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Dicas de Gestão

5 Ferramentas que facilitam a comunicação entre departamentos

A maior parte das empresas preocupa-se em comunicar eficazmente para o exterior, mas muitas vezes esquecem-se de comunicar internamente. A comunicação interna é a base de toda a ação da empresa, pois se os diversos departamentos não comunicarem entre si, é impossível passarem uma imagem de coesão para o público e torna-se muito complicado atingir os objetivos. No dia-a-dia empresarial tão agitado, nem sempre é fácil conseguirmos comunicar com todos os colegas, mas existem ferramentas que facilitam essa tarefa. Hoje apresentamos 5 ferramentas que facilitam a comunicação entre departamentos!

Google Drive e/ou Dropbox

Trabalhar com estas plataformas melhora muito a comunicação e a interação entre as equipas, na medida em que os documentos são trabalhados na nuvem e ficam guardados automaticamente, sendo muito mais fácil a partilha entre todos os membros da equipa. O uso destas ferramentas também garante que os documentos não se perdem em pen drive e discos externos, estando sempre salvaguardados na nuvem.

Whatsapp

O Whatsapp é uma ferramenta muito importante para as equipas de trabalho, pois permite-nos criar grupos, trocar opiniões e partilhar documentos. Como é uma ferramenta para ser utilizada no telemóvel, é possível estarmos a par de tudo o que se passa, mesmo que se esteja fisicamente ausente do escritório.

Slack

O Slack é bastante utilizado pelas empresas de tecnologia. Nesta aplicação é possível conversar individualmente, criar grupos, equipas e partilhar ficheiros. Também permite a integração com outras ferramentas, como a Dropbox, Google Analytics ou Twitter. Permite ainda criar questionários dentro da aplicação, facilitando a troca de ideias e a partilha de opiniões por todos os membros da empresa.

Bananatag

Esta ferramenta é essencial para quem envia muitos e-mails por dia para as equipas. O Bananatag é um complemento para a caixa de e-mail, que indica se as mensagens foram entregues, quais e-mails foram abertos e quem clicou nos links e anexos enviados. Esta ferramenta pode ser integrada no Outlook, Gmail e nos serviços de e-mail mais utilizados.

Trello

Esta é uma aplicação de gestão e acompanhamento de tarefas. É dividida em quadros onde se podem definir tarefas por equipas. É também possível criar listas de tarefas e atribuí-las a cada colaborador. Ao longo da execução das tarefas, o estado de cada item é atualizado, sendo muito fácil perceber em que ponto da execução cada tarefa se encontra.

Dica extra:

O Multipeers é um sistema de monitorização do negócio que permite analisar ao minuto o que se passa na empresa. É um sistema BAM que nos dá informação sobre o estado de cada departamento, pois condensa a informação das diversas fontes de dados numa só plataforma. Deste modo, é mais fácil para os gestores saberem o que se passa em cada departamento, melhorando a comunicação entre todos e permitindo que se apliquem melhorias e correções!

 

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5 motivos para a sua empresa investir em sistemas integrados de gestão

Os sistemas integrados de gestão estão a ser cada vez mais utilizados nas organizações, pois permitem uma gestão global da empresa por meio da integração de diferentes departamentos e fontes de informação. Estes sistemas consistem num conjunto de partes interligadas com vista a produzir resultados, transformando uma estratégia em operações. Estes sistemas procuram a melhoria contínua de todos os processos da organização, com o objetivo de maximizar o desempenho. Neste artigo, apresentamos-lhe 5 motivos para a sua empresa investir em sistemas integrados de gestão!

Integração de toda a informação

Tem noção de quantos sistemas, ficheiros de Excel e softwares utiliza atualmente para controlar o seu negócio? A maioria das empresas não utiliza um sistema integrado de gestão, mas sim diversas formas, independentes entre si, de tratar a informação. Esta forma de trabalhar prejudica a gestão e a tomada de decisões, pois não existe um conhecimento global do estado da empresa e se o gestor quiser saber ao pormenor tudo o que se passa, terá que consultar um grande número de fontes de informação, o que consome muito tempo. O uso deste tipo de sistemas vai integrar todas as áreas da empresa e diminuir os erros administrativos. Vai ainda dotar os gestores e tomadores de decisão de uma visão 360 graus.

