Glossário de gestão de informação: 20 termos que precisa de conhecer

Gerir a informação de um modo eficaz é essencial para garantir que a empresa consegue obter os insights necessários para tomar as melhores decisões para o negócio. Numa era em que todos os dias são gerados volumes enormes de dados, as empresas procuram encontrar as melhores formas de lidar com a informação diariamente. No artigo de hoje, deixamos-lhe 20 termos sobre gestão de informação que precisa de conhecer!

Análise descritiva

Este tipo de Data Analytics responde à questão “o que está a acontecer agora?”. Através da resposta, as empresas podem analisar os dados sobre perdas de clientes, valores de vendas de um determinado produto e resultado de campanhas lançadas. A análise descritiva permite que se tomem decisões imediatas com um elevado nível de segurança, visto que a análise é feita com base em dados concretos e atuais. A informação proveniente deste tipo de análise é por norma exibida em gráficos e tabelas, o que permite que o gestor tenha uma visão global dos processos monitorizados.

Análise diagnóstica

A análise diagnóstica vai explicar-nos porque é que determinada coisa aconteceu. Este tipo de análise vai relacionar todos dados e informações disponíveis, de modo a encontrar padrões de comportamento que possam explicar os resultados. É uma análise importante para encontrar problemas e sobretudo para evitar repeti-los no futuro.

Análise preditiva

A análise preditiva é uma forma avançada de Data Analytics que tem como objetivo responder à questão “o que vai acontecer?”. É um tipo de análise que faz previsões através de probabilidades. Esta análise é possível graças a técnicas como análise de regressão e progressão, correspondência de padrões e diversos tipos de estatística. Este tipo de Data Analytics é muito utilizado em empresas do mercado de ações e investimentos.

Análise prescritiva

A análise prescritiva é a análise da adivinhação. Responde à pergunta “o que poderá acontecer se tomarmos esta medida?”. Este tipo de análise é muito importante sobretudo na área de vendas. Por exemplo, se pensarmos em dar 15% de desconto no próximo mês no produto menos vendido da empresa, a probabilidade de aumentarmos as vendas é de 40%. A análise prescritiva levanta hipóteses sobre possíveis resultados das ações tomadas pela empresa. É uma análise essencial para os gestores, pois ajuda-os a avaliar da melhor forma a escolha de determinada estratégia para resolver algum problema.

Backup

O backup é uma cópia de segurança que permite salvaguardar os dados e ficheiros. Se houver um problema informático e se perderem ficheiros importantes, a única alternativa é refazer o trabalho que já tinha sido feito anteriormente. Isto leva a uma quebra grande de produtividade. Ter um backup atualizado dos dados vai permitir que o rendimento da empresa não será afetado pois mesmo em caso de desastre informático os colaboradores terão acesso aos documentos de que precisam para trabalhar.

BAM

BAM significa Business Activity Monitoring e é uma ferramenta que define o processo e tecnologias para conseguir colocar num dashboard informação sobre os KPI’s da empresa em tempo real. O que o BAM faz é apenas mostrar num só local toda a informação oriunda das mais variadas fontes de dados da empresa, eliminando a necessidade de consultar diversas bases de dados e afins para se saber o que se passa na empresa naquele dado momento.

Base de dados

Conjunto de arquivos relacionados, tabelas, relações, que armazena dados e faz associações entre eles. As bases de dados são atualmente dos ativos mais importantes de uma empresa.

BI

O BI (business intelligence) é uma técnica que ajuda os gestores a planear a estratégia da empresa através da recolha e análise de um grande volume de dados, para entender o desempenho da empresa e a partir daí decidir mais conscientemente sobre o futuro.

Big Data

Big Data é o termo que descreve o incomensurável volume de dados (estruturados ou não) que têm impacto nos negócios diariamente. Mais importante do que a quantidade de dados, é o que as empresas podem fazer com eles.

Cientista de dados

Esta vai ser uma das profissões mais procuradas no futuro. Um cientista de dados é um profissional analítico que tem capacidades técnicas capazes de resolver problemas complexos e surgiram para tratar da enorme quantidade de dados não estruturados com os quais as empresas têm que lidar diariamente. Este profissional cria algoritmos para extrair insights dos dados gerados pelas diversas fontes de informação e apresenta-os num formato prático e simples de analisar por parte dos tomares de decisão, que depois serão capazes de definir estratégias e decidir qual o melhor caminho para a empresa.

Cloud

Cloud Computing é um modelo que possibilita o acesso total, através da rede, a um conjunto de recursos de computação partilhados (redes, datacenters, armazenamento, serviços, aplicações, entre outros), que podem ser rapidamente disponibilizados, com esforço mínimo e sem interação com o fornecedor.

CRM

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou seja, Gestão do relacionamento com o cliente e é utilizado por milhares de empresas para gerirem o seu relacionamento com os atuais e potenciais clientes. Este software tem como objetivo proteger as informações comerciais de uma empresa. Ao mesmo tempo, um CRM ajuda a identificar as melhores ações e a melhor altura para contactar o cliente, de modo a impulsionar a venda. Do mesmo modo, permite avaliar objetivos e avaliar a equipa de vendas.

Dados pessoais

De acordo com o RGPD, consideram‑se dados pessoais quaisquer informações relativas a uma pessoa individual identificada ou identificável através das mesmas (identificável «por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social»).

Dashboard

Um dashboard é um painel de controlo que apresenta de forma visual as informações mais importantes sobre o negócio. No caso de utilizar uma ferramenta como o Multipeers, a informação é atualizada permanente e automaticamente, de modo a que tenha ao seu dispor as informações mais atuais sobre tudo aquilo que se passa na empresa.

