiempo real. El análisis del desempeño de forma constante garantiza que se dedique una mayor atención al cumplimiento de los objetivos, aumentando efectivamente el grado de alcanzamiento de los mismos. El seguimiento continuo del desempeño asume un papel de gran relevancia en la planificación y posterior control, pues proporciona información sobre procesos desarrollados por la organización. La eficacia de cualquier estrategia de control depende en gran medida de la correcta adecuación de las métricas de desempeño desarrolladas y de los KPI’s.

7 consejos para reducir los costos de TI

Las tecnologías de la información son esenciales para las empresas que quieren garantizar una buena rutina operativa. Las empresas están cada vez más informatizadas y vivimos en un medio cada vez más tecnológico. Por lo tanto, es imperativo invertir en tecnologías de la información. Sin embargo, muchos gestores consideran que estas inversiones son muy elevadas y esta mentalidad acaba por hacer las empresas obsoletas. ¡En el artículo de hoy, presentamos 7 consejos para reducir los costos de TI, manteniendo toda la eficiencia organizacional!

Elimine las licencias de software que no utiliza

Las licencias de software normalmente son caras y muchas veces las empresas pagan por software que no utilizan. Así, se aconseja que regularmente se haga una revisión de todas las licencias de software que la empresa paga y se analice su real importancia para el negocio. ¡No vale la pena pagar por un software que nunca se utiliza!

Forme a los colaboradores

Muchas veces, las empresas cometen el error de no formar debidamente a los colaboradores para utilizar un determinado software. Esto va a hacer que las personas se pierdan repetidas veces y que la empresa incurra en costos superfluos. Formar el equipo de trabajo para que éste utilice adecuadamente las herramientas tecnológicas garantiza una mayor eficiencia de los procesos, aumenta la productividad y reduce considerablemente los costos de TI.

La automatización es el camino

Muchas tareas en el área de las tecnologías de la información son bastante repetitivas. Automatizar los procesos es una forma de reducir los costos de TI, ya que no es necesario destacar a un colaborador para estar exclusivamente dedicado a tareas monótonas. La automatización reduce el tiempo que las tareas se llevan a cabo y disminuye la probabilidad de error humano.

Almacenamiento en Cloud

Cloud ha llegado para quedarse y es muy útil para reducir los costos de TI relacionados con el almacenamiento de datos. Transferir toda la infraestructura de TI a la nube es una forma de reducir los costos y aumentar la seguridad de la información de la empresa. Además, utilizando este método de almacenamiento, el administrador puede acceder a la información desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo.

Privilegia el SaaS

El uso de software as a service puede cambiar toda su área de TI. SaaS es una solución segura, sencilla y gestionada a distancia. Los costos de mantenimiento de equipo se eliminan, ya que el proveedor del servicio es el responsable de este mantenimiento. El uso del software de esta forma es una de las tendencias del futuro y es utilizado por muchas empresas.

Utilice menos servidores

Muchas empresas utilizan varios servidores, todos con bajo rendimiento individual y costos elevados. Para minimizar este problema, se aconseja que estos servidores sean reemplazados por otros más potentes y que concentren todos los procesos. Muchas veces, las empresas utilizan 5 servidores y si utilizaban sólo uno, tendrían costos más reducidos y mejores resultados.

Utilice la videoconferencia

Esta es una de las formas más fáciles de reducir los costos de TI. Las reuniones se pueden realizar utilizando la tecnología de videoconferencia, ya que se reducen los costos de viaje, alojamiento y alimentación. Además, por norma las reuniones por videoconferencia tienen una duración menor, lo que libera a los colaboradores para desempeñar sus funciones y, consecuentemente, la productividad de la empresa aumenta.

La importancia de la información: consejos para nunca perder sus datos

La información empresarial es uno de los activos más importantes en las empresas actualmente. Los datos de negocios se componen de información sobre proveedores, clientes, competencia, estrategias, entre otros documentos que deben mantenerse confidenciales. Si estos datos no se almacenan adecuadamente, pueden perderse o ser expuestos al exterior, comprometiendo la seguridad y la confidencialidad. Este tipo de situaciones es bastante perjudicial para la imagen de la empresa, por lo que es necesario seguir reglas y estrategias que permitan mantener los datos seguros y privados. ¡Conozca 5 consejos importantes para nunca perder los datos de su empresa!

Haga una copia de seguridad con frecuencia

Hoy en día toda la información (o prácticamente toda) se encuentra digitalizada por lo que es vital reforzar la seguridad de los datos. Es necesario mantener copias de seguridad al menos en dos lugares diferentes y se aconseja que uno de esos sitios sea en Cloud porque es muy improbable perder los datos que se encuentren alojados en la web en este tipo de servicios. Establezca una rutina de copia de seguridad para no correr el riesgo de no recuperar los documentos más recientes. Los servicios de Cloud permiten definir la frecuencia de copia de seguridad que desee.

Automatice todo lo que pueda

Si tiene procesos bien definidos y reglas bien establecidas, será más fácil optimizar el trabajo y dejar una parte de él para las máquinas. Los trabajos repetitivos son aburridos para el colaborador y liberarlo de procesos rutinarios es una forma de dejarlo libre para desempeñar otras funciones. Además, los procesos automatizados son más rápidos que los manuales. Automatice las frecuencias de copia de seguridad y recuperación de archivos.

Cree una política de seguridad

Una encuesta llevada a cabo por el Instituto Ponemon afirma que el 73% de los usuarios de tecnologías de la información garantiza que la exposición de datos de la empresa ocurre por errores internos, negligente o intencionalmente por colaboradores. Para evitar esto es fundamental que se cree una política de seguridad que contiene retención de correo electrónico (un buen ejemplo es Office 365), es decir, puede definir que todos los correos que contengan la palabra «login» pasen por un Moderador antes de ser enviados. Otro punto importante es definir qué documentos son públicos, secretos y confidenciales. Es importante también que esta política contemple sanciones para quien no la cumpla. De este modo, los empleados de la empresa se sentirán más motivados para no cometer errores de seguridad.

Utilice cifrado en los archivos

Los archivos que contienen información importante y confidencial deben ser objeto de un sistema de encriptación, pues de este modo se garantiza que sólo las personas autorizadas pueden acceder a la información. Existen soluciones gratuitas que permiten colocar esta funcionalidad en los archivos, pero se aconseja realizar una búsqueda exhaustiva sobre las mejores y más seguras, para elegir la herramienta correcta.

Utilice VPN

Una red privada virtual (VPN) es un tipo de conexión privada que utiliza una red pública para acceder a los datos de su empresa. Contiene una encriptación de conexión que impide la interceptación de datos y el rastreo de IP. Esta es la forma más segura de acceder a los datos de la empresa a través de redes públicas, como las de los hoteles y aeropuertos.

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