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Dicas de Gestão

5 Motivos que indicam que a sua empresa precisa de um sistema de gestão em tempo real

Já não é novidade de que os negócios acontecem a um ritmo cada vez mais acelerado. As empresas precisam de estar sempre a par de tudo o que se passa, pois só assim conseguirão manter-se competitivas e proativas, algo que o mercado exige cada vez mais. Atualmente, já não é possível que uma empresa sobreviva apenas com base em informação com alguns dias: é necessário que o gestor acompanhe em tempo real todos os eventos que acontecem no seu negócio. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 5 motivos que indicam que a sua empresa precisa de um sistema de gestão em tempo real!

Necessita de tomar decisões mais conscientes

Quando o gestor sabe exatamente o que se passa no negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa e esta é sem dúvida a vantagem mais imediata e mais importante de utilizar um sistema de informação em tempo real. A maior parte dos gestores baseia as suas decisões em relatórios com alguns dias, o que faz com que a sua ação seja reativa e não proativa. Analisar o negócio em tempo real permite-lhe ter todos os inputs necessários para que se possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar, pois a informação que vai analisar é a mais atual e fidedigna possível.

Identificação mais rápida de oportunidades de negócio

Com a monitorização do negócio em tempo real poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas aparecem, o que lhe permite estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma flutuação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, aumentando as vendas e melhorando os resultados da empresa. Numa época em que a concorrência é tão intensa, ter esta vantagem competitiva é essencial para vencer.

Definição de alertas de negócio para que saiba sempre o que se passa

Os softwares de monitorização do negócio como o Multipeers permitem a definição de alertas de negócio para que seja avisado sempre que alguma situação sai do seu padrão previamente definido. Onde quer que esteja, será notificado por SMS ou e-mail sobre eventuais alterações aos seus padrões previamente estabelecidos e poderá agir de imediato, antes mesmo de haver prejuízos sérios para a organização.

Conexão a todas as fontes de dados para reduzir a busca de informação

Os softwares de monitorização do negócio em tempo real interagem diretamente com todas as suas fontes de dados tais como bases de dados, web services, MDX, Microsoft Excel, Feeds RSS, conteúdos multimédia, e-mail, aplicações, entre outros. Pode ainda construir os seus próprios conetores usando a API fornecida, para que nenhuma informação da sua organização fique perdida. Assim, num só dashboard vai encontrar informação completa e atualizada sobre tudo o que se passa na empresa!

Menor probabilidade de errar

O uso de sistemas de análise de dados em tempo real reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados, reduzindo assim a probabilidade de cometer erros prejudiciais para o negócio. Toda a informação da empresa vai estar condensada apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes.

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

Dicas de Gestão

Como deve ser o gestor do futuro?

O gestor do futuro não pode ser igual ao gestor do passado. O mundo empresarial muda a um ritmo alucinante, pelo que é necessário que o gestor esteja sempre a par das últimas alterações do mercado, pois só assim consegue manter-se competitivo e tomar as decisões mais acertadas para o futuro do negócio. Espera-se que o gestor do futuro seja mais proativo do que agora e que não espere as situações acontecerem para agir. No artigo de hoje, abordamos os principais aspetos sobre as características que um gestor do futuro deve ter!

Mais do que um gestor deve ser um líder

O gestor deve ser um exemplo a seguir e deve conseguir motivar a sua equipa a trabalhar na direção que acredita ser a mais indicada para o negócio. O gestor não pode ser alguém que dá ordens e espera que estas sejam cumpridas cegamente. Deve ser um líder dentro da organização, pois só assim conseguirá fazer a diferença.

Saber ouvir

É um conselho que cabe em qualquer área da vida pessoal e profissional. Como se costuma dizer, se temos dois ouvidos e apenas uma boca, devemos falar menos e ouvir mais! No mundo empresarial, o líder do futuro deve saber ouvir mais os seus colaboradores pois só assim será capaz de encontrar problemas e implementar melhorias. Quando o líder ouve os seus colaboradores, estabelece-se uma relação mais próxima entre eles e em conjunto conseguirão encontrar respostas que serão benéficas para a gestão.

