6 Dicas para criar relatórios empresariais

6 Dicas para criar relatórios empresariais

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Uma boa gestão exige informações precisas e atuais que possam servir de base para uma tomada de decisões eficiente. No dia-a-dia empresarial agitado não é aconselhável perder-se tempo a analisar dados de forma isolada. Um relatório é a consolidação da informação que passa a mensagem de forma direta sobre assuntos importantes para a empresa. No artigo de hoje, apresentamos 6 dicas para criar relatórios empresariais!

Seja objetivo

A informação no relatório deve ser objetiva e não deve haver rodeios. A linguagem utilizada deve ser simples e de fácil compreensão por todos aqueles a quem o relatório se destina. Se o seu relatório for muito longo, é aconselhável criar um índice que permita que o leitor encontre facilmente a informação de que precisa.

Tome notas todos os dias

Criar um relatório com qualidade exige um conhecimento profundo sobre o tema tratado. Por isso, é aconselhável andar sempre com um caderno de anotações, para que não perca nenhum detalhe discutido nas reuniões a respeito do projeto tratado no relatório.

Faça uma análise geral do tema tratado

A melhor forma de iniciar o relatório é fazer uma análise geral do assunto que vai ser tratado. Nesta parte, deve incluir análises do projeto sem grande detalhe, dando um vislumbre daquilo que vai ser tratado mais à frente. Deste modo, o leitor poderá decidir rapidamente se aquele relatório vai ser importante para a prossecução do seu trabalho.

Utilize informação visual

É muito mais fácil compreender a informação se esta for acompanhada de gráficos e de figuras que permitam compreender melhor o que se pretende transmitir. Um texto que apresente estatísticas, por exemplo, pode tornar-se aborrecido, pelo que é essencial criar gráficos que permitam uma leitura e uma compreensão mais rápidas.

Utilize informação atualizada

Os relatórios que têm informação com alguns dias de atraso vão provocar uma ação reativa e não proativa, o que pode ser um erro fatal no mundo empresarial atual. É fundamental que as empresas adotem soluções de monitorização do negócio como o Multipeers, que permitem analisar a cada momento o que está efetivamente a acontecer no negócio. A informação utilizada deve ser a mais atual possível, pois só assim se conseguirão tomar decisões benéficas para o futuro do negócio.

Utilize um sistema que integre as informações

Os softwares de monitorização do negócio em tempo real, como o Multipeers, interagem diretamente com todas as suas fontes de dados tais como bases de dados, web services, MDX, Microsoft Excel, Feeds RSS, conteúdos multimédia, e-mail, aplicações, entre outros. Pode ainda construir os seus próprios conetores usando a API fornecida, para que nenhuma informação da sua organização fique perdida. Assim, num só dashboard vai encontrar informação completa e atualizada sobre tudo o que se passa na empresa!

 

O guia completo sobre KPI's

O guia completo sobre KPI’s

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Ter KPI’s definidos é essencial para o bom desempenho de uma empresa. Os KPI’s são os indicadores-chave de desempenho que nos indicam em que estado o negócio se encontra e quão longe (ou perto) estamos de cumprir os objetivos estabelecidos. Com base nos indicadores e no desempenho da empresa, os gestores podem tomar decisões mais assertivas e mais informadas. As ferramentas BAM como o Multipeers permitem acompanhar os KPI’s de forma contínua e em tempo real. Analisar o desempenho de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos, aumentando efetivamente o grau de atingimento dos mesmos. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s. Neste artigo, falaremos sobre tudo o que precisa de saber sobre KPI’s!

Como definir KPI’s?

  • Seja específico: quanto mais específico um objetivo for, mais fácil será encontrar ações para os atingir num curto espaço de tempo. As metas de negócio devem ser simples, pois assim é muito mais fácil geri-las. Um exemplo desta meta é “atualizar o website trimestralmente”, o que é fácil de entender que significa atualizar o website em janeiro, abril, julho e outubro. Uma meta de negócio que diga “aumentar o número de propostas enviadas” é muito vaga e não nos dá qualquer pista sobre o que devemos fazer para atingi-la. Assim, é preferível utilizar uma meta que diga “obter 3 novos clientes por mês”. É uma meta muito mais simples e que nos indica o intervalo temporal.
  • Seja realista e objetivo: todos queremos ser os maiores empresários do Mundo, mas existem obstáculos que nos impendem disso e temos que ter essa consciência. Quando define metas de negócio demasiado altas, o risco de cair é muito maior. E como as metas são mais difíceis de atingir, sentir-se-á frustrado ao perceber que não consegue concretizá-las. Deve estabelecer objetivos realistas e que estejam adequados à realidade do seu negócio. Se não tem uma grande capacidade de investimento no momento, de nada lhe servirá definir como meta de negócio aumentar a equipa em 10 colaboradores.
  • Estabeleça prazos rígidos: quando não existe um prazo limite para o cumprimento de uma determinada tarefa ou de um objetivo, o mais provável é que este arraste no tempo e acabe por ficar esquecido. É essencial que defina uma data limite para conseguir atingir uma determinada meta de negócio, pois só assim conseguirá definir uma linha temporal e atribuir ações necessárias ao longo do tempo. O prazo estabelecido deve ser como o objetivo de negócio: específico e realista.
  • Faça uma revisão regular das metas de negócio: as metas de negócio devem ser revistas com regularidade e devem ser adaptadas conforme as mudanças que se forem verificando na empresa. As metas de negócio a longo prazo devem ser alvo de acompanhamento, para que possa verificar se todas as ações necessárias para o seu cumprimento estão a ser realizadas. As metas de negócio não são estáticas e não é obrigatório que se mantenham imutáveis. Sempre que for necessário, deve alterá-las e atualizá-las e em casos mais extremos, pode mesmo eliminá-las, se verificar que já não se adequam à forma de trabalhar da empresa. Uma meta que ontem era bastante importante, hoje pode ter perdido parte da sua importância. As empresas são organismos vivos e dinâmicos e como tal as mudanças devem ser acompanhadas em todas as áreas da empresa. Avalie pelo menos a cada três meses se os indicadores que tem “ativos” são os mais adequados tendo em conta o período que a empresa atravessa. Contudo, é preciso ter cuidado para não cometer o erro de alterar ou eliminar metas de negócio apenas porque está a ser difícil alcançá-las.

