Etiqueta: segurança

Dicas de Gestão

Tudo o que precisa de saber sobre gestão documental

Na maior parte das empresas existem armários cheios de documentos que quase nunca são consultados, mas que sempre que é preciso consultar alguma informação se perde imenso tempo. Pesquisas recentes revelam que 90% dos documentos que utilizamos diariamente estão misturados com documentos que não têm utilidade. Revelou-se ainda que 80% dos documentos escritos de forma manual nunca são consultados e que o tempo gasto na gestão deste tipo de documentação representa uma das 10 atividades que mais tempo “rouba aos colaboradores”. Tendo em conta este cenário, torna-se evidente que a gestão documental é realmente necessária nas empresas contemporâneas. No artigo de hoje abordamos tudo o que precisa de saber sobre gestão documental!

O que é gestão documental?

A gestão documental é o processo de gestão e de controlo de todos os documentos existentes na organização em formato digital. Esses documentos podem ter versão física, digital ou versão na Cloud, servem como registo e consulta de procedimentos empresariais e mantêm-se na organização por um período de um ou dois anos. A gestão documental envolve todos os documentos, desde contratos, licenças e e-mails que sejam importantes para a criação de um histórico de relação com os clientes. Desde o momento em que o documento chega à empresa que segue algumas etapas:

  • Desmaterialização: o documento é recebido e é logo digitalizado
  • Classificação: estando já desmaterializado, o documento passa pela classificação, momento em que o seu grau de importância é definido e onde se define qual o local em que vai ser armazenado
  • Ciclo de vida: após a classificação, o documento passa pelo ciclo de vida definido de todos os documentos. Passa pela publicação, aprovação, encaminhamento, reencaminhamento com correções e destruição. Estando todas estas etapas cumpridas, torna-se mais fácil para o colaborador encontrar o arquivo através de um sistema de busca.

Vantagens da gestão documental

Maior organização

Os documentos encontram-se organizados por categorias e torna-se muito mais fácil encontrá-los. A falta de um sistema de gestão documental leva a que se perca muito tempo na procura de documentos, o que quebra a produtividade.

Otimização do espaço

Este método faz com que não seja preciso ter armários repletos de documentos, pois todo o arquivo se converte em formato eletrónico. Deste modo, o espaço de trabalho fica mais organizado e bastante mais agradável e reduzem-se os riscos de perdas de documentos por catástrofes naturais.

Maior agilidade

É mais fácil uma consulta simultânea e a apresentação de documentos em reunião, por exemplo, quando estes se encontram digitalizados. Os métodos de pesquisa eletrónicos são também mais fáceis quando os arquivos estão em formato digital.

Mais segurança

A gestão documental é essencial para garantir que os regulamentos estão a ser cumpridos pela organização e este é um dos principais motivos pelos quais a gestão documental deve ser encarada como uma prioridade para a empresa. Assim, é possível garantir a integridade da informação e a sua documentação.

Processos padronizados

Este tipo de soluções permite que exista uma padronização no acesso à informação, gerindo direitos de acesso, alterações e envios. Todos os colaboradores têm acesso aos documentos de que precisam e a partir de qualquer lugar. A comunicação interna sai assim facilitada, reduzindo o fluxo de informações impressas.

Simplificação do fluxo de trabalho

O fluxo da criação de um documento para aprovação varia em cada empresa, mas é comum que seja demasiado complicado em quase todas elas. Uma das razões é a necessidade de obter a aprovação de várias pessoas e caso não exista uma boa gestão documental esse processo torna-se muito moroso e burocrático. Um modelo simples resolve essa questão. Na gestão documental, a maioria dos serviços é implementada com fluxos de trabalho, o que torna mais fácil a agilidade nos processos, distribuindo o documento criado no sistema para o seu responsável poder arquivar o arquivo. Com esta simplificação dos processos, o tempo para realizar uma tarefa é reduzido, aumentando a eficiência da empresa!

