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Dicas de Gestão

6 Dicas para criar relatórios empresariais

Uma boa gestão exige informações precisas e atuais que possam servir de base para uma tomada de decisões eficiente. No dia-a-dia empresarial agitado não é aconselhável perder-se tempo a analisar dados de forma isolada. Um relatório é a consolidação da informação que passa a mensagem de forma direta sobre assuntos importantes para a empresa. No artigo de hoje, apresentamos 6 dicas para criar relatórios empresariais!

Seja objetivo

A informação no relatório deve ser objetiva e não deve haver rodeios. A linguagem utilizada deve ser simples e de fácil compreensão por todos aqueles a quem o relatório se destina. Se o seu relatório for muito longo, é aconselhável criar um índice que permita que o leitor encontre facilmente a informação de que precisa.

Tome notas todos os dias

Criar um relatório com qualidade exige um conhecimento profundo sobre o tema tratado. Por isso, é aconselhável andar sempre com um caderno de anotações, para que não perca nenhum detalhe discutido nas reuniões a respeito do projeto tratado no relatório.

Faça uma análise geral do tema tratado

A melhor forma de iniciar o relatório é fazer uma análise geral do assunto que vai ser tratado. Nesta parte, deve incluir análises do projeto sem grande detalhe, dando um vislumbre daquilo que vai ser tratado mais à frente. Deste modo, o leitor poderá decidir rapidamente se aquele relatório vai ser importante para a prossecução do seu trabalho.

Utilize informação visual

É muito mais fácil compreender a informação se esta for acompanhada de gráficos e de figuras que permitam compreender melhor o que se pretende transmitir. Um texto que apresente estatísticas, por exemplo, pode tornar-se aborrecido, pelo que é essencial criar gráficos que permitam uma leitura e uma compreensão mais rápidas.

Utilize informação atualizada

Os relatórios que têm informação com alguns dias de atraso vão provocar uma ação reativa e não proativa, o que pode ser um erro fatal no mundo empresarial atual. É fundamental que as empresas adotem soluções de monitorização do negócio como o Multipeers, que permitem analisar a cada momento o que está efetivamente a acontecer no negócio. A informação utilizada deve ser a mais atual possível, pois só assim se conseguirão tomar decisões benéficas para o futuro do negócio.

Utilize um sistema que integre as informações

Os softwares de monitorização do negócio em tempo real, como o Multipeers, interagem diretamente com todas as suas fontes de dados tais como bases de dados, web services, MDX, Microsoft Excel, Feeds RSS, conteúdos multimédia, e-mail, aplicações, entre outros. Pode ainda construir os seus próprios conetores usando a API fornecida, para que nenhuma informação da sua organização fique perdida. Assim, num só dashboard vai encontrar informação completa e atualizada sobre tudo o que se passa na empresa!

 

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O guia completo sobre KPI’s

Ter KPI’s definidos é essencial para o bom desempenho de uma empresa. Os KPI’s são os indicadores-chave de desempenho que nos indicam em que estado o negócio se encontra e quão longe (ou perto) estamos de cumprir os objetivos estabelecidos. Com base nos indicadores e no desempenho da empresa, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e mais informadas. As ferramentas BAM como o Multipeers permitem acompanhar os KPI’s de forma contínua e em tempo real. Analisar o desempenho de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos, aumentando efetivamente o grau de atingimento dos mesmos. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s. Neste artigo, falaremos sobre tudo o que precisa de saber sobre KPI’s!

Como definir KPI’s?

