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Dicas de Gestão

5 dicas de tecnologia para melhorar a gestão de pessoas na sua empresa

A gestão de pessoas é fundamental para o sucesso de uma empresa. Quando esta gestão é bem feita, os profissionais sentem-se mais motivados e comprometidos com os objetivos gerais da organização, o que traz inúmeros benefícios para os resultados globais. A gestão de pessoas deve ir além das práticas operacionais e é necessário pensar nela de forma estratégica, implementando novas práticas no quotidiano da área dos recursos humanos. No artigo de hoje, apresentamos 5 dicas de tecnologia para melhorar a gestão de pessoas na sua empresa!

Gestão dos recursos em tempo real

Os softwares que permitem analisar o negócio em tempo real como o Multipeers são muito importantes para a gestão dos recursos humanos. Com um conhecimento verdadeiro e atualizado da disponibilidade das equipas, é mais fácil solucionar eventuais problemas, reorganizar equipas de trabalho e garantir a produtividade da empresa. Também é possível estar sempre a par do desempenho de cada colaborador, o que permite solucionar eventuais problemas de desmotivação, por exemplo.

Implemente o teletrabalho

Cada vez mais os colaboradores valorizam regalias além do salário. Atualmente, graças à tecnologia, é possível trabalhar a partir de qualquer lugar do Mundo, deixando de existir a obrigatoriedade de estar toda a semana no escritório. Implementar um dia por semana de teletrabalho vai motivar a sua equipa e a longo prazo irá sentir a diferença, através do aumento da produtividade de cada colaborador.

Otimize as reuniões (e reúna apenas quando é necessário!)

As reuniões são muitas vezes mais demoradas do que aquilo que era necessário, o que faz com que se perca muito tempo, aumentando o nível de desmotivação nas equipas. Existem já softwares que permitem planear as reuniões, para que elas não durem mais do que o estritamente necessário. Do mesmo modo, é possível fazer reuniões através do Skype e de outros programas semelhantes, o que elimina a necessidade de todos estarem presentes fisicamente. As reuniões só devem ser marcadas quando são estritamente necessárias, pois a “perda de tempo” faz com que os colaboradores se sintam desmotivados e enganados!

Utilize serviços na Cloud

O armazenamento na Cloud já é encarado como uma estratégia competitiva que responde às necessidades das pequenas, médias e grandes empresas. Empresas como Google e Microsoft disponibilizam servidores onde os arquivos são armazenados da mesma forma se armazenam num computador ou dispositivo móvel. Os ficheiros ficam armazenados a kilómetros de distâncias, mas através da Internet, por meio de um login e password, pode conectar-se à sua conta e aceder a todos os seus arquivos. Isto facilita a partilha de documentos por todos os membros de uma equipa, tornando a colaboração entre todos mais simples e mais organizada.

Invista na comunicação interna

A comunicação interna é muitas vezes descurada, mas é das áreas mais importantes numa empresa, pois lida com o principal público de uma organização: os seus recursos humanos. É importante que exista fluidez na transmissão de mensagens, assim como transparência no ambiente de trabalho. É essencial implementar canais de gestão empresarial e/ou aplicações que facilitem a comunicação entre os diversos departamentos, nomeadamente criação de grupos no Whatsapp ou criação de newsletter interna.

Dicas de Gestão

5 Motivos para investir num ERP

ERP significa Entreprise Resource Planning, ou seja, Planeamento dos Recursos Corporativos. Surgiu no final dos anos 50, época em que se começou a aliar a gestão à tecnologia. Inicialmente, o seu objetivo era otimizar o tempo que se gastava em tarefas manuais, mas hoje este recurso é capaz de integrar todas as informações e processos de uma organização num só local. A missão desta ferramenta é agrupar todos os departamentos da empresa, proporcionando uma melhor comunicação, através de um fluxo de informação contínuo. Este fator revela-se de grande utilidade pois os processos de uma empresa dependem uns dos outros e uma falha de comunicação ou perda de transmissão dos dados pode significar grandes perdas de produtividade e de lucro. No artigo de hoje, apresentamos 5 motivos para investir num ERP!

Controlo geral do negócio

Este é o principal motivo pelo qual deve investir num ERP. A centralização da informação é cada vez mais importante, pois permite um maior controlo sobre os dados e uma tomada de decisão mais eficiente. Os processos tornam-se mais simples e conseguem reduzir-se os custos com formação de utilizadores e infraestruturas. Saber o que se passa no seu negócio é fundamental para tomar as decisões certas e, no dia-a-dia agitado de um gestor, a informação agrupada torna-se uma mais-valia.

Gestão mais eficiente dos Clientes

A informação no ERP sobre os clientes e potenciais clientes da empresa pode ser uma grande vantagem competitiva para as empresas que pretendem adaptar-se a mudanças mais rapidamente. Os sistemas de monitorização permitem obter dados imediatos sobre as ações dos clientes e interações com a empresa, bem como informação sobre o seu histórico de compras. Isto permite que a comunicação com o cliente se torne mais personalizada e objetiva.

