Etiqueta: business

Dicas de Gestão

5 Ferramentas que facilitam a comunicação entre departamentos

A maior parte das empresas preocupa-se em comunicar eficazmente para o exterior, mas muitas vezes esquecem-se de comunicar internamente. A comunicação interna é a base de toda a ação da empresa, pois se os diversos departamentos não comunicarem entre si, é impossível passarem uma imagem de coesão para o público e torna-se muito complicado atingir os objetivos. No dia-a-dia empresarial tão agitado, nem sempre é fácil conseguirmos comunicar com todos os colegas, mas existem ferramentas que facilitam essa tarefa. Hoje apresentamos 5 ferramentas que facilitam a comunicação entre departamentos!

Google Drive e/ou Dropbox

Trabalhar com estas plataformas melhora muito a comunicação e a interação entre as equipas, na medida em que os documentos são trabalhados na nuvem e ficam guardados automaticamente, sendo muito mais fácil a partilha entre todos os membros da equipa. O uso destas ferramentas também garante que os documentos não se perdem em pen drive e discos externos, estando sempre salvaguardados na nuvem.

Whatsapp

O Whatsapp é uma ferramenta muito importante para as equipas de trabalho, pois permite-nos criar grupos, trocar opiniões e partilhar documentos. Como é uma ferramenta para ser utilizada no telemóvel, é possível estarmos a par de tudo o que se passa, mesmo que se esteja fisicamente ausente do escritório.

Slack

O Slack é bastante utilizado pelas empresas de tecnologia. Nesta aplicação é possível conversar individualmente, criar grupos, equipas e partilhar ficheiros. Também permite a integração com outras ferramentas, como a Dropbox, Google Analytics ou Twitter. Permite ainda criar questionários dentro da aplicação, facilitando a troca de ideias e a partilha de opiniões por todos os membros da empresa.

Bananatag

Esta ferramenta é essencial para quem envia muitos e-mails por dia para as equipas. O Bananatag é um complemento para a caixa de e-mail, que indica se as mensagens foram entregues, quais e-mails foram abertos e quem clicou nos links e anexos enviados. Esta ferramenta pode ser integrada no Outlook, Gmail e nos serviços de e-mail mais utilizados.

Trello

Esta é uma aplicação de gestão e acompanhamento de tarefas. É dividida em quadros onde se podem definir tarefas por equipas. É também possível criar listas de tarefas e atribuí-las a cada colaborador. Ao longo da execução das tarefas, o estado de cada item é atualizado, sendo muito fácil perceber em que ponto da execução cada tarefa se encontra.

Dica extra:

O Multipeers é um sistema de monitorização do negócio que permite analisar ao minuto o que se passa na empresa. É um sistema BAM que nos dá informação sobre o estado de cada departamento, pois condensa a informação das diversas fontes de dados numa só plataforma. Deste modo, é mais fácil para os gestores saberem o que se passa em cada departamento, melhorando a comunicação entre todos e permitindo que se apliquem melhorias e correções!

 

Dicas de Gestão

5 motivos para a sua empresa investir em sistemas integrados de gestão

Os sistemas integrados de gestão estão a ser cada vez mais utilizados nas organizações, pois permitem uma gestão global da empresa por meio da integração de diferentes departamentos e fontes de informação. Estes sistemas consistem num conjunto de partes interligadas com vista a produzir resultados, transformando uma estratégia em operações. Estes sistemas procuram a melhoria contínua de todos os processos da organização, com o objetivo de maximizar o desempenho. Neste artigo, apresentamos-lhe 5 motivos para a sua empresa investir em sistemas integrados de gestão!

Integração de toda a informação

Tem noção de quantos sistemas, ficheiros de Excel e softwares utiliza atualmente para controlar o seu negócio? A maioria das empresas não utiliza um sistema integrado de gestão, mas sim diversas formas, independentes entre si, de tratar a informação. Esta forma de trabalhar prejudica a gestão e a tomada de decisões, pois não existe um conhecimento global do estado da empresa e se o gestor quiser saber ao pormenor tudo o que se passa, terá que consultar um grande número de fontes de informação, o que consome muito tempo. O uso deste tipo de sistemas vai integrar todas as áreas da empresa e diminuir os erros administrativos. Vai ainda dotar os gestores e tomadores de decisão de uma visão 360 graus.

