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Dicas de Gestão

5 Motivos para não gerir os seus dados no Excel

Muitas empresas usam ainda o Excel para fazer a gestão dos seus dados de vendas, marketing, entre outras áreas. Contudo, apesar de ser bastante fácil trabalhar com o Microsoft Excel, este programa tem demasiadas limitações e acaba por ser insuficiente para gerir toda a informação de uma empresa. À medida que as empresas vão crescendo, os gestores sentem a necessidade de utilizar ferramentas mais sofisticadas para gerir a informação empresarial. Mas, apesar dessa necessidade crescente, muitos gestores insistem em utilizar o Excel como ferramenta principal de trabalho e isso acontece devido à facilidade de uso e à resistência à mudança. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 5 motivos para não gerir os seus dados no Excel!

O Excel não é seguro

O Excel é um programa gerido de forma manual, que funciona baseado em fórmulas que nem todos os colaboradores de uma empresa compreendem. Assim, gerir os dados de uma organização através do Excel pode ser bastante confuso, pois basta um colaborador alterar uma fórmula para que todos os dados fiquem adulterados. Além disso, o Excel tem uma grande lacuna a nível de segurança pois não permite criar hierarquias a nível da edição do documento, o que compromete em grande medida a segurança dos dados.

Grande consumo de tempo

Inserir os dados no Excel consome muito tempo e ocupa um recurso humano que poderia estar a dedicar-se a outra tarefa. Existem estudos que revelam que os gestores gastam cerca de 50% a 80% do seu tempo de trabalho a recolher dados e a inseri-los em programas como o Excel. O ideal é utilizar uma ferramenta como o Multipeers que junta numa só plataforma todas as informações oriundas das mais diversas fontes de dados da empresa. E tudo em tempo real e de forma automática.

Grande probabilidade de erro

Os ficheiros de Excel são tratados manualmente e por isso existe uma grande probabilidade de erro humano. No mundo empresarial, é preciso haver uma grande confiança nos dados, pois só assim se conseguem tomar as decisões certas para o negócio. Um dado inserido de forma errada no Excel pode afetar todas as informações inseridas e pode desencadear uma decisão mal tomada que prejudica seriamente a empresa.

Perigo de perda dos dados

Felizmente, já existe a opção de utilizarmos o Excel de modo online através do Office 365. No entanto, a maior parte das pessoas continua a trabalhar em ficheiros guardados no seu computador e isso compromete a segurança dos dados. Em caso de desastre informático ou ataque por parte de hackers, existe uma grande probabilidade do ficheiro se perder para sempre. Caso utilize o Excel, a melhor decisão a tomar é utilizá-lo no Office 365, para que possa gravar as alterações de modo automático e para que o ficheiro fique guardado na Web.

Falta de integração

Para gerir bem uma empresa, é necessário trabalhar com diversos ficheiros de Excel, mas é bastante complexo conseguir que eles “conversem” entre si. Existem fórmulas que permitem que um dado alterado num ficheiro tenha impacto noutros ficheiros, mas isso torna os documentos muito pesados e por vezes não funciona corretamente.

Dicas de Gestão

Como monitorizar os processos de negócio com ferramentas BAM

Ferramentas BAM como o Multipeers são cada vez mais necessárias nas empresas em todo o Mundo. O Business Activity Monitoring permite que as empresas acompanhem de forma objetiva e permanente todos os processos de negócio que estão a acontecer na empresa. Esta ferramenta permite monitorizar os processos de negócio face aos indicadores de gestão por ela gerados. Através de um dashboard, os gestores conseguem ter uma visão completa e em tempo real de toda a informação relevante para a operação da empresa, identificando facilmente falhas de produção, desvios face às metas estabelecidas e oportunidades de negócio. A informação é apresentada de uma forma graficamente limpa e interativa, tornando a leitura e a assimilação da informação extremamente simples. Neste artigo, vamos falar sobre como pode monitorizar os processos de negócio com ferramentas BAM!

A informação é fornecida em tempo real

A vida da sua empresa está a acontecer agora. É fundamental que tenha visibilidade direta sobre o que está a acontecer em cada momento, em cada área da organização. As ferramentas BAM captam dados em tempo real das diferentes fontes de informação e apresenta-os instantaneamente no formato que escolher.