Torna os processos empresariais mais ágeis

Como os programas de gestão apresentam a informação de forma condensada e já pronta para análise, a necessidade de fazer relatórios extensos vai desaparecer. Desse modo, os colaboradores que antes tinham essa responsabilidade vão ficar com mais tempo disponível para outras tarefas, o que certamente contribuirá para um aumento de produtividade. A análise em tempo real em conjunto com o ERP elimina as tarefas mais burocráticas, o que torna a empresa mais ágil.

Diminuição da probabilidade de errar

O uso de um ERP reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados. Toda a informação da empresa vai estar apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes. Assim, a probabilidade de haver falhas de comunicação torna-se bastante reduzida, o que contribui para uma tomada de decisão mais assertiva.

Grande mobilidade

Atualmente, quase todos os ERP apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis. Assim sendo, é possível estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado do negócio. Esta é uma vantagem muito importante, pois cada vez mais o seu negócio é no local em que se encontra, pelo que é fundamental que tenha sempre acesso à informação mais atual sobre a sua empresa!

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

 

 

Dicas de Gestão

Tecnologia em escritórios de contabilidade: o que tem mudado?

Você já parou para pensar em como era um escritório de contabilidade há uns 50 anos atrás? Certamente, não tem qualquer relação com a realidade atual. A tecnologia em escritórios de contabilidade mudou a forma como os contadores se relacionam e prestam serviço aos seus clientes. Você pode imaginar o vai e vem dos office boys entre o escritório do cliente e do contador, levando e trazendo documentos para lá e para cá? É bem verdade que já tinham inventado o aparelho de fax símile. Você colocava o documento do lado de cá e o seu interlocutor ficava aguardando do outro lado. Isso é o de menos, se pararmos para pensar em como eram feitas as escriturações, com preenchimento manual de livros fiscais, lançamentos contábeis e elaboração de demonstrativos. Para os contadores, era muito trabalho, exposição permanente a erros e demorados processos de conciliação. Sem contar com a velha máquina de escrever, que quando você errava dava uma trabalheira danada para corrigir. Fora a maquininha de somar, que você errava um número e já era. A soma dava errada, os números não batiam e tinha que começar tudo de novo. Como consequência, não se pode dizer que a produtividade de um escritório de contabilidade fosse algo exemplar, por maior que fosse a perícia do contador. O que havia de mais avançado era o sistema de planilhas chamado Lotus 123. Era o máximo de automação possível nos escritórios de contabilidade.

O salto da tecnologia

A partir da década de 90, principalmente, os softwares de gestão empresarial começaram a ganhar força no Brasil. As empresas de pequeno, médio e longo prazo receberam soluções em TI que permitiam uma visão ampla do negócio, por meio de relatórios gerenciais. O trâmite de papéis diminuiu, assim como a necessidade de recursos humanos envolvidos nos processos administrativos, permitindo que as empresas pudessem alocá-los em suas atividades fim.

As decisões se tornaram mais ágeis e até a vida dos contadores foi facilitada, já que a maioria desses softwares tinham módulos contábeis. Ao mesmo tempo, os escritórios de contabilidade ganharam ferramentas específicas para os registros e emissão de relatórios contábeis. Automação de um lado e de outro, o ganho de produtividade era natural.

A partir do início do século XXI as soluções tecnológicas passaram a evoluir em ritmo vertiginoso. Com a difusão da internet como ferramenta de negócios, a transmissão de dados ganhou uma nova dinâmica. Os Office boys estavam com os dias contados.

Atualmente, vivemos a era dos softwares em nuvem e da integração de sistemas. Agora, o desafio é integrar as diversas fontes de informações estratégicas, de softwares a feeds de notícia em uma única ferramenta. Já nos deparamos com soluções que permitem controlar fluxos financeiros diversos de forma centralizada.

A lógica está se invertendo. Agora não é mais o gestor que busca a informação, mas o contrário. Estamos na era da informação em tempo real. Competir não é mais só ter a melhor proposta de valor para os clientes. Agora é preciso ter agilidade para tomar decisões.

Tecnologia e escritórios de contabilidade competitivos

Se você é contador, já deve ter percebido que tecnologia e competitividade andam juntos. Um escritório de contabilidade compete com outros escritórios. Ainda que competir por preço não seja a melhor das estratégias, por vezes ela se torna inevitável. Afinal, os clientes querem o melhor serviço pelo menor custo. A boa notícia é que isso é plenamente possível. A partir do momento em que você tem maior produtividade, pode atender a mais clientes e, com isso, entregar preços competitivos.

Em se tratando de contabilidade, nos dias atuais, agilidade na prestação de serviços contábeis é uma forma de gerar valor para o cliente. Quanto aos preços, uma operação enxuta e ágil, aliada à produtividade, garante redução dos custos e a possibilidade de ser competitivo.

O que temos de mudança atualmente?

A nova mudança, que já nem é tão nova assim, no universo organizacional são os softwares online. A vantagem desse tipo de software é que ele permite integrar pessoas em lugares diferentes. Gestores, vendedores e pessoal administrativo podem compartilhar as mesmas informações estando ou não no escritório.