Redução de custos e aumento do lucro

Esta é a vantagem que mais agrada todos os gestores! A eficiência operacional aumenta após a implementação de um sistema integrado de gestão, pelo que a empresa terá mais oportunidades de se focar no relacionamento com os clientes e de desenvolver inovações para se destacar da concorrência. A produtividade dos colaboradores aumenta e a qualidade dos serviços prestados também, pelo que o lucro será maior a curto prazo. Também existe uma menor probabilidade de errar, pelo que os custos a longo prazo serão menores.

Melhor gestão dos recursos humanos

Possivelmente, muitos dos colaboradores da sua empresa desempenham tarefas diariamente que podem ser automatizadas. Muitos colaboradores desempenham no seu dia-a-dia tarefas administrativas que não acrescentam valor para a empresa. Ao desempenharem este tipo de tarefas, é comum que os colaboradores se sintam desmotivados. Os sistemas integrados de gestão permitem que as pessoas desempenhem tarefas mais estratégicas e relevantes, o que valoriza o seu trabalho e melhora o seu desempenho!

Maior acompanhamento financeiro

Já não é possível acompanhar manualmente as finanças da sua empresa e, certamente, terá diversos ficheiros de Excel e documentos digitais que facilitam essa tarefa. Contudo, num sistema integrado, é possível acompanhar os custos e ganhos da empresa e não é necessário inserir manualmente dados financeiros pois o sistema tem acesso a todas as fontes de dados da empresa, o que elimina a necessidade de intervenção humana.

Melhoria de todos os processos

Uma empresa que usa um sistema integrado de gestão consegue padronizar os processos, eliminar os processos manuais e diminuir o tempo de execução das tarefas. No final, a vantagem será global e a empresa conseguirá melhores resultados!

Faça download do nosso e-book e saiba como um sistema BAM o pode ajudar a gerir melhor o seu negócio!

Notícias

Black Friday: dicas para comprar online de forma segura

A Black Friday está aí à porta e a informação sobre descontos espetaculares e compras imperdíveis chega de todos os lados! É fundamental garantir a segurança das suas transações online neste dia tão agitado, pois a probabilidade de ocorrência de ataques informáticos é bastante mais elevada em dias especiais. No artigo de hoje, deixamos-lhe as dicas mais importantes para comprar online de forma segura nesta Black Friday!

Faça pesquisas em modo anónimo

As empresas, muitas vezes, instalam cookies no seu computador e conseguem saber que já pesquisou um determinado produto e enviam notificações para estimular ao máximo a compra. Num dia em que as pesquisas são mais elevadas, é aconselhável pesquisar produtos em modo anónimo, pois caso contrário correrá o risco de receber dezenas de notificações de publicidade nos dias seguintes. Para navegar no modo anónimo no Google Chrome, por exemplo, basta abrir o browser e clicar em Ctrl + Shit + N.

Tenha um bom antivírus

Esta é uma dica para aplicar no dia-a-dia, mas nesta fase é imprescindível garantir que o seu antivírus está ativo e a funcionar corretamente, de modo a evitar que utilizadores mal-intencionados tenham acesso às suas informações confidenciais.

Não utilize redes públicas

Nunca deve fazer uma compra online ligado a uma rede pública. Estas situações facilitam bastante o trabalho de quem quer roubar dados confidenciais e usá-los para fins negativos. Mesmo que veja um produto com um desconto espetacular num computador público, é mais seguro esperar e fazer a compra através do seu computador pessoal ou mesmo através do seu smartphone.