  • Seja específico: quanto mais específico um objetivo for, mais fácil será encontrar ações para os atingir num curto espaço de tempo. As metas de negócio devem ser simples, pois assim é muito mais fácil geri-las. Um exemplo desta meta é “atualizar o website trimestralmente”, o que é fácil de entender que significa atualizar o website em janeiro, abril, julho e outubro. Uma meta de negócio que diga “aumentar o número de propostas enviadas” é muito vaga e não nos dá qualquer pista sobre o que devemos fazer para atingi-la. Assim, é preferível utilizar uma meta que diga “obter 3 novos clientes por mês”. É uma meta muito mais simples e que nos indica o intervalo temporal.
  • Seja realista e objetivo: todos queremos ser os maiores empresários do Mundo, mas existem obstáculos que nos impendem disso e temos que ter essa consciência. Quando define metas de negócio demasiado altas, o risco de cair é muito maior. E como as metas são mais difíceis de atingir, sentir-se-á frustrado ao perceber que não consegue concretizá-las. Deve estabelecer objetivos realistas e que estejam adequados à realidade do seu negócio. Se não tem uma grande capacidade de investimento no momento, de nada lhe servirá definir como meta de negócio aumentar a equipa em 10 colaboradores.
  • Estabeleça prazos rígidos: quando não existe um prazo limite para o cumprimento de uma determinada tarefa ou de um objetivo, o mais provável é que este arraste no tempo e acabe por ficar esquecido. É essencial que defina uma data limite para conseguir atingir uma determinada meta de negócio, pois só assim conseguirá definir uma linha temporal e atribuir ações necessárias ao longo do tempo. O prazo estabelecido deve ser como o objetivo de negócio: específico e realista.
  • Faça uma revisão regular das metas de negócio: as metas de negócio devem ser revistas com regularidade e devem ser adaptadas conforme as mudanças que se forem verificando na empresa. As metas de negócio a longo prazo devem ser alvo de acompanhamento, para que possa verificar se todas as ações necessárias para o seu cumprimento estão a ser realizadas. As metas de negócio não são estáticas e não é obrigatório que se mantenham imutáveis. Sempre que for necessário, deve alterá-las e atualizá-las e em casos mais extremos, pode mesmo eliminá-las, se verificar que já não se adequam à forma de trabalhar da empresa. Uma meta que ontem era bastante importante, hoje pode ter perdido parte da sua importância. As empresas são organismos vivos e dinâmicos e como tal as mudanças devem ser acompanhadas em todas as áreas da empresa. Avalie pelo menos a cada três meses se os indicadores que tem “ativos” são os mais adequados tendo em conta o período que a empresa atravessa. Contudo, é preciso ter cuidado para não cometer o erro de alterar ou eliminar metas de negócio apenas porque está a ser difícil alcançá-las.

O que os KPI’s podem fazer por uma empresa?

  • Conhecimento claro sobre a estratégia empresarial: é fundamental que cada colaborador da empresa ou organização conheça os seus KPI’s e que estes sejam atualizados com alguma frequência. “Se não soubermos para onde vamos, qualquer caminho serve”: o mesmo se aplica nas empresas. Se não tivermos consciência dos resultados que devemos atingir com o nosso trabalho, poderemos fazer qualquer coisa, e isso possivelmente não estará em linha com os objetivos gerais da organização. Definir os indicadores de cada colaborador e fazer a ligação com o sistema de monitorização é essencial para que se obtenha uma visão global e integrada do estado da empresa e do desempenho de cada um.
  • Permitem avaliar a empresa de forma quantitativa: os KPI’s permitem que se obtenham resultados mensuráveis. E isso é muito importante numa empresa, pois os números não mentem! Não basta ter um conhecimento subjetivo sobre os resultados da empresa. É preciso que conhecer de forma objetiva os verdadeiros valores da organização. Através da análise dos KPI’s é possível redefinir estratégias e alterar o que não está a dar resultados positivos.
  • Aumentam a performance do departamento de vendas: quando são bem definidos e implementados, os KPI’s ajudam a impulsionar as vendas. Quando existem objetivos definidos e recompensas associadas à sua concretização, a tendência é que os colaboradores se esforcem mais ainda para atingir as metas estabelecidas. Cria-se assim uma concorrência saudável entre os diferentes vendedores e no final a empresa sai a ganhar com o aumento das vendas!
  • Tornam a tomada de decisão mais eficiente: os KPI’s fornecem muita informação sobre a empresa e nessa medida tornam a tomada de decisão mais eficiente e mais fácil. Os gestores queixam-se frequentemente da falta de informação sobre a empresa para poderem decidir de forma consciente e estes indicadores de desempenho ganham um papel de destaque no momento de tomar decisões sobre o futuro da empresa. Os gestores só conseguem tomar decisões assertivas e acertadas se tiverem um total conhecimento sobre a realidade empresarial. E nada melhor que KPI’s para fornecer todo esse conhecimento.
  • Melhoram o cumprimento dos objetivos: analisar o desempenho de uma empresa de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos. Um processo eficiente deve ser planeado e controlado. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s.

