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Dicas de Gestão

A importância da informação em tempo real para a gestão de pessoas

Os colaboradores de uma empresa são importantíssimos para o seu sucesso (ou insucesso!). Estar atento aos seus comportamentos e tratar os seus dados da melhor forma é fundamental para que a empresa possa acompanhar em tempo real o que se passa com os seus colaboradores. Deste modo, conseguirá fazer uma gestão de pessoas eficaz. No artigo de hoje, abordamos a importância da informação em tempo real para a gestão de pessoas!

Compreendendo o termo People Analytics

People Analytics é um termo que vai estar muito em voga nos próximos anos. People Analytics é o processo de recolha, organização e análise de dados sobre o comportamento dos colaboradores, com o intuito de contribuir para as decisões tomadas na empresa, antecipando tendências e ajustando estratégias. O CEO da Humanyze e perito no assunto, Ben Waber refere que “quando usamos dados para entender os comportamentos dentro do ambiente de trabalho que tornam as pessoas eficientes, felizes, criativas, especialistas, líderes, seguidores, enfim, estamos usando People Analytics. É muito importante utilizar esta forma de análise para obter informações sobre quedas de produtividade, reduzido engajamento dos colaboradores e dificuldade em reter os melhores talentos. Com o uso de ferramentas de análise na gestão de recursos humanos torna-se mais simples analisar comportamentos, entender o porquê de as pessoas agirem de uma determinada forma e tomar ações corretivas antes que seja tarde demais.

Vantagens da análise em tempo real para a gestão de pessoas

Diminuição da rotatividade nas equipas

Muitas empresas enfrentam o desafio de verem as suas equipas mudar várias vezes num curto período de tempo. Sem perceberem porquê, não são capazes de reter os melhores talentos, o que faz com que exista pouca estabilidade. Através da análise dos dados, é possível conhecer melhor cada colaborador e contribuir para que ele se sinta bem no local de trabalho, evitando assim a sua saída. É importante conhecer as motivações, desejos a longo prazo e opiniões dos colaboradores, pois só assim os cargos de gestão conseguirão criar um ambiente agradável e onde cada colaborador se sinta bem.

Processos de recrutamento mais inteligentes

O Big Data na gestão de recursos humanos é um fator essencial para encontrar as pessoas certas para as funções certas. Por exemplo, através do Big Data é possível descobrir se as pessoas que têm uma experiência de trabalho interessante são ou não mais propensas a ficar na empresa por longos períodos de tempo ou se a duração das experiências anteriores tem impacto no desempenho da atual função. Com base nestes resultados, a empresa pode concentrar-se em fatores mais relevantes no momento de recrutar.

Avaliação do desempenho

A análise em tempo real através do uso de ferramentas como o Multipeers ajuda a garantir que o desempenho dos colaboradores é medido com mais precisão, determinando em quais períodos do dia a empresa tem melhores índices de produtividade. É possível também identificar quais colaboradores têm um melhor desempenho. Os KPI’s são muito importantes para uma correta gestão de pessoas pois ajudam-nos a trabalhar a informação e a obter insights importantes para a tomada de decisão.

 

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5 Motivos para investir num ERP

ERP significa Entreprise Resource Planning, ou seja, Planeamento dos Recursos Corporativos. Surgiu no final dos anos 50, época em que se começou a aliar a gestão à tecnologia. Inicialmente, o seu objetivo era otimizar o tempo que se gastava em tarefas manuais, mas hoje este recurso é capaz de integrar todas as informações e processos de uma organização num só local. A missão desta ferramenta é agrupar todos os departamentos da empresa, proporcionando uma melhor comunicação, através de um fluxo de informação contínuo. Este fator revela-se de grande utilidade pois os processos de uma empresa dependem uns dos outros e uma falha de comunicação ou perda de transmissão dos dados pode significar grandes perdas de produtividade e de lucro. No artigo de hoje, apresentamos 5 motivos para investir num ERP!

Controlo geral do negócio

Este é o principal motivo pelo qual deve investir num ERP. A centralização da informação é cada vez mais importante, pois permite um maior controlo sobre os dados e uma tomada de decisão mais eficiente. Os processos tornam-se mais simples e conseguem reduzir-se os custos com formação de utilizadores e infraestruturas. Saber o que se passa no seu negócio é fundamental para tomar as decisões certas e, no dia-a-dia agitado de um gestor, a informação agrupada torna-se uma mais-valia.

Gestão mais eficiente dos Clientes

A informação no ERP sobre os clientes e potenciais clientes da empresa pode ser uma grande vantagem competitiva para as empresas que pretendem adaptar-se a mudanças mais rapidamente. Os sistemas de monitorização permitem obter dados imediatos sobre as ações dos clientes e interações com a empresa, bem como informação sobre o seu histórico de compras. Isto permite que a comunicação com o cliente se torne mais personalizada e objetiva.