Verifique a segurança do site

Privilegie os sites que cumprem o certificado SSL (por norma aparece “http” antes do endereço do website e o símbolo do cadeado está ativo). Este código permite a encriptação de conteúdos e por norma é utilizado em websites que necessitam de garantir segurança na transferência de dados, como por exemplo lojas online e instituições bancárias. Um website com certificado SSL permite a transferência de dados entre o servidor e o terminal do visitante de forma encriptada, garantindo a confidencialidade dos dados.

Não abra e-mails suspeitos

Se receber um e-mail que promete descontos muito elevados e com preços abaixo da média do mercado, evite abrir os links enviados e não forneça nunca dados pessoais. Muitos hackers usam esta técnica para atrair os utilizadores e desta forma terem acesso aos seus dados pessoais. Se o e-mail tiver o nome de alguma marca, é mais seguro ir ao site da marca através do browser e verificar se a informação do e-mail é verdadeira.

Muito cuidado com as ofertas via SMS

As mensagens no telemóvel e pelo Whatsapp podem conter links com vírus e encaminhar o utilizador para páginas falsas. Nos últimos tempos, tem havido uma disseminação de mensagens via Whatsapp com descontos falsos que causam sérios problemas aos utilizadores. Se receber algo deste tipo, apague a mensagem sem clicar em nada!

A Black Friday é uma oportunidade para conseguir comprar o que deseja a preços mais acessíveis, mas não se deve iludir com os descontos e descurar a segurança online. Garanta que protege a sua informação em todos os seus dispositivos!

Faça download do e-book gratuito sobre as tendências tecnológicas a não perder em 2018 e fique a par de todas as novidades que o novo ano nos vai trazer!

 

Dicas de Gestão

Os 5 piores erros no planeamento estratégico anual da sua empresa

O final do ano é sempre uma época muito importante para as empresas pois além de fazerem um balanço das ações e resultados do ano que termina, é também altura de planear todas as ações do ano seguinte e de definir a estratégia que guiará o rumo da empresa nos 12 meses que se aproximam. Esta não é uma tarefa fácil e exige dedicação e empenho por parte dos gestores e tomadores de decisão. Por vezes, os erros cometidos no planeamento estratégico da empresa são os responsáveis pelos resultados menos positivos do ano seguinte. Neste artigo, apresentamos os 5 piores erros no planeamento estratégico anual da empresa para que os possa evitar!

Falta de reflexão sobre o ano que termina

Muitas empresas cometem o erro de apenas apresentar valores nos relatórios anuais, sem fazer uma interpretação dos dados que têm à frente. Mais do que dizer que o objetivo X não foi cumprido, é preciso fazer uma análise profunda até encontrar a razão pela qual não se conseguiu atingir o objetivo. O passado das empresas é um professor muito importante para o seu futuro, pois ensina-nos a não cometer o mesmo erro duas vezes.

Falta de monitorização contínua

As decisões nas empresas, na grande maioria dos casos, são tomadas com base em relatórios com alguns dias, o que torna a ação da empresa reativa e não proativa. Cada vez mais é necessário monitorizar o negócio em tempo real, pois só dessa forma é que é possível tomar medidas corretivas imediatas. As empresas devem analisar o seu planeamento de uma forma contínua e não apenas em determinados períodos. Softwares como o Multipeers, que permitem analisar toda a ação da empresa em tempo real, são uma realidade cada vez mais presente nas empresas de todo o Mundo.

Falta de comunicação

A falta de comunicação é um dos principais erros cometidos no planeamento estratégico das empresas. Os gestores muitas vezes esquecem-se de comunicar claramente as suas intenções a todos os membros da empresa, o que faz com que muitos colaboradores não saibam quais são os objetivos anuais e levando-os a trabalhar sem foco. Comunicar sempre o planeamento anual de uma forma clara e objetiva é uma regra para todas as empresas que desejam ser bem-sucedidas.

Prioridades erradas

As empresas têm como objetivo final atingir o maior lucro possível, mas é necessário cumprir uma série de etapas para conseguir atingir os níveis máximos de lucro e rendimento. Um dos principais erros cometidos no planeamento é a incorreta definição de prioridades. Muitos gestores listam como prioridade principal objetivos que nunca serão cumpridos se antes não perseguirmos outras metas.