 

Dicas de Gestão

Como tomar as decisões certas na minha empresa?

A vida do gestor de uma empresa é cheia de desafios, imprevistos e responsabilidades. Erros não são bem aceitos e cada um deles gera consequências importantes para o funcionamento do negócio. O sucesso da empresa depende as inúmeras decisões que devem ser tomadas diariamente. Tomar decisões estratégicas assertivas hoje se transformou em um grande diferencial e aumenta a competitividade e as chances de sucesso. Não é mais aceitável contar apenas com o “feeling” do gestor. Mas diante de tantas dificuldades, como tomar decisões certas para a empresa? Certamente é com muito planejamento e com o uso de ferramentas que forneçam informações confiáveis para o negócio. Dessa forma você minimiza as chances de cometer erros. É preciso ter dados precisos e atualizados para fazer análises claras do cenário sociopolítico, das taxas de crescimento, da concorrência e de muitos outros itens que geram grandes impactos na decisão.

Identifique o problema

Um dos maiores erros dos gestores que ocasionam a tomada de decisões equivocadas é a falta de conhecimento e investigação da situação por completo. Sem esse cuidado, a decisão tomada pode não ser a mais adequada, gerando ainda mais problemas ou novos erros. É importante dedicar um pouco de tempo e esforço para entender qual é o ponto de inicio do problema e buscar alternativas que possam solucioná-lo. Muitas vezes a questão apresentada é apenas a consequência que outra situação que, se não for resolvida, continuará gerando prejuízos.

Tenha bons indicadores de desempenho

Os indicadores mostram o que está dando certo ou não na empresa. É imprescindível que você possa confiar nos números apresentados e que eles sejam atualizados. Também é importante escolher aqueles que são importantes para a sua empresa, já que existem muitos indicadores, mas nem todos demonstrarão dados relevantes para o seu negócio. Para conseguir que essas informações sejam eficientes, você deve contar com a ajuda da tecnologia e utilizar softwares de captação de dados que asseguram a agilidade e fidelidade das informações. Eles contam com recursos de business intelligence para “garimpar” as informações relevantes para a sua empresa e apresentá-las de maneira amigável, facilitando a sua interpretação.

Utilize um sistema de gestão empresarial

Com mais essa ajuda da tecnologia você simplifica o processo de registro e de organização de dados. O sistema ERP online reúne todas as informações registradas e permite que o gestor gere relatórios personalizados, em tempo real, além de projeções como fluxo de caixa. Com esses dados a análise dos cenários possíveis se torna muita mais fácil e isso ajuda na tomada de decisões. Ter dados precisos sem risco de falhas humanas permite uma visualização clara do que seu negócio precisa. Por exemplo, ao ter um software de controle de estoque você ganha tempo na gestão do seu estoque e precisão de informações.

Crie um planejamento eficiente

Para decisões mais complexas e, principalmente, de longo prazo, é preciso planejar com calma cada passo a ser dado, considerando todos os prós e contras de cada situação. Uma técnica bastante eficiente é a ferramenta 5W2H, um acrônimo de 7 perguntas, em inglês, que servem como base para desenvolver um bom planejamento estratégico.

  • What (o que será feito?)
  • Why (por que será feito?)
  • Where (onde será feito?)
  • When (quando?)
  • Who (por quem será feito?)
  • How (como será feito?)
  • How much (quanto vai custar?)