 

 

Dicas de Gestão

5 Erros a evitar na gestão dos clientes

O Cliente é a parte mais importante de uma empresa. As empresas cometem muitos erros na hora de lidar com os clientes e com as suas necessidades e esses erros levam muitas vezes à perda de clientes importantes. No artigo de hoje, falamos sobre os 5 erros a evitar na gestão de clientes.

Pressionar o Cliente

Muitas empresas cometem o erro de perseguir o cliente, seja através de telefonemas ou de e-mails. Quando existe um primeiro contacto, é preciso dar tempo ao cliente para que este possa avaliar a possível compra do produto ou serviço oferecido pela empresa. Ninguém gosta de ser incomodado constantemente e é preciso que as empresas ganhem a consciência de que vale mais a qualidade do contacto do que a quantidade de vezes que contactam os prospects.

Não conhecer o cliente e as suas necessidades

Um dos piores erros na gestão de clientes é tratar todos os clientes da mesma forma. É desagradável quando somos atendidos por um operador que parece robotizado e que tem um discurso ensaiado e não foge ao guião. As ferramentas CRM ajudam as empresas a conhecer cada um dos clientes, as suas necessidades e preferências. Também fornecem informação sobre o momento mais adequado para agir, seja pelo envio de uma campanha especial ou de uma amostra de produto. Pode conectar um sistema CRM a um sistema de monitorização de negócio como o Multipeers. Desta forma, terá informação em tempo real e sempre atualizada sobre os seus clientes.

Vender apenas uma vez

Muitos comerciais preocupam-se apenas com a venda única e não trabalham no sentido de fidelizar o cliente. É certo que a primeira venda é, na teoria, a mais difícil, visto que o cliente ainda não conhece a empresa e os produtos. Focar-se na venda única é um erro muito comum que pode fazer com que a empresa perca vendas no futuro. As equipas comerciais devem ter a preocupação de manter um contacto com o cliente de modo a orientá-lo para compras futuras e isso consegue-se através de um bom serviço pós-venda.

Complicar o atendimento ao cliente

Infelizmente há muitas empresas especialistas neste campo, sobretudo empresas de serviços de telecomunicações e internet. É muito aborrecido para um cliente ter que repetir o seu problema para três ou quatro pessoas diferentes. O atendimento ao cliente deve ser sempre o mais agradável e curto possível pois só assim é possível passar uma imagem de profissionalismo. Se o cliente precisa de falar com quatro pessoas antes de ver o seu problema resolvido, vai ficar com a sensação de que a empresa é desorganizada.

Não orientar e educar o cliente

Disponibilizar conteúdo relevante e útil para o cliente sobre os produtos ou serviços é uma forma de educar os clientes e de partilhar informação importante para que ele escolha o seu produto. Criar uma secção de perguntas frequentes, criar um blog sobre a área da sua atividade e ter uma presença assídua nas principais redes sociais são boas formas de educar o cliente sobre o seu produto.

Tecnologia e Gestão

Top 5: Mitos sobre tecnologia que precisa de eliminar agora mesmo

Ao longo do tempo, muitas ideias erradas ficam enraizadas no nosso pensamento. O mundo da tecnologia é um dos mais ricos em mitos. Está na hora de eliminar ideias pré-concebidas que são falsas e que atrapalham a sua relação com a tecnologia! No artigo de hoje, abordamos os 5 principais mitos sobre tecnologia que precisa de eliminar agora mesmo!

“MacBooks são imunes a ataques de vírus”

Durante muito tempo, a Apple apregoou que os seus computadores, ao contrário das máquinas da Microsoft, eram imunes a vírus. Contudo, em 2012 um malware do tipo cavalo de Tróia afetou milhares de computadores Mac, deitando por terra o mito (bastante útil) da Apple. Ainda existem muitas pessoas que acreditam que Mac é completamente imune a ataques de vírus, mas isso é um mito!

“Carregar os dispositivos eletrónicos muitas vezes vicia a bateria”

Este é um dos principais mitos sobre tecnologia e era real até há uns anos. No entanto, as baterias modernas de iões de lítio são mais inteligentes, sabendo quando estão cem por cento carregadas e deixando de carregar quando atingem a bateria máxima. Aconselha-se que carregar computadores, tablets e telemóveis com 20% de carga é o ideal para a longevidade do aparelho.