O que os KPI’s podem fazer por uma empresa?

  • Conhecimento claro sobre a estratégia empresarial: é fundamental que cada colaborador da empresa ou organização conheça os seus KPI’s e que estes sejam atualizados com alguma frequência. “Se não soubermos para onde vamos, qualquer caminho serve”: o mesmo se aplica nas empresas. Se não tivermos consciência dos resultados que devemos atingir com o nosso trabalho, poderemos fazer qualquer coisa, e isso possivelmente não estará em linha com os objetivos gerais da organização. Definir os indicadores de cada colaborador e fazer a ligação com o sistema de monitorização é essencial para que se obtenha uma visão global e integrada do estado da empresa e do desempenho de cada um.
  • Permitem avaliar a empresa de forma quantitativa: os KPI’s permitem que se obtenham resultados mensuráveis. E isso é muito importante numa empresa, pois os números não mentem! Não basta ter um conhecimento subjetivo sobre os resultados da empresa. É preciso que conhecer de forma objetiva os verdadeiros valores da organização. Através da análise dos KPI’s é possível redefinir estratégias e alterar o que não está a dar resultados positivos.
  • Aumentam a performance do departamento de vendas: quando são bem definidos e implementados, os KPI’s ajudam a impulsionar as vendas. Quando existem objetivos definidos e recompensas associadas à sua concretização, a tendência é que os colaboradores se esforcem mais ainda para atingir as metas estabelecidas. Cria-se assim uma concorrência saudável entre os diferentes vendedores e no final a empresa sai a ganhar com o aumento das vendas!
  • Tornam a tomada de decisão mais eficiente: os KPI’s fornecem muita informação sobre a empresa e nessa medida tornam a tomada de decisão mais eficiente e mais fácil. Os gestores queixam-se frequentemente da falta de informação sobre a empresa para poderem decidir de forma consciente e estes indicadores de desempenho ganham um papel de destaque no momento de tomar decisões sobre o futuro da empresa. Os gestores só conseguem tomar decisões assertivas e acertadas se tiverem um total conhecimento sobre a realidade empresarial. E nada melhor que KPI’s para fornecer todo esse conhecimento.
  • Melhoram o cumprimento dos objetivos: analisar o desempenho de uma empresa de forma constante garante que se dedique uma maior atenção ao cumprimento dos objetivos. Um processo eficiente deve ser planeado e controlado. O acompanhamento contínuo do desempenho assume um papel de grande relevância no planeamento e posterior controlo, pois fornece informações sobre processos desenvolvidos pela organização. A eficácia de qualquer estratégia de controlo depende em grande medida da correta adequação das métricas de desempenho desenvolvidas e dos KPI’s.

 

Tudo o que precisa de saber sobre gestão documental

Tudo o que precisa de saber sobre gestão documental

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Na maior parte das empresas existem armários cheios de documentos que quase nunca são consultados, mas que sempre que é preciso consultar alguma informação se perde imenso tempo. Pesquisas recentes revelam que 90% dos documentos que utilizamos diariamente estão misturados com documentos que não têm utilidade. Revelou-se ainda que 80% dos documentos escritos de forma manual nunca são consultados e que o tempo gasto na gestão deste tipo de documentação representa uma das 10 atividades que mais tempo “rouba aos colaboradores”. Tendo em conta este cenário, torna-se evidente que a gestão documental é realmente necessária nas empresas contemporâneas. No artigo de hoje abordamos tudo o que precisa de saber sobre gestão documental!

O que é gestão documental?

A gestão documental é o processo de gestão e de controlo de todos os documentos existentes na organização em formato digital. Esses documentos podem ter versão física, digital ou versão na Cloud, servem como registo e consulta de procedimentos empresariais e mantêm-se na organização por um período de um ou dois anos. A gestão documental envolve todos os documentos, desde contratos, licenças e e-mails que sejam importantes para a criação de um histórico de relação com os clientes. Desde o momento em que o documento chega à empresa que segue algumas etapas:

  • Desmaterialização: o documento é recebido e é logo digitalizado
  • Classificação: estando já desmaterializado, o documento passa pela classificação, momento em que o seu grau de importância é definido e onde se define qual o local em que vai ser armazenado
  • Ciclo de vida: após a classificação, o documento passa pelo ciclo de vida definido de todos os documentos. Passa pela publicação, aprovação, encaminhamento, reencaminhamento com correções e destruição. Estando todas estas etapas cumpridas, torna-se mais fácil para o colaborador encontrar o arquivo através de um sistema de busca.