Conte com a sua equipe de trabalho

Para algumas decisões, principalmente aquelas que envolvem processos de trabalho e criatividade, é muito importante envolver a sua equipe de colaboradores. Faça uma reunião de brainstorming, e peça que seus funcionários pensem fora da caixa, encontrando soluções criativas e viáveis para os problemas encontrados.

Acompanhe os processos

Depois de ter tomado a decisão a ser tomada, e ter definido as ações que precisam ser feitas, é preciso continuar acompanhando os processos para ter certeza de que tudo está seguindo como deve ser. Para isso, os indicadores de desempenhos confiáveis continuam tendo grande importância para garantir que as análises sejam fiéis aos acontecimentos. Caso seja preciso indicar outra pessoa para ser o responsável pela condução do que foi planejado, assegure-se de que ela seja de confiança e, mesmo assim, esteja sempre inteirado sobre o que está acontecendo. Lembre-se de que você é o responsável pelas tomadas de decisões e será cobrado, mais cedo ou mais tarde, por elas. Com essas dicas certamente você conseguirá tomar decisões importantes para sua empresa de maneira mais rápida e objetiva, e terá a certeza de que a escolha será a melhor para os seus negócios.

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Dicas de Gestão

5 Dicas infalíveis para otimizar os processos da sua empresa

As organizações enfrentam todos os dias o desafio de produzirem mais e de gastarem menos. Nem sempre é fácil conseguir otimizar os processos de uma empresa, uma vez que estes ficam ultrapassados rapidamente, devido à grande dinâmica do mercado, cada vez mais acelerado. As tecnologias ficam obsoletas todos os dias, o que exige um acompanhamento constante dos processos, de modo a mantê-los em sintonia com o mercado. No artigo de hoje, deixamos-lhe 5 dicas infalíveis para otimizar os processos da sua empresa.

Análise profunda a todos os processos

Para que os processos de uma empresa sejam melhorados, é necessário que os analise de forma aprofundada. Só depois de conhecer o estado atual dos processos é que vai ser capaz de perceber quais as áreas que estão bem e quais aquelas que precisam de melhorias. Mesmo que exista documentação sobre os processos, é preciso investigar se as pessoas estão a cumprir todas as normas. O diagnóstico interno é uma etapa importantíssima para a otimização dos processos e esta etapa jamais deve ser subestimada.

Apresentação e implementação de propostas de melhoria

Após o diagnóstico interno estar concluído, chegou a hora de apresentar propostas de melhoria. Aqui é fundamental tornar os fluxos de trabalho mais ágeis, eliminar barreiras que dificultem a boa execução das tarefas, melhorar a comunicação interna e otimizar as tarefas para que os processos se centrem mais nos objetivos do negócio. Nesta fase, todos os colaboradores devem estar envolvidos e não se deve cair no erro de apenas envolver as lideranças.

Adotar as ferramentas adequadas

Nem todas as tecnologias servem para todas as empresas, pelo que é fundamental avaliar o estado do negócio e as características da empresa, de modo a escolher as ferramentas mais adequadas para o seu funcionamento. As empresas devem adotar ferramentas tecnológicas dinâmicas e personalizadas à sua realidade, para que possam agilizar a comunicação entre os diversos departamentos, facilitar a gestão da empresa, reduzir o retrabalho e diminuir as falhas humanas.

Monitorização do negócio

Analisar o negócio em tempo real é a tendência do futuro e cada vez mais empresas optam por utilizar ferramentas de monitorização do negócio como o Multipeers. Com recurso a esta ferramenta, é possível saber o que se passa na empresa em cada momento. Permite ainda a definição de alertas de negócio para que o utilizador seja alertado sempre que algo fuja ao previamente estabelecido.

Mantenha o espaço de trabalho organizado e arrumado

Estar rodeado de confusão vai influenciar o modo como encara o trabalho e a sua forma de trabalhar. Mantenha a sua secretária limpa e as gavetas arrumadas e vai perceber que consegue gerir melhor o seu tempo e as suas funções e aumentar a sua produtividade.