“Não se deve investir em sistemas de gestão em momentos de crise”

Este é um dos mitos sobre tecnologia mais perigosos para a sobrevivência das empresas. Os momentos de crise obrigam as empresas a ter um maior controlo sobre as suas finanças. Por norma, nestes períodos existe uma diminuição do número de colaboradores, o que vai fazer com que os que estão na empresa fiquem sobrecarregados e os sistemas de gestão podem ser muito úteis nestas fases. A adoção de um sistema de gestão em momentos de recessão económica é essencial para garantir um maior controlo sobre gastos e orçamentos e permite agilizar processos, aumentado a produtividade da empresa. Investir num sistema de gestão pode ser o primeiro (e o mais importante) passo para sair de uma situação menos boa.

“Quanto mais ferramentas usar, mais produtivo será”

Por vezes, menos é mais e no caso das empresas e das ferramentas de gestão isto aplica-se. Muitos gestores acreditam que se utilizarem várias ferramentas em simultâneo vão ser mais produtivos, mas o que acontece é exatamente o oposto, pois o foco está disperso por diversos programas e fontes de dados. A nível de análise de dados, aconselha-se a utilização de uma ferramenta BAM como o Multipeers, pois o gestor será capaz de saber o que se passa na sua organização através de um único dashboard que coleta informações das diversas fontes de dados da empresa. Deste modo, o gestor não necessita de consultar 3 ou 4 programas, o que evita o desperdício de tempo e aumenta a produtividade.

“Basta manter o sistema atualizado para estar protegido”

Infelizmente, proteger o seu sistema de ataques informáticos não é assim tão simples. O facto de atualizar o sistema já coloca a empresa em risco, sendo por isso fundamental não ter as atualizações automáticas. É essencial que se analise todos os riscos da atualização, para perceber se após estar atualizado o sistema fica mais vulnerável. Apesar de ser importante manter os seus programas e sistemas atualizados, não é suficiente para prevenir ataques. É importante que forme os seus colaboradores para terem comportamentos corretos relativamente à segurança dos dados, pois esta é uma responsabilidade de todos os membros de uma organização.

Uncategorized

Saiba como escolher o melhor software de gestão para a sua empresa

Um software de gestão é uma importante ferramenta de trabalho e é um grande aliado da produtividade e da competitividade de qualquer organização. Escolher o melhor software não é uma tarefa fácil pois não basta ir pela escolha mais popular do mercado. É essencial que o software seja o mais indicado para o seu negócio e nem sempre é fácil perceber qual será a melhor escolha. No artigo de hoje, deixamos-lhe algumas dicas importantes para escolher o melhor sistema de gestão para a sua empresa.

Avaliação Inicial

Antes de partir para o mercado, é aconselhável que faça o trabalho de casa. Determine as necessidades da empresa a nível de software e tenha em consideração a opinião de diversos colaboradores, sobretudo daqueles que vão lidar com o software de gestão diariamente. Só depois de ter consciência daquilo que realmente precisa, é que vai estar preparado para escolher a melhor solução.

Privilegie a fácil implementação

Um software que seja muito complicado de implementar e cuja instalação demore muito tempo, à partida não será um software intuitivo e fácil de utilizar. O seu grande objetivo é encontrar um software de gestão que facilite o seu trabalho diário, por isso fuja dos softwares muito complexos, pois estes exigem muito tempo de formação para os colaboradores e isso prejudica o rendimento coletivo.

Tenha cuidado com a segurança

Um software de gestão vai saber tudo sobre o seu negócio. As informações confidenciais serão lá colocadas, pelo que é obrigatório escolher um software que garanta a proteção e segurança da sua informação. Se optar por um software as a Service (SaaS), deve conferir com atenção a política de backups do fornecedor e se escolher um produto instalado em servidor local, será necessário ter uma equipa que monitorize com frequência a segurança das informações.

