6 Dicas para criar relatórios empresariais

6 Dicas para criar relatórios empresariais

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Uma boa gestão exige informações precisas e atuais que possam servir de base para uma tomada de decisões eficiente. No dia-a-dia empresarial agitado não é aconselhável perder-se tempo a analisar dados de forma isolada. Um relatório é a consolidação da informação que passa a mensagem de forma direta sobre assuntos importantes para a empresa. No artigo de hoje, apresentamos 6 dicas para criar relatórios empresariais!

Seja objetivo

A informação no relatório deve ser objetiva e não deve haver rodeios. A linguagem utilizada deve ser simples e de fácil compreensão por todos aqueles a quem o relatório se destina. Se o seu relatório for muito longo, é aconselhável criar um índice que permita que o leitor encontre facilmente a informação de que precisa.

Tome notas todos os dias

Criar um relatório com qualidade exige um conhecimento profundo sobre o tema tratado. Por isso, é aconselhável andar sempre com um caderno de anotações, para que não perca nenhum detalhe discutido nas reuniões a respeito do projeto tratado no relatório.

Faça uma análise geral do tema tratado

A melhor forma de iniciar o relatório é fazer uma análise geral do assunto que vai ser tratado. Nesta parte, deve incluir análises do projeto sem grande detalhe, dando um vislumbre daquilo que vai ser tratado mais à frente. Deste modo, o leitor poderá decidir rapidamente se aquele relatório vai ser importante para a prossecução do seu trabalho.

Utilize informação visual

É muito mais fácil compreender a informação se esta for acompanhada de gráficos e de figuras que permitam compreender melhor o que se pretende transmitir. Um texto que apresente estatísticas, por exemplo, pode tornar-se aborrecido, pelo que é essencial criar gráficos que permitam uma leitura e uma compreensão mais rápidas.

Utilize informação atualizada

Os relatórios que têm informação com alguns dias de atraso vão provocar uma ação reativa e não proativa, o que pode ser um erro fatal no mundo empresarial atual. É fundamental que as empresas adotem soluções de monitorização do negócio como o Multipeers, que permitem analisar a cada momento o que está efetivamente a acontecer no negócio. A informação utilizada deve ser a mais atual possível, pois só assim se conseguirão tomar decisões benéficas para o futuro do negócio.

Utilize um sistema que integre as informações

Os softwares de monitorização do negócio em tempo real, como o Multipeers, interagem diretamente com todas as suas fontes de dados tais como bases de dados, web services, MDX, Microsoft Excel, Feeds RSS, conteúdos multimédia, e-mail, aplicações, entre outros. Pode ainda construir os seus próprios conetores usando a API fornecida, para que nenhuma informação da sua organização fique perdida. Assim, num só dashboard vai encontrar informação completa e atualizada sobre tudo o que se passa na empresa!

 

O guia completo sobre KPI's

O guia completo sobre KPI’s

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Ter KPI’s definidos é essencial para o bom desempenho de uma empresa. Os KPI’s são os indicadores-chave de desempenho que nos indicam em que estado o negócio se encontra e quão longe (ou perto) estamos de cumprir os objetivos estabelecidos. Com base nos indicadores e no desempenho da empresa, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e mais informadas. As ferramentas BAM como o Multipeers permitem acompanhar os KPI’s de forma contínua e em tempo real. Analisar o desempenho de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos, aumentando efetivamente o grau de atingimento dos mesmos. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s. Neste artigo, falaremos sobre tudo o que precisa de saber sobre KPI’s!

Como definir KPI’s?