Definição de métricas de negócio

Gestão de TI: 4 indicadores imprescindíveis na sua empresa

Ter KPI’s definidos é essencial para o bom desempenho de uma empresa. Os KPI’s são os indicadores-chave de desempenho que nos indicam em que estado o negócio se encontra e quão longe (ou perto) estamos de cumprir os objetivos estabelecidos. Com base nos indicadores e no desempenho da empresa, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e mais informadas. A área de TI é uma das mais importantes em qualquer negócio, pois suporta toda a atividade da empresa. No artigo de hoje, abordamos 4 indicadores de TI imprescindíveis na sua empresa!

Desempenho das aplicações

Esta é uma das métricas de TI mais importantes, sendo para o efeito necessário fazer uso de ferramentas de monitorização constante que avaliam o desempenho das aplicações na ótica do utilizador final. Cada vez mais as empresas confiam a gestão dos seus ativos informáticos a empresas especializadas que garantem segurança, alto desempenho e disponibilidade permanente.

Tempo médio offline

Este KPI é usado para analisar o tempo médio que um dispositivo de TI ou infra-estrutura não esteve disponível É uma métrica conhecida por MDT (mean down time). Essa métrica indica-nos todo o tempo que o serviço não esteve disponível, seja por causa de problemas leves, avarias, entre outros. Este valor é obtido através da soma do tempo que o sistema não estava disponível para dividir pelo número de ocorrências nesse período.

Tempo médio de atendimento

Outra métrica muito importante é o tempo médio que os profissionais demoram a responder aos pedidos colocados no service desk. Quanto mais rápido for o atendimento e a resolução da situação, melhor será o desempenho de TI.

Índice de uptime

Esta é uma das métricas de TI mais importantes. Indica-nos o tempo em que as aplicações informáticas estiveram disponíveis para os utilizadores pelo que quanto maior for, melhor é o desempenho da estrutura de TI. É essencial que as infraestruturas tecnológicas da empresa estejam sempre disponíveis para que as taxas de produtividade se mantenham constantes.

 

As ferramentas BAM como o Multipeers permitem acompanhar os KPI’s de forma contínua e em tempo real. Analisar o desempenho de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos, aumentando efetivamente o grau de atingimento dos mesmos. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s.

Dicas de Gestão

Que dashboards não podem faltar na sua empresa?

Um dashboard é um painel de controlo que apresenta de forma visual as informações mais importantes sobre o negócio. No caso de utilizar uma ferramenta como o Multipeers, a informação é atualizada permanente e automaticamente, de modo a que tenha ao seu dispor as informações mais atuais sobre tudo aquilo que se passa na empresa. Ao utilizar um dashboard, consegue facilmente perceber se os seus objetivos de negócio estão a ser cumpridos. Relacionar os KPI’s com as atividades do dia-a-dia é essencial para que os objetivos individuais e globais sejam alcançados de forma mais simples. No artigo de hoje, deixamos-lhe 5 dashboards que não podem faltar na sua empresa!

Dashboard executivo

Um dashboard executivo agrupa informações imprescindíveis para a tomada de decisão. É um painel que usa recursos gráficos para simplificar a compreensão geral da informação. É um dashboard muito útil para analisar os KPI’s e todos os processos de uma empresa. Esta ferramenta executiva por norma baseia-se em metodologias de gestão, como o Balance Scorecard. O objetivo deste painel é dotar todos os executivos com o acesso a dados importantes para a avaliação correta de novas oportunidades e de pontos de melhoria.

Dashboard operacional

Este painel é utilizado pelas equipas de trabalho e foca-se nos processos que cada equipa necessita para desempenhar as suas funções. Os dados que constam deste painel visam identificar pontos críticos da operação, auxiliando a sua correção. Facilitam ainda a comunicação entre todos os membros de uma mesma equipa.