Graças às novas tecnologias de transmissão de dados é possível integrar softwares. A partir desse salto, o novo modelo de negócios envolvendo escritórios de contabilidade e seus clientes é o da integração total e transmissão remota. Por meio da integração contábil é possível que o contador tenha acesso e captura remota não só dos relatórios financeiros, mas também dos documentos fiscais.

A partir desse recurso, além da redução a quase zero do risco de erros, o trabalho do contador se tornou ainda mais ágil. Os dados do cliente são capturados e já absorvidos pelo software contábil. Com isso, temos um cenário em que os demonstrativos contábeis podem ser produzidos quase em tempo real. Isso significa, para os escritórios de contabilidade, mais produtividade, menos custos e mais clientes.

Um artigo by GestãoClick

Dicas de Gestão

Como deve ser o gestor do futuro?

O gestor do futuro não pode ser igual ao gestor do passado. O mundo empresarial muda a um ritmo alucinante, pelo que é necessário que o gestor esteja sempre a par das últimas alterações do mercado, pois só assim consegue manter-se competitivo e tomar as decisões mais acertadas para o futuro do negócio. Espera-se que o gestor do futuro seja mais proativo do que agora e que não espere as situações acontecerem para agir. No artigo de hoje, abordamos os principais aspetos sobre as características que um gestor do futuro deve ter!

Mais do que um gestor deve ser um líder

O gestor deve ser um exemplo a seguir e deve conseguir motivar a sua equipa a trabalhar na direção que acredita ser a mais indicada para o negócio. O gestor não pode ser alguém que dá ordens e espera que estas sejam cumpridas cegamente. Deve ser um líder dentro da organização, pois só assim conseguirá fazer a diferença.

Saber ouvir

É um conselho que cabe em qualquer área da vida pessoal e profissional. Como se costuma dizer, se temos dois ouvidos e apenas uma boca, devemos falar menos e ouvir mais! No mundo empresarial, o líder do futuro deve saber ouvir mais os seus colaboradores pois só assim será capaz de encontrar problemas e implementar melhorias. Quando o líder ouve os seus colaboradores, estabelece-se uma relação mais próxima entre eles e em conjunto conseguirão encontrar respostas que serão benéficas para a gestão.

Analisar constantemente o negócio

“Um negócio que não produz nada além de dinheiro é um negócio pobre”: a célebre frase é de Henry Ford e ainda se mantém atual. Um bom líder deve avaliar um negócio como um todo e não se focar apenas no dinheiro. O gestor deve ser capaz de avaliar os aspetos financeiros, mas também os aspetos relacionados com a motivação dos colaboradores, condições de trabalho e impacto social do negócio.

Simplificar os processos

“A simplicidade é a suprema sofisticação”: esta frase constava no primeiro flyer da Apple e era uma filosofia seguida pelo Steve Jobs. Steve Jobs eliminava todos os elementos acessórios e centrava-se apenas no que realmente era importante. Os gestores têm tendência a complicar tudo, desde a criação de relatórios até à realização de reuniões demoradas. Um bom gestor deve ser capaz de apresentar a informação à sua equipa de uma forma simples e de fácil entendimento para que o trabalho possa fluir a um bom ritmo. É muito por causa da necessidade cada vez maior desta simplicidade que surgiram softwares como o Multipeers, permitindo analisar a informação em tempo real de uma forma simples, prática e intuitiva.

Conhecer a tecnologia

Não é expectável que o gestor do futuro seja um expert em tecnologia, mas deve ter conhecimento sobre as ofertas existentes no mercado que possam melhorar a produtividade da organização. A tecnologia tem cada vez mais impacto no mundo empresarial, pelo que esta área deve ser acompanhada de perto pelo gestor.

Dicas de Gestão

O que podemos esperar da tecnologia em 2019?

O final do ano é sempre tempo de antecipar tendências e é essencial que as empresas estejam a par das novidades tecnológicas do ano que se aproxima. A Gartner já indicou as principais tendências de tecnologia que vamos encontrar em 2019. No artigo de hoje, debruçamo-nos sobre as principais tendências de tecnologia no novo ano!

Gémeos Digitais

Esta é uma solução que visa melhorar os processos de criação, de testes e de correção na fabricação de novos produtos. Na verdade, os gémeos digitais nada mais são do que uma cópia de processos que existem na realidade. Ou seja. ao mesmo tempo que um produto é desenvolvido no mundo físico, a sua criação também acontece no mundo virtual. Deste modo, é possível realizar testes e análises antes do produto sair para o mercado. As principais vantagens desta tecnologia são: redução do tempo de produção, redução de custos, maior capacidade de adaptação, melhor previsão de lucros e melhorias da previsão de riscos e redução de erros.

Augmented Analytics

Os dados são os ativos mais importantes das empresas e é preciso que os gestores tenham verdadeira consciência disso. Em 2019 prevê-se que a análise de dados ganhe uma ainda maior importância e que sejam utilizados programas e aplicações que permitam que os dados sejam analisados de uma forma mais rápida e mais automática. O objetivo não é substituir os humanos nesta tarefa, mas sim dotá-lo de todas as ferramentas e informações necessárias para uma tomada de decisão mais assertiva. Assim, será possível automatizar a criação de dados, descobrir tendências e trocar informações entre diversos departamentos. Os departamentos de rh, financeiro, vendas e marketing são aqueles que mais beneficiam com este tipo de análise.