Dashboards interativos para um melhor entendimento da informação

A informação disponibilizada pelas ferramentas BAM surge de modo consolidado para que a sua consulta seja mais fácil e rápida. Pode optar por obter a informação através de gráficos de barras, gráficos multi-série, medidores, entre muitas outras opções. A informação pode ser exibida usando a apresentação mais adequada, melhorando a análise que o utilizador pode fazer de cada indicador. Além disso, cada indicador é totalmente personalizável de acordo com necessidades do negócio. Ao utilizar o desktop, no caso do Multipeers, pode ainda usar a ferramenta ticker, que lhe permite que divulgue notícias externas ou internas, mensagens e alertas, permitindo assim que todos os colaboradores estejam sempre a par do que de importante se passa na organização.

Gestão centralizada para uma maior eficácia

As ferramentas BAM permitem-lhe obter uma plataforma sólida de administração que recolhe dados das mais diversas fontes. O Multipeers é altamente personalizável e permite a distribuição de informação processada das mais variadas formas, tais como gráficos interativos, widgets, medidores, tickers de RSS entre muitas outras.

Informação oriunda de múltiplas fontes de dados

As ferramentas BAM interagem diretamente com todas as suas fontes de dados tais como bases de dados, web services, MDX, Microsoft Excel, Feeds RSS, conteúdos multimédia, e-mail, aplicações, entre outros. Pode ainda construir os seus próprios conetores usando a API fornecida, para que nenhuma informação da sua organização fique perdida.

Sem necessidade de cliques

As ferramentas BAM atualizam de forma permanente e automática, pelo que não há necessidade de qualquer intervenção por parte do utilizador. Em vez de ser o utilizador a ir de encontro da informação, é a informação que encontra o utilizador autonomamente.

Definição de métricas de negócio

Os maiores erros na definição de indicadores de negócio

Evite os maiores erros na definição de indicadores de negócio

Definir indicadores de negócio de modo consciente é fundamental para se conseguir analisar o negócio objetivamente. É essencial que os indicadores analisados mostrem aos gestores o caminho a seguir, de modo a corrigirem-se erros e aplicarem-se novas estratégias. Existe ainda muita dificuldade em definir indicadores de negócio e neste artigo apresentamos os maiores erros que acontecem quando chega a hora de decidir que indicadores vamos analisar.

Soluções de monitorização erradas

A equipa que tem a responsabilidade de escolher os softwares de gestão muitas vezes não tem conhecimentos sobre as verdadeiras necessidades dos utilizadores destas ferramentas. Assim sendo, quem deve optar por escolher o software mais apropriado são os próprios gestores pois são eles que conhecem com pormenor os problemas que enfrentam diariamente. Cada vez mais os softwares de monitorização são simples e intuitivos, permitindo que qualquer pessoa, mesmo sem conhecimentos técnicos, entenda o seu modo de funcionamento.

Utilizar o Excel como plataforma de gestão de indicadores

O Excel é provavelmente a ferramenta mais utilizada em todo o Mundo nas empresas e é apreciado por apresentar uma interface simples de executar algumas funções muito usadas, como cálculos e planilhas. Contudo, o Excel apresenta pontos fracos que residem na qualidade e coerência da informação gerada. Os processos manuais do Excel são muito passíveis de falhas. Assim, é necessário reduzir o trabalho manual realizado no Excel. O Excel deve ser encarado como um visualizador de dados e não como um gerador de informação.

Olhar para o banco de dados como a solução para todos os problemas

Os bancos de dados são uma peça-chave de muitos sistemas analíticos, mas não deve ser encarado como a solução para todos os problemas de informação. Os bancos de dados não devem ser implantados antes de se analisar com pormenor as reais necessidades da organização. Para evitar este erro é preciso identificar o melhor método de integração e conhecer bem o acesso às informações.

Adquirir produtos de gestão para análises gerais

Quando o negócio não tem objetivos específicos bem definidos qualquer ferramenta serve pois só se consegue analisar o negócio de um modo muito superficial. Os softwares de monitorização do negócio devem ser aplicados quando a organização tem consciência das suas reais necessidades e quando sabe quais os indicadores que devem ser analisados para melhorar o seu desempenho.