Vantagens da gestão documental

Maior organização

Os documentos encontram-se organizados por categorias e torna-se muito mais fácil encontrá-los. A falta de um sistema de gestão documental leva a que se perca muito tempo na procura de documentos, o que quebra a produtividade.

Otimização do espaço

Este método faz com que não seja preciso ter armários repletos de documentos, pois todo o arquivo se converte em formato eletrónico. Deste modo, o espaço de trabalho fica mais organizado e bastante mais agradável e reduzem-se os riscos de perdas de documentos por catástrofes naturais.

Maior agilidade

É mais fácil uma consulta simultânea e a apresentação de documentos em reunião, por exemplo, quando estes se encontram digitalizados. Os métodos de pesquisa eletrónicos são também mais fáceis quando os arquivos estão em formato digital.

Mais segurança

A gestão documental é essencial para garantir que os regulamentos estão a ser cumpridos pela organização e este é um dos principais motivos pelos quais a gestão documental deve ser encarada como uma prioridade para a empresa. Assim, é possível garantir a integridade da informação e a sua documentação.

Processos padronizados

Este tipo de soluções permite que exista uma padronização no acesso à informação, gerindo direitos de acesso, alterações e envios. Todos os colaboradores têm acesso aos documentos de que precisam e a partir de qualquer lugar. A comunicação interna sai assim facilitada, reduzindo o fluxo de informações impressas.

Simplificação do fluxo de trabalho

O fluxo da criação de um documento para aprovação varia em cada empresa, mas é comum que seja demasiado complicado em quase todas elas. Uma das razões é a necessidade de obter a aprovação de várias pessoas e caso não exista uma boa gestão documental esse processo torna-se muito moroso e burocrático. Um modelo simples resolve essa questão. Na gestão documental, a maioria dos serviços é implementada com fluxos de trabalho, o que torna mais fácil a agilidade nos processos, distribuindo o documento criado no sistema para o seu responsável poder arquivar o arquivo. Com esta simplificação dos processos, o tempo para realizar uma tarefa é reduzido, aumentando a eficiência da empresa!

 

 

7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real

7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real

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A informação em tempo real é uma necessidade cada vez mais presente na vida das empresas atuais. Os gestores já não podem deixar as suas decisões para depois e não é aconselhável que utilizam relatórios com alguns dias como fonte de dados para decidirem. A vida dos negócios acontece agora, a cada momento, pelo que é indispensável que os gestores tenham um conhecimento atual e fidedigno de todas as situações da empresa. Softwares como o Multipeers serão cada vez mais uma presença constante nas empresas. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real para os negócios!

Decisões mais conscientes

Quando o gestor sabe exatamente o que se passa no negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa e esta é sem dúvida a vantagem mais imediata e mais importante de utilizar um sistema de informação em tempo real. Analisar o negócio em tempo real permite ter todos os inputs necessários para que se possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar, pois a informação que vai analisar está atualizada e é fidedigna.

Definição de alertas de negócio

Os softwares de monitorização do negócio como o Multipeers permitem a definição de alertas de negócio para que seja avisado sempre que alguma situação sai do seu padrão. Onde quer que esteja, será notificado por SMS ou e-mail sobre eventuais alterações aos seus padrões previamente estabelecidos e poderá agir de imediato, antes mesmo de haver prejuízos para a organização. Esta revela-se uma enorme vantagem competitiva pois possibilita uma ação imediata e impede consequências negativas para o negócio.

Consulta da informação em qualquer dispositivo

Quase todos os programas de gestão de informação em tempo real apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis, o que é uma enorme vantagem visto que o mercado empresarial está cada vez mais móvel. Com esta ferramenta, pode estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado verdadeiro do seu negócio.

Deteção precoce de eventuais problemas

Uma falha no processo de produção pode significar problemas sérios com clientes, fornecedores e parceiros se não for detetado e corrigido a tempo, destruindo linhas produtivas completas e prejudicando a relação com stakeholders. Acompanhar o processo produtivo em tempo real permite identificar eventuais falhas e a sua respetiva correção em tempo útil. Deste modo, quaisquer desvios serão corrigidos o mais rapidamente possível.

Utilização de diversas fontes de dados em simultâneo

Com a utilização de um sistema de análise em tempo real é possível agregar num só sistema toda a informação relativa à empresa. Deste modo, o acesso à informação torna-se bastante mais fácil e intuitivo, reduzindo o tempo que anteriormente o gestor gastava a condensar informações oriundas de diversas fontes de dados.

Diminuição da probabilidade de errar

O uso de sistemas de análise de dados em tempo real reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados, reduzindo assim a probabilidade de cometer erros prejudiciais para o negócio. Toda a informação da empresa vai estar condensada apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes.

Identificação célere de oportunidades de negócio

Com a utilização de uma ferramenta de análise em tempo real poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas surgem, o que lhe permitirá estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma modificação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, o que vai aumentar as vendas e melhorar os resultados globais.