Blockchain

O Blockchain está muito na moda devido ao uso crescente das criptomoedas, mas a sua utilização vai muito além disso. Esta tecnologia torna o registo das transações muito mais seguro. Esta tecnologia inovou na forma de registar informações, o que proporciona uma nova forma de trabalhar com dados no mundo web. Contudo, o Blockchain não é apenas utilizado no mundo das criptomoedas. Também na área da saúde esta tecnologia pode ser utilizada, visto que permite que haja um registo de toda a movimentação de dados, o que aumenta a segurança dos mesmos. 2019 será o ano da solidificação desta tecnologia.

Chatbots

Os chatbots são as estrelas da inteligência artificial. Estão ligados à base de dados da empresa e utilizam linguagem comum para falar com os clientes. São capazes de reconhecer nomes e números de telefone para prever o comportamento dos clientes. São sistemas muito inteligentes na medida em que armazenam a informação essencial para poderem encaminhar os clientes para as áreas que eles precisam de consultar. A Ryanair, por exemplo, utiliza já este sistema para falar com os clientes. Cada vez mais empresas recorrem a esta funcionalidade e prevê-se que em 2019 haja um grande aumento da sua utilização.

Dashboards interativos

O grande volume e complexidade dos dados requerem novas formas de analisar a informação. Os dashboards interativos vão ser uma grande tendência no próximo ano. Softwares como o Multipeers permitem a criação de um dashboard interativo com informação oriunda de diversas fontes de dados, o que torna a análise mais rápida e, consequentemente, a tomada de decisões é mais célere e eficiente.

Internet e Marketing

Estarão as empresas prontas para adoptar a tecnologia RPA? (parte 2)

Por Adriano Ribeiro, CEO & partner bwd e Rui Raposo, CCO & partner bwd

Pode ler aqui a primeira parte do artigo.

E que vantagens/benefícios são geradas pela passagem destas tarefas humanas para os robôs?

Desde logo, as pessoas acolhem esta tecnologia porque odeiam as tarefas que os sistemas passam a fazer, aliviando-as da crescente pressão do trabalho.

Outra vantagem imediatamente reconhecida pelos utilizadores destas soluções RPA é o aumento significativo da produtividade da organização, dado que os colaboradores são libertados de tarefas altamente consumidoras de tempo para passarem a realizar tarefas mais estimulantes.

Adicionalmente podemos acrescentar como vantagens das soluções RPA:

  • a elevada escalabilidade das operações sem necessidade de aumento da força de trabalho;
  • a eliminação de atividades relacionadas com recolha de dados manual e erro humano;
  • o acompanhamento da velocidade do negócio, devido aos ganhos de celeridade que a solução permite obter;

Tudo isto sem qualquer utilização de código, permitindo às equipas das várias áreas de negócio a criação autónoma dos robôs para as tarefas que desejarem automatizar, com a obtenção rápida de aumento da eficiência operacional.

A adoção destas soluções de RPA representa um investimento reduzido?

Sim, e sendo um investimento reduzido, embora variável, o seu retorno é sempre inferior a um ano. Então, se uma ferramenta RPA é barata e adicionalmente não exige grandes competências de TI para implementar, a sua implementação acaba por ser um no-brainer.

A implementação de soluções RPA é, de facto, simples permitindo a obtenção de resultados muito rápidos.

Isto é particularmente importante quando, como sabemos, nas nossas organizações muitas vezes, o negócio quer algo relativamente pequeno, mas o departamento de TI tendo peixes maiores para fritar, coloca estas solicitações e matérias em último lugar.

Uma vez tomada consciência desta realidade, a única grande preocupação quanto à implementação desta soluçoes RPA tem a ver com os efeitos disruptivos. Por este motivo, é frequente encontrarmos equipas de TI em negação sobre RPA e o que ele pode fazer.

A solução está na utilização de um parceiro competente na implementação destas soluções que consegue entender todos os impactos que estas abarcam para a estrutura de TI,  em total sintonia com as equipas de TI e garantindo que a solução de RPA desenhada está convenientemente inserida na estratégia global de TI. 

Estas soluções integram facilmente com os sistemas de informação das organizações?

Esta é outra das vantagens na implementação destas soluções – a sua simples e fácil integrabilidade com qualquer arquitetura de sistemas legacy ou não legacy.

É muito interessante que a adoção programas de automação, por serem tecnologias neutras, permite que as organizações mantenham um elevado ritmo de modernização com a internalizaçao dos rápidos avanços que são concretizados nesta area, contrariamente a outros investimentos de TI em que as organizações são obrigadas a repensar a sua abordagem cada vez que adotam uma nova tecnologia.

Para além desta sintonia com a estratégia de TI, a implementação de uma solução de RPA, dentro de uma estratégia de automação, por forma a ter sucesso, deve estar totalmente alinhada com a estratégia de negócios e operações.