Torna os processos empresariais mais ágeis

Como os programas de gestão apresentam a informação de forma condensada e já pronta para análise, a necessidade de fazer relatórios extensos vai desaparecer. Desse modo, os colaboradores que antes tinham essa responsabilidade vão ficar com mais tempo disponível para outras tarefas, o que certamente contribuirá para um aumento de produtividade. A análise em tempo real em conjunto com o ERP elimina as tarefas mais burocráticas, o que torna a empresa mais ágil.

Diminuição da probabilidade de errar

O uso de um ERP reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados. Toda a informação da empresa vai estar apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes. Assim, a probabilidade de haver falhas de comunicação torna-se bastante reduzida, o que contribui para uma tomada de decisão mais assertiva.

Grande mobilidade

Atualmente, quase todos os ERP apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis. Assim sendo, é possível estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado do negócio. Esta é uma vantagem muito importante, pois cada vez mais o seu negócio é no local em que se encontra, pelo que é fundamental que tenha sempre acesso à informação mais atual sobre a sua empresa!

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

 

 

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Como é que um dashboard pode ajudar a tomar decisões empresariais?

Os dashboards têm uma importância cada vez maior nas empresas. No dia-a-dia empresarial agitado, os gestores necessitam de consultar diversas fontes de informação de modo a conseguirem obter todos os dados de que precisam para uma tomada de decisão consciente. Este é um processo que consome demasiado tempo e, não raras vezes, a informação encontra-se desorganizada, o que prejudica muito uma tomada de decisão rápida e eficaz. Assim sendo, o dashboard é hoje uma ferramenta fundamental para os negócios e no artigo de hoje vamos perceber como é que o dashboard pode ajudar a tomar decisões empresariais!

O que é um dashboard?

Um dashboard é um painel de controlo que apresenta de forma visual as informações mais importantes sobre o negócio. No caso de utilizar uma ferramenta como o Multipeers, a informação é atualizada permanente e automaticamente, de modo a que tenha ao seu dispor as informações mais atuais sobre tudo aquilo que se passa na empresa.

Conhecimento constante sobre os objetivos empresariais

Ao utilizar um dashboard, consegue facilmente perceber se os seus objetivos de negócio estão a ser cumpridos. Relacionar os KPI’s com as atividades do dia-a-dia é essencial para que os objetivos individuais e globais sejam alcançados de forma mais simples. Só com um conhecimento efetivo do que se passa na empresa e da evolução das áreas é que conseguirá tomar decisões certas para a boa continuação do seu negócio.

Avaliação permanente do negócio

Uma das principais vantagens do uso de dashboards relaciona-se com o facto de poder analisar constantemente o presente e o passado do seu negócio. Com um dashboard, é muito fácil analisar o histórico da empresa e encontrar padrões de comportamento do passado que irão ajudar a tomar decisões no presente que não comprometem o futuro!

Identificação de problemas em tempo útil

Os gestores nem sempre conseguem identificar desvios nas rotinas de trabalho em tempo útil, o que compromete a produtividade do negócio. O dashboard vai juntar o histórico das operações da empresa e pode definir padrões para detetar desvios e anomalias em tempo real. Assim, o sistema é capaz de perceber que algo não está bem e de alertá-lo de imediato para que possa agir antes de se tornar um problema sério.

Condensa todas as informações da empresa num só local

Neste campo, é preciso ter cuidado para não ter um dashboard demasiado “cheio”, ou seja, com informação que não é relevante para a sua tomada de decisão. Isso só vai criar ruído visual e complicar a sua análise. Deve criar um dashboard de fácil leitura e apenas com os dados que realmente importam para si.

Os gestores nem sempre conseguem identificar desvios nas rotinas de trabalho em tempo útil, o que compromete a produtividade do negócio. Os dashboards juntam o histórico das operações da empresa e pode definir padrões para detetar desvios e anomalias em tempo real. Assim, o Multipeers é capaz de perceber que algo não está bem e de alertá-lo de imediato para que possa agir antes de se tornar um problema sério!

 

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Tecnologia em escritórios de contabilidade: o que tem mudado?

Você já parou para pensar em como era um escritório de contabilidade há uns 50 anos atrás? Certamente, não tem qualquer relação com a realidade atual. A tecnologia em escritórios de contabilidade mudou a forma como os contadores se relacionam e prestam serviço aos seus clientes. Você pode imaginar o vai e vem dos office boys entre o escritório do cliente e do contador, levando e trazendo documentos para lá e para cá? É bem verdade que já tinham inventado o aparelho de fax símile. Você colocava o documento do lado de cá e o seu interlocutor ficava aguardando do outro lado. Isso é o de menos, se pararmos para pensar em como eram feitas as escriturações, com preenchimento manual de livros fiscais, lançamentos contábeis e elaboração de demonstrativos. Para os contadores, era muito trabalho, exposição permanente a erros e demorados processos de conciliação. Sem contar com a velha máquina de escrever, que quando você errava dava uma trabalheira danada para corrigir. Fora a maquininha de somar, que você errava um número e já era. A soma dava errada, os números não batiam e tinha que começar tudo de novo. Como consequência, não se pode dizer que a produtividade de um escritório de contabilidade fosse algo exemplar, por maior que fosse a perícia do contador. O que havia de mais avançado era o sistema de planilhas chamado Lotus 123. Era o máximo de automação possível nos escritórios de contabilidade.