Falta de informação

A falta de informação nas empresas é um problema muito sério. Os gestores para tomarem uma decisão consciente necessitam de consultar uma grande quantidade de fontes de informação, o que torna este processo moroso e cansativo. O recurso a ferramentas de monitorização do negócio como o Multipeers permitem que o gestor tenha no Desktop e no seu dispositivo móvel todas as informações, em tempo real, sobre a empresa, estando muito mais informado na hora de decidir.

Uncategorized

Os 5 maiores benefícios do uso da análise de dados para as suas vendas

Mais do que ter um produto de qualidade e uma equipe competente de vendas, é essencial reunir informações sobre o seu negócio e o mercado e analisá-los. Essa medida oferece uma série de vantagens e para descobrir quais são os 5 maiores benefícios do uso da análise de dados para suas vendas, você vai conferir neste artigo os tópicos a seguir:

  • Conhecimento do mercado;
  • Marketing mais eficiente;
  • Maior conversão de vendas;
  • Tomada de decisões;
  • Mobilidade da análise de dados.

Conhecimento do mercado

Existem muitos benefícios do uso da análise de dados para suas vendas, sendo que um dos principais é ajudar no conhecimento do mercado. Afinal, se você não entender o segmento no qual atua são grandes as chances de cometer erros. Por outro lado, ao ter consciência do seu funcionamento é possível sempre estar à frente da concorrência.

Desse modo, consegue oferecer ao seu público-alvo soluções em produtos e serviços que atendem as suas necessidades, já que essa é uma das estratégias mais assertivas para atrair consumidores em potencial para a sua empresa. Com o conhecimento do mercado pode ainda, portanto, ditar tendências e acompanhar as inovações e beneficiar-se delas.

Marketing mais eficiente

Assim como a análise de dados permite entender o seu ramo de atuação para poder acompanhá-lo e manter-se sempre em destaque em meio à concorrência, o estudo das informações também possibilita que o seu negócio invista em ações de marketing mais eficientes. Essa é mais uma forma de conquistar o seu público alvo e vender mais.

Com a análise de dados, consegue ainda reduzir os investimentos com marketing, uma vez que é possível focar nas ações que oferecem os melhores resultados, sem gastar com aquilo que não dá o retorno esperado. Em tempos de grande variedade de ações de marketing que podem ser feitas, nada melhor do que identificar as mais vantajosas para o seu negócio.

Maior conversão de vendas

Quando se conhece o mercado e são realizadas as campanhas de marketing mais eficientes, uma consequência natural é a maior conversão de vendas. Afinal, vender mais é o objetivo de todas as empresas, já que isso significa mais lucro e possibilidade de ampliar o seu negócio e torná-lo mais moderno.

Analisar os dados também ajuda a equipe a identificar quem são os consumidores do seu produto e assim ajustar campanhas publicitárias e mesmo o produto ou serviço em si para atendê-los de modo mais adequado. Além disso, permite entender o comportamento de compra dos consumidores e, assim, apresentar a sua mercadoria no momento certo.

Tomada de decisões

Embora a análise de dados para seu controle de vendas seja essencial, essa tarefa pode custar muito tempo da sua equipe quando é feita sem o uso das ferramentas adequadas. Hoje em dia, mesmo pequenas empresas trabalham com um grande fluxo de informação e analisar todos os dados do seu negócio pode ser bastante dispendioso.

Com isso, a sua equipe vai levar muito mais tempo para obter as respostas que procura e quando isso acontecer já pode ser tarde demais. Para tanto, existem ferramentas que ajudam na análise de dados, mostrando as informações relevantes em tempo real e de modo claro, por meio de gráficos e outros recursos.