  • Seja específico: quanto mais específico um objetivo for, mais fácil será encontrar ações para os atingir num curto espaço de tempo. As metas de negócio devem ser simples, pois assim é muito mais fácil geri-las. Um exemplo desta meta é “atualizar o website trimestralmente”, o que é fácil de entender que significa atualizar o website em janeiro, abril, julho e outubro. Uma meta de negócio que diga “aumentar o número de propostas enviadas” é muito vaga e não nos dá qualquer pista sobre o que devemos fazer para atingi-la. Assim, é preferível utilizar uma meta que diga “obter 3 novos clientes por mês”. É uma meta muito mais simples e que nos indica o intervalo temporal.
  • Seja realista e objetivo: todos queremos ser os maiores empresários do Mundo, mas existem obstáculos que nos impendem disso e temos que ter essa consciência. Quando define metas de negócio demasiado altas, o risco de cair é muito maior. E como as metas são mais difíceis de atingir, sentir-se-á frustrado ao perceber que não consegue concretizá-las. Deve estabelecer objetivos realistas e que estejam adequados à realidade do seu negócio. Se não tem uma grande capacidade de investimento no momento, de nada lhe servirá definir como meta de negócio aumentar a equipa em 10 colaboradores.
  • Estabeleça prazos rígidos: quando não existe um prazo limite para o cumprimento de uma determinada tarefa ou de um objetivo, o mais provável é que este arraste no tempo e acabe por ficar esquecido. É essencial que defina uma data limite para conseguir atingir uma determinada meta de negócio, pois só assim conseguirá definir uma linha temporal e atribuir ações necessárias ao longo do tempo. O prazo estabelecido deve ser como o objetivo de negócio: específico e realista.
  • Faça uma revisão regular das metas de negócio: as metas de negócio devem ser revistas com regularidade e devem ser adaptadas conforme as mudanças que se forem verificando na empresa. As metas de negócio a longo prazo devem ser alvo de acompanhamento, para que possa verificar se todas as ações necessárias para o seu cumprimento estão a ser realizadas. As metas de negócio não são estáticas e não é obrigatório que se mantenham imutáveis. Sempre que for necessário, deve alterá-las e atualizá-las e em casos mais extremos, pode mesmo eliminá-las, se verificar que já não se adequam à forma de trabalhar da empresa. Uma meta que ontem era bastante importante, hoje pode ter perdido parte da sua importância. As empresas são organismos vivos e dinâmicos e como tal as mudanças devem ser acompanhadas em todas as áreas da empresa. Avalie pelo menos a cada três meses se os indicadores que tem “ativos” são os mais adequados tendo em conta o período que a empresa atravessa. Contudo, é preciso ter cuidado para não cometer o erro de alterar ou eliminar metas de negócio apenas porque está a ser difícil alcançá-las.

O que os KPI’s podem fazer por uma empresa?

  • Conhecimento claro sobre a estratégia empresarial: é fundamental que cada colaborador da empresa ou organização conheça os seus KPI’s e que estes sejam atualizados com alguma frequência. “Se não soubermos para onde vamos, qualquer caminho serve”: o mesmo se aplica nas empresas. Se não tivermos consciência dos resultados que devemos atingir com o nosso trabalho, poderemos fazer qualquer coisa, e isso possivelmente não estará em linha com os objetivos gerais da organização. Definir os indicadores de cada colaborador e fazer a ligação com o sistema de monitorização é essencial para que se obtenha uma visão global e integrada do estado da empresa e do desempenho de cada um.
  • Permitem avaliar a empresa de forma quantitativa: os KPI’s permitem que se obtenham resultados mensuráveis. E isso é muito importante numa empresa, pois os números não mentem! Não basta ter um conhecimento subjetivo sobre os resultados da empresa. É preciso que conhecer de forma objetiva os verdadeiros valores da organização. Através da análise dos KPI’s é possível redefinir estratégias e alterar o que não está a dar resultados positivos.
  • Aumentam a performance do departamento de vendas: quando são bem definidos e implementados, os KPI’s ajudam a impulsionar as vendas. Quando existem objetivos definidos e recompensas associadas à sua concretização, a tendência é que os colaboradores se esforcem mais ainda para atingir as metas estabelecidas. Cria-se assim uma concorrência saudável entre os diferentes vendedores e no final a empresa sai a ganhar com o aumento das vendas!
  • Tornam a tomada de decisão mais eficiente: os KPI’s fornecem muita informação sobre a empresa e nessa medida tornam a tomada de decisão mais eficiente e mais fácil. Os gestores queixam-se frequentemente da falta de informação sobre a empresa para poderem decidir de forma consciente e estes indicadores de desempenho ganham um papel de destaque no momento de tomar decisões sobre o futuro da empresa. Os gestores só conseguem tomar decisões assertivas e acertadas se tiverem um total conhecimento sobre a realidade empresarial. E nada melhor que KPI’s para fornecer todo esse conhecimento.
  • Melhoram o cumprimento dos objetivos: analisar o desempenho de uma empresa de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos. Um processo eficiente deve ser planeado e controlado. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s.

 

Tudo o que precisa de saber sobre gestão documental

Tudo o que precisa de saber sobre gestão documental

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Na maior parte das empresas existem armários cheios de documentos que quase nunca são consultados, mas que sempre que é preciso consultar alguma informação se perde imenso tempo. Pesquisas recentes revelam que 90% dos documentos que utilizamos diariamente estão misturados com documentos que não têm utilidade. Revelou-se ainda que 80% dos documentos escritos de forma manual nunca são consultados e que o tempo gasto na gestão deste tipo de documentação representa uma das 10 atividades que mais tempo “rouba aos colaboradores”. Tendo em conta este cenário, torna-se evidente que a gestão documental é realmente necessária nas empresas contemporâneas. No artigo de hoje abordamos tudo o que precisa de saber sobre gestão documental!

O que é gestão documental?

