5 Motivos para não gerir os seus dados no Excel

Muitas empresas usam ainda o Excel para fazer a gestão dos seus dados de vendas, marketing, entre outras áreas. Contudo, apesar de ser bastante fácil trabalhar com o Microsoft Excel, este programa tem demasiadas limitações e acaba por ser insuficiente para gerir toda a informação de uma empresa. À medida que as empresas vão crescendo, os gestores sentem a necessidade de utilizar ferramentas mais sofisticadas para gerir a informação empresarial. Mas, apesar dessa necessidade crescente, muitos gestores insistem em utilizar o Excel como ferramenta principal de trabalho e isso acontece devido à facilidade de uso e à resistência à mudança. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 5 motivos para não gerir os seus dados no Excel!

O Excel não é seguro

O Excel é um programa gerido de forma manual, que funciona baseado em fórmulas que nem todos os colaboradores de uma empresa compreendem. Assim, gerir os dados de uma organização através do Excel pode ser bastante confuso, pois basta um colaborador alterar uma fórmula para que todos os dados fiquem adulterados. Além disso, o Excel tem uma grande lacuna a nível de segurança pois não permite criar hierarquias a nível da edição do documento, o que compromete em grande medida a segurança dos dados.

Grande consumo de tempo

Inserir os dados no Excel consome muito tempo e ocupa um recurso humano que poderia estar a dedicar-se a outra tarefa. Existem estudos que revelam que os gestores gastam cerca de 50% a 80% do seu tempo de trabalho a recolher dados e a inseri-los em programas como o Excel. O ideal é utilizar uma ferramenta como o Multipeers que junta numa só plataforma todas as informações oriundas das mais diversas fontes de dados da empresa. E tudo em tempo real e de forma automática.

Grande probabilidade de erro

Os ficheiros de Excel são tratados manualmente e por isso existe uma grande probabilidade de erro humano. No mundo empresarial, é preciso haver uma grande confiança nos dados, pois só assim se conseguem tomar as decisões certas para o negócio. Um dado inserido de forma errada no Excel pode afetar todas as informações inseridas e pode desencadear uma decisão mal tomada que prejudica seriamente a empresa.

Perigo de perda dos dados

Felizmente, já existe a opção de utilizarmos o Excel de modo online através do Office 365. No entanto, a maior parte das pessoas continua a trabalhar em ficheiros guardados no seu computador e isso compromete a segurança dos dados. Em caso de desastre informático ou ataque por parte de hackers, existe uma grande probabilidade do ficheiro se perder para sempre. Caso utilize o Excel, a melhor decisão a tomar é utilizá-lo no Office 365, para que possa gravar as alterações de modo automático e para que o ficheiro fique guardado na Web.

Falta de integração

Para gerir bem uma empresa, é necessário trabalhar com diversos ficheiros de Excel, mas é bastante complexo conseguir que eles “conversem” entre si. Existem fórmulas que permitem que um dado alterado num ficheiro tenha impacto noutros ficheiros, mas isso torna os documentos muito pesados e por vezes não funciona corretamente.

5 Tendências de segurança dos dados

O ano de 2018 aproxima-se a largos passos do seu final e é, por isso, tempo para falar de tendências. A segurança dos dados é um tema que cada vez mais necessita de atenção, sobretudo neste ano que ficou marcado pela entrada em vigor do novo regulamento geral de proteção de dados. Estar atento às tendências desta área é o primeiro passo para conseguir proteger os dados da melhor forma possível e garantir que as informações confidenciais dos negócios não são expostas. No artigo de hoje, apresentamos 5 tendências de segurança dos dados!

Segurança da Informação na Cloud

A Cloud tem vindo a ganhar cada vez mais fãs um pouco por todo o Mundo. A utilização de soluções na Cloud garante mais mobilidade e uma vasta lista de opções. Contudo, não podemos cair no erro de que basta colocar as informações na Cloud para que estas se mantenham protegidas. Uma vez que o armazenamento na Cloud permite que se consultem ficheiros da empresa em qualquer dispositivo móvel, é fundamental garantir que esses dispositivos se mantenham protegidos. Armazenar as informações empresariais na Cloud é muito importante para manter as informações seguras, mas não é suficiente para garantir isso: é obrigatório garantir que os dispositivos estão todos protegidos.

Criação de política para uso de recursos de tecnologia

A tecnologia faz parte do quotidiano de todos os colaboradores de uma empresa e isso é um risco para a segurança dos dados. É preciso definir de que forma os recursos tecnológicos podem ser usados no ambiente de trabalho, através da criação de normas de utilização de dispositivos amovíveis, abertura de e-mails pessoais, entre outros fatores que se considerem relevantes. A utilização de uma pen com um vírus, por exemplo, pode contaminar toda a rede de uma empresa, comprometendo a segurança da informação.