Analisar constantemente o negócio

“Um negócio que não produz nada além de dinheiro é um negócio pobre”: a célebre frase é de Henry Ford e ainda se mantém atual. Um bom líder deve avaliar um negócio como um todo e não se focar apenas no dinheiro. O gestor deve ser capaz de avaliar os aspetos financeiros, mas também os aspetos relacionados com a motivação dos colaboradores, condições de trabalho e impacto social do negócio.

Simplificar os processos

“A simplicidade é a suprema sofisticação”: esta frase constava no primeiro flyer da Apple e era uma filosofia seguida pelo Steve Jobs. Steve Jobs eliminava todos os elementos acessórios e centrava-se apenas no que realmente era importante. Os gestores têm tendência a complicar tudo, desde a criação de relatórios até à realização de reuniões demoradas. Um bom gestor deve ser capaz de apresentar a informação à sua equipa de uma forma simples e de fácil entendimento para que o trabalho possa fluir a um bom ritmo. É muito por causa da necessidade cada vez maior desta simplicidade que surgiram softwares como o Multipeers, permitindo analisar a informação em tempo real de uma forma simples, prática e intuitiva.

Conhecer a tecnologia

Não é expectável que o gestor do futuro seja um expert em tecnologia, mas deve ter conhecimento sobre as ofertas existentes no mercado que possam melhorar a produtividade da organização. A tecnologia tem cada vez mais impacto no mundo empresarial, pelo que esta área deve ser acompanhada de perto pelo gestor.

Dicas de Gestão

Tudo o que precisa de saber sobre gestão documental

Na maior parte das empresas existem armários cheios de documentos que quase nunca são consultados, mas que sempre que é preciso consultar alguma informação se perde imenso tempo. Pesquisas recentes revelam que 90% dos documentos que utilizamos diariamente estão misturados com documentos que não têm utilidade. Revelou-se ainda que 80% dos documentos escritos de forma manual nunca são consultados e que o tempo gasto na gestão deste tipo de documentação representa uma das 10 atividades que mais tempo “rouba aos colaboradores”. Tendo em conta este cenário, torna-se evidente que a gestão documental é realmente necessária nas empresas contemporâneas. No artigo de hoje abordamos tudo o que precisa de saber sobre gestão documental!

O que é gestão documental?

A gestão documental é o processo de gestão e de controlo de todos os documentos existentes na organização em formato digital. Esses documentos podem ter versão física, digital ou versão na Cloud, servem como registo e consulta de procedimentos empresariais e mantêm-se na organização por um período de um ou dois anos. A gestão documental envolve todos os documentos, desde contratos, licenças e e-mails que sejam importantes para a criação de um histórico de relação com os clientes. Desde o momento em que o documento chega à empresa que segue algumas etapas:

  • Desmaterialização: o documento é recebido e é logo digitalizado
  • Classificação: estando já desmaterializado, o documento passa pela classificação, momento em que o seu grau de importância é definido e onde se define qual o local em que vai ser armazenado
  • Ciclo de vida: após a classificação, o documento passa pelo ciclo de vida definido de todos os documentos. Passa pela publicação, aprovação, encaminhamento, reencaminhamento com correções e destruição. Estando todas estas etapas cumpridas, torna-se mais fácil para o colaborador encontrar o arquivo através de um sistema de busca.

Vantagens da gestão documental

Maior organização

Os documentos encontram-se organizados por categorias e torna-se muito mais fácil encontrá-los. A falta de um sistema de gestão documental leva a que se perca muito tempo na procura de documentos, o que quebra a produtividade.