Inteligência artificial

A inteligência artificial é a capacidade que as máquinas têm para pensarem como seres humanos. Define a sua capacidade de aprender, raciocionar e decidir de forma autónoma e inteligente. Ao contrário do que se pensa, este não é um conceito recente. Surgiu pela primeira vez em 1956 por John McCarthy, um professor universitário que usou o termo para descrever um mundo longínquo em que as máquinas seriam capazes de resolver todos os problemas que até então eram resolvidos exclusivamente pelos seres humanos.

KPI

KPI significa key performance indicator, isto é, indicador-chave do desempenho. No mundo empresarial, os KPI’s são medidas quantificáveis que servem para entender se os objetivos da empresa estão a ser atingidos ou se é necessário modificar a estratégia para os alcançar.

Mascaramento de dados

O mascaramento de dados visa a criação de uma versão dos dados estruturalmente idêntica, mas não igual. Esta técnica cria uma base de dados com informação fictícia, mas realista, que pode ser utilizada para fins de testes e formação. As soluções de mascaramento de dados oferecem uma variedade de técnicas scrambling sofisticadas para proteger dados sensíveis, substituindo-os de forma irreversível por dados que não são reais, mantendo a integridade referencial da base de dados.

PDCA

PDCA é a siga para planear, fazer, verificar e agir. É uma técnica de gestão ligada à melhoria dos processos de uma empresa. O seu objetivo é solucionar problemas, apontando as causas para potenciais desvios e falhas produtivas. Este processo torna a organização da empresa mais eficiente a longo prazo e é essencial que se aplique desde o momento de criação de um negócio, para que a melhoria possa ser contínua.

Política de segurança

A política de segurança é um documento desenvolvido pela empresa onde se registam os princípios de segurança que a empresa adota e que devem ser seguidos pelos colaboradores. A política de segurança deve ser aplicada em todos os sistemas de informação, a nível de desktop e de mobile. Para que a política seja respeitada, é essencial que os gestores de topo participem na sai implementação.

VPN

Um rede VPN é uma rede privada virtual que transmite dados criptografados enquanto eles navegam de um ponto para outro no mundo Web. Conectar-se através da VPN faz com que o utilizador possa navegar em sites de forma segura e privada. As ligações VPN são cada vez mais utilizadas, pois permitem aceder remotamente a arquivos locais e é uma forma segura de navegar através de redes Wi-fi públicas.

A importância da informação: dicas para nunca perder os seus dados

A informação empresarial é um dos ativos mais importantes nas empresas atualmente. Os dados dos negócios são constituídos por informações sobre fornecedores, clientes, concorrência, estratégias, entre outros documentos que se devem manter confidenciais. Se estes dados não são armazenados de forma adequada, podem perder-se ou serem expostos ao exterior, comprometendo a segurança e confidencialidade. Este tipo de situações é bastante prejudicial para a imagem da empresa, pelo que é necessário seguir regras e estratégias que permitam manter os dados seguros e privados. Conheça 5 dicas importantes para nunca perder os dados da sua empresa!

Faça backups com frequência

Hoje em dia toda a informação (ou praticamente toda) encontra-se digitalizada pelo que é vital reforçar a segurança dos dados. É necessário manter cópias de segurança pelo menos em dois locais diferentes e aconselha-se que um desses locais seja na Cloud pois é muito improvável perder os dados que se encontrem alojados na web neste tipo de serviços. Estabeleça uma rotina de backup para não correr o risco de não recuperar os documentos mais recentes. Os serviços na Cloud permitem definir atempadamente a frequência de backup que desejar.

Automatize tudo o que puder

Se tiver processos bem definidos e regras bem estabelecidas, será mais fácil otimizar o trabalho e deixar uma parte dele entregue às máquinas. Os trabalhos repetitivos são aborrecidos para o colaborador e liberta-lo de processos rotineiros é uma forma de o deixar livre para desempenhar outras funções. Além disso, os processos automatizados são mais rápidos do que os manuais. Automatize as frequências de backup e a recuperação de ficheiros.

Crie uma política de segurança

Uma pesquisa levada a cabo pelo Instituto Ponemon afirma que 73% dos utilizadores de tecnologias de informação garante que a exposição de dados da empresa acontece por erros internos, negligência ou propositadamente por colaboradores. Para evitar isto, é fundamental que se crie uma política de segurança que contemple retenção de e-mail (um bom exemplo é o Office 365), ou seja, pode definir que todos os emails que contenham a palavra “login” devem passar por um moderador antes de serem enviados. Outro ponto importante é definir quais os documentos que são públicos, sigilosos e secretos. É importante também que esta política contemple sanções para quem não a cumprir. Deste modo, os colaboradores da empresa sentir-se-ão mais motivadas para não cometerem erros de segurança.

Utilize criptografia nos arquivos

Os arquivos que contêm informação importante e confidencial devem ser alvo de um sistema de criptografia pois deste modo garante-se que só pessoas autorizadas conseguem aceder à informação. Existem soluções gratuitas que permitem colocar esta funcionalidade nos ficheiros, mas aconselha-se que faça uma pesquisa exaustiva sobre as melhores e mais seguras, de modo a escolher a ferramenta certa.

Utilize VPN

Uma VPN (rede privada virtual) é um tipo de conexão privada que utiliza uma rede pública para aceder aos dados da sua empresa. Contém uma criptografia de conexão que impede a interceção de dados e rastreamento de IP’s. Esta é a forma mais segura de aceder aos dados da empresa através de redes públicas, como as dos hotéis e aeroportos.

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