A gestão documental é o processo de gestão e de controlo de todos os documentos existentes na organização em formato digital. Esses documentos podem ter versão física, digital ou versão na Cloud, servem como registo e consulta de procedimentos empresariais e mantêm-se na organização por um período de um ou dois anos. A gestão documental envolve todos os documentos, desde contratos, licenças e e-mails que sejam importantes para a criação de um histórico de relação com os clientes. Desde o momento em que o documento chega à empresa que segue algumas etapas:

  • Desmaterialização: o documento é recebido e é logo digitalizado
  • Classificação: estando já desmaterializado, o documento passa pela classificação, momento em que o seu grau de importância é definido e onde se define qual o local em que vai ser armazenado
  • Ciclo de vida: após a classificação, o documento passa pelo ciclo de vida definido de todos os documentos. Passa pela publicação, aprovação, encaminhamento, reencaminhamento com correções e destruição. Estando todas estas etapas cumpridas, torna-se mais fácil para o colaborador encontrar o arquivo através de um sistema de busca.

Vantagens da gestão documental

Maior organização

Os documentos encontram-se organizados por categorias e torna-se muito mais fácil encontrá-los. A falta de um sistema de gestão documental leva a que se perca muito tempo na procura de documentos, o que quebra a produtividade.

Otimização do espaço

Este método faz com que não seja preciso ter armários repletos de documentos, pois todo o arquivo se converte em formato eletrónico. Deste modo, o espaço de trabalho fica mais organizado e bastante mais agradável e reduzem-se os riscos de perdas de documentos por catástrofes naturais.

Maior agilidade

É mais fácil uma consulta simultânea e a apresentação de documentos em reunião, por exemplo, quando estes se encontram digitalizados. Os métodos de pesquisa eletrónicos são também mais fáceis quando os arquivos estão em formato digital.

Mais segurança

A gestão documental é essencial para garantir que os regulamentos estão a ser cumpridos pela organização e este é um dos principais motivos pelos quais a gestão documental deve ser encarada como uma prioridade para a empresa. Assim, é possível garantir a integridade da informação e a sua documentação.

Processos padronizados

Este tipo de soluções permite que exista uma padronização no acesso à informação, gerindo direitos de acesso, alterações e envios. Todos os colaboradores têm acesso aos documentos de que precisam e a partir de qualquer lugar. A comunicação interna sai assim facilitada, reduzindo o fluxo de informações impressas.

Simplificação do fluxo de trabalho

O fluxo da criação de um documento para aprovação varia em cada empresa, mas é comum que seja demasiado complicado em quase todas elas. Uma das razões é a necessidade de obter a aprovação de várias pessoas e caso não exista uma boa gestão documental esse processo torna-se muito moroso e burocrático. Um modelo simples resolve essa questão. Na gestão documental, a maioria dos serviços é implementada com fluxos de trabalho, o que torna mais fácil a agilidade nos processos, distribuindo o documento criado no sistema para o seu responsável poder arquivar o arquivo. Com esta simplificação dos processos, o tempo para realizar uma tarefa é reduzido, aumentando a eficiência da empresa!

 

 

7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real

7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real

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A informação em tempo real é uma necessidade cada vez mais presente na vida das empresas atuais. Os gestores já não podem deixar as suas decisões para depois e não é aconselhável que utilizam relatórios com alguns dias como fonte de dados para decidirem. A vida dos negócios acontece agora, a cada momento, pelo que é indispensável que os gestores tenham um conhecimento atual e fidedigno de todas as situações da empresa. Softwares como o Multipeers serão cada vez mais uma presença constante nas empresas. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real para os negócios!

Decisões mais conscientes

Quando o gestor sabe exatamente o que se passa no negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa e esta é sem dúvida a vantagem mais imediata e mais importante de utilizar um sistema de informação em tempo real. Analisar o negócio em tempo real permite ter todos os inputs necessários para que se possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar, pois a informação que vai analisar está atualizada e é fidedigna.

Definição de alertas de negócio

Os softwares de monitorização do negócio como o Multipeers permitem a definição de alertas de negócio para que seja avisado sempre que alguma situação sai do seu padrão. Onde quer que esteja, será notificado por SMS ou e-mail sobre eventuais alterações aos seus padrões previamente estabelecidos e poderá agir de imediato, antes mesmo de haver prejuízos para a organização. Esta revela-se uma enorme vantagem competitiva pois possibilita uma ação imediata e impede consequências negativas para o negócio.

Consulta da informação em qualquer dispositivo

Quase todos os programas de gestão de informação em tempo real apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis, o que é uma enorme vantagem visto que o mercado empresarial está cada vez mais móvel. Com esta ferramenta, pode estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado verdadeiro do seu negócio.

Deteção precoce de eventuais problemas

Uma falha no processo de produção pode significar problemas sérios com clientes, fornecedores e parceiros se não for detetado e corrigido a tempo, destruindo linhas produtivas completas e prejudicando a relação com stakeholders. Acompanhar o processo produtivo em tempo real permite identificar eventuais falhas e a sua respetiva correção em tempo útil. Deste modo, quaisquer desvios serão corrigidos o mais rapidamente possível.

