5 ferramentas para otimizar reuniões de trabalho

5 ferramentas para otimizar reuniões de trabalho

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As reuniões são muito importantes para a partilha de ideias, troca de opiniões e definição de estratégias empresariais. Contudo, muitas vezes as reuniões prolongam-se demasiado, o que faz com que os colaboradores percam muito tempo que lhes faz falta para realizarem outras tarefas. Otimizar as reuniões de trabalho é o objetivo de muitas empresas e no artigo de hoje apresentamos 5 ferramentas imperdíveis para tirar o máximo partido das suas reuniões!

Cloud

As reuniões muitas vezes têm como objetivo tomar decisões com base em informações compartilhadas entre diversos departamentos. É essencial que os documentos sejam disponibilizados de modo a que todos os envolvidos tenham acesso a eles e possam alterar o seu conteúdo. Utilizar a Cloud para partilhar documentos é muito importante para que numa reunião todos possam dar o contributo para a melhoria da informação.

Mindmeister

Um mapa mental permite ter uma visão genérica e organizada sobre o assunto que está a ser tratado na reunião. O Mindmeister é uma ferramenta que permite montar mapas mentais na web e é gratuito até três mapas em simultâneo. Esta ferramenta é muito útil para a criação de referências para desenvolvimento de novas estratégias empresariais e até mesmo para a criação de novos produtos.

Agenda compartilhada

Para que uma reunião seja proveitosa, é necessário que todos os envolvidos no tema da reunião estejam presentes. Contudo, nem sempre é fácil conseguir a disponibilidade de todos na mesma altura, o que pode levar a constantes remarcações e perdas de tempo. Utilizar uma agenda compartilhada é uma solução simples e eficaz, na medida em que é possível integrar as agendas de todos os envolvidos na reunião. Assim, é mais fácil perceber quando é que todas as pessoas têm um tempo livre para a reunião, evitando sucessivas remarcações que levam a perdas de tempo significativas.

Skype

O Skype é uma ferramenta gratuita que permite que mesmo as pessoas que estão longe participem na reunião. A distância já não é um entrave para que as pessoas não possam estar presentes nas decisões da empresa e, sendo uma reunião virtual, existe menos tendência para se perder tempo com questões irrelevantes para o tema da reunião.

Team Meeting Checklist

Esta é uma ferramenta muito interessante pois estabelece as 25 condições fundamentais para reuniões de trabalho de sucesso. Foca-se em detalhes que vão desde a preparação dos dados, o local da reunião e os objetivos a serem alcançados. É possível partilhar todas as informações da reunião e disponibilizar a todos os seus intervenientes, para que todos saibam os tópicos que vão ser abordados e a sua ordem de abordagem.

5 Ferramentas que facilitam a comunicação entre departamentos

5 Ferramentas que facilitam a comunicação entre departamentos

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A maior parte das empresas preocupa-se em comunicar eficazmente para o exterior, mas muitas vezes esquecem-se de comunicar internamente. A comunicação interna é a base de toda a ação da empresa, pois se os diversos departamentos não comunicarem entre si, é impossível passarem uma imagem de coesão para o público e torna-se muito complicado atingir os objetivos. No dia-a-dia empresarial tão agitado, nem sempre é fácil conseguirmos comunicar com todos os colegas, mas existem ferramentas que facilitam essa tarefa. Hoje apresentamos 5 ferramentas que facilitam a comunicação entre departamentos!

Google Drive e/ou Dropbox

Trabalhar com estas plataformas melhora muito a comunicação e a interação entre as equipas, na medida em que os documentos são trabalhados na nuvem e ficam guardados automaticamente, sendo muito mais fácil a partilha entre todos os membros da equipa. O uso destas ferramentas também garante que os documentos não se perdem em pen drive e discos externos, estando sempre salvaguardados na nuvem.

Whatsapp

O Whatsapp é uma ferramenta muito importante para as equipas de trabalho, pois permite-nos criar grupos, trocar opiniões e partilhar documentos. Como é uma ferramenta para ser utilizada no telemóvel, é possível estarmos a par de tudo o que se passa, mesmo que se esteja fisicamente ausente do escritório.