O salto da tecnologia

A partir da década de 90, principalmente, os softwares de gestão empresarial começaram a ganhar força no Brasil. As empresas de pequeno, médio e longo prazo receberam soluções em TI que permitiam uma visão ampla do negócio, por meio de relatórios gerenciais. O trâmite de papéis diminuiu, assim como a necessidade de recursos humanos envolvidos nos processos administrativos, permitindo que as empresas pudessem alocá-los em suas atividades fim.

As decisões se tornaram mais ágeis e até a vida dos contadores foi facilitada, já que a maioria desses softwares tinham módulos contábeis. Ao mesmo tempo, os escritórios de contabilidade ganharam ferramentas específicas para os registros e emissão de relatórios contábeis. Automação de um lado e de outro, o ganho de produtividade era natural.

A partir do início do século XXI as soluções tecnológicas passaram a evoluir em ritmo vertiginoso. Com a difusão da internet como ferramenta de negócios, a transmissão de dados ganhou uma nova dinâmica. Os Office boys estavam com os dias contados.

Atualmente, vivemos a era dos softwares em nuvem e da integração de sistemas. Agora, o desafio é integrar as diversas fontes de informações estratégicas, de softwares a feeds de notícia em uma única ferramenta. Já nos deparamos com soluções que permitem controlar fluxos financeiros diversos de forma centralizada.

A lógica está se invertendo. Agora não é mais o gestor que busca a informação, mas o contrário. Estamos na era da informação em tempo real. Competir não é mais só ter a melhor proposta de valor para os clientes. Agora é preciso ter agilidade para tomar decisões.

Tecnologia e escritórios de contabilidade competitivos

Se você é contador, já deve ter percebido que tecnologia e competitividade andam juntos. Um escritório de contabilidade compete com outros escritórios. Ainda que competir por preço não seja a melhor das estratégias, por vezes ela se torna inevitável. Afinal, os clientes querem o melhor serviço pelo menor custo. A boa notícia é que isso é plenamente possível. A partir do momento em que você tem maior produtividade, pode atender a mais clientes e, com isso, entregar preços competitivos.

Em se tratando de contabilidade, nos dias atuais, agilidade na prestação de serviços contábeis é uma forma de gerar valor para o cliente. Quanto aos preços, uma operação enxuta e ágil, aliada à produtividade, garante redução dos custos e a possibilidade de ser competitivo.

O que temos de mudança atualmente?

A nova mudança, que já nem é tão nova assim, no universo organizacional são os softwares online. A vantagem desse tipo de software é que ele permite integrar pessoas em lugares diferentes. Gestores, vendedores e pessoal administrativo podem compartilhar as mesmas informações estando ou não no escritório.

Graças às novas tecnologias de transmissão de dados é possível integrar softwares. A partir desse salto, o novo modelo de negócios envolvendo escritórios de contabilidade e seus clientes é o da integração total e transmissão remota. Por meio da integração contábil é possível que o contador tenha acesso e captura remota não só dos relatórios financeiros, mas também dos documentos fiscais.

A partir desse recurso, além da redução a quase zero do risco de erros, o trabalho do contador se tornou ainda mais ágil. Os dados do cliente são capturados e já absorvidos pelo software contábil. Com isso, temos um cenário em que os demonstrativos contábeis podem ser produzidos quase em tempo real. Isso significa, para os escritórios de contabilidade, mais produtividade, menos custos e mais clientes.

Um artigo by GestãoClick

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7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real

A informação em tempo real é uma necessidade cada vez mais presente na vida das empresas atuais. Os gestores já não podem deixar as suas decisões para depois e não é aconselhável que utilizam relatórios com alguns dias como fonte de dados para decidirem. A vida dos negócios acontece agora, a cada momento, pelo que é indispensável que os gestores tenham um conhecimento atual e fidedigno de todas as situações da empresa. Softwares como o Multipeers serão cada vez mais uma presença constante nas empresas. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real para os negócios!

Decisões mais conscientes

Quando o gestor sabe exatamente o que se passa no negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa e esta é sem dúvida a vantagem mais imediata e mais importante de utilizar um sistema de informação em tempo real. Analisar o negócio em tempo real permite ter todos os inputs necessários para que se possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar, pois a informação que vai analisar está atualizada e é fidedigna.

Definição de alertas de negócio

Os softwares de monitorização do negócio como o Multipeers permitem a definição de alertas de negócio para que seja avisado sempre que alguma situação sai do seu padrão. Onde quer que esteja, será notificado por SMS ou e-mail sobre eventuais alterações aos seus padrões previamente estabelecidos e poderá agir de imediato, antes mesmo de haver prejuízos para a organização. Esta revela-se uma enorme vantagem competitiva pois possibilita uma ação imediata e impede consequências negativas para o negócio.

Consulta da informação em qualquer dispositivo

Quase todos os programas de gestão de informação em tempo real apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis, o que é uma enorme vantagem visto que o mercado empresarial está cada vez mais móvel. Com esta ferramenta, pode estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado verdadeiro do seu negócio.