Redução de custos e aumento do lucro

Esta é a vantagem que mais agrada todos os gestores! A eficiência operacional aumenta após a implementação de um sistema integrado de gestão, pelo que a empresa terá mais oportunidades de se focar no relacionamento com os clientes e de desenvolver inovações para se destacar da concorrência. A produtividade dos colaboradores aumenta e a qualidade dos serviços prestados também, pelo que o lucro será maior a curto prazo. Também existe uma menor probabilidade de errar, pelo que os custos a longo prazo serão menores.

Melhor gestão dos recursos humanos

Possivelmente, muitos dos colaboradores da sua empresa desempenham tarefas diariamente que podem ser automatizadas. Muitos colaboradores desempenham no seu dia-a-dia tarefas administrativas que não acrescentam valor para a empresa. Ao desempenharem este tipo de tarefas, é comum que os colaboradores se sintam desmotivados. Os sistemas integrados de gestão permitem que as pessoas desempenhem tarefas mais estratégicas e relevantes, o que valoriza o seu trabalho e melhora o seu desempenho!

Maior acompanhamento financeiro

Já não é possível acompanhar manualmente as finanças da sua empresa e, certamente, terá diversos ficheiros de Excel e documentos digitais que facilitam essa tarefa. Contudo, num sistema integrado, é possível acompanhar os custos e ganhos da empresa e não é necessário inserir manualmente dados financeiros pois o sistema tem acesso a todas as fontes de dados da empresa, o que elimina a necessidade de intervenção humana.

Melhoria de todos os processos

Uma empresa que usa um sistema integrado de gestão consegue padronizar os processos, eliminar os processos manuais e diminuir o tempo de execução das tarefas. No final, a vantagem será global e a empresa conseguirá melhores resultados!

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As melhores dicas para divulgar o seu negócio

Conheça os melhores truques para comunicar o seu negócio

Já não é segredo que para conseguir obter sucesso com o seu negócio é necessário investir em comunicação e em formas de divulgação. Numa época em que os canais digitais se multiplicam e em que as formas tradicionais de comunicar parecem estar a desaparecer aos poucos, torna-se difícil decidir em que formas de divulgação apostar. Neste artigo apresentamos-lhe as melhores dicas para divulgar o seu negócio!

Presença online forte

Hoje em dia se um negócio não existir online não existe! Ter um bom website é fundamental para conseguir atrair o seu público-alvo. Atualmente, as pessoas não procuram informações em listas telefónicas: fazem pesquisas no Google. Se ao pesquisarem a sua empresa não aparecer, o mais certo é perder um cliente para a concorrência. Também é muito importante marcar presença nas redes sociais que o seu target prefere. Faça uma pesquisa de mercado e perceba em que plataformas digitais o seu consumidor-alvo passa mais tempo. Depois crie conteúdo relevante e interessante e crie interação com os seus seguidores. Outra vantagem de usar redes sociais é a possibilidade de criar campanhas pagas, onde pode segmentar ao pormenor o público que pretende atingir. As campanhas digitais podem ser mensuradas em tempo real, o que constitui uma vantagem para os profissionais de marketing pois estes podem adaptar rapidamente uma estratégia mal sucedida e evitar um gasto desnecessário de dinheiro.

E-mail marketing

O e-mail ainda é visto com certa desconfiança pelos profissionais de comunicação modernos. No entanto, quando o e-mail marketing é utilizado de forma correta pode fidelizar muitos clientes e levar potenciais clientes a comprar. As campanhas de e-mail marketing não devem focar-se na venda do produto, mas sim com o relacionamento com o cliente, de modo a que ele se sinta importante para a marca. Enviar artigos relacionados com a sua área de negócio e cupões de desconto exclusivos são boas ideias para campanhas de e-mail marketing.