Dashboard analítico

Este painel oferece informações detalhadas e utiliza-se para definir tendências em relação aos objetivos corporativos. Este painel permite que seja possível perceber os resultados de ações internas, bem como reações do público externo relativamente a campanhas. Um bom exemplo deste tipo de dashboard é o Google Analytics.

Dashboard de gestão de projetos

Os dashboards de gestão de projetos permite acompanhar toda a gestão do projeto, desde atividades previstas, cronogramas, entre outros aspetos. É uma ferramenta muito importante porque diminui a probabilidade de errar e aumenta a eficácia da comunicação.

 

Os gestores nem sempre conseguem identificar desvios nas rotinas de trabalho em tempo útil, o que compromete a produtividade do negócio. Os dashboards juntam o histórico das operações da empresa e pode definir padrões para detetar desvios e anomalias em tempo real. Assim, o sistema é capaz de perceber que algo não está bem e de alertá-lo de imediato para que possa agir antes de se tornar um problema sério!

 

Dicas de Gestão

Como analisar os dados da sua empresa de maneira eficiente

Analisar os dados gerados diariamente pelas empresas é muito importante para conseguir acompanhar a evolução do negócio. Só com uma análise detalhada, cuidada e em tempo real é que as empresas conseguirão ter sucesso e serão capazes de acompanhar a concorrência. A informação gerada pelas empresas é cada vez maior, pelo que os gestores encontram algumas dificuldades na hora de analisar os dados, devido ao imenso volume de informação que têm ao seu dispor. No artigo de hoje, deixamos-lhe dicas importantes para analisar os dados da sua empresa de maneira eficiente!

Utilize os dados para traçar perfis dos clientes

É obrigatório conhecer o perfil do cliente, as suas necessidades, gostos e expetativas. Conseguimos traçar este perfil se estivermos atentos aos sinais que ele deixa nos diferentes canais de comunicação com a empresa. No mundo digital de hoje em dia, todos deixamos pistas e tudo o que o cliente faz na Internet pode ser informação relevante para a construção do seu perfil, para que a empresa consiga oferecer um serviço personalizado. O seu comportamento cria estatísticas, que por sua vez criam comportamentos de consumo. Através da análise de dados, podemos melhorar o nosso serviço para aquele cliente, aumentando a sua ligação com a marca.

Faça mudanças frequentes para simplificar processos

Um processo é algo que a empresa faz de forma contínua. Como é algo que é repetido no tempo, é essencial que se criem normas e rotinas para melhorar cada processo. Automatizar tudo o que for possível, eliminar o que é desnecessário e padronizar o que é repetitivo são algumas das formas possíveis para melhorar os processos nas empresas.

Leve a definição dos KPI’s muito a sério

As empresas produzem milhares de dados num curto espaço de tempo e torna-se impossível analisar todos os indicadores disponíveis. Os KPI’s – indicadores-chave de desempenho – são os indicadores de sucesso do negócio e são aqueles indicadores que nos demonstram se a empresa está a ir pelo caminho certo. É essencial que os gestores definam os indicadores mais relevantes de modo a saber sempre se os resultados esperados estão a ser atingidos. Sendo humanamente impossível avaliar todos os indicadores, é fundamental que o gestor se foque naqueles que nos mostram exatamente qual é o estado do negócio.

Crie relatórios de fácil leitura

A análise de dados deve ser feita de forma constante, para que as decisões sejam tomadas com base em informação atual. Muitas empresas fazem relatórios semanais e quando encontram a informação esta já tem alguns dias. O ideal é criar relatórios curtos e relevantes e de fácil leitura. O Multipeers permite que crie relatórios simples, em que todos os utilizadores percebem a informação e os outputs da análise. Esta alteração vai impactar positivamente nas ações de marketing, que serão muito mais controladas e efetivas.

Analisar os dados é fundamental para conseguir dar resposta aos constantes desafios do mundo empresarial tão competitivo de hoje em dia. Já não basta analisar os eventos depois destes terem acontecido: é imprescindível estar sempre a par do que se passa a cada momento. Os sistemas de monitorização de negócio como o Multipeers são ferramentas essenciais no mundo dos negócios de hoje em dia, pois permitem-nos analisar ao segundo aquilo que se está a passar na empresa, permitindo agir de imediato sem que existam consequências graves.