Utilização de diversas fontes de dados em simultâneo

Com a utilização de um sistema de análise em tempo real é possível agregar num só sistema toda a informação relativa à empresa. Deste modo, o acesso à informação torna-se bastante mais fácil e intuitivo, reduzindo o tempo que anteriormente o gestor gastava a condensar informações oriundas de diversas fontes de dados.

Diminuição da probabilidade de errar

O uso de sistemas de análise de dados em tempo real reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados, reduzindo assim a probabilidade de cometer erros prejudiciais para o negócio. Toda a informação da empresa vai estar condensada apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes.

Identificação célere de oportunidades de negócio

Com a utilização de uma ferramenta de análise em tempo real poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas surgem, o que lhe permitirá estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma modificação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, o que vai aumentar as vendas e melhorar os resultados globais.

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

Como é o processo de tomada de decisão nas empresas de sucesso?

Como é o processo de tomada de decisão nas empresas de sucesso?

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Decisões, decisões e mais decisões: é assim o dia-a-dia de um gestor. Qualquer decisão interfere no sucesso (ou insucesso) do negócio, pelo que é fundamental ter conhecimento adequado e atualizado no momento de decidir. As decisões devem ser tomadas de modo consciente, pois quando decidimos intuitivamente, sem dados e factos concretos, poderemos estar a prejudicar seriamente o nosso negócio. No artigo de hoje, vamos perceber como é o processo de tomada de decisão nas empresas de sucesso!

Primeira etapa: identificação do problema

Numa grande parte das situações, a tomada de decisão tem como objetivo resolver um problema. Assim, é preciso identificar a sua origem e listar todas as possíveis soluções. Esta etapa parece básica mas é uma das mais importantes, pois vai dar-nos os dados necessários para sabermos qual caminho escolher. No final, a decisão tomada terá que estar de acordo com o problema identificado. Se isso não acontecer, a decisão tomada poderá ser completamente ineficaz para as necessidades da empresa.

Segunda etapa: recolha de dados

Nesta etapa, é importante fazer uma recolha dos dados necessários para tomar a decisão. É aqui que se faz uma análise completa da situação. Cada vez mais, os gestores precisam de ter acesso aos dados em tempo real. Soluções como o Multipeers permitem que o gestor tenha acesso a todas as informações oriundas de todas as fontes de dados da empresa. Este cenário é o mais indicado para que a decisão tomada seja a correta para o negócio, uma vez que o gestor sabe, a cada momento, exatamente aquilo que se passa no seu negócio. A informação em tempo real é cada vez mais uma necessidade e uma realidade nas empresas de todo o Mundo.

Terceira etapa: avaliar todas as hipóteses

Antes de tomar uma decisão, o gestor deve identificar e analisar pormenorizadamente todas as alternativas disponíveis. O mesmo problema pode ter várias soluções e o gestor deve contar com a ajuda da sua equipa para escolher o melhor caminho a seguir. Deste modo, não só a empresa ganha pois a opinião de todos será, certamente, melhor que a de uma pessoa só, como os colaboradores se sentirão mais motivados pois sentem-se parte integrante do processo.

Quarta etapa: decisão e acompanhamento

A última etapa é escolher a alternativa mais adequada à realidade da empresa. Contudo, o processo de decisão não deve ficar extinto no momento em que se decide. Para que haja uma evolução positiva do negócio, todas as decisões devem ser acompanhadas continuamente, de modo a perceber se realmente foi a decisão certa para o negócio e para aplicar alterações caso sejam necessárias.

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio.

Conheça as vantagens do sistema BAM e saiba como estas ferramentas podem ajudar o seu negócio!

 

Os principais pilares da segurança de informação nas empresas

Os principais pilares da segurança de informação nas empresas

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Podemos arriscar dizer que “segurança” foi a palavra mais ouvida no âmbito das necessidades empresariais em 2018. Na sequência da entrada em vigor do novo regulamento geral de proteção dos dados, as empresas preocuparam-se efetivamente em garantir que a sua informação se encontrava segura, adotando novas ferramentas e novas formas de lidar com a onda gigante de dados que é gerada diariamente. Mas quais são os principais pilares da segurança de informação nas empresas?

Confidencialidade

A confidencialidade diz respeito a todos os procedimentos e políticas que permitem restringir e regular o acesso a informações sensíveis e confidenciais. É importante que numa empresa o acesso à informação esteja regulamentado e que tenha vários níveis, de acordo com os cargos e com a necessidade de acesso de cada colaborador. A maior parte dos ataques informáticos tem origem interna, pelo que é preciso ter muito cuidado para que a informação mais importante da empresa não caia nas mãos erradas.

Integridade

A integridade é um pilar importante visto que permite identificar se houve alguma alteração no processo ou envio dos dados. A integridade dos dados é essencial para o bom funcionamento de uma empresa e é importante que os dados se mantenham inalterados mesmo após passarem por sucessivas pessoas. Os dados confidenciais de uma empresa não podem ser alterados por qualquer colaborador, devendo haver um procedimento definido para esta situação.