Mais do que simplesmente automatizar uma atividade, os avanços na inteligência artificial, robótica em software, machine learning e plataformas tecnológicas inovadoras possibilitam que as empresas redefinam os seus processos, evoluindo consistentemente na modernizaçao da organização.

A automação do local de trabalho fornece por isso uma oportunidade significativa para melhorias no desempenho e na eficiência global das organizações.

Os principais objetivos identificados na adoção das tecnologias como RPA são:

  • Redução de riscos – muitas empresas automatizam os processos de para reduzir os riscos de malware e outras ameaças. Os riscos inerentes às atualizações e migrações também impulsionam as organizações para o software como serviço (SaaS) e a computação em nuvem. Finalmente, o risco de inatividade é outro driver para selecionar a nova geração de RPA, ITO, BPO e XaaS.
  • Aumento da eficiência – As empresas que abraçam a implementação de RPA costumam fazê-lo porque a automação as leva a melhorias significativas de produtividade e aumentao da flexibilidade da organização
  • Maior compliance – Registando todas as ações e identificando e removendo lacunas de dados entre várias fontes, o RPA auxilia na execução de revisões e no reconhecimento de problemas de conformidade.
  • Maior qualidade na informação disponível.

 

A metodologia aplicada na implementaçao é também fundamental. Se corretamente implementada, a automação pode fornecer enormes melhorias em todas essas áreas. Mas o saldo de benefícios pode variar com diferentes tecnologias e abordagens. O equilíbrio certo para qualquer organização dependerá de sua estratégia global e dos seus objetivos de negócio.

Os programas de automação devem por tudo isto, começar com uma clara articulação do problema. Cada projeto deve ser capaz de identificar onde e como a automação pode oferecer melhorias e mostrar como essas melhorias se vinculam à estratégia global da empresa.

Para a maximização do retorno sobre o investimento, as empresas devem ter o cuidado de não especificar, exagerar, ou gastar demais nos investimentos em automação. A escolha do nível certo de complexidade para atender às necessidades atuais e futuras previsíveis requer uma compreensão profunda dos processos e sistemas da organização.

Parece claro, pela nossa experiência, que os mais bem sucedidos projetos de implementação de soluções de RPA têm como características:

  1. A descentralização em termos de governance na gestão do projeto. A descentralização nas funções ou unidades de negócios como responsáveis pelas iniciativas de automação, com ou sem apoio de uma equipa central. Inversamente, as experiências em organizações menos bem-sucedidas são aquelas em que uma equipa central é a única responsável pela entrega de automação em toda a organização.
  2. A expansão do Buy-in na automação por toda a organização. O incentivo de um programa verdadeiramente em toda a empresa e a prossecução da adoção de tecnologias de automação cognitiva mais avançadas.
  3. O envolvimento da função de TI. O sucesso dos programas de automação também depende do envolvimento precoce da função de TI. Em primeiro lugar, as equipas de TI dessas organizações são mais propensas a ter automatizado seus próprios processos. O seu envolvimento no esforço de automação é definitivamente um diferencial no sucesso.

Em conclusão, as evidências sugerem que as soluções de Inteligência Artificial como a RPA entregam um valor real aos negócios e podem ser uma força poderosa para a disrupção. Os primeiros a adotar soluções de IA e que combinam forte capacidade digital resultante com estratégias pró-ativas têm maiores margens de lucro e destacam-se em termos de desempenho das outras empresas. Os inúmeros casos de sucessos na implementaçao em empresas de retalho, utilitities, manufatura, serviços de saúde e educação destacam o potencial da AI para melhorar a previsão e sourcing, otimizar e automatizar as operações, desenvolver marketing direcionado, gestão de preços, e melhorar a experiência do cliente.

A importância da implementação das soluções de IA como RPA numa correta estratégia digital para cada organização significa que não há atalhos para as empresas nesta matéria, caso contrário correm sérios riscos de insucesso na implementação.

As empresas não podem mesmo atrasar o início da sua jornada digital, incluindo IA. Os primeiros a adotar, criarão grandes vantagens competitivas.

Um programa bem-sucedido exige que as empresas abordem muitos elementos de uma transformação digital e analítica: identifique o caso de negócio, configure o ecossistema de dados correto, construa ou compre ferramentas de IA apropriadas e adapte processos de fluxo de trabalho, recursos e cultura.

A IA promete benefícios, mas também coloca desafios que atravessam empresas, e trabalhadores e as equipas precisam estar preparadas para explorar o RPA e resistir a competir com ele.

Por isso questionamos: A tecnologia RPA está pronta e disponível para as empresas, grandes ou pequenas, mas estarão as empresas prontas para adoptar a tecnologia RPA?

Tecnologia e Gestão

Estarão as empresas prontas para adoptar a tecnologia RPA? (parte 1)

Por Adriano Ribeiro, CEO & partner bwd e Rui Raposo, CCO & partner bwd

RPA é um tipo de software que imita a atividade de um ser humano na realização de uma tarefa dentro de um processo e que pode realizar tarefas repetitivas mais rapidamente, com precisão e incansavelmente, libertando os seres humanos para a realização de outras tarefas que requerem capacidades humanas, tais como inteligência emocional, raciocínio, e interação complexa com clientes ou fornecedores.