Além de agilidade esses recursos promovem o compartilhamento dos dados com todos os envolvidos, tornando o trabalho mais organizado. Tudo isso é de extrema importância para a tomada de decisões, pois sem informações atualizadas e completas corre-se o risco de não fazer as melhores escolhas para o seu negócio.

Mobilidade da análise de dados

As ferramentas adequadas para analisar os dados devem oferecer ainda acesso remoto. Essa vantagem é útil em diferentes momentos, já que você e a sua equipe não estão sempre na empresa. Além disso, a tomada de decisões muitas vezes se dá durante as vendas externas e em reuniões fora da empresa.

Mas com um sistema que ofereça mobilidade da análise de dados, podendo ser feitaem qualquer lugar e a qualquer momento, é possível tomar as decisões certas sempre que preciso. Para desempenhar essa tarefa e demais atividades de gestão empresarial o ERP para pequenas e médias empresas GestãoClick é um recurso completo.

Esse sistema informatiza todos os dados do seu negócio, conecta os setores e automatiza os processos. Assim, além de dinamismo, é possível contar com a mais completa segurança dos dados da sua empresa. Para margem, esses softwares permitem que você gerencie desde o cadastro de clientes até completo do programa de controle financeiro da sua empresa.

Artigo by: GestãoClick

Uncategorized

Saiba como escolher o melhor software de gestão para a sua empresa

Um software de gestão é uma importante ferramenta de trabalho e é um grande aliado da produtividade e da competitividade de qualquer organização. Escolher o melhor software não é uma tarefa fácil pois não basta ir pela escolha mais popular do mercado. É essencial que o software seja o mais indicado para o seu negócio e nem sempre é fácil perceber qual será a melhor escolha. No artigo de hoje, deixamos-lhe algumas dicas importantes para escolher o melhor sistema de gestão para a sua empresa.

Avaliação Inicial

Antes de partir para o mercado, é aconselhável que faça o trabalho de casa. Determine as necessidades da empresa a nível de software e tenha em consideração a opinião de diversos colaboradores, sobretudo daqueles que vão lidar com o software de gestão diariamente. Só depois de ter consciência daquilo que realmente precisa, é que vai estar preparado para escolher a melhor solução.

Privilegie a fácil implementação

Um software que seja muito complicado de implementar e cuja instalação demore muito tempo, à partida não será um software intuitivo e fácil de utilizar. O seu grande objetivo é encontrar um software de gestão que facilite o seu trabalho diário, por isso fuja dos softwares muito complexos, pois estes exigem muito tempo de formação para os colaboradores e isso prejudica o rendimento coletivo.

Tenha cuidado com a segurança

Um software de gestão vai saber tudo sobre o seu negócio. As informações confidenciais serão lá colocadas, pelo que é obrigatório escolher um software que garanta a proteção e segurança da sua informação. Se optar por um software as a Service (SaaS), deve conferir com atenção a política de backups do fornecedor e se escolher um produto instalado em servidor local, será necessário ter uma equipa que monitorize com frequência a segurança das informações.

Integração

É fundamental que escolha um software que possa ser integrado com diversas aplicações pois desta forma conseguirá uma visão global e integrada de tudo o que se passa no negócio. O software é transversal a toda a empresa, pelo que é fundamental que consiga englobar todas as áreas da atividade.

Valorize uma versão mobile

O Mundo está cada vez mais móvel e nas empresas essa realidade não é diferente. Em qualquer lugar, é possível consultarmos e-mails e até participar em reuniões com pessoas que estão no outro lado do Mundo. Antes de adquirir o software, verifique se existe uma boa versão mobile.

É essencial ter um bom software para garantir que o seu negócio terá sucesso. É aconselhável ligar o seu software a um sistema de monitorização do negócio como o Multipeers, pois desta forma será capaz de analisar o negócio em tempo real e receber alertas específicos sempre que alguma situação requer a sua atenção e intervenção!