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

Controle de dados: da gestão até à contabilidade

Controle de dados: da gestão até à contabilidade

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Dominar o controle de dados de uma empresa é um passo fundamental para o sucesso. Hoje vivemos na era do Big Data, onde grandes volumes de informações são processados a todo instante, auxiliando as empresas a tomarem decisões mais assertivas. O que muita gente desconhece é que dados são diferentes de informações. A informação só surge quando os dados são interpretados. Ter um grande volume de dados empresariais só significa melhor desempenho se sua empresa for capaz de converter esses dados em informações precisas e dinâmicas Pensando nisso vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o controle de dados empresariais e de como a informatização está mudando o mundo dos negócios para melhor. Confira:

Afinal o que é controle de dados?

O controle de dados é um conjunto de ações que buscam otimizar a leitura de diferentes informações que afetam o desenvolvimento de uma empresa. Quando falamos em dados empresariais, podemos abordar diversos setores, mas o conceito de maior destaque é o Big Data.

Segundo o site Oracle Brasil[1], Big Data é:

“[…] uma estratégia de gerenciamento de informações holística que inclui e integra muitos tipos de dados e gerenciamento de dados juntamente com dados tradicionais.”

Isso quer dizer os grandes volumes de dados são triados e analisados de modo a representarem informações concretas sobre diversos setores, como comportamento dos clientes, tendências de mercado, possibilidades de investimentos e até mesmo apontando falhas operacionais em diversos setores de uma empresa.

O Big Data está diretamente relacionado aos chamados “3 Vs”:

Volume: como já diz o nome, tudo no Big Data é GRANDE. Estamos falando de uma enorme quantidade de dados, que podem ser internos ou externos ao ambiente empresarial. Um exemplo de dados internos sãos os inúmeros relatórios como compra, venda, lucros e muitos outros dados do dia a dia de um negócio.

Os dados externos podem ser representados pelo comportamento do cliente, demandas, mudanças de mercado e todas as ações que ocorrem fora da empresa, mas que afetam diretamente o seu andamento e lucratividade.

Velocidade: o Big Data se caracteriza pela enorme velocidade em que esses novos dados são criados. A cada segundo milhões de dados são lançados no mundo digital, o que exige das empresas rapidez na leitura dessas informações. As empresas que não acompanham essa velocidade acabam ficando para trás.

Variedade: assim como há um grande volume de dados, girando numa velocidade cada vez maior, há também uma grande variedade de dados, disponíveis em diferentes setores e canais.

Esses dados são disponibilizados de maneira não estruturada, ou seja, estão fragmentados em diversos modelos e precisam ser triados para que a informação faça sentido. Cada meio digital possui um tipo diferente de dados, exigindo um tipo distinto de leitura. Há dados, por exemplo, em redes sociais, e-mails, aplicativos de mensagens, sites ou até mesmo no seu setor contábil.

Como o controle de dados influencia em minha empresa?

Empresas são muitas coisas, mas acima de tudo são dados. Cada ação de sua empresa, por mais simples que pareça, representa um dado esperando por interpretação.

Durante muito tempo as empresas operaram de modo quase intuitivo, confiando apenas em informações básicas e nem sempre relevantes. Isso sempre gerou atrasos, gastos indevidos e problemas na captação de novos clientes e criação de novos produtos.

Para resolver esse problema foram criados os ERPs, software de automação comercial, integrados a diversos setores de uma empresa. Uma evolução desse processo foi a criação da integração contábil, que proporciona o envio dos dados contábeis das empresas diretamente aos seus contadores.

Vamos entender melhor essas duas ferramentas a seguir:

Controle de dados empresariais na prática

O controle de dados atua em diferentes setores de uma empresa, mas principalmente em 3 áreas: dados internos, externos e setores contábeis. Vamos conferir:

Dados internos – Softwares de automação comercial (ERP)

Os ERPs, sistemas de automação comercial que otimizam o processo de gestão, funcionam como uma central inteligente que analisa e gera relatórios sobre todos os setores de uma empresa.

Aqui estamos falando de dados internos, ou seja, de tudo o que acontece dentro de uma empresa. Fluxo de caixa, contas a pagar e receber, entrada e saída de estoque, cadastro de clientes e muitos outros setores são otimizados pela gestão automatizada realizada por um ERP.

Desta forma o ERP garante que a empresa reduza seus riscos de operações no mercado, realizando o controle de dados com relatórios otimizados e dinâmicos.

Uma empresa pode controlar melhor seus gastos, calcular melhor suas margens de lucro, seu fluxo de vendas ou ainda controlar a folha de ponto de seus funcionários. Tudo isso dentro do ambiente digital do ERP.

O ERP proporciona ainda uma melhor gestão dos clientes e fornecedores. Através de relatórios detalhados é possível cadastrar e acompanhar a movimentação em cada um desses setores, apontando eventuais falhas e promovendo correções.

O ERP acaba com o controle manual, gerando uma maior eficiência dos processos de controle de dados. Os modelos de ERP mais modernos contam com a tecnologia em nuvem, onde os dados empresariais são armazenados com segurança no servidor do sistema. A principal vantagem deste modelo é que os dados podem ser analisados em tempo real, sem a necessidade de instalação de softwares e sem o risco de problemas de segurança.