Disponibilidade

Os dados devem estar disponíveis sempre que seja necessário aceder aos mesmos. A segurança da informação não pode permitir que os dados estejam “num lugar longínquo”, em que sejam necessárias muitas etapas para conseguirmos visualizá-los. O armazenamento na Cloud tem vindo a ganhar cada vez mais “adeptos” ao longo dos últimos anos, uma vez que permite que os dados estejam disponíveis em qualquer lugar, em qualquer altura e a partir de qualquer dispositivo. Contudo, é essencial que existam cuidados com a segurança dos dispositivos utilizados na empresa. Ter um bom antivírus, não abrir e-mails suspeitos nem visitar sites pouco credíveis são regras que se devem cumprir sempre.

Autenticidade

A autenticidade é um dos pilares fundamentais da segurança dos dados. Devemos conhecer a origem dos dados com os quais lidamos, pois só assim conseguimos garantir que eles são fidedignos e atuais.

Vivemos num mundo altamente digital e por isso as ameaças tê-se proliferado a uma velocidade muito rápida. Hoje em dia, as empresas precisam efetivamente de utilizar soluções de segurança de dados, sob pena de verem as suas informações confidenciais expostas. Uma falha de segurança pode ser dramática para um negócio, podendo mesmo ditar o fim do mesmo. As ameaças à segurança dos dados são cada vez maiores e mais sofisticadas, tornando mais difícil garantir a segurança dos dados no negócio. Proteger a informação que a sua empresa gera diariamente é essencial para o sucesso do negócio e nesta fase em que o novo regulamento geral de proteção dos dados já entrou em vigor, é ainda mais importante trabalhar no sentido de conseguir proteger os dados da empresa e dos seus stakeholders.

 

5 Motivos para não gerir os seus dados no Excel

5 Motivos para não gerir os seus dados no Excel

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Muitas empresas usam ainda o Excel para fazer a gestão dos seus dados de vendas, marketing, entre outras áreas. Contudo, apesar de ser bastante fácil trabalhar com o Microsoft Excel, este programa tem demasiadas limitações e acaba por ser insuficiente para gerir toda a informação de uma empresa. À medida que as empresas vão crescendo, os gestores sentem a necessidade de utilizar ferramentas mais sofisticadas para gerir a informação empresarial. Mas, apesar dessa necessidade crescente, muitos gestores insistem em utilizar o Excel como ferramenta principal de trabalho e isso acontece devido à facilidade de uso e à resistência à mudança. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 5 motivos para não gerir os seus dados no Excel!

O Excel não é seguro

O Excel é um programa gerido de forma manual, que funciona baseado em fórmulas que nem todos os colaboradores de uma empresa compreendem. Assim, gerir os dados de uma organização através do Excel pode ser bastante confuso, pois basta um colaborador alterar uma fórmula para que todos os dados fiquem adulterados. Além disso, o Excel tem uma grande lacuna a nível de segurança pois não permite criar hierarquias a nível da edição do documento, o que compromete em grande medida a segurança dos dados.

Grande consumo de tempo

Inserir os dados no Excel consome muito tempo e ocupa um recurso humano que poderia estar a dedicar-se a outra tarefa. Existem estudos que revelam que os gestores gastam cerca de 50% a 80% do seu tempo de trabalho a recolher dados e a inseri-los em programas como o Excel. O ideal é utilizar uma ferramenta como o Multipeers que junta numa só plataforma todas as informações oriundas das mais diversas fontes de dados da empresa. E tudo em tempo real e de forma automática.

Grande probabilidade de erro

Os ficheiros de Excel são tratados manualmente e por isso existe uma grande probabilidade de erro humano. No mundo empresarial, é preciso haver uma grande confiança nos dados, pois só assim se conseguem tomar as decisões certas para o negócio. Um dado inserido de forma errada no Excel pode afetar todas as informações inseridas e pode desencadear uma decisão mal tomada que prejudica seriamente a empresa.

Perigo de perda dos dados

Felizmente, já existe a opção de utilizarmos o Excel de modo online através do Office 365. No entanto, a maior parte das pessoas continua a trabalhar em ficheiros guardados no seu computador e isso compromete a segurança dos dados. Em caso de desastre informático ou ataque por parte de hackers, existe uma grande probabilidade do ficheiro se perder para sempre. Caso utilize o Excel, a melhor decisão a tomar é utilizá-lo no Office 365, para que possa gravar as alterações de modo automático e para que o ficheiro fique guardado na Web.

Falta de integração

Para gerir bem uma empresa, é necessário trabalhar com diversos ficheiros de Excel, mas é bastante complexo conseguir que eles “conversem” entre si. Existem fórmulas que permitem que um dado alterado num ficheiro tenha impacto noutros ficheiros, mas isso torna os documentos muito pesados e por vezes não funciona corretamente.