Deteção precoce de eventuais problemas

Uma falha no processo de produção pode significar problemas sérios com clientes, fornecedores e parceiros se não for detetado e corrigido a tempo, destruindo linhas produtivas completas e prejudicando a relação com stakeholders. Acompanhar o processo produtivo em tempo real permite identificar eventuais falhas e a sua respetiva correção em tempo útil. Deste modo, quaisquer desvios serão corrigidos o mais rapidamente possível.

Utilização de diversas fontes de dados em simultâneo

Com a utilização de um sistema de análise em tempo real é possível agregar num só sistema toda a informação relativa à empresa. Deste modo, o acesso à informação torna-se bastante mais fácil e intuitivo, reduzindo o tempo que anteriormente o gestor gastava a condensar informações oriundas de diversas fontes de dados.

Diminuição da probabilidade de errar

O uso de sistemas de análise de dados em tempo real reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados, reduzindo assim a probabilidade de cometer erros prejudiciais para o negócio. Toda a informação da empresa vai estar condensada apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes.

Identificação célere de oportunidades de negócio

Com a utilização de uma ferramenta de análise em tempo real poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas surgem, o que lhe permitirá estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma modificação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, o que vai aumentar as vendas e melhorar os resultados globais.

 

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5 atitudes que podem levar sua empresa ao topo

No mundo das empresas todo mundo fala sobre sucesso, em atingir seus objetivos e em ser bem-sucedido. O que pouca gente diz é que para uma empresa conquistar estabilidade e respeito ela deve trilhar um longo caminho. Não existe regra mágica para o sucesso, mas algumas atitudes e ações podem garantir maiores chances de vitória num mercado cada vez mais competitivo. Baseando-se nas melhores práticas empresariais, selecionamos 5 atitudes que diferenciam as empresas de sucesso das demais. Confira a seguir:

1 – Seja competente

Há uma frase muito famosa no mundo da gestão empresarial que diz: “É preciso muita coragem para fazer diferente e muita competência para fazer a diferença”.  Ser competente é bem mais do que ser original ou fazer bem feito. A competência está diretamente ligada a capacidade de uma empresa em ir além, oferecendo mais do que os seus clientes esperam. Há muitas boas empresas, mas somente os negócios verdadeiramente competentes se tornam referência. Apple, Microsoft, Google ou aquele restaurante que você sempre vai numa ocasião especial tem em comum o fato de que a competência transcende o tamanho, estilo ou capital de uma empresa. A competência dialoga com a paixão com que o seu negócio oferece seus produtos e a forma como lida com sua gestão.  Definir-se como competente atrai não apenas a fidelidade dos clientes, mas também o respeito e a admiração dos concorrentes.

2 – Saiba lidar com o fracasso

Qualquer tentativa de simplificar o sucesso é inútil. Não há sucesso sem uma boa dose de fracasso. Muito mais do que um objetivo, o sucesso é o resultado de um complexo jogo de tentativa e erro. Empresas que atingiram o êxito possuem um histórico de falhas, deslizes e problemas superados. O problema não está em falhar, mas em se acostumar com o erro. Negócios de sucesso jamais transformam o erro em regra, mas convertem os problemas de percurso em novos caminhos. Empresas vitoriosas são aquelas que encontram oportunidade em situações onde outros negócios simplesmente desistiriam. O segredo para saber lidar com o fracasso é reconhecer seus pontos fracos, fortalece-los e evitar repetir os mesmos tropeços. Toda derrota possui uma lição que pode levar sua empresa a um caminho melhor e mais bem-sucedido.

3 – Saiba lidar com o sucesso

Você certamente deve se lembrar de alguma empresa que sucesso que simplesmente decaiu depois de atingir o auge. O mundo dos negócios está cheio de exemplos assim. Pode parecer estranho, mas a maioria das empresas simplesmente não está preparada para lidar com o sucesso. Muitas empresas buscam tanto alcançar o êxito que, ao atingirem o que buscam, não sabem como administrar isso. O guru do mundo dos negócios Warren Buffet costuma dizer: “Se você acertou, pare de tentar.” Muitas empresas confundem inovação com desperdício de boas ideias e perdem muito dinheiro tentando reinventar a roda, quando já possuem um ótimo produto ou serviço em mãos. Algumas vezes é preciso apenas colher o momento e simplesmente aproveitar os frutos do sucesso, sem a necessidade de desfazer um projeto em troca de outro. Se sua empresa atingiu as metas, se seus clientes estão satisfeitos e seus funcionários são produtivos, aproveite. Aprimore suas ideias, busque inovações que dialoguem com seu o estilo de gestão e não desperdice a chance de obter certa estabilidade por conta de um ideal de constante insatisfação. Estar plenamente satisfeito não é acomodar-se, mas faz parte do jogo empresarial.