Na bwd costumamos dizer que o RPA tira o robô do ser humano.

Num processo de Back-Office, o colaborador humano “normal” tem um número elevado de tarefas repetitivas, rotineiras que são tristes e desinteressantes. Em função disso, esta nova onda de automação, via utilização de RPA, está a ser impulsionada pelas mesmas razões que trouxeram em primeiro lugar a robótica e automação para o local de trabalho: libertar os trabalhadores humanos de tarefas sujas, chatas ou perigosas; para melhorar a qualidade, eliminar erros e reduzir a variabilidade dos resultados. E ainda, claro, reduzir os custos.

Surge, no entanto, uma preocupação na mente das pessoas: poderá haver uma ligação entre a passagem destas tarefas para robôs e a redução de emprego para os humanos?

A única relação direta que pode ser estabelecida é a passagem para os robôs de tarefas repetitivas e que desperdiçam o potencial da intervenção humana. Com a utilização de robôs, os “humanos” passam a poder ser utilizados onde é necessário o pensamento humano, com todas as suas vertentes, como por exemplo a criatividade.

Mas afinal que aplicações tem o RPA – porque a sua aplicação está a crescer exponencialmente?

As organizações estão a lidar com cargas de trabalho cada vez maiores. Haverá uma quantidade exponencial de trabalho que coincide com o aumento exponencial de dados -50 por cento a mais a cada ano. Temos também o factor do aumento maciço na regulação de auditoria e na burocracia. Precisamos de automação para aliviar o stress que estas atividades criam nas organizações.

Por exemplo, as indústrias altamente regulamentadas, tais como seguros e banca, estão a descobrir que a automação é uma maneira barata e rápida de aplicar capacidade superior na resposta ao problema de compliance.

O RPA permite também um melhor serviço e maior atenção ao cliente, dado que possibilita mais poder em todo o processo. Numa organização em que as consultas de clientes são regulares, por exemplo, pode libertar pessoal para lidar com as questões mais complexas. Os seus utilizadores podem criar robôs inteligentes que imitam as ações humanas enquanto impulsionam a melhoria contínua utilizando inteligência artificial e tecnologias de machine learning. Estes robôs inteligentes interagem em harmonia com as aplicações, e com qualquer sistema legacy, portal ou base de dados, agregando dados, transformando-os em informações úteis, acionando respostas e comunicando entre sistemas organizacionais, sites da Web e aplicações de desktop. São por isso um excelente complemento ao trabalho humano.

Então que tarefas pode o robô fazer concretamente?

Os robôs podem ser utilizados em múltiplas atividades. Somente a título de exemplo, podemos elencar algumas:

Processamento de devoluções no e-commerce, tarefa que é significativamente consumidora de tempo quando executada de forma manual;

Gestão de Workflows, englobando quer a gestão de fluxos de trabalho, quer outros processos de RH, tais como a atribuição de turnos, gestão de mapas de pagamento e de licenças de colaboradores, os quais podem ser executados de forma mais produtiva pelo RPA;

Gestão do apoio ao cliente, que com o RPA é executada de forma ininterrupta, 24h por dia incluindo a automatização de processos como a recolha de feedback;

Gestão de ERP, executando integrações de sistemas centrais com sistemas de inventário e sistemas de front-office, o que garante uma gestão eficiente das atividades de logística e da cadeia de valor, bem como monitorização permanente do nível dos stocks;

Contabilidade e área financeira, incluindo processamento de pedidos e faturas, gestão de contas a pagar e contas a receber, conciliação de contas, ordens de pagamento, reports, consolidação de informações de contas entre inúmeras outras tarefas, podem ser geridas pelo RPA, como transações entre vários departamentos e divisões que necessitem de registo e de estar atualizadas e consolidadas no ERP;

Marketing e Análise do Comportamento do Consumidor, campanhas podem ser repetidas sem esforço manual, o que possibilita um ajuste nas estratégias com base na análise, ao mesmo tempo que o RPA ajudará a medir a eficácia de novas estratégias;

Planeamento da procura e oferta – uma tarefa complexa, que exige a pesquisa e a recolha de dados, formatação dos mesmos e execução de simulações, descobrir exceções, tarefas que podem ser automatizadas e simplificadas empregando tecnologia RPA;

Logística e Gestão da Cadeia de Valor – a automação de e-mails pelo RPA significa a possibilidade de executar-se de forma automática o envio de um email ou texto quando um pedido é reservado, enviado, atrasado ou entregue, sendo este também muito útil na manutenção dos níveis de stocks e criação de notificações quando os produtos atingem níveis extremamente baixos ou limiares. Depois de avaliar os pedidos anteriores, a RPA pode ajudar a determinar os níveis ideais de pedidos para melhorar a aquisição, reduzir custos e reduzir o desperdício.

As tarefas não estão confinadas ao tratamento de dados?

Recolha e tratamento de dados estão entre as funcionalidades imediatas do RPA, no entanto, as tarefas de análise e processamento inteligente são ilimitadas.