Slack

O Slack é bastante utilizado pelas empresas de tecnologia. Nesta aplicação é possível conversar individualmente, criar grupos, equipas e partilhar ficheiros. Também permite a integração com outras ferramentas, como a Dropbox, Google Analytics ou Twitter. Permite ainda criar questionários dentro da aplicação, facilitando a troca de ideias e a partilha de opiniões por todos os membros da empresa.

Bananatag

Esta ferramenta é essencial para quem envia muitos e-mails por dia para as equipas. O Bananatag é um complemento para a caixa de e-mail, que indica se as mensagens foram entregues, quais e-mails foram abertos e quem clicou nos links e anexos enviados. Esta ferramenta pode ser integrada no Outlook, Gmail e nos serviços de e-mail mais utilizados.

Trello

Esta é uma aplicação de gestão e acompanhamento de tarefas. É dividida em quadros onde se podem definir tarefas por equipas. É também possível criar listas de tarefas e atribuí-las a cada colaborador. Ao longo da execução das tarefas, o estado de cada item é atualizado, sendo muito fácil perceber em que ponto da execução cada tarefa se encontra.

Dica extra:

O Multipeers é um sistema de monitorização do negócio que permite analisar ao minuto o que se passa na empresa. É um sistema BAM que nos dá informação sobre o estado de cada departamento, pois condensa a informação das diversas fontes de dados numa só plataforma. Deste modo, é mais fácil para os gestores saberem o que se passa em cada departamento, melhorando a comunicação entre todos e permitindo que se apliquem melhorias e correções!

 

5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho

5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho

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Torne as suas reuniões de trabalho mais produtivas

Uma reunião de trabalho deve ser o mais objetiva possível, tendo sempre como foco a resolução da situação que a originou. Muitas vezes, os gestores prolongam demasiado a reunião, acabando por dispersar e por perder o foco do tema que juntou a equipa de trabalho. Neste artigo, apresentamos-lhe 5 ferramentas essenciais para tirar o máximo proveito das reuniões de trabalho.

Google Drive

Esta ferramenta permite partilhar documentos por diversos utilizadores. É uma ferramenta gratuita que pode ser utilizada por qualquer pessoa que tenha uma conta de e-mail no Google. Qualquer pessoa pode consultar e editar documentos sem ter que guardar o ficheiro no computador e ter que enviar posteriormente para toda a equipa. Numa reunião de trabalho esta ferramenta revela-se muito útil pois todos os intervenientes podem consultar o mesmo ficheiro em simultâneo, sendo mais fácil a troca de opiniões.

Less Meeting

Esta ferramenta incentiva as equipas a terem reuniões mais produtivas pois permite que se verifique o seu horário e o tempo de discussão de cada tópico. Antes da reunião começar, define-se o tempo de discussão de cada tópico da agenda e a ferramenta monitoriza o tempo que já se gastou, mostrando sempre ao utilizador se a reunião está a cumprir os seus objetivos previamente estabelecidos.

Team Meeting Checklist

Esta é uma ferramenta muito interessante pois estabelece as 25 condições fundamentais para reuniões de trabalho de sucesso. Foca-se em detalhes que vão desde a preparação dos dados, o local da reunião e os objetivos a serem alcançados. É possível partilhar todas as informações da reunião e disponibilizar a todos os seus intervenientes, para que todos saibam os tópicos que vão ser abordados e a sua ordem de abordagem.

Free Screen Sharing

É uma ferramenta muito útil para reuniões online. Permite participar em reuniões de trabalho em que os computadores de uma ou várias pessoas estão completamente compartilhados. Apenas os itens selecionados serão partilhados, pelo que o poder fica sempre do lado da pessoa que partilha o computador. Esta ferramenta permite ainda ter um chat durante o período da reunião e enviar mensagens privadas.

Doodle

Se pretende agendar uma reunião com muitas pessoas, certamente que vai enfrentar o problema de conciliar todos os horários. Esta ferramenta ajuda-o com esta questão e funciona de forma bastante simples: cada membro coloca os horários que tem disponíveis para reunir e a ferramenta fica encarregue de encontrar o horário comum, ideal para todos!

As reuniões de trabalho são, sem dúvida, essenciais para as discussões entre as equipas e para a tomada de decisões. Contudo, se não forem bem planeadas corremos o risco de desperdiçar tempo e de sair da reunião sem nenhuma solução concreta. Estas ferramentas vão ajudá-lo a ter reuniões mais produtivas e eficazes!