Muitos gestores consideram que os softwares são mais rápidos do que as pessoas e que não erram. Esta é uma visão muito simplista da dicotomia máquinas vs pessoas e não tem em conta todas as valências da automatização dos processos para a produtividade. No artigo de hoje, vamos falar sobre a relação entre automatização e aumento da produtividade!
Redução do tempo na execução de tarefas
As tarefas realizadas manualmente consomem muito mais tempo do que aquelas que podem ser realizadas por softwares, sendo esta uma das principais vantagens da automatização dos processos para as empresas. Um sistema automatizado vai permitir que uma determinada tarefa seja programada uma única vez e a partir desse momento ela será repetida com exatidão e eficácia, consumindo menos tempo e eliminando a probabilidade de errar.
Informação integrada
Um sistema de gestão automatizado permite que toda a informação da empresa esteja concentrada num só local e isso faz com que o acesso aos dados seja mais fácil para todos os colaboradores. Esta rapidez no acesso à informação permite que se tomem decisões mais rápidas e conscientes, evitando atrasos na realização das tarefas. A informação integrada permite que se criem relatórios em tempo real, possibilitando a imediata deteção de eventuais problemas que comprometem o fluxo de trabalho.
Custos reduzidos
Quando os processos estão automatizados, os colaboradores tornam-se mais produtivos e isso é muito bom para as finanças da empresa. A automatização dos processos contribui para a diminuição de perdas e otimiza a produção. Um bom exemplo é o facto de os sistemas automatizados serem pensados para poupar energia quanto não estão a produzir.
Sistemas integrados
Os sistemas podem ser integrados através da automatização e tornam-se mais eficazes. Por exemplo, através de uma API é possível integrar o software de pagamentos com alguma aplicação de gestão financeira, sendo muito mais fácil analisar o estado da empresa.
Maior agilidade
A automatização dos processos cria um ambiente propício para a melhoria dos processos e para a introdução de melhorias. A empresa que tem os seus processos automatizados acaba por ter uma maior margem para inovar, uma vez que os colaboradores estão livres dos processos mais burocráticos e aborrecidos, podendo dedicar-se a outras tarefas.
Comunicação mais eficaz
É muito complexo uma pessoa conseguir organizar-se entre e-mails, notas e pequenos lembretes. Com um fluxo de trabalho automatizado, a comunicação na empresa torna-se mais simples, devido à existência de um painel de controlo no software. Se todos os colaboradores consultarem a mesma ferramenta, a comunicação entre departamentos torna-se mais fácil, visto que todos sabem o trabalho que os colegas estão a desenvolver.