 

(continua…)

Dicas de Gestão

Como aumentar a inteligência operacional do seu negócio

A inteligência operacional é uma nova forma de analisar o negócio e de encontrar respostas para os desafios que as empresas enfrentam todos os dias. Este conceito está muito ligado à tecnologia e aborda a análise de dados para que estes permitam tomar decisões baseadas em informação em tempo real. O principal benefício do uso da inteligência operacional é a possibilidade de abordar os problemas e as oportunidades no exato momento em que surgem (em alguns casos, é possível antecipar tendências e problemas, solucionando-os antes que causem estragos ao negócio). Isto faz com que os gestores tomem decisões mais conscientes e com base em informação fidedigna, o que consequentemente vai aumentar a eficácia do negócio, conduzindo-o a melhores resultados. Mas como aumentar a inteligência operacional do seu negócio? É sobre isso mesmo que este artigo se foca! Confira as nossas dicas!

Automatize tudo o que for possível

Uma das vantagens mais importantes da inteligência operacional é a automatização de tarefas. Quanto mais automatizado o trabalho estiver, mais tempo disponível os colaboradores terão para tornar o negócio mais produtivo. A automatização pode ir desde as tarefas mais simples até às mais complexas. A nível do marketing, podemos automatizar um e-mail de boas-vindas a um novo subscritor de newsletter ou até mesmo um e-mail de agradecimento por uma compra na nossa loja on-line, por exemplo. A automatização elimina as tarefas mais aborrecidas que os colaboradores têm que realizar, deixando-os livres para coisas mais importantes.

Utilize um CRM

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou seja, Gestão do relacionamento com o cliente e é utilizado por milhares de empresas para gerirem o seu relacionamento com os atuais e potenciais clientes. Este software tem como objetivo proteger as informações comerciais de uma empresa. Ao mesmo tempo, um CRM ajuda a identificar as melhores ações e a melhor altura para contactar o cliente, de modo a impulsionar a venda. Do mesmo modo, permite avaliar objetivos e avaliar a equipa de vendas. Um software de CRM quando é bem utilizado ajuda a aumentar a produtividade de uma empresa e reduz a probabilidade de erro por parte dos recursos humanos. A redução dos erros permite que as vendas se efetuem de uma forma mais simples e consequentemente a empresa sai a ganhar, uma vez que vê os seus lucros aumentarem. O CRM permite que nenhum contacto com um potencial cliente se perca, garantindo desta forma que tudo é feito para que a venda se concretize.

Utilize um sistema de monitorização em tempo real

Quando sabe exatamente o que se passa no seu negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa. Analisar o negócio em tempo real vai dar-lhe todos os inputs necessários para que possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar. Os relatórios com alguns dias apresentam informação desatualizada, que não corresponde ao estado real da empresa naquele momento. Por isso, muitas vezes as decisões tomadas são desajustadas e não beneficiam o negócio. Monitorizar o negócio em tempo real vai mudar este cenário, pois vai ter informação fidedigna na sua mão e vai conseguir tomar decisões mais acertadas. Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

Dicas de Gestão

Softwares de gestão de pessoas: 5 soluções para a sua empresa

Em um mundo tão conectado, onde as informações correm tão depressa, fica para trás quem não investir em tecnologia para automatizar e agilizar processos dentro da empresa. Hoje em dia existem diversas soluções tecnológicas para diversas áreas da administração empresarial. Nesse texto vamos te mostrar as cinco principais soluções em softwares de gestão de pessoas para você adotar ainda hoje.

Boa leitura!

1-   Softwares de recrutamento e seleção

O sistema de recrutamento e seleção de gestão de pessoas é historicamente marcado por ser um processo longo e burocrático. No entanto, hoje em dia, as empresas costumam ter uma rotatividade de colaboradores muito alta e por isso não dá para esperar meses entre a saída de um profissional e a entrada de outro para substituí-lo.

Para driblar essa burocracia, existem softwares de gestão de pessoas que já fazem esse processo de forma simples e rápida.

Esses softwares automatizam todo o processo de recrutamento e seleção: desde a divulgação da vaga, até entrevistas online e emissão de avisos e notificações para os selecionados.

Esse tipo de ferramenta é indicado para todas as empresas que desejam agilizar o processo de recrutamento e seleção.

2-   Ponto na web

Foi-se o tempo do registro de ponto em folha ou planilhas, hoje em dia é muito mais fácil fazer a gestão das horas de trabalho dos seus colaboradores através de um software de ponto eletrônico online.

Essas ferramentas auxiliam os gestores de RH desde o controle de entrada e saída dos colaboradores até outras questões como bancos de horas e período de férias, gerando indicadores importantes para a gestão de pessoas.

Além disso, não demandam os custos que a instalação de um ponto físico requer, sendo a escolha perfeita para empresas que não podem gastar muito, mas querem modernizar a forma de registro do ponto dos colaboradores.

E o melhor é que essas soluções estão dentro das legislações trabalhistas de cada país.

3-   Soluções para trabalho remoto

O trabalho remoto é uma situação cada vez mais presentes nas empresas, e pode auxiliar em questões de qualidade de vida, produtividade e clima organizacional.

Mas para isso é preciso adotar uma ferramenta que possibilite esse trabalho remoto, que possua algumas funcionalidades, como: possibilidade de comunicação a distância, compartilhamento de arquivos, atribuição de tarefas, agenda online e muito mais.