Dicas de Gestão

Conheça os principais aspetos do Lean IT

A indústria do software está em constante evolução. Sendo um mercado muito competitivo, é essencial que as soluções disponibilizadas pelas empresas resolvam problemas rapidamente e sejam flexíveis. É fundamental que esta área inove e crie uma nova cultura de desenvolvimento de software. O Lean IT adapta os conceitos originais da filosofia Lean e do sitema da Toyota para área das tecnologias de informação. O objetivo é que estas formas de trabalhar se adaptem ao negócio de modo a criar valor para os clientes, alterando a forma como as empresas trabalham e melhorando a sua cultura empresarial. No artigo de hoje, abordaremos os principais aspetos do Lean IT.

Origem do termo

Lean IT é uma extensão do Lean industrial, que teve as suas origens em 1950 na fábrica da Toyota. Nesta altura, o Mundo atravessava uma crise económica e era essencial reduzir custos e otimizar os níveis de desempenho. Através do método Lean, as empresas minimizam o desperdício e produzem com alta qualidade, o que aumenta o valor para o cliente e torna os processos mais eficientes. Este método de trabalho utiliza processos de otimização como o Just in time e a melhoria contínua.

Processos mais eficientes

Lidar com ambientes de tecnologias de informação significa ter que atualizá-los de forma constante, para antecipar e evitar problemas e instabilidades e promover a melhoria contínua (segundo metodologia Kaizen). Gerir um ambiente de TI é um processo complexo e este metodolodia pretende criar sistemas mais funcionais, que saibam integrar todos os processos, tornando-os cada vez mais seguros e confiáveis.

Padronização dos processos

Esta é uma das principais características deste método. A padronização é a forma mais fácil e segura de executar uma tarefa sem falhas. O Lean IT sugere os seguintes processos para agilizar as tarefas: checklist de aplicações de padrões 5S, instruções claras sobre operacionalidade, definição de parâmetros de processos, padrão de parâmetros de setup e padrão de escalonamento de problemas.

Produção mais rápida

Um dos grandes focos desta metodologia é o aumento da velocidade dos processos, o que por sua vez aumenta a produtividade e o lucro. Processos bem delineados e sem falhas, tornam a empresa mais produtiva e isso vai fazer com que os resultados financeiros sejam mais elevados.

Maior envolvimento

A metodologia Lean IT envolve toda a organização no processo produtivo, não se aplicando apenas a um setor da empresa, mas sim a todas as hierarquias. Este método envolve todos os colaboradores para que no final o sucesso seja atingido de forma mais fácil.

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As principais vantagens da gestão documental para as empresas

Gestão documental: conheça as principais vantagens para as empresas

A gestão documental é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. Hoje em dia, existem cada vez mais dados nas empresas, o que dificulta o acesso rápido à informação, potencia a perda de documentos e complica a tomada de decisões. A implementação de um sistema de gestão documental permite que as empresas consigam gerir a sua informação não estruturada. Neste artigo vamos abordar as principais vantagens da gestão documental para as empresas!

Desmaterialização

Um sistema de gestão documental permite que os documentos em papel sejam digitalizados, dando origem a documentos eletrónicos que são classificados e ficam disponíveis segundo determinados critérios. Desta forma, será muito mais fácil consultar faturas e contratos, por exemplo.

Controlo dos fluxos de informação

Com um sistema de gestão documental torna-se mais fácil garantir a segurança da informação pois existe conhecimento sobre o local onde esta se encontra. Com estes sistemas, também se consegue definir processos e garantir que estes são cumpridos a partir do momento em que um novo documento chega à organização até ao seu tratamento e catalogação.