Presença em feiras e eventos

Quem é visto é lembrado e apesar do sucesso da comunicação nos meios digitais é essencial não esquecer que marcar presença em eventos “offline” também é muito importante. Escolha as feiras e os eventos mais importantes do seu setor para estar presente. Distribuir flyers e brindes por potenciais clientes ainda é uma estratégia que resulta muito bem. Estes eventos por norma têm valores de participação muito elevados, pelo que deve analisar muito bem todas as possibilidades e escolher aquelas que lhe poderão trazer um maior retorno.

Produza vídeos

Se o seu produto é visual ou se tem um serviço que requer uma explicação para ser utilizado pelos seus clientes, um vídeo é uma opção muito boa. A comunicação através de vídeos tem ganhado um grande destaque nos últimos meses. Colocar vídeos curtos no Instagram é essencial para criar uma relação mais próxima com os seus clientes. Para vídeos mais complexos e com maior duração, o Youtube é a melhor opção.

Analise e meça resultados

Esta é a última dica e é a mais importante de todas. Não adianta lançar campanhas e criar conteúdo se depois não analisa os resultados das suas ações. Só através de uma análise frequente é que poderá compreender se os seus esforços estão a ter o retorno desejado. Se estiverem, pode continuar com a mesma estratégia. Se não estiver a atingir os resultados esperados deve pensar numa nova estratégia. Só assim é que o seu negócio poderá evoluir.

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ERP e CRM: tudo o que precisa saber sobre estes conceitos

A tecnologia mudou o modo como encaramos os negócios e como trabalhamos. Existem diversas soluções que nos ajudam no nosso dia-a-dia empresarial, automatizando processos e facilitando a consulta da informação. ERP e CRM são dois conceitos presentes em muitas empresas, mas existem muitas pessoas que ainda confundem os dois temas. Neste artigo, vamos mostrar-lhe tudo o que precisa de saber sobre ERP e CRM!

ERP: definição

ERP significa Entreprise Resource Planning, ou seja, Planeamento dos Recursos Corporativos. Surgiu no final dos anos 50, época em que se começou a aliar a gestão à tecnologia. Inicialmente, o seu objetivo era otimizar o tempo que se gastava em tarefas manuais, mas hoje este recurso é capaz de integrar todas as informações e processos de uma organização num só local.

A missão desta ferramenta é agrupar todos os departamentos da empresa, proporcionando uma melhor comunicação, através de um fluxo de informação contínuo. Este fator revela-se de grane utilidade pois os processos de uma empresa dependem uns dos outros e uma falha de comunicação ou perda de transmissão dos dados pode significar grandes perdas de produtividade e de lucro.

O ERP é, deste modo, o software mais básico de uma empresa e garante o controlo financeiro da organização. O ERP permite que deixe de usar dezenas de softwares isolados e garante um maior controlo sobre tudo o que se passa numa empresa.

CRM: definição

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou seja, Gestão do relacionamento com o cliente e é utilizado por milhares de empresas para gerirem o seu relacionamento com os atuais e potenciais clientes.  Este software tem como objetivo proteger as informações comerciais de uma empresa. Ao mesmo tempo, um CRM ajuda a identificar as melhores ações e a melhor altura para contactar o cliente, de modo a impulsionar a venda. Do mesmo modo, permite avaliar objetivos e avaliar a equipa de vendas.

De modo resumido, podemos dizer que o ERP ajuda a:

– Reduzir os custos com TI, recursos humanos e perdas de produtividade;
– Reduzir os prazos de entrega, pois estimula a produtividade;
– Facilitar a gestão dos stocks e a compra e venda de mercadorias;
– Melhorar a gestão tributária.

De modo resumido, podemos dizer que o CRM ajuda a:

–  Reduzir custos com papel;
– Reduzir o tempo na procura de informações e documentos;
– Facilitar o a formação das equipas através do software;
– Aumentar as vendas, pois pode dedicar-se mais tempo às vendas e deixar de lado tarefas mais administrativas.

