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Dicas de Gestão

Como a integração dos processos aumenta a produtividade

A integração dos departamentos de uma empresa é fundamental para que exista um ambiente profissional equilibrado e com níveis máximos de produtividade. A boa comunicação interna ajuda a melhorar o desempenho das equipas, mas sozinha não consegue extrair o melhor de cada setor. Assim, para garantir níveis máximos de resultados, a integração dos processos é uma estratégia imprescindível. No artigo de hoje, vamos responder à questão: como a integração de processos aumenta a produtividade?

Agilização de processos

A aproximação dos funcionários reduz as burocracias e melhora a agilização dos processos. É importante que existam reuniões frequentes para se saber o que cada equipa está a fazer e também para que os planos para o futuro sejam definidos. É essencial que a informação entre departamentos flua rapidamente, para que cada departamento não tenha que esperar pelos outros para saber o que se passa.

Maior produtividade

Este é o maior benefício da integração dos processos e é o grande objetivo de todas as empresas. Quando os colaboradores trabalham em sintonia, é mais fácil responder às necessidades produtivas e a comunicação interna e externa sai beneficiada. A boa comunicação entre os departamentos e a boa interligação dos processos evita problemas de entendimento e no final a empresa é quem mais ganha.

Redução no tempo da execução das tarefas

As tarefas realizadas manualmente consomem muito mais tempo do que aquelas que podem ser realizadas por softwares, sendo esta uma das principais vantagens da automatização dos processos para as empresas. Um sistema automatizado e interligado vai permitir que uma determinada tarefa seja programada uma única vez e a partir desse momento ela será repetida com exatidão e eficácia, consumindo menos tempo e eliminando a probabilidade de errar.

Redução de custos

Quando os processos estão automatizados, os colaboradores tornam-se mais produtivos e isso é muito bom para as finanças da empresa. A automatização dos processos contribui para a diminuição de perdas e otimiza a produção. Um bom exemplo é o facto de os sistemas automatizados serem pensados para poupar energia quanto não estão a produzir.

 

Dica:

Analisar o negócio em tempo real é a tendência do futuro e cada vez mais empresas optam por utilizar ferramentas de monitorização do negócio como o Multipeers. Com recurso a esta ferramenta, é possível saber o que se passa na empresa em cada momento. Permite ainda a definição de alertas de negócio para que o utilizador seja alertado sempre que algo fuja ao previamente estabelecido.

Dicas de Gestão

5 ferramentas para otimizar reuniões de trabalho

As reuniões são muito importantes para a partilha de ideias, troca de opiniões e definição de estratégias empresariais. Contudo, muitas vezes as reuniões prolongam-se demasiado, o que faz com que os colaboradores percam muito tempo que lhes faz falta para realizarem outras tarefas. Otimizar as reuniões de trabalho é o objetivo de muitas empresas e no artigo de hoje apresentamos 5 ferramentas imperdíveis para tirar o máximo partido das suas reuniões!

Cloud

As reuniões muitas vezes têm como objetivo tomar decisões com base em informações compartilhadas entre diversos departamentos. É essencial que os documentos sejam disponibilizados de modo a que todos os envolvidos tenham acesso a eles e possam alterar o seu conteúdo. Utilizar a Cloud para partilhar documentos é muito importante para que numa reunião todos possam dar o contributo para a melhoria da informação.

Mindmeister

Um mapa mental permite ter uma visão genérica e organizada sobre o assunto que está a ser tratado na reunião. O Mindmeister é uma ferramenta que permite montar mapas mentais na web e é gratuito até três mapas em simultâneo. Esta ferramenta é muito útil para a criação de referências para desenvolvimento de novas estratégias empresariais e até mesmo para a criação de novos produtos.

Agenda compartilhada

Para que uma reunião seja proveitosa, é necessário que todos os envolvidos no tema da reunião estejam presentes. Contudo, nem sempre é fácil conseguir a disponibilidade de todos na mesma altura, o que pode levar a constantes remarcações e perdas de tempo. Utilizar uma agenda compartilhada é uma solução simples e eficaz, na medida em que é possível integrar as agendas de todos os envolvidos na reunião. Assim, é mais fácil perceber quando é que todas as pessoas têm um tempo livre para a reunião, evitando sucessivas remarcações que levam a perdas de tempo significativas.