Redução de custos e aumento da produtividade

Esta é a vantagem que mais agrada aos gestores. Como existe maior rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos, os colaboradores ficam livres para desempenhar outras tarefas que tragam produtividade à empresa. A redução de custos é uma consequência deste aumento de produtividade. Outro fator que contribui para a poupança é a menor necessidade de espaço de armazenamento, o que constitui uma despesa pesada na maior parte das empresas.

Pesquisa facilitada

Os sistemas de gestão documentam fornecem um motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou características, localizando de imediato o mesmo, em qualquer momento e em qualquer lugar. Os documentos podem ainda ser conectados a sistemas de monitorização do negócio como o Multipeers, tornando-se fontes de dados importantes para a tomada de decisões.

Redução do número de documentos

A utilização de software especializado em automação de processos é essencial para as organizações e permite que se reduza o número de documentos. As vantagens são imensas, começando pela facilidade em encontrar a informação até à diminuição (ou até mesmo eliminação) do uso de papel nas empresas.

Menor risco de perda de informação

Os documentos em papel são mais difíceis de catalogar e mais suscetíveis de se perderem. Com o grande volume de informação que chega às empresas diariamente, torna-se humanamente impossível gerir todos os dados disponíveis. Com o uso de um sistema de gestão documental é mais fácil guardar a informação e garantir que nenhum dado importante se perde.

A situação económica atual faz com que as empresas tenham como objetivos principais aumentar a produtividade e reduzir custos. A tecnologia, quando bem utilizada, é um importante aliado da gestão de empresas e contribui em grande escala para melhores níveis de rendimento.

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Conheça a importância da comunicação interna para o cumprimento dos objetivos

A comunicação interna é composta pelas interações, trocas de informação e relacionamentos dentro de uma empresa. A comunicação interna é muitas vezes desvalorizada pois os gestores nem sempre têm a consciência de que os colaboradores de uma empresa são o primeiro público de uma organização e que devem estar informados sobre o estado atual dos negócios para que possam agir de modo a cumprir os objetivos necessários. No artigo de hoje vamos falar da importância da comunicação interna para o cumprimento dos objetivos!

Eliminado as barreiras semânticas

Numa empresa quase todos falamos o mesmo idioma, mas nem sempre compreendemos a linguagem utilizada. Uma organização é composta por pessoas de diferentes formações e se usarmos uma linguagem muito técnica corremos o risco de não conseguir passar a mensagem pretendida. A comunicação interna ajuda a que exista esta consciência e a que as mensagens sejam sempre passadas numa linguagem simples e objetiva. Só assim é que os colaboradores vão compreender em que estado a empresa se encontra e o que terão que fazer para a ajudar a cumprir os objetivos.

Aumento da competitividade das equipas

A competitividade na dose certa é bastante positiva para aumentar a entrega dos colaboradores no desempenho das suas funções. Conhecer os objetivos de todos e da empresa de modo global permite que os colaboradores fiquem estimulados para conseguirem atingir os seus objetivos.

Melhor ambiente de trabalho

A comunicação interna transforma o clima organizacional, aperfeiçoando as relações interpessoais e impactando de modo muito positivo na produtividade da empresa, tornando todo o negócio mais rentável. Quando existe uma boa comunicação, as pessoas comunicam mais facilmente umas com as outras, trocando ideias e encontrando soluções mais rapidamente.

Troca de conhecimento

Quando existe uma política de comunicação interna eficaz é mais fácil formar colaboradores, pois trocam informações entre eles e partilham conhecimento. Numa empresa em que estimule a boa comunicação, os colaboradores não vão ter receio de dizer “não sei” e vão conseguir aprender com profissionais mais experientes.

Melhores resultados financeiros

Além de todas as vantagens que uma comunicação interna eficaz traz para a empresa, os resultados financeiros da organização também sofrem mudanças muito positivas. Um estudo levado a cabo pela Tower Watson revelou que as empresas que têm uma comunicação eficaz tiveram uma valorização de 47% na bolsa de valores, num período de 5 anos, sendo este resultado muito mais positivo do que nas empresas que não investem em comunicação interna.