4 – Saiba realmente o que os seus clientes querem

É impossível obter sucesso sozinho, este é um fenômeno que está ligado às pessoas ao redor. O mesmo vale para as empresas. Negócios dependem de muitos fatores para obter suas conquistas, mas os clientes são o coração de qualquer tipo de empreendimento. Muitas empresas comentem o risco de buscarem sucesso criando produtos e serviços para o mercado e se esquecem que o mercado é feito por pessoas. Não existe chance de êxito para um empreendimento que não ouça seus clientes. Entenda o que eles precisam, quais são seus problemas, desejos e objetivos. A satisfação pessoal de seus consumidores está diretamente relacionada ao sucesso de sua empresa. Crie produtos e serviços que realmente melhorem a vida de pessoas. Com isso sua empresa obterá mais do que sucesso, ela será inesquecível.

5 – Esteja sempre um passo adiante

O maior veneno contra o sucesso é a falta de inovação. Empresas acostumadas a operarem sempre do mesmo modo, dentro da mesma rotina, dificilmente descobrem novos caminhos. A dica é utilizar ferramentas que modifiquem, para melhor, a forma de gestão de seu negócio, maximizando sua produtividade e elevando a qualidade de seus produtos e serviços. Uma forma de dar um passo à frente na hora de administrar sua empresa é investir em um programa de automação comercial (os chamados ERP). Com um ERP sua empresa passa a gerenciar, de modo centralizado e informatizado, setores como contas a pagar e receber, controles de estoque, cadastro de clientes, fornecedores, fluxo de caixa, folhas de ponto e muito mais. Com o ERP da GestãoClick sua empresa contará ainda com o que há de mais moderno no mundo dos sistemas de automação comercial, com um sistema 100% integrado em nuvem, o que garante maior acessibilidade e segurança na hora de armazenar os dados de sua empresa. O importante é sair da rotina e investir em modelos de gestão eficientes para manter o seu negócio relevante.

Resumindo:

A definição de sucesso depende das metas propostas por sua empresa. Com dedicação e foco é possível trilhar um caminho promissor, tornando seu negócio relevante e fidelizando seus clientes. A dica principal é criar um plano de gestão baseado nas atitudes que vimos aqui: competência, capacidade de lidar com fracassos, maturidade para lidar com o sucesso, proximidade com o cliente e inovação.

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Como é o processo de tomada de decisão nas empresas de sucesso?

Decisões, decisões e mais decisões: é assim o dia-a-dia de um gestor. Qualquer decisão interfere no sucesso (ou insucesso) do negócio, pelo que é fundamental ter conhecimento adequado e atualizado no momento de decidir. As decisões devem ser tomadas de modo consciente, pois quando decidimos intuitivamente, sem dados e factos concretos, poderemos estar a prejudicar seriamente o nosso negócio. No artigo de hoje, vamos perceber como é o processo de tomada de decisão nas empresas de sucesso!

Primeira etapa: identificação do problema

Numa grande parte das situações, a tomada de decisão tem como objetivo resolver um problema. Assim, é preciso identificar a sua origem e listar todas as possíveis soluções. Esta etapa parece básica mas é uma das mais importantes, pois vai dar-nos os dados necessários para sabermos qual caminho escolher. No final, a decisão tomada terá que estar de acordo com o problema identificado. Se isso não acontecer, a decisão tomada poderá ser completamente ineficaz para as necessidades da empresa.

Segunda etapa: recolha de dados

Nesta etapa, é importante fazer uma recolha dos dados necessários para tomar a decisão. É aqui que se faz uma análise completa da situação. Cada vez mais, os gestores precisam de ter acesso aos dados em tempo real. Soluções como o Multipeers permitem que o gestor tenha acesso a todas as informações oriundas de todas as fontes de dados da empresa. Este cenário é o mais indicado para que a decisão tomada seja a correta para o negócio, uma vez que o gestor sabe, a cada momento, exatamente aquilo que se passa no seu negócio. A informação em tempo real é cada vez mais uma necessidade e uma realidade nas empresas de todo o Mundo.

Terceira etapa: avaliar todas as hipóteses

Antes de tomar uma decisão, o gestor deve identificar e analisar pormenorizadamente todas as alternativas disponíveis. O mesmo problema pode ter várias soluções e o gestor deve contar com a ajuda da sua equipa para escolher o melhor caminho a seguir. Deste modo, não só a empresa ganha pois a opinião de todos será, certamente, melhor que a de uma pessoa só, como os colaboradores se sentirão mais motivados pois sentem-se parte integrante do processo.

Quarta etapa: decisão e acompanhamento

A última etapa é escolher a alternativa mais adequada à realidade da empresa. Contudo, o processo de decisão não deve ficar extinto no momento em que se decide. Para que haja uma evolução positiva do negócio, todas as decisões devem ser acompanhadas continuamente, de modo a perceber se realmente foi a decisão certa para o negócio e para aplicar alterações caso sejam necessárias.

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Conheça os principais indicadores industriais e saiba como podem ajudá-lo no dia-a-dia

“O que não pode ser medido não pode ser controlado”: esta frase faz todo o sentido no mundo dos negócios e, cada vez mais, os gestores têm a consciência de que é necessário avaliar cada uma das suas ações. Só com um acompanhamento efetivo de tudo aquilo que se passa num negócio é que é possível aplicar medidas de melhoria e conseguir níveis elevados de performance. Os KPI – key performance indicadores – são fundamentais no processo de gestão, avaliação e de melhoria contínua de um negócio. No artigo de hoje, vamos falar sobre os principais indicadores industriais e explicar como podem ajudá-lo no dia-a-dia!