Política de passwords seguras

Acredita-se que 90% das passwords sejam vulneráveis e que podem ser descobertas com bastante facilidade. A password é o principal recurso para que um utilizador consiga aceder a um sistema, pelo que é fundamental que esta seja forte e segura. Deve ser alterada com bastante frequência (aconselha-se que a sua alteração ocorra a cada 90 dias). Assim, a empresa deve criar um documento com normas sobre a criação de passwords, pois muitas vezes esta área é encarada com pouca seriedade, o que pode comprometer a segurança do negócio.

Backup de dados

Esta deveria ser uma prática comum e obrigatória em todas as empresas, mas em muitos casos não existe qualquer tipo de política em relação ao backup dos dados. Para que uma empresa garanta que a sua informação se mantém segura, é necessário que realize com bastante frequência backups das suas informações. Este backup deve existir em diversos ambientes, para que em caso de ataque informático as informações se mantenham protegidas. Aconselha-se também que se utilize um sistema de recuperação de dados na Cloud, como o RAAS. Assim, em caso de ataques extremos, é possível recuperar toda a informação que foi alvo do ataque.

Soluções de segurança à medida

O mercado da cibersegurança está a evoluir para um novo paradigma de soluções à medida que resolvam as “dores” específicas de cada cliente. Com a exigência cada vez maior das empresas no que diz respeito à segurança da informação, os fornecedores de soluções de TI começam a oferecer abordagens mais personalizadas, tendo em conta o tamanho e complexidade da infraestrutura de TI de cada empresa. Uma abordagem mais personalizada vai permitir que as empresas adotem soluções exclusivamente adaptadas às suas necessidades.

Os dados da sua empresa estão seguros?

Saiba se os dados da sua empresa estão seguros

Cerca de 30% das pessoas que utilizam um computador nunca fizeram um backup. Muitas dessas pessoas não fazem cópias de segurança da sua informação pessoal, mas também não garantem cópias da informação de negócios. Uma boa infraestrutura tecnológica é hoje em dia tão importante como ter alicerces sólidos que suportam fisicamente a organização. Nos dias que correm, a informação é um dos ativos mais importantes de uma empresa e é obrigatório apostar fortemente na segurança dos dados para sobreviver e vencer num mundo empresarial tão competitivo.

As empresas hoje em dia enfrentam grandes ameaças a nível de segurança devido à mobilidade, big data e Internet das Coisas. Os antivírus já não são capazes de garantir sozinhos a proteção dos sistemas e acessos, e são apenas a primeira camada de uma proteção que deve ser envolvente e transversal a toda a organização.

Ameaça da mobilidade

A mobilidade permite que se aceda à informação da empresa a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. A gestão deste risco deve ser alvo de atenção por parte dos responsáveis da empresa. Para isso devem garantir a boa gestão de ameaças e incidentes através de protocolos que vigiem todas as falhas dos sistemas. Devem também prevenir a perda de informação em todas as áreas, seja através de acessos, falhas de sistema ou supressão de dados acidentais por parte dos próprios colaboradores. Por fim, devem implementar políticas e regras de compliance capazes de assegurar o bom funcionamento dos mecanismos de segurança.

Aliança entre produtividade e segurança

Um bom plano de segurança garante que os acessos vindos dos mais variados dispositivos sejam seguros, independentemente da plataforma utilizada. Assim, as empresas garantem a produtividade dos seus recursos, através da proteção dos dados sensíveis. Hoje em dia é possível partilhar máquinas por diferentes utilizadores sem dar a conhecer passwords. A tecnologia biométrica garante a existência de uma autenticação rápida e segura.

Defina várias camadas de proteção

Os perigos para a segurança da informação são cada vez mais diversos e surgem sob várias formas. As empresas devem apostar em várias camadas de proteção articuladas entre si que resultam num escudo protetor intransponível. Soluções como antivírus, firewall, encriptação de dados, segurança dos equipamentos móveis e soluções anti-ransomware são obrigatórias em qualquer empresa.

Seja proactivo

Remediar não é uma opção válida quando falamos de segurança da informação. Contudo, existem ainda empresas que não têm um plano de segurança ativo e depois de aconteceram os incidentes tentam remediar as situações. Uma empresa hoje em dia não pode correr o risco de ver toda a sua informação exposta ou tornada ilegível e a consciencialização da importância de ativar planos de segurança é o primeiro passo para proteger a sua informação.

Ativação de plano de desastre

Disaster Recovery é um plano que garante que um desastre não interfere no desempenho da empresa e garante o nível de desempenho desejado. Têm também uma ação reativa pois executam ações em situações de emergência que foram previamente planeadas. As empresas que lidam com grandes volumes de dados devem sempre optar por este sistema pois garantem a proteção e recuperação dos dados mesmo em situações mais extremas.

A estratégia de segurança deve ser encarada como obrigatória nas empresas de hoje, para que não exista a possibilidade de se perderem na transformação digital. A segurança deve ser um compromisso assumido por todos os elementos de uma organização e a gestão de topo deve promover uma estratégia global para a implementação de uma cultura organizacional forte e segura.