Skype

O Skype é uma ferramenta gratuita que permite que mesmo as pessoas que estão longe participem na reunião. A distância já não é um entrave para que as pessoas não possam estar presentes nas decisões da empresa e, sendo uma reunião virtual, existe menos tendência para se perder tempo com questões irrelevantes para o tema da reunião.

Team Meeting Checklist

Esta é uma ferramenta muito interessante pois estabelece as 25 condições fundamentais para reuniões de trabalho de sucesso. Foca-se em detalhes que vão desde a preparação dos dados, o local da reunião e os objetivos a serem alcançados. É possível partilhar todas as informações da reunião e disponibilizar a todos os seus intervenientes, para que todos saibam os tópicos que vão ser abordados e a sua ordem de abordagem.

Dicas de Gestão

5 Dicas essenciais para tornar a sua empresa mais produtiva

Ano novo, vida nova! Se em 2018 tem como objetivo tornar a sua empresa mais produtiva, deve continuar a ler este artigo.

Ao longo dos anos, a forma como trabalhamos mudou muito, sobretudo devido à tecnologia. Contudo, cada vez mais somos “bombardeados” com pedidos constantes, que interrompem continuamente o nosso ritmo de trabalho e diminuem a nossa produtividade. No artigo de hoje, deixamos-lhe 5 dicas essenciais para tornar a sua empresa mais produtiva no novo ano!

Centrar a informação

Um dos principais problemas das empresas e sobretudo dos decisores é ter a informação espalhada por diversos softwares. Isto faz com que se consuma muito tempo a encontrar os dados necessários, o que atrasa as decisões operacionais e prejudica o bom funcionamento das empresas e torna a sua atividade menos produtiva. Softwares como o Multipeers permitem centralizar numa só plataforma toda a informação oriunda dos diversos sistemas da empresa, mostrando-a de uma forma graficamente limpa e interativa, que contribui para decisões mais acertas, pois toda a informação pode ser consultada em tempo real.

Delegar tarefas

Nem sempre é fácil os gestores conseguirem delegar tarefas importantes à sua equipa, mas sem darem conta este é dos principais problemas de produtividade. Ninguém é um super herói para conseguir carregar a empresa às costas, pelo que saber confiar na equipa é fundamental para se poder dedicar a tarefas que realmente não podem ser feitas por mais ninguém. Rodear-se de profissionais qualificados e responsáveis vai ajudá-lo a saber delegar algumas tarefas.

Definição de metas diárias

Todos temos objetivos mensais e anuais a cumprir, mas se pensarmos de forma muito genérica não vamos ser capazes de realizar diariamente as tarefas que contribuirão para esse cumprimento de objetivos. É essencial estabelecer metas diárias para que a sua empresa seja mais produtiva. Deve ser realista nos objetivos que define para o seu dia, pois caso contrário não será capaz de cumprir todas as tarefas e isso levá-lo-á a um sentimento de frustração.

Estabeleça horários para consultar o e-mail

A constante chegada de e-mails desvia-nos da tarefa que estamos a realizar no momento e torna a nossa performance menos produtiva. Deve desligar as notificações de chegada de e-mail no seu Desktop e estabelecer (e cumprir) horários de consulta e resposta a e-mails. Desta forma, o seu dia-a-dia será muito mais organizado e conseguirá maiores níveis de produtividade.

Reúna apenas se for imprescindível

A maior parte das empresas vive numa cultura de reuniões. Todo e qualquer assunto é discutido em torno de uma mesa de reuniões e dificilmente o horário e plano estabelecido são realmente cumpridos. Está provado que a maior parte dos assuntos discutidos nas reuniões empresariais poderiam ser facilmente solucionados através do envio de e-mail ou de uma chamada telefónica. Deste modo, deve reunir apenas se o assunto for delicado e exigir a contribuição de diversos elementos da sua equipa. Caso contrário, pode optar por conversas rápidas e em pé, de modo a que os colaboradores percebam que será uma “reunião” rápida e se foquem realmente no assunto a resolver.