Indicadores de Produção

Em qualquer indústria é fundamental que exista uma monitorização contínua da produção, com o objetivo de analisar a sua eficiência e tempo de atividade. Os indicadores de produção, quando bem aplicados, ajudam a reduzir os custos produtivos, a melhorar os níveis de produtividade e a aumentar o lucro. Alguns dos indicadores de produção mais utilizados são os seguintes: número de produtos produzidos, tempo de inatividade de uma máquina ou de um colaborador e horas trabalhadas na produção.

Indicadores de Pedidos

Estes indicadores dão-nos informações sobre stocks, liquidez, inventários, entre outros aspetos. São indicadores que nos permitem ter uma visão global sobre aquilo que temos no momento para venda, quais os pedidos que falta concluir e qual a nossa rentabilidade financeira. Os principais indicadores deste tipo são: volume de negócios, percentagem de encomendas não cumpridas, índice de inventário para vendas e percentagem de encomendas entregas no tempo devido.

Indicadores Económicos

Os indicadores económicos são transversais a todas as atividades e têm um peso muito significativo para a indústria. Estes indicadores dão-nos todas as informações relativas à saúde financeira do negócio. Os principais indicadores nesta área são: margem de contribuição, percentagem de lucro, ponto de equilíbrio económico, EBITDA, ticket médio e amortizações.

 

Como é que estes indicadores me podem ajudar no dia-a-dia?

  • Informação relevante para decisões conscientes: os KPI’s fornecem muita informação sobre a empresa e nessa medida tornam a tomada de decisão mais eficiente e mais fácil. Os gestores queixam-se frequentemente da falta de informação sobre a empresa para poderem decidir de forma consciente e estes indicadores de desempenho ganham um papel de destaque no momento de tomar decisões sobre o futuro da empresa. Os gestores só conseguem tomar decisões assertivas e acertadas se tiverem um total conhecimento sobre a realidade empresarial. E nada melhor que KPI’s para fornecer todo esse conhecimento.

  • Objetivos mais realistas e mais facilmente cumpridos: analisar o desempenho de uma empresa de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos. Um processo eficiente deve ser planeado e controlado. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s.

  • Mais conhecimento sobre a estratégia empresarial: é fundamental que cada colaborador da empresa ou organização conheça os seus KPI’s e que estes sejam atualizados com alguma frequência. “Se não soubermos para onde vamos, qualquer caminho serve”: o mesmo se aplica nas empresas. Se não tivermos consciência dos resultados que devemos atingir com o nosso trabalho, poderemos fazer qualquer coisa, e isso possivelmente não estará em linha com os objetivos gerais da organização. Definir os indicadores de cada colaborador e fazer a ligação com o sistema de monitorização é essencial para que se obtenha uma visão global e integrada do estado da empresa e do desempenho de cada um. É importante ainda referir que cada colaborador deve ter acesso apenas aos indicadores importantes para a prossecução do seu trabalho, de modo a ter um dia-a-dia mais focado e organizado.

Ter uma visão mais ampla é fundamental para conseguir acompanhar o negócio e tomar decisões acertadas. No dia-a-dia empresarial agitado de hoje em dia e com as exigências cada vez maiores dos consumidores, ter conhecimento sobre o mercado é uma arma obrigatória para se vencer. Faça download do nosso e-book sobre monitorização do negócio e saiba como um sistema BAM pode ajudar a sua empresa a crescer de modo sustentado!

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5 erros comuns no tratamento da informação que precisa de eliminar já

A informação é o bem mais valioso das empresas. A cada dia que passa, as empresas armazenam mais dados que precisam de ser tratados para que forneçam os inputs necessários a uma tomada de decisão eficaz e consciente. Quando a informação não é bem tratada e analisada, o mais provável é a empresa tomar decisões erradas que vão prejudicar o seu funcionamento. Assim, é essencial saber como lidar com a informação e é preciso eliminar todas as barreiras que impedem o bom tratamento dos dados. No artigo de hoje, apresentamos os 5 erros mais comus no tratamento da informação que precisa de eliminar já!

Erro nº1: Trabalhar sem objetivos

No mundo empresarial atual, que é tão competitivo, é muito importante que as empresas definam objetivos gerais e específicos, pois só deste modo saberão qual estratégia seguir para alcançarem os resultados pretendidos. Cada colaborador deve trabalhar com kPI’s específicos e adequados à sua função, pois só desta forma serão capazes de avaliar os dados e transformá-los em informação útil e benéfica para a prossecução do seu trabalho.