Dados externos

A análise de dados externos representa a leitura e interpretação de dados fora da empresa.

Este é o campo mais complexo do Big Data, pois lida com o comportamento de diversos consumidores e as tendências do mercado. Para se obter esses dados de maneira relevante podem ser usados programas e aplicativos que avaliam a opinião dos clientes no ambiente virtual. As redes sociais também podem ser usadas como fonte de dados, realizando prospecções de mercado, enquetes e formulários de pesquisa.

Um bom sistema de CRM (Customer relationship management, ou Gerenciador de relacionamentos com o cliente) pode ser encontrado em diversos sistemas ERP, facilitando a integração dos mesmos.

Setores contábeis – Integração contábil

Durante muito tempo as empresas enviavam manualmente seus relatórios e dados para seus contadores. Esse processo está saindo de cena. A integração contábil é uma forma prática de automatizar o envio de dados de um empreendimento para seus contadores. Este é um passo fundamental para evitar erros, otimizar o tempo e garantir que a rotina contábil da empresa esteja sempre em dia.

Neste modelo de operação o ERP da empresa está conectado ao sistema do contador. A empresa deixa de gerar, imprimir e enviar os relatórios mensais (como fechamento de caixa, folhas de ponto, controle de contas) de modo manual e passa a contar com o envio de dados automático.

Isso possibilita ao contador maior eficiência em seu trabalho e poupa a empresa de ter que administrar manualmente um grande volume de informações. A integração contábil acaba ainda com o envio de informações através de diferentes canais, como telefone, e-mail ou fax.

Neste modelo o contador obtém um painel de controle detalhado, onde cada informação da empresa está disposta de maneira intuitiva e simples. Assim é possível alertar o empresário de eventuais vencimentos ou sobre o envio de documentos importantes, evitando atrasos e pendencias.

Qual sistema devo adotar para realizar um bom controle de dados em minha empresa?

Se você deseja aprimorar o controle de dados de sua empresa o GestãoClick é um dos mais eficientes sistemas do mercado. Ele atua como um poderoso ERP e ainda possui integração contábil, desta forma a análise de dados internos e contábeis de sua empresa operam dentro de um único ambiente.

O controle de dados é realizado de modo eficiente e totalmente em nuvem, garantindo o acompanhamento em tempo real e com total segurança. A principal vantagem do modelo da GestãoClick é poder contar com diversos benefícios em um só sistema. Isso representa economia, maior agilidade e integração.

 

[1] Link da citação: https://www.oracle.com/br/big-data/

 

Artigo by GestãoClick

5 Motivos para não gerir os seus dados no Excel

5 Motivos para não gerir os seus dados no Excel

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Muitas empresas usam ainda o Excel para fazer a gestão dos seus dados de vendas, marketing, entre outras áreas. Contudo, apesar de ser bastante fácil trabalhar com o Microsoft Excel, este programa tem demasiadas limitações e acaba por ser insuficiente para gerir toda a informação de uma empresa. À medida que as empresas vão crescendo, os gestores sentem a necessidade de utilizar ferramentas mais sofisticadas para gerir a informação empresarial. Mas, apesar dessa necessidade crescente, muitos gestores insistem em utilizar o Excel como ferramenta principal de trabalho e isso acontece devido à facilidade de uso e à resistência à mudança. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 5 motivos para não gerir os seus dados no Excel!

O Excel não é seguro

O Excel é um programa gerido de forma manual, que funciona baseado em fórmulas que nem todos os colaboradores de uma empresa compreendem. Assim, gerir os dados de uma organização através do Excel pode ser bastante confuso, pois basta um colaborador alterar uma fórmula para que todos os dados fiquem adulterados. Além disso, o Excel tem uma grande lacuna a nível de segurança pois não permite criar hierarquias a nível da edição do documento, o que compromete em grande medida a segurança dos dados.

Grande consumo de tempo

Inserir os dados no Excel consome muito tempo e ocupa um recurso humano que poderia estar a dedicar-se a outra tarefa. Existem estudos que revelam que os gestores gastam cerca de 50% a 80% do seu tempo de trabalho a recolher dados e a inseri-los em programas como o Excel. O ideal é utilizar uma ferramenta como o Multipeers que junta numa só plataforma todas as informações oriundas das mais diversas fontes de dados da empresa. E tudo em tempo real e de forma automática.

Grande probabilidade de erro

Os ficheiros de Excel são tratados manualmente e por isso existe uma grande probabilidade de erro humano. No mundo empresarial, é preciso haver uma grande confiança nos dados, pois só assim se conseguem tomar as decisões certas para o negócio. Um dado inserido de forma errada no Excel pode afetar todas as informações inseridas e pode desencadear uma decisão mal tomada que prejudica seriamente a empresa.

Perigo de perda dos dados

Felizmente, já existe a opção de utilizarmos o Excel de modo online através do Office 365. No entanto, a maior parte das pessoas continua a trabalhar em ficheiros guardados no seu computador e isso compromete a segurança dos dados. Em caso de desastre informático ou ataque por parte de hackers, existe uma grande probabilidade do ficheiro se perder para sempre. Caso utilize o Excel, a melhor decisão a tomar é utilizá-lo no Office 365, para que possa gravar as alterações de modo automático e para que o ficheiro fique guardado na Web.