Otimização do espaço

Este método faz com que não seja preciso ter armários repletos de documentos, pois todo o arquivo se converte em formato eletrónico. Deste modo, o espaço de trabalho fica mais organizado e bastante mais agradável e reduzem-se os riscos de perdas de documentos por catástrofes naturais.

Maior agilidade

É mais fácil uma consulta simultânea e a apresentação de documentos em reunião, por exemplo, quando estes se encontram digitalizados. Os métodos de pesquisa eletrónicos são também mais fáceis quando os arquivos estão em formato digital.

Mais segurança

A gestão documental é essencial para garantir que os regulamentos estão a ser cumpridos pela organização e este é um dos principais motivos pelos quais a gestão documental deve ser encarada como uma prioridade para a empresa. Assim, é possível garantir a integridade da informação e a sua documentação.

Processos padronizados

Este tipo de soluções permite que exista uma padronização no acesso à informação, gerindo direitos de acesso, alterações e envios. Todos os colaboradores têm acesso aos documentos de que precisam e a partir de qualquer lugar. A comunicação interna sai assim facilitada, reduzindo o fluxo de informações impressas.

Simplificação do fluxo de trabalho

O fluxo da criação de um documento para aprovação varia em cada empresa, mas é comum que seja demasiado complicado em quase todas elas. Uma das razões é a necessidade de obter a aprovação de várias pessoas e caso não exista uma boa gestão documental esse processo torna-se muito moroso e burocrático. Um modelo simples resolve essa questão. Na gestão documental, a maioria dos serviços é implementada com fluxos de trabalho, o que torna mais fácil a agilidade nos processos, distribuindo o documento criado no sistema para o seu responsável poder arquivar o arquivo. Com esta simplificação dos processos, o tempo para realizar uma tarefa é reduzido, aumentando a eficiência da empresa!

 

 

Dicas de Gestão

7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real

A informação em tempo real é uma necessidade cada vez mais presente na vida das empresas atuais. Os gestores já não podem deixar as suas decisões para depois e não é aconselhável que utilizam relatórios com alguns dias como fonte de dados para decidirem. A vida dos negócios acontece agora, a cada momento, pelo que é indispensável que os gestores tenham um conhecimento atual e fidedigno de todas as situações da empresa. Softwares como o Multipeers serão cada vez mais uma presença constante nas empresas. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 7 vantagens imediatas da análise dos dados em tempo real para os negócios!

Decisões mais conscientes

Quando o gestor sabe exatamente o que se passa no negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa e esta é sem dúvida a vantagem mais imediata e mais importante de utilizar um sistema de informação em tempo real. Analisar o negócio em tempo real permite ter todos os inputs necessários para que se possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar, pois a informação que vai analisar está atualizada e é fidedigna.

Definição de alertas de negócio

Os softwares de monitorização do negócio como o Multipeers permitem a definição de alertas de negócio para que seja avisado sempre que alguma situação sai do seu padrão. Onde quer que esteja, será notificado por SMS ou e-mail sobre eventuais alterações aos seus padrões previamente estabelecidos e poderá agir de imediato, antes mesmo de haver prejuízos para a organização. Esta revela-se uma enorme vantagem competitiva pois possibilita uma ação imediata e impede consequências negativas para o negócio.

Consulta da informação em qualquer dispositivo

Quase todos os programas de gestão de informação em tempo real apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis, o que é uma enorme vantagem visto que o mercado empresarial está cada vez mais móvel. Com esta ferramenta, pode estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado verdadeiro do seu negócio.

Deteção precoce de eventuais problemas

Uma falha no processo de produção pode significar problemas sérios com clientes, fornecedores e parceiros se não for detetado e corrigido a tempo, destruindo linhas produtivas completas e prejudicando a relação com stakeholders. Acompanhar o processo produtivo em tempo real permite identificar eventuais falhas e a sua respetiva correção em tempo útil. Deste modo, quaisquer desvios serão corrigidos o mais rapidamente possível.