7 Filmes obrigatórios para todos os empreendedores

7 Filmes obrigatórios para todos os empreendedores

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Ser empreendedor é um desafio e nem todos nascem com essa capacidade. Mas a boa notícia é que pode aperfeiçoar as suas capacidades ao longo do tempo e nas mais diversas situações. Uma das melhores formas de aprendizagem é através de casos concretos, como os que nos são mostrados no cinema. A sétima arte tem muitos filmes inspiradores para empreendedores de todas as áreas e selecionamos neste artigo os 7 filmes obrigatórios para todos os empreendedores!

O Lobo de Wall Street

Este filme protagonizado pelo Leonardo Dicaprio conta-nos a história de um empreendedor e corretor da Bolsa, que consegue alcançar um negócio de sucesso. O problema é que consegue alcançar a glória através de esquemas fraudulentos e crimes de corrupção. A personagem principal tinha dotes impressionantes de vendedor e apresentava uma capacidade inata para liderar uma empresa, conseguindo passar entusiasmo e motivação a todos os seus colaboradores.

A rede social

Não podíamos deixar de referir o filme que conta a história de Mark Zuckerberg, um dos maiores empreendedores do nosso século e o responsável pela criação da rede social Facebook. Este filme conta-nos detalhadamente como é que o Facebook surgiu: uma simples ideia que surgiu na faculdade tornou-se na rede social, mais famosa do Mundo. Este filme também nos mostra que, por vezes, para alcançar o sucesso é preciso comprometer as relações pessoais.

O Clube dos Poetas Mortos

O filme estrelado por Robin Williams conta-nos a história de um professor que começa a dar aulas na Welton Academy em 1959. Sendo uma instituição tão conservadora, o professor cosnegue marcar a diferença ensinando os seus alunos a pensarem de forma diferente, incutindo-lhes um espírito de inovação, um dos valores mais apreciados no mundo do empreendedorismo atual.

O Homem que mudou o jogo

“O Homem que mudou o jogo” é um filme baseado na historia real de Billy Beane, adaptada ndo livro de Michael Lewis. O autor relata como Beane conseguiu levar a modesta equipa do Oakland Athletics a uma equipa de elite do basebol americano. Este filme ensina-nos como corrigir os colaboradores e potencializar ao máximo as suas capacidades individuais. Saber fazer as perguntas certas e motivar os colaboradores a darem o seu melhor é uma característica que todos os empreendedores devem ter.

O Jogo da Imitação

Este é um filme baseado em fatos reais que nos conta a história Alan Turing, um matemático com uma inteligência acima da média, que é bastante anti social. O filme passa-se durante a Segunda Guerra Mundial. Na ocasião, o governo britânico contratou uma equipa que tinha o objetivo de descodificar um famoso código utilizado pelos alemães para transmitir as suas mensagens de guerra. O filme mostra-nos que rabalhar em equipa é fundamental e não desistir perante as adversidades é das mensagens mais importantes que deve transmitir aos seus colaboradores enquanto responsável pela gestão e liderança. O filme também nos mostra a importância de utilizar sistemas de processamento de dados.

Rocky

Todos os filmes do Rocky, estrelados por Sylvester Stalone, mostram-nos um discurso motivacional com capacidade de nos fazer começar a trabalhar de imediato em todos os nossos planos e realizar tudo aquilo com que sempre sonhamos. O Rocky tem uma capacidade de liderança incrível e todos os gestores de recursos humanos deveriam ser um pouco como ele! Este filme também é essencial para a gestão de recursos humanos pois mostra-nos as dificuldades que vamos encontrando pelo caminho até atingirmos o sucesso. A lição principal é que apesar das dificuldades que vão aparecendo, devemos ser capazes de nos mantermos fortes para continuar a lutar!

O Diabo veste Prada

Neste filme, a Revista “Runway” é dirigida pela mão de ferro de Miranda Priestley – a mais poderosa mulher no mundo da moda. “Runway” é um assustador desafio para quem quiser entrar nessa indústria. Para conseguir que “Runway” seja a Bíblia de Nova Iorque e até do Mundo, Miranda não poupa nada nem ninguém e é difícil alguém sobreviver às suas mãos! Assim, a tarefa como assistente de Miranda poderá abrir as portas à recém-formada Andy Sachs. Apesar de Andy ser a pessoa completamente errada para o trabalho, porque não sabe nada de marcas nem do mundo da moda, quando se propõe ocupar esse cargo irá demonstrar ter algo que as outras não têm: ela tem determinação e recusa falhar!

 

O mundo do cinema ajuda-nos a “viajar” para outros mundos e ao mesmo tempo ensina-nos muitas coisas sobre a vida e sobre o mundo do trabalho. Se conhecer outros filmes inspiradores para empreendedores, partilhe-os connosco nos comentários!