Falta de integração

Para gerir bem uma empresa, é necessário trabalhar com diversos ficheiros de Excel, mas é bastante complexo conseguir que eles “conversem” entre si. Existem fórmulas que permitem que um dado alterado num ficheiro tenha impacto noutros ficheiros, mas isso torna os documentos muito pesados e por vezes não funciona corretamente.

6 dicas para fazer automação empresarial e comercial

6 dicas para fazer automação empresarial e comercial

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A automação está cada vez mais presente nas nossas vidas. E para quem tem um negócio, ela é cada vez mais vital. Portanto, investir em automação comercial e empresarial se tornou uma necessidade. Entretanto, alguns grupos de empreendedores ainda têm receio ao utilizar ferramentas que permitem esse tipo de trabalho no seu negócio.

Contudo, acreditamos que tal receio decorra do desconhecimento sobre como se faz a automação empresarial e comercial. Logo, decidimos que seria uma boa ideia reunir 6 dicas que demonstram como isso é feito. Dessa forma, o conhecimento permite que novos horizontes possam se abrir.

1) Analise os processos e tarefas da sua empresa

Muita gente acha que a automação empresarial e comercial se trata apenas de contratar um serviço que realize esse tipo de trabalho. É elementar que automatizar processos e tarefas demoradas irá trazer mais eficiência e produtividade. Entretanto, quais setores, áreas ou tarefas tendem a ganhar mais com isso?

Sendo assim, é importante analisar os processos e tarefas e definir aquilo que irá trazer maior custo/benefício. Dessa forma, você pode focar no que é mais necessário em um curto prazo. Por consequência, você estará maximizando sua produtividade sem elevar desnecessariamente qualquer tipo de custo.

Uma boa dica para analisar tais processos e tarefas de forma eficiente é usufruindo de um sistema de gestão empresarial. O software é capaz de automatizar toda a sua gestão e ainda oferecer completos relatórios sobre diversos setores da sua empresa.

2) Escolher a tecnologia adequada

Existem diversos tipos de tecnologias no mercado de automação de processos e comercial. Eles trazem diversas funcionalidades e cada um busca atender as demandas que enxerga adequada.

Dessa forma, depois de analisar suas necessidades, é necessário escolher a tecnologia que resolve elas. Não adianta ter um mapeamento extensivo do que precisa ser automatizado e tomar decisões que não vão de encontro a solução dos problemas.

3) Planejar é preciso

Com o mapeamento realizado e a tecnologia escolhida, é hora de planejar a implementação. Essa fase é muito relevante e impede redundâncias e problemas que coloquem em riscos o projeto de automatização. Para um processo de automação ser eficiente e produtivo, é necessário que se saiba todos os parâmetros envolvidos de antemão.

Logo, sem um planejamento adequado, que forneça os parâmetros, tudo o que foi feito pode ruir. Por isso, um bom planejamento evita modificações na fase de implementação que serão custosas ou que podem avariar o resultado final. E claramente, ninguém deseja implementar algo em sua empresa que não irá render frutos.

4) Entenda como a automação empresarial e comercial impactou outros negócios similares

É muito comum que as pessoas embarquem naquilo que todo mundo está fazendo. E isso não é válido só para a vida pessoal, na empresarial também. Pode ser que exista um movimento muito grande de automação nas empresas à sua volta, mas esse movimento só é válido se estiverem na mesma escala ou nicho que o seu.

Portanto, busque entender o impacto que os projetos de automação estão trazendo para quem está na sua área de atuação. Dessa forma, você vai entender compreender os impactos de uma maneira mais factível e poderá extrapolar o que irá acontecer com sua empresa, caso opte por esse caminho.

5) Seja honesto sobre o projeto com seus colaboradores

É muito importante ser honesto sobre os projetos de automação com seus colaboradores. Quem está trabalhando tende a enxergar a automação como inimiga. Como alguém que irá roubar seus empregos. E esse tipo de ambiente pode acabar prejudicando todos os envolvidos.

Portanto, explique adequadamente para seus colaboradores quais as razões, motivos, benefícios e impactos que o que está sendo feito trará. É importante deixar claro que a automação está vindo para auxiliar e não substituir.

6) Procure ferramentas de acordo com o cenário atual da vida moderna

Com as redes sociais e smartphones, ficou mais simples acompanhar tudo mais de perto. E sabemos que é o olho do dono que engorda o gado. Assim, procure ferramentas que lhe permitam acompanhar as informações em tempo real e em qualquer tipo de plataforma.

Dessa forma, você poderá acompanhar as informações vitais do seu negócio de qualquer lugar que estiver. E nós sabemos a importância que estar bem informado pode trazer em qualquer área da sua vida. Desde conhecer melhor sobre como mudar a sua empresa até mesmo a coisas mais triviais.