Dicas de Gestão

7 dicas para aumentar a sua produtividade

As melhores dicas para aumentar a sua produtividade

Um dos objetivos de todos os gestores é conseguirem ser mais produtivos. Contudo, no dia-a-dia empresarial agitado, nem sempre é fácil terminar o dia com a sensação plena de dever cumprido. As tarefas multiplicam-se e o tempo não estica, pelo que é fundamental adotar as melhores estratégias para aumentar a produtividade. Neste artigo, apresentamos-lhe 7 dicas infalíveis para aumentar a sua produtividade diária!

Definir um horário para consultar o e-mail

Ter notificações para ser avisado sempre que recebe um e-mail é um dos principais erros que todos cometemos. Olhar constantemente para a caixa de e-mail rouba-nos muito tempo, tira-nos a concentração e não permite que nos foquemos no que realmente importa. Deve definir um horário, duas vezes por dia, para consultar o seu e-mail. Assim manter-se-á concentrado na hora de ler as suas novas mensagens e mantém o seu foco durante o dia de trabalho.

Definir prioridades

É certo que todos os dias tem muitas coisas para fazer, mas tem que ser realista: não é uma máquina e só conseguirá cumprir o humanamente possível. Assim sendo, defina uma lista de prioridades para o seu dia e comece pelas tarefas mais urgentes. Vá fazendo vistos ao longo do dia para sentir que está a cumprir com os seus objetivos e para manter-se motivado. Assim vai ser mais fácil priorizar as suas tarefas e cumpri-las em tempo útil.

Não deixe para amanhã o que pode fazer hoje

Apesar de termos sempre muito que fazer, há aqueles dias em que preferimos deixar para amanhã algumas tarefas que podiam ficar prontas hoje. Este é um erro muito comum e deve ser evitado ao máximo pois nunca sabemos as tarefas urgentes que podem surgir no dia seguinte. Não procrastine e se tiver tempo extra ao final do dia vá adiantando as tarefas do dia seguinte.

Mantenha o seu espaço de trabalho organizado

Estar rodeado de confusão vai influenciar o modo como encara o trabalho e a sua forma de trabalhar. Mantenha a sua secretária limpa e as gavetas arrumadas e vai perceber que consegue gerir melhor o seu tempo e as suas funções e aumentar a sua produtividade.

Diga “não” ao multitasking

As pessoas mais produtivas sabem que fazer várias coisas ao mesmo tempo diminui a eficácia na hora de realizar cada tarefa. Para ser mais produtivo deve manter o seu foco e toda a sua concentração numa tarefa de cada vez.

Faça pausas

Mesmo que tenha muitas coisas para fazer, não deve passar o dia inteiro em frente ao computador. Isso vai fazer com que fique cansado e acabará por se desconcentrar. As pausas durante o dia são muito benéficas pois descansa a cabeça durante uns minutos e convive com os seus colegas.

Não seja demasiado perfecionista

O ser humano acredita que pode sempre fazer mais e melhor e se aplicar isso no seu dia-a-dia perceberá que não conseguirá dar nenhuma tarefa por concluída. Deve dar o seu melhor em todas as suas tarefas, mas deve ter a consciência de que a perfeição é difícil de atingir pelo que não deve ficar demasiado tempo na mesma tarefa pois tem prazos para cumprir!

Dicas de Gestão

5 razões que lhe mostram que deve fazer um backup de dados

Saiba por que um backup de dados é essencial na sua empresa

Vivemos num mundo cada vez mais conectado e com cada vez mais ameaças virtuais. Assim sendo, é essencial que esteja preparado para qualquer situação que possa colocar a segurança da sua informação em risco. Nos dias que correm, colocar uma senha de segurança nos seus arquivos mais importantes já não é suficiente. Fazer um backup de dados frequentemente é um passo fundamental para garantir que não vai perder dados sigilosos e de máxima importância. Neste artigo, apresentamos-lhe 5 razões que lhe mostram que deve fazer um backup de dados!