Erro nº2: Não acompanhar a rápida evolução tecnológica

Atualmente, a tecnologia evolui a uma velocidade alucinante, o que faz com que as empresas enfrentem constantemente o desafio de estarem atualizadas. Hoje em dia, a análise em tempo real é já uma realidade em muitas empresas. Se há uns anos era suficiente saber o que se passava na empresa uns dias depois dos acontecimentos, hoje essa realidade está completamente alterada. Analisar a informação empresarial em tempo real é o primeiro passo (e podemos arriscar dizer que é o mais importante) para conseguir decidir com consciência e de forma eficaz. Muitas empresas ainda cometem o erro de basear a sua atuação em relatórios com alguns dias. Sistemas como o Multipeers são cada vez mais imprescindíveis no mundo empresarial atual.

Erro nº3: Dar o mesmo acesso a todos os colaboradores

Este erro está ligado à segurança da informação, que é um dos aspetos mais importantes, mas que as empresas ainda descuram bastante. A informação da empresa não deve estar acessível a todos os colaboradores da mesma forma. Cada colaborador deve ter acesso apenas à parte da informação que precisa para desempenhar o seu trabalho. Isto vai fazer com que o colaborador se consiga focar mais facilmente e, ao mesmo tempo, vai permitir descobrir a origem de uma eventual fuga de informação.

Erro nº4: Não fazer backup dos dados

Parece um conselho muito básico, mas infelizmente muitas empresas não têm ainda implementado uma política séria de backup.Vivemos num mundo cada vez mais conectado e com cada vez mais ameaças virtuais. Assim sendo, é essencial que esteja preparado para qualquer situação que possa colocar a segurança da sua informação em risco. Nos dias que correm, colocar uma senha de segurança nos seus arquivos mais importantes já não é suficiente. Fazer um backup de dados frequentemente é um passo fundamental para garantir que não vai perder dados sigilosos e de máxima importância. Além disso, é aconselhável que utilize um sistema de recuperação em caso de desastres, como o RAAS. O disaster recovery deve ser encarado como um must have nas empresas, pois é a garantia de que a informação mais importante da empresa está salvaguardada e de que a empresa continuará a funcionar corretamente mesmo quando problemas informáticos acontecem.

Erro nº 5: criar relatórios complexos

A tendência dos gestores é criar relatórios com muitas páginas e com termos complexos que dificultam a sua análise. O ideal é fazer relatórios curtos que contenham apenas a informação essencial para tomar as decisões mais acertadas para o negócio. Crie gráficos apelativos e de fácil leitura pois através destes elementos será mais fácil transmitir a sua mensagem e entender melhor os dados. Se complicar demasiado a apresentação da informação, vai desmotivar os colaboradores que tiverem que fazer a sua análise!

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Controle de dados: da gestão até à contabilidade

Dominar o controle de dados de uma empresa é um passo fundamental para o sucesso. Hoje vivemos na era do Big Data, onde grandes volumes de informações são processados a todo instante, auxiliando as empresas a tomarem decisões mais assertivas. O que muita gente desconhece é que dados são diferentes de informações. A informação só surge quando os dados são interpretados. Ter um grande volume de dados empresariais só significa melhor desempenho se sua empresa for capaz de converter esses dados em informações precisas e dinâmicas Pensando nisso vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o controle de dados empresariais e de como a informatização está mudando o mundo dos negócios para melhor. Confira:

Afinal o que é controle de dados?

O controle de dados é um conjunto de ações que buscam otimizar a leitura de diferentes informações que afetam o desenvolvimento de uma empresa. Quando falamos em dados empresariais, podemos abordar diversos setores, mas o conceito de maior destaque é o Big Data.

Segundo o site Oracle Brasil[1], Big Data é:

“[…] uma estratégia de gerenciamento de informações holística que inclui e integra muitos tipos de dados e gerenciamento de dados juntamente com dados tradicionais.”

Isso quer dizer os grandes volumes de dados são triados e analisados de modo a representarem informações concretas sobre diversos setores, como comportamento dos clientes, tendências de mercado, possibilidades de investimentos e até mesmo apontando falhas operacionais em diversos setores de uma empresa.

O Big Data está diretamente relacionado aos chamados “3 Vs”:

Volume: como já diz o nome, tudo no Big Data é GRANDE. Estamos falando de uma enorme quantidade de dados, que podem ser internos ou externos ao ambiente empresarial. Um exemplo de dados internos sãos os inúmeros relatórios como compra, venda, lucros e muitos outros dados do dia a dia de um negócio.

Os dados externos podem ser representados pelo comportamento do cliente, demandas, mudanças de mercado e todas as ações que ocorrem fora da empresa, mas que afetam diretamente o seu andamento e lucratividade.

Velocidade: o Big Data se caracteriza pela enorme velocidade em que esses novos dados são criados. A cada segundo milhões de dados são lançados no mundo digital, o que exige das empresas rapidez na leitura dessas informações. As empresas que não acompanham essa velocidade acabam ficando para trás.

Variedade: assim como há um grande volume de dados, girando numa velocidade cada vez maior, há também uma grande variedade de dados, disponíveis em diferentes setores e canais.

Esses dados são disponibilizados de maneira não estruturada, ou seja, estão fragmentados em diversos modelos e precisam ser triados para que a informação faça sentido. Cada meio digital possui um tipo diferente de dados, exigindo um tipo distinto de leitura. Há dados, por exemplo, em redes sociais, e-mails, aplicativos de mensagens, sites ou até mesmo no seu setor contábil.