Dicas de Gestão

Saiba como lidar com as mudanças do comportamento do consumidor nos últimos anos

Comportamento do consumidor: principais mudanças e truques para lidar com ela

O consumidor mudou muito nos últimos tempos e a tecnologia é a principal “culpada” dessa mudança. O acesso diário e praticamente constante à Internet transformou a forma como compramos e como nos relacionamos com as marcas. Cada vez mais o consumidor atual procura resolver os seus problemas com rapidez e eficácia, o que obriga as empresas a estarem sempre a par das novas necessidades do mercado, de modo a atuarem proativamente. Atualmente todos somos mais exigentes, mais informados e menos pacientes. Neste artigo vamos dar-lhe algumas dicas para lidar com as mudanças do comportamento do consumidor nos últimos anos!

Comunicação multicanal

O consumidor atual já não se contenta com uma única forma de comunicar com a empresa. Dada a multiplicidade de plataformas de conversação, os clientes esperam ter à sua disposição várias alternativas para contactar a empresa. Como procuram uma resposta imediata, hoje em dia preferem chatbots, Whatsapp ou qualquer outra plataforma de conversação instantânea. Esta é uma das principais mudanças no comportamento do consumidor.

Crie empatia

O consumidor atual gosta de ser ouvido e precisa de sentir que as suas dúvidas e reclamações foram ouvidas. Ouça atentamente tudo o que ele tem para lhe dizer e depois repita o que ele disse, de forma a passar a mensagem clara de que entendeu bem o seu problema. Faça perguntas claras e objetivas sobre o que ele sente e mostre-lhe que está empenhado em encontrar soluções. O consumidor atual quer ser tratado como único e não como mais um membro de um grande grupo.

Ofereça conteúdo interessante

Atualmente, recebemos dezenas de e-mails por dia com as mais variadas ofertas. A maior parte da informação que recebemos não é verdadeira útil e o seu destino é ir parar à pasta do Lixo. Assim sendo, muitas empresas gastam muito tempo a produzir campanhas que não terão qualquer retorno pois não se preocupam com o que o seu target realmente precisa e só se focam na divulgação dos seus produtos e serviços. A tendência é criar conteúdo valioso e realmente importante para o consumidor. Artigos sobre a sua área de especialidade, um funil de notícias ou um e-book são boas formas de criar um vínculo mais forte com os seus consumidores-alvo. Tenha em atenção que falar só de si e da sua marca vai passar uma imagem demasiado egocêntrica e os novos consumidores não toleram esse tipo de marcas.

Defina políticas claramente

É essencial saber como se deve proceder caso exista uma reclamação. Se tem uma loja de roupa, deve publicar de forma clara como funciona a política de trocas. Se tem uma empresa que presta serviços de telecomunicações, deve ser claro na hora de explicar como se contacta a assistência técnica.  Informar o cliente de tudo é o primeiro passo para evitar problemas no futuro. Numa era em que as pessoas partilham experiências online (sobretudo as más experiências), é de evitar toda e qualquer situação que potencie desentendimento com o cliente.

Nunca faça o cliente esperar

Esta é a nossa última dica e uma das mais importantes nesta mudança do comportamento do consumidor. O consumidor atual não admite esperar. Ele quer uma resposta instantânea para o seu problema e só com um conhecimento total do mercado e das necessidades atuais é que as empresas conseguem dar uma resposta efetiva às situações. Analisar o negócio em tempo real ajuda-o a conhecer totalmente o estado atual de uma empresa. É por isso que softwares como o Multipeers ganham uma importância crescente.

Dicas de Gestão

Saiba o que é a gestão baseada em dados e porque deve começar a utilizá-la hoje mesmo

Gestão baseada em dados: tudo o que precisa de saber

Os termos Big Data e Analytics trouxeram um novo desafio para os gestores: usar os dados para sustentar as suas decisões. Se no passado as decisões eram tomadas com base em feelings e numa ótica de previsão, hoje elas precisam de ser tomadas com base em dados verdadeiros e atualizados, pois só desta forma as empresas conseguem prosperar num mercado tão competitivo como aquele que temos no momento. No artigo de hoje vamos abordar a gestão baseada em dados e perceber porque é que a sua empresa deve começar a utilizá-la hoje mesmo!