10 Vantagens da análise em tempo real para os negócios

10 Vantagens da análise em tempo real para os negócios

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As empresas já não conseguem sobreviver se não estiverem sempre a par de tudo aquilo que se passa no negócio e no meio envolvente. A necessidade da informação em tempo real tem despoletado o uso de sistemas BAM como o Multipeers, pois através destas ferramentas é possível acompanhar num só dashboard tudo o que se passa no negócio e ainda definir alertas de negócio que avisam o utilizador sempre que alguma coisa saia do seu padrão previamente definido. No artigo de hoje, apresentamos 10 vantagens da análise em tempo real para os negócios!

Melhores decisões para o negócio

Quando o gestor sabe exatamente o que se passa no negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa. Analisar o negócio em tempo real permite ter todos os inputs necessários para que se possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar. Os relatórios com alguns dias apresentam informação desatualizada, o que já não corresponde ao estado real da empresa naquele momento. Por isso, muitas vezes as decisões tomadas são desajustadas e não beneficiam o negócio.

Identificação mais rápida de oportunidades de negócio

Com a análise em tempo real poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas aparecem, o que lhe permite estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma modificação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, o que vai aumentar as vendas e melhorar os resultados globais.

Gestão mais eficiente dos recursos humanos

A informação em tempo real sobre os recursos humanos da empresa pode ser uma grande vantagem competitiva para as empresas que pretendem adaptar-se a mudanças mais rapidamente. Os sistemas de monitorização permitem obter dados imediatos sobre a distribuição dos colaboradores nos diferentes setores da empresa, bem como informação atualizada sobre a sua disponibilidade. Isto torna a gestão de equipas muito mais eficiente.

Definição de alertas para agir de imediato

Os softwares de monitorização do negócio como o Multipeers permitem a definição de alertas de negócio. Onde quer que esteja, será notificado por SMS ou e-mail sobre eventuais alterações aos seus padrões previamente estabelecidos e poderá agir de imediato, antes mesmo de haver prejuízos para a organização. Esta revela-se uma enorme vantagem competitiva pois possibilita uma ação imediata.

Consulta de diversas fontes de dados

Com a utilização de um sistema de análise em tempo real é possível agregar num só sistema toda a informação relativa à empresa. Deste modo, o acesso à informação torna-se bastante mais fácil e intuitivo, reduzindo o tempo que anteriormente se gastava a juntar informação oriundas de diversas fontes. O gestor vai ter a vida mais facilitada e vai poder agir de forma mais célere.

Deteção precoce nos processos produtivos

Uma falha no processo de produção pode significar problemas sérios com clientes, fornecedores e parceiros se não for detetado e corrigido a tempo. Acompanhar o processo produtivo em tempo real permite identificar eventuais falhas e a sua respetiva correção. Deste modo, quaisquer desvios serão corrigidos em tempo útil e evitar-se-ão problemas maiores para a empresa.

Conhecimento profundo sobre os clientes

Com o uso de ferramentas que possibilitam a análise dos dados em tempo real é possível perceber de imediato qual o meio preferido pelo cliente, qual as suas necessidades e os problemas que apresenta. Esta informação garante um serviço mais personalizado e de acordo com aquilo que o cliente realmente necessita.

Torna os processos empresariais mais ágeis

Como os programas de gestão da informação em tempo real apresentam a informação de forma condensada e já pronta para análise, a necessidade de fazer relatórios extensos vai desaparecer. Desse modo, os colaboradores que antes tinham essa responsabilidade vão ficar com mais tempo disponível para outras tarefas, o que certamente contribuirá para um aumento de produtividade. A análise em tempo real elimina as tarefas mais burocráticas, o que torna a empresa mais ágil.

Diminuição do risco de cometer erros

O uso de sistemas de análise de dados em tempo real reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados. Toda a informação da empresa vai estar apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes. Assim, a probabilidade de haver falhas de comunicação torna-se bastante reduzida, o que contribui para uma tomada de decisão mais assertiva.

Consulta da informação do negócio a partir de qualquer lugar

Quase todos os programas de gestão de informação em tempo real apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis. Assim sendo, é possível estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado do negócio. Esta é uma vantagem muito importante, pois cada vez mais o seu negócio é no local em que se encontra, pelo que é fundamental que tenha sempre acesso à informação mais atual sobre a sua empresa!

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

 

Os principais obstáculos para uma tomada de decisão eficaz (e as possíveis soluções!)

Os principais obstáculos para uma tomada de decisão eficaz (e as possíveis soluções!)

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Tomar decisões para o futuro do negócio é uma tarefa complicada para os gestores e que exige muito empenho da parte deles. Muitas vezes, os responsáveis pelas empresas e pelos departamentos não dispõem de toda a informação necessária para analisar as situações de uma forma objetiva, o que complica muito uma tomada de decisão eficaz e rápida. No dia-a-dia preenchido em que as empresas vivem constantemente, a falta de tempo para avaliar as operações da empresa é um dos maiores inimigos da correta tomada de decisões. Hoje em dia, as empresas geram dados todos os dias e a grande quantidade de informação que existe é também uma preocupação para as empresas, pois não é fácil gerir todas as fontes de informação e é ainda mais difícil tirar os insights mais importantes de cada uma delas. Existem muitos obstáculos que impedem que se tomem decisões rápida e conscientemente e é sobre esses obstáculos que vamos falar neste artigo. E iremos apresentar também as possíveis soluções para cada um deles!