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As principais vantagens de centralizar o acesso à informação

As principais vantagens de centralizar o acesso à informação

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tecnologia mudou a forma como vivemos e como trabalhamos. Numa era cada vez mais tecnológica e digital, as empresas precisam de se focar em aumentar a sua competitividade e produtividade. Antigamente, a informação das empresas estava contida em documentos em papel, na maior parte das vezes desorganizados. Com a chegada da tecnologia, os ficheiros em Excel trouxeram maior organização às empresas, mas rapidamente tornaram-se obsoletos pois os negócios começaram a ter exigências maiores e mais sofisticadas. Atualmente, as empresas privilegiam softwares que permitem centralizar toda a informação do negócio numa só plataforma, como é o caso do Multipeers. É fundamental que as empresas saibam tirar o máximo partido destas ferramentas, pois isso traz inúmeros benefícios. A integração da informação do negócio é uma necessidade e uma realidade para que tenha uma visão 360 sobre tudo o que acontece. No artigo de hoje, vamos conhecer as principais vantagens de centralizar o acesso à informação!

Negócio mais organizado

Quando todas as informações de uma empresa estão centralizadas num único ponto, tudo fica mais organizado. Se tudo funcionar corretamente, não haverá informações perdidas ou esquecidas num qualquer lugar da empresa e é possível manter a ordem da informação de um modo prático. É importante organizar toda a informação que já existe e também criar regras para a entrada de novos dados. Sempre que existirem informações novas, estas devem ser categorizadas e organizadas, o que vai contribuir para a estruturação dos dados. Tudo isto faz com que seja mais fácil encontrar qualquer informação necessária, assim como garante maior segurança dos dados.

Maior integração de departamentos

A comunicação interna é uma área importantíssima nas empresas, mas infelizmente é uma das mais subestimadas. Os departamentos de uma empresa precisam uns dos outros para funcionarem corretamente, pelo que é essencial estabelecer relacionamento entre eles de forma consistente e coerente. O grande problema até agora era que cada departamento tinha a sua própria “linguagem” e forma de organizar as informações e isso fazia com que os outros departamentos não conseguissem entender a cem por cento o que se passava em cada setor. Com a centralização da informação é possível unificar a comunicação e favorecer o relacionamento entre departamentos diferentes. Ao utilizar uma só plataforma e ao criar regras para a introdução e categorização dos novos dados, é possível comunicar com maior clareza.

Consulta facilitada da informação

A informação disponibilizada pelas ferramentas BAM surge de um modo consolidado para que a sua consulta seja mais fácil e rápida. Pode optar por obter a informação através de gráficos de barras, gráficos multi-série, medidores, entre muitas outras opções. A informação pode ser exibida usando a apresentação mais adequada, melhorando a análise que o utilizador pode fazer de cada indicador. Além disso, cada indicador é totalmente personalizável de acordo com necessidades do negócio. Ao utilizar o desktop, no caso do Multipeers, pode ainda usar a ferramenta ticker, que lhe permite que divulgue notícias externas ou internas, mensagens e alertas, permitindo assim que todos os colaboradores estejam sempre a par do que de importante se passa na organização, o que faz com que todos estejam aptos para contribuir para uma tomada de decisão eficaz.

Redução da probabilidade de erro humano

Os processos manuais são mais suscetíveis de terem erros do que os processos automatizados. Ao utilizar uma ferramenta BAM é possível libertar os colaboradores para outras tarefas e conseguirá automatizar as tarefas mais repetitivas e aborrecidas. Desta forma, garante que não existe a necessidade de atualizar constantemente dados e de consultar relatórios. Tudo é definido previamente por si e nada falhará. Quanto mais etapas automatizar mais tempo terá para se concentrar noutras coisas importantes para melhorar o negócio.

Possibilidade de analisar o negócio em tempo real

Saber o que se passa em tempo real em cada departamento da organização é fundamental para que possa tomar decisões eficazes e conscientes. Softwares como o Multipeers permitem analisar todas as informações do seu negócio, oriundas das mais diversas fontes de dados, num só dashboard, através de uma forma simples e interativa. Ter todas as informações do negócio num só local permite-lhe fazer uma melhor gestão do tempo e tomar as decisões acertadas para o futuro da sua empresa.

 

Ter uma visão mais ampla é fundamental para conseguir acompanhar o negócio e tomar decisões acertadas. No dia-a-dia empresarial agitado de hoje em dia e com as exigências cada vez maiores dos consumidores, ter conhecimento sobre o mercado é uma arma obrigatória para se vencer. Faça download do nosso e-book sobre monitorização do negócio e saiba como um sistema BAM pode ajudar a sua empresa a crescer de modo sustentado!

 

 

Big Data Analytics: tudo o que precisa de saber sobre este conceito

Big Data Analytics: tudo o que precisa de saber sobre este conceito

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Big Data é um termo cada vez mais usado nas empresas em todo o Mundo e no fundo nada mais é do que a busca constante pela melhoria dos processos de negócio e pela aquisição de insights importantes sobre tendências de mercado e comportamento dos consumidores. Quando uma empresa consegue obter informações valiosas sobre o meio onde se insere, torna-se muito mais fácil tomar decisões acertadas para o futuro dos negócios. No artigo de hoje falamos sobre Big Data Analytics!