O que é a gestão baseada em dados?

O ritmo apressado dos negócios atualmente obriga os gestores a tomarem decisões estratégicas a todo o momento e com uma grande urgência. As decisões definem o sucesso ou o insucesso das empresas e por isso uma gestão baseada em dados é essencial para reduzir riscos no processo de decisão e contribuir para que os resultados sejam os melhores para o negócio.

Uma gestão baseada em dados é aquela que se orienta pela grande quantidade de informação que circula pela organização todos os dias. Os dados surgem de fontes internas e externas, como perfis de clientes, análise de mercado, análise da concorrência, estado da Bolsa de Valores, orçamentos, entre muitas outras informações. Gerir com base em dados concretos é um passo importantíssimo para decidir corretamente e em prol do sucesso do negócio.

Porque devo gerir com base nos dados?

Primeiro do que tudo, gerir com base em dados concretos é essencial para tomar decisões acertadas. Uma gestão baseada em dados deve recorrer a soluções de monitorização do negócio, como o Multipeers, pois deste modo terá sempre à sua disposição a informação mais atualizada sobre a sua empresa. Uma demora na tomada de decisão pode significar a perda de negócios, sobretudo no mercado atual em que tudo muda tão rapidamente. A informação é o ativo mais importante nas empresas atuais e precisa de ser gerida do melhor modo possível.

Além de ser importante ter os dados atualizados para decidir, gerir com base em informação real permite-lhe definir indicadores de desempenho concretos para avaliar o desempenho da sua empresa. Conhecer o nível de desempenho real de uma organização permite-lhe descobrir falhas e pontos de melhoria, maximizando a atuação da empresa ao máximo.

A gestão baseada em dados também ajuda as empresas a reduzir custos operacionais, na medida em que consegue identificar mais facilmente os setores da empresa que mais despesa têm. Com base nas informações recolhidas, os gestores serão capazes de alterar processos de forma a reduzir os custos.

Por fim, a gestão baseada em dados em tempo real permite-lhe identificar alterações e falhas no exato momento em que acontecem, sendo possível o gestor atuar de imediato, minimizado eventuais falhas que podem comprometer toda a ação da empresa.

A informação empresarial é uma das preocupações dos gestores atuais pois já existe a consciência de que saber é poder e só com um conhecimento concreto sobre as operações da empresa e do mercado é que se consegue vencer a concorrência.

Faça download do nosso e-book sobre monitorização do negócio e cumprimento dos objetivos e saiba como uma gestão de dados em tempo real pode ajudar o seu negócio a crescer!

Dicas de Gestão

As principais vantagens da gestão documental para as empresas

Gestão documental: conheça as principais vantagens para as empresas

A gestão documental é essencial para o bom funcionamento de uma empresa. Hoje em dia, existem cada vez mais dados nas empresas, o que dificulta o acesso rápido à informação, potencia a perda de documentos e complica a tomada de decisões. A implementação de um sistema de gestão documental permite que as empresas consigam gerir a sua informação não estruturada. Neste artigo vamos abordar as principais vantagens da gestão documental para as empresas!

Desmaterialização

Um sistema de gestão documental permite que os documentos em papel sejam digitalizados, dando origem a documentos eletrónicos que são classificados e ficam disponíveis segundo determinados critérios. Desta forma, será muito mais fácil consultar faturas e contratos, por exemplo.

Controlo dos fluxos de informação

Com um sistema de gestão documental torna-se mais fácil garantir a segurança da informação pois existe conhecimento sobre o local onde esta se encontra. Com estes sistemas, também se consegue definir processos e garantir que estes são cumpridos a partir do momento em que um novo documento chega à organização até ao seu tratamento e catalogação.

Redução de custos e aumento da produtividade

Esta é a vantagem que mais agrada aos gestores. Como existe maior rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos, os colaboradores ficam livres para desempenhar outras tarefas que tragam produtividade à empresa. A redução de custos é uma consequência deste aumento de produtividade. Outro fator que contribui para a poupança é a menor necessidade de espaço de armazenamento, o que constitui uma despesa pesada na maior parte das empresas.