Obstáculo 1: falta de informação em tempo útil

A vida dos negócios acontece agora. Em cada momento são geradas informações que vão ter impacto na vida da empresa, pelo que é fundamental que um gestor esteja sempre a par daquilo que está a acontecer. A realidade, porém, é que na maior parte das empresas a informação encontra-se espalhada por diversos softwares e não é possível ter um acesso imediato a todos os dados. Isto vai ter um impacto negativo na tomada de decisão. As decisões baseadas em relatórios com alguns dias são sempre reativas e a empresa corre o risco de ser ultrapassado por uma concorrência que seja mais rápida a agir.

Solução: BAM

As ferramentas BAM como o Multipeers são essenciais no mundo empresarial atual, pois permitem condensar numa só plataforma todas as informações oriundas das mais diversas fontes de dados. A capacidade de aceder à informação em tempo real muda tudo pois é a garantia de que estamos sempre a trabalhar com base nas informações mais atuais que existem. A tomada de decisões fica mais facilitada pois não é necessário recorrer a relatórios extensos e antigos para decidir o que fazer a seguir. Com a informação tão acessível, a probabilidade de tomar decisões  erradas é muito mais reduzida, o que certamente aumenta a eficiência das empresas. Além disso, o Multipeers também permite a criação de alertas de negócio que avisam os gestores sobre situações anómalas e que requerem a sua atenção. Este facto faz com que os gestores possam realizar as suas tarefas do dia-a-dia de modo tranquilo pois sabem que serão alertados quando algo de anormal acontecer. Isto permite que ações corretivas sejam tomadas de imediato, garantindo a rápida resolução dos problemas.

Obstáculo 2: falta de mobilidade

mobilidade empresarial é uma tendência em crescimento e em muitos setores de atividade já é uma realidade. No entanto, existem ainda muitas empresas que não estão a conseguir adaptar-se a esta nova forma de trabalhar e isso faz com que os colaboradores tenham que estar no escritório para acederem ao e-mail e para reunirem com as suas equipas. As empresas são ainda pouco recetivas a esta nova tendência pois têm medo de que a mobilidade seja sinónimo de uma maior probabilidade de perda das credenciais de acesso à rede, o que resulta, na generalidade dos casos, em fugas de informação para o exterior. Felizmente, cada vez mais a tecnologia avança no sentido de tornar os sistemas e as redes mais seguras e praticamente invioláveis.

Solução: utilização das ferramentas adequadas

Os colaboradores e os gestores devem ter sempre acesso às informações mais importantes sobre o negócio pois só assim conseguirão tomar decisões eficazes e no momento certo. A cloud computing veio facilitar a mobilidade laboral, ao permitir que documentos importantes do negócio sejam consultados em qualquer lugar e para que exista uma tomada de decisão efetiva. Mudar o sistema de e-mail corporativo para uma solução baseada na Cloud é também bastante importante para aumentar a mobilidade empresarial. As ferramentas de videoconferência foram as primeiras ferramentas a possibilitar a mobilidade empresarial e, hoje em dia, estão a avançar em grande escala para as plataformas mobile, o que aumenta significativamente o âmbito de atuação da mobilidade. Atualmente, já podemos utilizar o Skype e o Hangouts em dispositivos móveis, o que permite fazer reuniões a qualquer hora e a partir de qualquer lugar do Mundo.

Obstáculo 3: falta de planeamento

As empresas, muitas vezes, não gastam o tempo devido no planeamento da sua atividade e isso vai ter, obviamente, consequências negativas ao longo do tempo. O planeamento empresarial é essencial para que a ação da empresa resulte corretamente. Definir objetivos realistas e formas de os atingir é uma parte muito importante nos negócios, pois só conseguiremos atingir o sucesso se soubermos bem para onde queremos ir.

Solução: planear e envolver toda a equipa

Pelo menos semestralmente, é fundamental que os gestores se reunam com as suas equipas e que analisem o que foi feito até ao momento e, com base no resultado dessa análise, deve traçar-se o rumo da empresa para os meses seguintes. Contudo, é muito importante que exista sempre um plano B. Por muito bom que o planeamento seja e que os objetivos traçados sejam os mais adequados para a empresa, é preciso ter em conta que as coisas podem correr mal, pois o mundo dos negócios é muito suscetível a mudanças e imprevistos . Por isso, é necessário ter sempre um plano alternativo. Ter um plano B torna as situações de emergência mais fáceis de lidar. Muitos gestores não pensam em alternativas quando tomam uma decisão e acabam por prejudicar o negócio caso a decisão tomada não tem os efeitos desejados.

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio.

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