 

O Multipeers é um sistema BAM que permite conexão aos diversos softwares existentes numa empresa, facilitando a troca de informações entre eles e permitindo uma rápida e eficiente tomada de decisão.

Saiba como um sistema BAM pode ajudar a sua empresa a crescer!

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5 Vantagens da Mobilidade para a produtividade laboral

Veja como a mobilidade ajuda a aumentar a produtividade

A mobilidade nas empresas ainda é encarada com alguma desconfiança por parte dos gestores de topo. No entanto, nos últimos anos temos assistido a uma mudança do paradigma laboral. A utilização dos dispositivos móveis no mundo laboral está a alterar o modo como as pessoas trabalham e como as empresas, no geral, atuam. Neste artigo apresentamos 5 vantagens da mobilidade para a produtividade laboral e pretendemos desmistificar as ideias mal concebidas que ainda existem sobre o tema!

Redução de Custos

Estudos realizados pela Gartner e apoiados pela Microsoft concluíram que, graças à mobilidade, os colaboradores poupam cerca de 25% do seu tempo em deslocações para o local de trabalho. Além disso, ter mobilidade significa para a área comercial uma redução significativa do ciclo da venda, pois é possível recolher dados de forma imediata e evitar demoras nas assinaturas de contratos e protocolos (devido à utilização e uma assinatura digital). A poupança pode ser ainda maior se a empresa optar por instalações de menores dimensões, pois como os colaboradores não se encontram sempre no espaço da empresa, não existe a necessidade de áreas elevadas.

Melhoria dos padrões de segurança

As empresas muitas vezes têm medo de que a mobilidade seja sinónimo de uma maior probabilidade de perda das credenciais de acesso à rede, o que resulta, na generalidade dos casos, em fugas de informação para o exterior. Felizmente, cada vez mais a tecnologia avança no sentido de tornar os sistemas e as redes mais seguras e praticamente invioláveis. Hoje em dia, é possível controlar o acesso de quem se encontra ligado à rede, definir restrições, entre outros aspetos que contribuem para que aceder à rede da empresa por outros dispositivos não seja encarado como um problema. Saber que os colaboradores vão conectar-se à rede a partir de qualquer local do mundo faz com que as empresas tenham uma preocupação acrescida com a segurança, o que se traduz numa enorme vantagem para todo o negócio.

Armazenamento na Cloud

Graças à massificação do uso da Cloud, hoje em dia qualquer colaborador de uma empresa consegue aceder a ficheiros e documentos em qualquer parte do Mundo. A mobilidade fica mais facilitada e eficiente graças a esta realidade. A Cloud permite um trabalho colaborativo entre todos, sem necessidade de recorrer a Intranets ou métodos que dificultariam a deslocação dos colaboradores.

Melhoria da comunicação

A conexão dos dispositivos com a base de dados da empresa permite que os colaboradores tenham acesso às informações de que necessita a partir de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso faz com que a comunicação seja mais eficaz e otimiza o relacionamento com os stakeholders. O tempo de resposta vai ser mais reduzido o que é extremamente positivo.

Tudo acontece em tempo real

Com o acesso à informação da empresa a partir de qualquer local do Mundo, os colaboradores conseguem dar uma resposta instantânea ao seu interlocutor, passando uma imagem de profissionalismo e de excelência. Produtos como o Multipeers permitem que através de um smartphone ou de um tablet o colaborador saiba em que ponto se encontra o negócio a cada momento.  A mobilidade exige a adoção de soluções deste género, que trazem inúmeras vantagens para as organizações, entrando assim numa espiral de acontecimentos positivos que se traduzir-se-ão num incremento do lucro.

O presente é móvel e prevê-se que no futuro as empresas enfrentem desafios relacionados com esta temática. A tecnologia tem evoluído de modo a eliminar ou pelo menos minimizar os efeitos mais nocivos que a mobilidade poderia ter.