Como o controle de dados influencia em minha empresa?

Empresas são muitas coisas, mas acima de tudo são dados. Cada ação de sua empresa, por mais simples que pareça, representa um dado esperando por interpretação.

Durante muito tempo as empresas operaram de modo quase intuitivo, confiando apenas em informações básicas e nem sempre relevantes. Isso sempre gerou atrasos, gastos indevidos e problemas na captação de novos clientes e criação de novos produtos.

Para resolver esse problema foram criados os ERPs, software de automação comercial, integrados a diversos setores de uma empresa. Uma evolução desse processo foi a criação da integração contábil, que proporciona o envio dos dados contábeis das empresas diretamente aos seus contadores.

Vamos entender melhor essas duas ferramentas a seguir:

Controle de dados empresariais na prática

O controle de dados atua em diferentes setores de uma empresa, mas principalmente em 3 áreas: dados internos, externos e setores contábeis. Vamos conferir:

Dados internos – Softwares de automação comercial (ERP)

Os ERPs, sistemas de automação comercial que otimizam o processo de gestão, funcionam como uma central inteligente que analisa e gera relatórios sobre todos os setores de uma empresa.

Aqui estamos falando de dados internos, ou seja, de tudo o que acontece dentro de uma empresa. Fluxo de caixa, contas a pagar e receber, entrada e saída de estoque, cadastro de clientes e muitos outros setores são otimizados pela gestão automatizada realizada por um ERP.

Desta forma o ERP garante que a empresa reduza seus riscos de operações no mercado, realizando o controle de dados com relatórios otimizados e dinâmicos.

Uma empresa pode controlar melhor seus gastos, calcular melhor suas margens de lucro, seu fluxo de vendas ou ainda controlar a folha de ponto de seus funcionários. Tudo isso dentro do ambiente digital do ERP.

O ERP proporciona ainda uma melhor gestão dos clientes e fornecedores. Através de relatórios detalhados é possível cadastrar e acompanhar a movimentação em cada um desses setores, apontando eventuais falhas e promovendo correções.

O ERP acaba com o controle manual, gerando uma maior eficiência dos processos de controle de dados. Os modelos de ERP mais modernos contam com a tecnologia em nuvem, onde os dados empresariais são armazenados com segurança no servidor do sistema. A principal vantagem deste modelo é que os dados podem ser analisados em tempo real, sem a necessidade de instalação de softwares e sem o risco de problemas de segurança.

Dados externos

A análise de dados externos representa a leitura e interpretação de dados fora da empresa.

Este é o campo mais complexo do Big Data, pois lida com o comportamento de diversos consumidores e as tendências do mercado. Para se obter esses dados de maneira relevante podem ser usados programas e aplicativos que avaliam a opinião dos clientes no ambiente virtual. As redes sociais também podem ser usadas como fonte de dados, realizando prospecções de mercado, enquetes e formulários de pesquisa.

Um bom sistema de CRM (Customer relationship management, ou Gerenciador de relacionamentos com o cliente) pode ser encontrado em diversos sistemas ERP, facilitando a integração dos mesmos.

Setores contábeis – Integração contábil

Durante muito tempo as empresas enviavam manualmente seus relatórios e dados para seus contadores. Esse processo está saindo de cena. A integração contábil é uma forma prática de automatizar o envio de dados de um empreendimento para seus contadores. Este é um passo fundamental para evitar erros, otimizar o tempo e garantir que a rotina contábil da empresa esteja sempre em dia.

Neste modelo de operação o ERP da empresa está conectado ao sistema do contador. A empresa deixa de gerar, imprimir e enviar os relatórios mensais (como fechamento de caixa, folhas de ponto, controle de contas) de modo manual e passa a contar com o envio de dados automático.

Isso possibilita ao contador maior eficiência em seu trabalho e poupa a empresa de ter que administrar manualmente um grande volume de informações. A integração contábil acaba ainda com o envio de informações através de diferentes canais, como telefone, e-mail ou fax.

Neste modelo o contador obtém um painel de controle detalhado, onde cada informação da empresa está disposta de maneira intuitiva e simples. Assim é possível alertar o empresário de eventuais vencimentos ou sobre o envio de documentos importantes, evitando atrasos e pendencias.

Qual sistema devo adotar para realizar um bom controle de dados em minha empresa?

Se você deseja aprimorar o controle de dados de sua empresa o GestãoClick é um dos mais eficientes sistemas do mercado. Ele atua como um poderoso ERP e ainda possui integração contábil, desta forma a análise de dados internos e contábeis de sua empresa operam dentro de um único ambiente.

O controle de dados é realizado de modo eficiente e totalmente em nuvem, garantindo o acompanhamento em tempo real e com total segurança. A principal vantagem do modelo da GestãoClick é poder contar com diversos benefícios em um só sistema. Isso representa economia, maior agilidade e integração.

 

[1] Link da citação: https://www.oracle.com/br/big-data/

 

Artigo by GestãoClick