Todo lo que necesita saber sobre la gestión documental
En la mayoría de las empresas existen armarios llenos de documentos que casi nunca son consultados, pero que siempre que hay que consultar alguna información se pierde inmenso tiempo. Las investigaciones recientes revelan que el 90% de los documentos que utilizamos diariamente están mezclados con documentos que no tienen utilidad. Se reveló que el 80% de los documentos escritos de forma manual nunca son consultados y que el tiempo que se gasta en la gestión de este tipo de documentación representa una de las 10 actividades que más tiempo «roba a los colaboradores». Teniendo en cuenta este escenario, resulta evidente que la gestión documental es realmente necesaria en las empresas contemporáneas. En el artículo de hoy abordamos todo lo que necesita saber sobre gestión documental!
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el proceso de gestión y control de todos los documentos existentes en la organización en formato digital. Estos documentos pueden tener versión física, digital o versión en Cloud, sirven como registro y consulta de procedimientos empresariales y se mantienen en la organización por un período de uno o dos años. La gestión documental implica todos los documentos, desde contratos, licencias y correos electrónicos que sean importantes para la creación de un historial de relación con los clientes. Desde el momento en que el documento llega a la empresa que sigue algunas etapas:
- Desmaterialización: el documento se recibe y se digitaliza
- La clasificación: estando ya desmaterializado, el documento pasa por la clasificación, momento en que su grado de importancia es definido y donde se define cuál es el lugar en que va a ser almacenado
- Ciclo de vida: después de la clasificación, el documento pasa por el ciclo de vida definido de todos los documentos. Pasa por la publicación, aprobación, encaminamiento, reenvío con correcciones y destrucción. Estando todos estos pasos cumplidos, es más fácil para el colaborador encontrar el archivo a través de un sistema de búsqueda.
Ventajas de la gestión documental
Mayor organización
Los documentos se organizan por categorías y resulta mucho más fácil encontrarlos. La falta de un sistema de gestión documental lleva a que se pierda mucho tiempo en la búsqueda de documentos, lo que rompe la productividad.
Optimización del espacio
Este método hace que no sea necesario tener armarios repletos de documentos, pues todo el archivo se convierte en formato electrónico. De este modo, el espacio de trabajo está más organizado y mucho más agradable y se reducen los riesgos de pérdidas de documentos por catástrofes naturales.
Mayor agilidad
Es más fácil una consulta simultánea y la presentación de documentos en una reunión, por ejemplo, cuando se digitalizan. Los métodos de búsqueda electrónica también son más fáciles cuando los archivos están en formato digital.
Más seguridad
La gestión documental es esencial para garantizar que los reglamentos están siendo cumplidos por la organización y éste es uno de los principales motivos por los que la gestión documental debe considerarse una prioridad para la empresa. Así, es posible garantizar la integridad de la información y su documentación.
Procesos estandarizados
Este tipo de soluciones permite que exista una estandarización en el acceso a la información, administrando derechos de acceso, cambios y envíos. Todos los empleados tienen acceso a los documentos que necesitan y desde cualquier lugar. La comunicación interna sale así facilitada, reduciendo el flujo de información impresa.
Simplificación del flujo de trabajo
El flujo de la creación de un documento para aprobación varía en cada empresa, pero es común que sea demasiado complicado en casi todas ellas. Una de las razones es la necesidad de obtener la aprobación de varias personas y si no existe una buena gestión documental ese proceso se vuelve muy lento y burocrático. Un modelo simple resuelve esta cuestión. En la gestión documental, la mayoría de los servicios se implementan con flujos de trabajo, lo que hace más fácil la agilidad en los procesos, distribuyendo el documento creado en el sistema a su responsable de poder archivar el archivo. Con esta simplificación de los procesos, el tiempo para realizar una tarea es reducido, aumentando la eficiencia de la empresa!