Pesquisa facilitada

Os sistemas de gestão documentam fornecem um motor de busca capaz de realizar pesquisas de documentos pelo seu conteúdo ou características, localizando de imediato o mesmo, em qualquer momento e em qualquer lugar. Os documentos podem ainda ser conectados a sistemas de monitorização do negócio como o Multipeers, tornando-se fontes de dados importantes para a tomada de decisões.

Redução do número de documentos

A utilização de software especializado em automação de processos é essencial para as organizações e permite que se reduza o número de documentos. As vantagens são imensas, começando pela facilidade em encontrar a informação até à diminuição (ou até mesmo eliminação) do uso de papel nas empresas.

Menor risco de perda de informação

Os documentos em papel são mais difíceis de catalogar e mais suscetíveis de se perderem. Com o grande volume de informação que chega às empresas diariamente, torna-se humanamente impossível gerir todos os dados disponíveis. Com o uso de um sistema de gestão documental é mais fácil guardar a informação e garantir que nenhum dado importante se perde.

A situação económica atual faz com que as empresas tenham como objetivos principais aumentar a produtividade e reduzir custos. A tecnologia, quando bem utilizada, é um importante aliado da gestão de empresas e contribui em grande escala para melhores níveis de rendimento.

Dicas de Gestão

Conheça a importância da comunicação interna para o cumprimento dos objetivos

A comunicação interna é composta pelas interações, trocas de informação e relacionamentos dentro de uma empresa. A comunicação interna é muitas vezes desvalorizada pois os gestores nem sempre têm a consciência de que os colaboradores de uma empresa são o primeiro público de uma organização e que devem estar informados sobre o estado atual dos negócios para que possam agir de modo a cumprir os objetivos necessários. No artigo de hoje vamos falar da importância da comunicação interna para o cumprimento dos objetivos!

Eliminado as barreiras semânticas

Numa empresa quase todos falamos o mesmo idioma, mas nem sempre compreendemos a linguagem utilizada. Uma organização é composta por pessoas de diferentes formações e se usarmos uma linguagem muito técnica corremos o risco de não conseguir passar a mensagem pretendida. A comunicação interna ajuda a que exista esta consciência e a que as mensagens sejam sempre passadas numa linguagem simples e objetiva. Só assim é que os colaboradores vão compreender em que estado a empresa se encontra e o que terão que fazer para a ajudar a cumprir os objetivos.

Aumento da competitividade das equipas

A competitividade na dose certa é bastante positiva para aumentar a entrega dos colaboradores no desempenho das suas funções. Conhecer os objetivos de todos e da empresa de modo global permite que os colaboradores fiquem estimulados para conseguirem atingir os seus objetivos.

Melhor ambiente de trabalho

A comunicação interna transforma o clima organizacional, aperfeiçoando as relações interpessoais e impactando de modo muito positivo na produtividade da empresa, tornando todo o negócio mais rentável. Quando existe uma boa comunicação, as pessoas comunicam mais facilmente umas com as outras, trocando ideias e encontrando soluções mais rapidamente.

Troca de conhecimento

Quando existe uma política de comunicação interna eficaz é mais fácil formar colaboradores, pois trocam informações entre eles e partilham conhecimento. Numa empresa em que estimule a boa comunicação, os colaboradores não vão ter receio de dizer “não sei” e vão conseguir aprender com profissionais mais experientes.

Melhores resultados financeiros

Além de todas as vantagens que uma comunicação interna eficaz traz para a empresa, os resultados financeiros da organização também sofrem mudanças muito positivas. Um estudo levado a cabo pela Tower Watson revelou que as empresas que têm uma comunicação eficaz tiveram uma valorização de 47% na bolsa de valores, num período de 5 anos, sendo este resultado muito mais positivo do que nas empresas que não investem em comunicação interna.