Integração

É fundamental que escolha um software que possa ser integrado com diversas aplicações pois desta forma conseguirá uma visão global e integrada de tudo o que se passa no negócio. O software é transversal a toda a empresa, pelo que é fundamental que consiga englobar todas as áreas da atividade.

Valorize uma versão mobile

O Mundo está cada vez mais móvel e nas empresas essa realidade não é diferente. Em qualquer lugar, é possível consultarmos e-mails e até participar em reuniões com pessoas que estão no outro lado do Mundo. Antes de adquirir o software, verifique se existe uma boa versão mobile.

É essencial ter um bom software para garantir que o seu negócio terá sucesso. É aconselhável ligar o seu software a um sistema de monitorização do negócio como o Multipeers, pois desta forma será capaz de analisar o negócio em tempo real e receber alertas específicos sempre que alguma situação requer a sua atenção e intervenção!

Tecnologia e Gestão

A importância da informação: dicas para nunca perder os seus dados

A informação empresarial é um dos ativos mais importantes nas empresas atualmente. Os dados dos negócios são constituídos por informações sobre fornecedores, clientes, concorrência, estratégias, entre outros documentos que se devem manter confidenciais. Se estes dados não são armazenados de forma adequada, podem perder-se ou serem expostos ao exterior, comprometendo a segurança e confidencialidade. Este tipo de situações é bastante prejudicial para a imagem da empresa, pelo que é necessário seguir regras e estratégias que permitam manter os dados seguros e privados. Conheça 5 dicas importantes para nunca perder os dados da sua empresa!

Faça backups com frequência

Hoje em dia toda a informação (ou praticamente toda) encontra-se digitalizada pelo que é vital reforçar a segurança dos dados. É necessário manter cópias de segurança pelo menos em dois locais diferentes e aconselha-se que um desses locais seja na Cloud pois é muito improvável perder os dados que se encontrem alojados na web neste tipo de serviços. Estabeleça uma rotina de backup para não correr o risco de não recuperar os documentos mais recentes. Os serviços na Cloud permitem definir atempadamente a frequência de backup que desejar.

Automatize tudo o que puder

Se tiver processos bem definidos e regras bem estabelecidas, será mais fácil otimizar o trabalho e deixar uma parte dele entregue às máquinas. Os trabalhos repetitivos são aborrecidos para o colaborador e liberta-lo de processos rotineiros é uma forma de o deixar livre para desempenhar outras funções. Além disso, os processos automatizados são mais rápidos do que os manuais. Automatize as frequências de backup e a recuperação de ficheiros.

Crie uma política de segurança

Uma pesquisa levada a cabo pelo Instituto Ponemon afirma que 73% dos utilizadores de tecnologias de informação garante que a exposição de dados da empresa acontece por erros internos, negligência ou propositadamente por colaboradores. Para evitar isto, é fundamental que se crie uma política de segurança que contemple retenção de e-mail (um bom exemplo é o Office 365), ou seja, pode definir que todos os emails que contenham a palavra “login” devem passar por um moderador antes de serem enviados. Outro ponto importante é definir quais os documentos que são públicos, sigilosos e secretos. É importante também que esta política contemple sanções para quem não a cumprir. Deste modo, os colaboradores da empresa sentir-se-ão mais motivadas para não cometerem erros de segurança.

Utilize criptografia nos arquivos

Os arquivos que contêm informação importante e confidencial devem ser alvo de um sistema de criptografia pois deste modo garante-se que só pessoas autorizadas conseguem aceder à informação. Existem soluções gratuitas que permitem colocar esta funcionalidade nos ficheiros, mas aconselha-se que faça uma pesquisa exaustiva sobre as melhores e mais seguras, de modo a escolher a ferramenta certa.

Utilize VPN

Uma VPN (rede privada virtual) é um tipo de conexão privada que utiliza uma rede pública para aceder aos dados da sua empresa. Contém uma criptografia de conexão que impede a interceção de dados e rastreamento de IP’s. Esta é a forma mais segura de aceder aos dados da empresa através de redes públicas, como as dos hotéis e aeroportos.

Conheça os serviços de segurança da IT PEERS e garanta a confidencialidade da sua informação!