Adotar um software específico para o home office é mais seguro e colabora para a não-fragmentação da informação.

Além disso, esses softwares permitem que os gestores e profissionais do RH possam verificar as atividades realizadas, mesmo à distância.

4-   Ferramenta para apontamento de horas

Softwares de apontamento de horas permitem que os colaboradores registrem as horas trabalhadas de acordo com as tarefas executadas, indicando o tempo que eles gastaram em cada uma.

Essa ferramenta auxilia o RH a fazer divisão de custos entre os diferentes projetos que o colaborador executa e a mensurar o que toma mais tempo do seu dia.

5-   Plataforma EAD para treinamento de colaboradores

O treinamento e desenvolvimento (T&D) de colaboradores é uma das principais demandas de um setor de gestão de pessoas.

As práticas de T&D são responsáveis por efetivamente proporcionar o desenvolvimento de colaboradores e fazer com que eles ajudem a empresa a atingir seus objetivos estratégicos e, consequentemente, sua visão de futuro.

No entanto, muitas empresas têm dificuldade em fazer o treinamento e desenvolvimento acontecer porque envolve conciliar o tempo de colaboradores, gestores e instrutores de T&D ou ainda arcar com a logística de deslocar as pessoas até um lugar específico para fazer isso.

E alguns softwares podem ajudar com isso, como: plataformas EAD (ensino a distância) para treinamento e desenvolvimento de colaboradores.

Com elas é possível hospedar conteúdos na plataforma online, assim os colaboradores podem acessar em qualquer hora ou lugar.

Essas plataformas também podem emitir relatórios completos do desempenho dos colaboradores, auxiliando a área de gestão de pessoas a mensurar se o treinamento está sendo feito e se está surtindo efeito.

E o melhor é que todas essas soluções podem ser encontradas na nuvem, facilitando a segurança da informação da sua empresa!

Se você gostou dessas soluções, vai gostar também de conhecer o Twygo – Plataforma EAD para treinamento de colaboradores. Converse com a gente, será um prazer ajudar você!

 

Guestpost by: Twygo

Internet e Marketing

Como usar a inteligência artificial na área do marketing?

A inteligência artificial já está por todo o lado e não há como negar isso! Se há uns anos quando pensávamos em inteligência artificial “viajámos” para um futuro longínquo, hoje podemos dizer que a inteligência artificial já faz parte do nosso dia-a-dia. Uma das áreas que mais tem tirado proveito desta nova era é a área do marketing. No artigo de hoje vamos perceber como podemos usar a inteligência artificial na área do marketing.

Personalizar a experiência do consumidor

Esta é a área mais impactante da inteligência artificial na área do marketing. O consumidor é a pessoa mais importante de todo o processo comunicativo e com base nos dados recolhidos (informações pessoais, informações sobre o que pesquisa na internet, comportamento de compra) é possível oferecer conteúdos personalizados de acordo com as preferências reais de cada pessoa. Assim, cada consumidor vai sentir-se único e especial e a empresa lucrará com isso!

Utilização cada vez maior dos chatbots

Os chatbots são as estrelas da inteligência artificial. Estão ligados à base de dados da empresa e utilizam linguagem comum para falar com os clientes. São capazes de reconhecer nomes e números de telefone para prever o comportamento dos clientes. São sistemas muito inteligentes na medida em que armazenam a informação essencial para poderem encaminhar os clientes para as áreas que eles precisam de consultar. A Ryanair, por exemplo, utiliza já este sistema para falar com os clientes. A vantagem é que através dos chatbots se pode proporcionar uma experiência muito mais personalizada ao cliente, pois todas as suas preferências estão presentes!

Gestão mais centralizada

A inteligência artificial ajuda as empresas a interligarem todas as suas informações, o que tem um peso importantíssimo nas decisões de gestão e sobretudo na área de marketing. Uma empresa que analise a sua informação em tempo real e que tenha num só local todas as informações de negócio importantes será capaz de tomar decisões mais assertivas e acertadas, o que potencia o sucesso do negócio. O Multipeers é, por isso, uma ferramenta cada vez mais necessária nas empresas atuais.

Automatização de tarefas

Uma das vantagens mais importantes da inteligência artificial é a automatização de tarefas. Quanto mais automatizado o trabalho estiver, mais tempo disponível os colaboradores terão para tornar o negócio mais produtivo. A automatização pode ir desde as tarefas mais simples até às mais complexas. A nível do marketing, podemos automatizar um e-mail de boas-vindas a um novo subscritor de newsletter ou até mesmo um e-mail de agradecimento por uma compra na nossa loja on-line.

Melhor utilização dos dados

A inteligência artificial ajuda a compilar dados e a analisar experiências diárias, de modo a encontrar padrões e formas de melhoria. Os sistemas de inteligência artificial de análise de dados calculam de forma autónoma a informação de modo a gerar insights imprescindíveis para uma correta tomada de decisão. Com a experiência, as máquinas serão capazes de aprender a fazer previsões de comportamento quer dos colaboradores, quer dos clientes.