Utilização de diversas fontes de dados em simultâneo

Com a utilização de um sistema de análise em tempo real é possível agregar num só sistema toda a informação relativa à empresa. Deste modo, o acesso à informação torna-se bastante mais fácil e intuitivo, reduzindo o tempo que anteriormente o gestor gastava a condensar informações oriundas de diversas fontes de dados.

Diminuição da probabilidade de errar

O uso de sistemas de análise de dados em tempo real reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados, reduzindo assim a probabilidade de cometer erros prejudiciais para o negócio. Toda a informação da empresa vai estar condensada apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes.

Identificação célere de oportunidades de negócio

Com a utilização de uma ferramenta de análise em tempo real poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas surgem, o que lhe permitirá estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma modificação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, o que vai aumentar as vendas e melhorar os resultados globais.

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

Tecnologia e Gestão

7 Vantagens do armazenamento na Cloud

O armazenamento na Cloud já é encarado como uma estratégia competitiva que responde às necessidades das pequenas, médias e grandes empresas. Empresas como Google e Microsoft disponibilizam servidores onde os arquivos são armazenados da mesma forma se armazenam num computador ou dispositivo móvel. Os ficheiros ficam armazenados a kilómetros de distâncias, mas através da Internet, por meio de um login e password, pode conectar-se à sua conta e aceder a todos os seus arquivos. Neste artigo apresentamos-lhe as 7 principais vantagens do armazenamento na Cloud!

Flexibilidade

Diversas empresas fornecem soluções flexíveis e de acordo com as necessidades específicas de cada empresas. Deste modo, não existe a necessidade uma empresa comprar mais espaço na Cloud do que aquele que realmente necessita, o que se torna uma vantagem a nível de custos. Se houver necessidade de aumentar o tamanho do armazenamento na Cloud também é possível fazer esse upgrade facilmente.

Segurança

Uma falha no sistema ameaça seriamente a produtividade de uma empresa. Em caso de falha, relatórios importantes podem perder-se e mesmo com uma política de realização de backups frequentes, pode nunca se conseguir recuperar informação imprescindível para a empresa. Ao usar um sistema de armazenamento na nuvem, os dados ficam totalmente seguros mesmo em caso de falhas do sistema. Terá os seus dados sempre disponíveis e atualizados.

Mobilidade

Onde quer que esteja, consegue sempre consultar os seus ficheiros através de um computador ou dispositivo móvel. Já não é necessário transportar discos externos e pens USB para garantir que tem os ficheiros de que necessita quando viaja. A nuvem disponibiliza o acesso universal à computação de máxima potência, permitindo o acesso a servidores de arquivos para qualquer utilizador com um dispositivo com acesso à rede.

Colaboração

O armazenamento dos arquivos na Cloud permite uma partilha mais fácil com todos os colegas, não havendo necessidade de enviar grandes arquivos por e-mail ou passa-los através de pens USB. Como os arquivos estão armazenados na Cloud, cada utilizador pode aceder aos ficheiros e fazer as alterações que quiser, ficando estas automaticamente guardadas.

Sustentabilidade

A sua empresa torna-se mais sustentável e amiga do ambiente com a utilização do armazenamento na nuvem pois vai reduzir o consumo de energia e o número de documentos em papel. Assim, acaba por ter menos gastos com a eletricidade, aumentado as vantagens para a sua empresa.

Maximização dos recursos

O armazenamento na Cloud liberta a equipa de TI para outras tarefas e deixa-a livre dos problemas relacionados com falhas de rede. Armazenar os arquivos na nuvem faz com que não tenha custos com manutenção, atualização e formação de colaboradores.

Backup constante

A nuvem faz o backup automático e de forma constante, sem que tenha de se preocupar com isso. Não correrá mais o risco de perder aquele documento em que esteve a trabalhar durante todo o dia! E não terá mais que se preocupar com clicar no botão “Salvar” de cinco em cinco minutos.

 

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