Garante a produtividade em casos de desastre

Se houver um problema informático e se perderem ficheiros importantes, a única alternativa é refazer o trabalho que já tinha sido feito anteriormente. Isto leva a uma quebra grande de produtividade. Ter um backup atualizado dos dados vai permitir que o rendimento da empresa não será afetado pois mesmo em caso de desastre informático os colaboradores terão acesso aos documentos de que precisam para trabalhar.

Elimina as falhas humanas

Os processos de backup nas empresas são, na maior parte dos casos, automatizados. Isso elimina, ou pelo menos reduz substancialmente, as falhas humanas. Se tiver backups agendados de forma automática, não precisa de se preocupar com essa tarefa nem com possíveis erros durante a sua execução. Desta forma, garante a integridade das informações da sua empresa.

Reúne a informação num só lugar

Ter toda a informação da empresa num só local ajuda na organização dos dados empresariais. Ter os arquivos espalhados por diversos computadores e discos externos causa confusão e demora na altura de consultar algum ficheiro. Centralizar tudo é uma forma mais ágil de lidar com a informação e de responder mais rapidamente às necessidades de quem precisa de consultar os dados.

Previne problemas em caso de desastres naturais

As empresas que não têm um plano de backup podem encontrar uma grande dificuldade para retomar a atividade após uma tragédia natural. Estima-se que 80% das organizações que passam por uma paragem superior a cinco dias, sem ter um plano de backup, acaba por encerrar a atividade em pouco tempo.

A nuvem facilita os backups

Fazer um backup na Cloud é uma das melhores opções para as empresas. Apesar de ainda existir algum receio quanto a esta nova tecnologia, guardar ficheiros na Cloud é extremamente seguro. Esta forma de fazer backups apresenta imensos benefícios face a formas mais tradicionais: maior portabilidade, menor custo de instalação e manutenção e um maior nível de segurança.

A quantidade de informação que existe nas empresas atualmente é enorme, pelo que é necessário encontrar formas cada vez mais sofisticadas de lidar com ela. Só com um bom plano de backup de dados é que as empresas garantem que não perdem informações valiosas que comprometem o seu bom funcionamento.

Dicas de Gestão

5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho

Torne as suas reuniões de trabalho mais produtivas

Uma reunião de trabalho deve ser o mais objetiva possível, tendo sempre como foco a resolução da situação que a originou. Muitas vezes, os gestores prolongam demasiado a reunião, acabando por dispersar e por perder o foco do tema que juntou a equipa de trabalho. Neste artigo, apresentamos-lhe 5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho.

Google Drive

Esta ferramenta permite partilhar documentos por diversos utilizadores. É uma ferramenta gratuita que pode ser utilizada por qualquer pessoa que tenha uma conta de e-mail no Google. Qualquer pessoa pode consultar e editar documentos sem ter que guardar o ficheiro no computador e ter que enviar posteriormente para toda a equipa. Numa reunião de trabalho esta ferramenta revela-se muito útil pois todos os intervenientes podem consultar o mesmo ficheiro em simultâneo, sendo mais fácil a troca de opiniões.

Less Meeting

Esta ferramenta incentiva as equipas a terem reuniões mais produtivas pois permite que se verifique o seu horário e o tempo de discussão de cada tópico. Antes da reunião começar, define-se o tempo de discussão de cada tópico da agenda e a ferramenta monitoriza o tempo que já se gastou, mostrando sempre ao utilizador se a reunião está a cumprir os seus objetivos previamente estabelecidos.

Team Meeting Checklist

Esta é uma ferramenta muito interessante pois estabelece as 25 condições fundamentais para reuniões de trabalho de sucesso. Foca-se em detalhes que vão desde a preparação dos dados, o local da reunião e os objetivos a serem alcançados. É possível partilhar todas as informações da reunião e disponibilizar a todos os seus intervenientes, para que todos saibam os tópicos que vão ser abordados e a sua ordem de abordagem.