Definição

Big Data é o termo que descreve o incomensurável volume de dados (estruturados ou não) que têm impacto nos negócios diariamente. Mais importante do que a quantidade de dados, é o que as empresas podem efetivamente fazer com esses dados. O Big Data encontra-se associado a 3 V’s: volume de dados, variedade de dados e velocidade de dados. Big Data diz respeito a quantidades enormes de dados produzidos pela interação humana com a tecnologia, mais a informação que se gera pela comunicação entre máquinas. A variedade de dados diz respeito às múltiplas fontes de informação com que as empresas lidam diariamente (posts em redes sociais, informações financeiras, informações de marketing, entre muitas outras). A velocidade com que os dados são produzidos é cada vez maior e é preciso que as empresas utilizem ferramentas como o Multipeers, que lhes permitam analisar em tempo real o que se passa no negócio.

Tipos de Big Data

Dados estruturados vs dados não estruturados: os primeiros podem ser utilizados no seu formato original e por norma são organizados em linhas e colunas, como numa folha de Excel. Um exemplo de dados estruturados é a informação financeira de uma empresa organizada numa tabela de Excel. Os dados não estruturados não seguem nenhuma regra nem têm uma estrutura definida e as imagens e publicações em redes sociais são bons exemplos de dados não estruturados.

Vantagens do Big Data Analytics

Analisar o negócio em tempo real

informação cresce a um ritmo muito acelerado, o que torna cada vez mais difícil a sua análise. A solução indicada é analisar os dados em tempo real para tirar o máximo partido da informação. Produtos como o Multipeers permitem analisar a cada segundo o que se está a passar com o negócio. Desta forma, é possível tirar o máximo partido dos dados para tomar as melhores decisões para o negócio. Aliar a grande quantidade de dados gerada nas empresas a uma análise em tempo real permite obter insights essenciais para o sucesso dos negócios.

Melhor recolha dos dados

Os dados surgem dos mais diversos canais e através do Big Data é possível centraliza-los e agrupá-los por afinidades. É possível estar mais perto do cliente através da recolha de dados por meio de questionários, aplicações, cartões de fidelidade, entre outros instrumentos. Os dados recolhidos são essenciais para que se possa fazer um planeamento assertivo das ações de marketing e comunicação.

Maior eficácia do negócio

Mais do que conhecer o mercado, as empresas conseguem, através do Big Data, usar os dados para mudar o negócio e aumentar o retorno sobre o investimento. Usar os conhecimentos das experiências analíticas permite às empresas criar novos indicadores de negócio e analisá-lo de modo mais abrangente e objetivo. Desta forma, conseguirão melhores níveis de rendimento que se refletirão no sucesso do negócio.

A importância das ferramentas BAM para a tomada de decisões

A importância das ferramentas BAM para a tomada de decisões

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Tomar decisões para o futuro do negócio é uma tarefa complicada para os gestores. Muitas vezes, estes não dispõem de toda a informação necessária para analisar as situações de forma objetiva, o que complica em larga medida uma correta tomada de decisões. No dia-a-dia preenchido em que vivem constantemente, a falta de tempo para avaliar as operações da empresa é um dos principais inimigos da tomada de decisões. A grande quantidade de informação que existe atualmente é também uma preocupação para as empresas, que cada vez mais têm dificuldade em conseguir lidar com esta informação e em conseguir geri-la de modo a que as melhores decisões sejam tomadas. As ferramentas BAM são utilizadas para aumentar a eficácia do negócio e para que se obtenham todos os dados para tomar as decisões mais acertadas. Vamos falar sobre importância das ferramentas BAM para a tomada de decisões!

A informação é em entregue em tempo real

A vida dos negócios acontece agora, a cada momento, e é essencial que saiba o que se está a passar com a sua empresa. As decisões baseadas em relatórios com alguns dias são sempre reativas e corre o risco de ser ultrapassado por uma concorrência que seja mais rápida a agir. Saber tudo o que se passa em tempo real com o seu negócio é essencial para que possa tomar decisões em tempo útil e para ter uma postura proativa no mercado.

Consulta rápida e intuitiva

A informação disponibilizada pelas ferramentas BAM surge de um modo consolidado para que a sua consulta seja mais fácil e rápida. Pode optar por obter a informação através de gráficos de barras, gráficos multi-série, medidores, entre muitas outras opções. A informação pode ser exibida usando a apresentação mais adequada, melhorando a análise que o utilizador pode fazer de cada indicador. Além disso, cada indicador é totalmente personalizável de acordo com necessidades do negócio. Ao utilizar o desktop, no caso do Multipeers, pode ainda usar a ferramenta ticker, que lhe permite que divulgue notícias externas ou internas, mensagens e alertas, permitindo assim que todos os colaboradores estejam sempre a par do que de importante se passa na organização, o que faz com que todos estejam aptos para contribuir para uma tomada de decisão eficaz.

Perceção imediata dos problemas

A informação em tempo real disponibilizada pelas ferramentas BAM informa-nos no momento sobre o estado das coisas, o que nos permite saber em tempo útil o que está a correr mal, para que possamos resolver as situações. Com este novo modelo de gestão, não é necessário recorrermos a relatórios antigos para descobrir o motivo de algo ter corrido mal, pois somos alertados no imediato.

Sem necessidade de cliques

As ferramentas BAM atualizam de forma permanente e automática, pelo que não existe necessidade de intervenção por parte do utilizador. Em vez de ser o utilizador a procurar a informação, é a informação que, de forma autónoma, encontra o utilizador. A monitorização do negócio é um processo simples e intuitivo.