Free Screen Sharing

É uma ferramenta muito útil para reuniões online. Permite participar em reuniões de trabalho em que os computadores de uma ou várias pessoas estão completamente compartilhados. Apenas os itens selecionados serão partilhados, pelo que o poder fica sempre do lado da pessoa que partilha o computador. Esta ferramenta permite ainda ter um chat durante o período da reunião e enviar mensagens privadas.

Doodle

Se pretende agendar uma reunião com muitas pessoas, certamente que vai enfrentar o problema de conciliar todos os horários. Esta ferramenta ajuda-o com esta questão e funciona de forma bastante simples: cada membro coloca os horários que tem disponíveis para reunir e a ferramenta fica encarregue de encontrar o horário comum, ideal para todos!

As reuniões de trabalho são, sem dúvida, essenciais para as discussões entre as equipas e para a tomada de decisões. Contudo, se não forem bem planeadas corremos o risco de desperdiçar tempo e de sair da reunião sem nenhuma solução concreta. Estas ferramentas vão ajudá-lo a ter reuniões mais produtivas e eficazes!

Tecnologia e Gestão

Descubra como a tecnologia pode aumentar a produtividade nas empresas

Não há dúvidas que a tecnologia chegou para revolucionar o mundo dos negócios. Nesse artigo conhecerá os benefícios da tecnologia no ambiente corporativo.

Aumentar a produtividade é um dos maiores objetivos de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Atualmente, os empreendedores têm apostado sem receio na utilização dos produtos tecnológicos para atingir essa meta. As inovações tecnológicas conseguiram tornar os processos corporativos muito mais práticos, dinâmicos e eficientes. Se precisa de aumentar a produtividade da sua equipa, veja como o uso da tecnologia pode ajudá-lo.

  1. Melhora a conectividade e a comunicação entre os membros da equipe

Quando a tecnologia é utilizada de maneira adequada, a comunicação entre a equipe passa a ser mais rápida e eficiente. Os seus funcionários não precisarão atravessar setores para solicitar documentos e materiais e por esse motivo as inovações tecnológicas podem aumentar a produtividade. Um email corporativo, por exemplo, vai evitar que seus funcionários precisem levantar-se o tempo inteiro.

  1. Promove a gestão de tempo no trabalho

Uma das principais dificuldades que as pessoas têm no mundo moderno é conseguir gerir seu tempo. São tantas tarefas precisando ser realizadas que muitas vezes não conseguimos dar conta de tudo. Hoje em dia já podemos contar com vários softwares que tem a capacidade de organizar uma agenda rapidamente. Utilizando as ferramentas corretas, além de aumentar a produtividade da empresa, ainda sobrará tempo para investir em ações que melhorem o desenvolvimento interno da mesma. Não há nada mais prático e eficaz do que possuir uma agenda organizada totalmente online.

  1. Melhora a segurança das informações da empresa

Quanto mais uma empresa cresce mais aumentam os dados corporativos e os documentos. Essas informações são geradas diariamente e se não forem geridas adequadamente podem comprometer o desenvolvimento do empreendimento. A boa notícia é que entre os inventos tecnológicos já existem muitos aplicativos que conseguem armazenar todas essas informações. Todo o armazenamento é realizado de modo muito seguro, organizado e o seu acesso é muito fácil. Um dos pontos mais cruciais para qualquer tipo de negócio é a segurança das suas informações. A perda de documentos pode causar problemas muitas vezes irreversíveis, como a perda de tempo para refazê-los e uma possível quebra de sigilo.

  1. Reduz os custos da empresa

Muitos empreendedores já comprovaram que o uso da tecnologia, além de aumentar a produtividades nas empresas ainda traz economia para a mesma. Com o uso de alguns aplicativos, trabalhos que antes só poderiam ser feitos manualmente já são realizados por eles. Reduz custos com energia, mão de obra, manutenção, aquisição de hardwares, segurança etc.

Diante das informações apresentadas neste artigo, não restam mais dúvidas sobre a eficácia das invenções tecnológicas no ambiente corporativo.

Mesmo em tempos de crise, a sua empresa pode gastar menos com a utilização de alguns programas. Procure empresas especializadas nesse tipo de serviço e defina qual a melhor opção para sua empresa. Comece já a aumentar a produtividade do seu negócio usando a tecnologia!

Sobre o autor convidado:

A GestãoClick é uma empresa especialista na oferta de software de gestão empresarial para administradores que desejam tornar mais eficiente a rotina dos seus colaboradores.

Dicas de Gestão

5 Dicas infalíveis para aumentar a produtividade

Aumente a sua produtividade com as nossas dicas

“Depressa e bem há pouco quem”: o ditado é antigo, mas continua a fazer sentido nos dias atuais. Todos os profissionais querem fazer o seu trabalho dentro dos prazos estabelecidos, sem comprometer a qualidade do resultado final. Ao longo de um dia de trabalho, as tarefas a realizar são imensas e por vezes é difícil fazer uma boa gestão do tempo, o que compromete a produtividade diária. Apresentamos-lhe 5 dicas infalíveis para aumentar a sua produtividade sem colocar em causa a qualidade do seu trabalho!

Equilíbrio entre tempo de trabalho e tempo de descanso

Quando temos muita coisa para fazer, a tendência é optarmos por trabalhar mais horas. Mas na verdade trabalhar mais horas não significa trabalhar melhor. Se estivermos cansados, o nosso rendimento será muito reduzido e aí sim, a qualidade do trabalho estará totalmente comprometida. Aconselha-lhe que por cada hora de trabalho faça um período de descanso de dez minutos. No seu plano de trabalho diário, inclua o tempo para os intervalos e obrigue-se a cumpri-los. Com estes pequenos intervalos, vai sentir-se com mais energia e com uma maior capacidade intelectual para enfrentar todos os desafios!

Dedique-se a uma tarefa de cada vez

É bom sermos capazes de fazermos várias coisas em simultâneo e hoje em dia o multitasking é uma competência bastante apreciada nas empresas. Contudo, para aumentar a sua produtividade deve focar-se numa tarefa de cada vez. Se decidir fazer várias coisas ao mesmo tempo vai chegar ao final do dia sem ter conseguido terminar nenhuma delas. Defina uma tarefa prioritária para cada dia e dedique toda a sua atenção para conseguir finaliza-la.

Não seja demasiado perfecionista

Em todas as tarefas que realiza deve procurar fazer sempre o seu melhor. Contudo, a busca pela perfeição pode tornar-se uma obsessão e prejudicar a sua produtividade. Não deve ser exigente demais ao ponto de estabelecer objetivos inalcançáveis que só o farão sentir-se frustrado quando perceber que não os consegue alcançar. Defina prazos rígidos para terminar uma tarefa e não esteja constantemente à procura de defeitos que vão atrasar a entrega do trabalho.

Seja proactivo

“Não deixes para amanhã o que podes fazer hoje”: é outro ditado antigo que está carregado de verdade. Se tem tempo para resolver uma situação hoje, porque é que a vai resolver amanhã? No mundo do trabalho os imprevistos acontecem e as situações urgentes aparecem com frequência. Por isso, se tem tempo para realizar uma tarefa hoje, não a passe para amanhã. Certamente que amanhã surgirá algo importante para fazer e ficará sem tempo para resolver tudo. Não procrastine nas horas mais livres: vá adiantando trabalho e verá a sua produtividade a aumentar!

Utilize softwares de gestão

Precisamos de informação para trabalhar e nem sempre é fácil aceder a todos os dados de que precisamos. A adoção de um software de monitorização do negócio como o Multipeers ajuda a reduzir o tempo de procura da informação de uma forma drástica, o que o liberta para outras tarefas. Este software permite-lhe analisar o negócio em tempo real, através de um dashboard intuitivo e simples, onde encontra toda a informação, oriunda das mais diversas fontes de dados, que precisa para realizar as suas tarefas. O Multipeers permite ainda a definição de alertas de negócio que o avisam sempre que alguma situação requer a sua intervenção, permitindo que atue no imediato.