A importância da informação em tempo real para a gestão de pessoas

A importância da informação em tempo real para a gestão de pessoas

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Os colaboradores de uma empresa são importantíssimos para o seu sucesso (ou insucesso!). Estar atento aos seus comportamentos e tratar os seus dados da melhor forma é fundamental para que a empresa possa acompanhar em tempo real o que se passa com os seus colaboradores. Deste modo, conseguirá fazer uma gestão de pessoas eficaz. No artigo de hoje, abordamos a importância da informação em tempo real para a gestão de pessoas!

Compreendendo o termo People Analytics

People Analytics é um termo que vai estar muito em voga nos próximos anos. People Analytics é o processo de recolha, organização e análise de dados sobre o comportamento dos colaboradores, com o intuito de contribuir para as decisões tomadas na empresa, antecipando tendências e ajustando estratégias. O CEO da Humanyze e perito no assunto, Ben Waber refere que “quando usamos dados para entender os comportamentos dentro do ambiente de trabalho que tornam as pessoas eficientes, felizes, criativas, especialistas, líderes, seguidores, enfim, estamos usando People Analytics. É muito importante utilizar esta forma de análise para obter informações sobre quedas de produtividade, reduzido engajamento dos colaboradores e dificuldade em reter os melhores talentos. Com o uso de ferramentas de análise na gestão de recursos humanos torna-se mais simples analisar comportamentos, entender o porquê de as pessoas agirem de uma determinada forma e tomar ações corretivas antes que seja tarde demais.

Vantagens da análise em tempo real para a gestão de pessoas

Diminuição da rotatividade nas equipas

Muitas empresas enfrentam o desafio de verem as suas equipas mudar várias vezes num curto período de tempo. Sem perceberem porquê, não são capazes de reter os melhores talentos, o que faz com que exista pouca estabilidade. Através da análise dos dados, é possível conhecer melhor cada colaborador e contribuir para que ele se sinta bem no local de trabalho, evitando assim a sua saída. É importante conhecer as motivações, desejos a longo prazo e opiniões dos colaboradores, pois só assim os cargos de gestão conseguirão criar um ambiente agradável e onde cada colaborador se sinta bem.

Processos de recrutamento mais inteligentes

O Big Data na gestão de recursos humanos é um fator essencial para encontrar as pessoas certas para as funções certas. Por exemplo, através do Big Data é possível descobrir se as pessoas que têm uma experiência de trabalho interessante são ou não mais propensas a ficar na empresa por longos períodos de tempo ou se a duração das experiências anteriores tem impacto no desempenho da atual função. Com base nestes resultados, a empresa pode concentrar-se em fatores mais relevantes no momento de recrutar.

Avaliação do desempenho

A análise em tempo real através do uso de ferramentas como o Multipeers ajuda a garantir que o desempenho dos colaboradores é medido com mais precisão, determinando em quais períodos do dia a empresa tem melhores índices de produtividade. É possível também identificar quais colaboradores têm um melhor desempenho. Os KPI’s são muito importantes para uma correta gestão de pessoas pois ajudam-nos a trabalhar a informação e a obter insights importantes para a tomada de decisão.

 

Que tipo de informação o meu dashboard deve mostrar?

Que tipo de informação o meu dashboard deve mostrar?

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Os dahsboards são cada vez mais importantes no mundo dos negócios, visto que apresentam a informação mais importante de uma forma visual simples e intuitiva. Softwares como o Multipeers permitem que a informação seja apresentada de forma prática e esta é atualizada ao segundo, pois só com dados atuais é que as decisões tomadas serão benéficas para o futuro da empresa. Os dashboards permitem compreender qual o rumo que a empresa está a tomar e se os objetivos empresariais estão a ser atingidos. No entanto, se um dashboard não for personalizado da forma correta pode tornar-se numa ferramenta confusa, que complica a vida do gestor em vez de o ajudar. No artigo de hoje, abordamos o tipo de informação que o seu dashboard deve mostrar!

Informação executiva

Um dashboard executivo serve para simplificar a compreensão geral da informação. É um dashboard muito útil para analisar os KPI’s e todos os processos de uma empresa a nível global. Esta ferramenta executiva por norma baseia-se em metodologias de gestão, como o Balance Scorecard. O objetivo deste painel é dotar todos os executivos com o acesso a dados importantes para a avaliação correta de novas oportunidades e de pontos de melhoria. Um gestor de topo precisa de saber a cada minuto o que se passa na empresa, pois só assim conseguirá tomar decisões importantes e benéficas para todas as áreas da organização.

Informação de gestão de projetos

Os dashboards de gestão de projetos permitem acompanhar toda a gestão do projeto, desde atividades previstas, cronogramas, entre outros aspetos. É uma ferramenta muito importante porque diminui a probabilidade de errar e aumenta a eficácia da comunicação.

Informação de marketing

A área de marketing é muito importante em todas as empresas e só com um acompanhamento efetivo do que se passa neste setor é que a empresa consegue melhorar. Um dashboard de marketing com informação em tempo real sobre a atividade nas redes sociais de uma empresa permite identificar oportunidades no exato momento em que elas aparecem, o que lhe permite estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma flutuação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, aumentando as vendas e melhorando os resultados da empresa.

Informação sobre análise de resultados

Este painel oferece informações detalhadas e utiliza-se para definir tendências em relação aos objetivos corporativos. Este painel permite que seja possível perceber os resultados de ações internas, bem como reações do público externo relativamente a campanhas. Um bom exemplo deste tipo de dashboard é o Google Analytics, que permite conhecer o comportamento exato dos visitantes do seu website.

Informação das operações do dia-a-dia

Este painel é utilizado pelas equipas de trabalho e foca-se nos processos que cada equipa necessita para desempenhar as suas funções. Os dados que constam deste painel visam identificar pontos críticos da operação, auxiliando a sua correção. Facilitam ainda a comunicação entre todos os membros de uma mesma equipa. É um dashboard que varia conforme o departamento da empresa e as atividades a realizar em cada dia.

[Guest Post] Como escolher entre sistema ERP local e em nuvem

[Guest Post] Como escolher entre sistema ERP local e em nuvem

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A adoção de um sistema ERP (Sistema de Recursos Empresariais, do inglês Enterprise Resource Planning) apresenta inúmeros benefícios para uma empresa, integrando os setores e otimizando sua gestão. Sabendo de todos estes benefícios, você está ansioso para investir em um sistema ERP, mas não sabe qual o melhor? Escolher o tipo certo de software ERP para sua empresa é sim uma tarefa desafiadora. Nesta hora, é muito importante considerar suas necessidades e fazer a escolha certa.  De entre as diversas opções disponíveis, uma característica que pode levantar dúvidas é a decisão entre uma solução em nuvem (cloud computing) ou local. Apresentamos abaixo algumas vantagens e desvantagens de cada sistema para lhe auxiliar nesta escolha.

O que é o ERP local ou em nuvem?

A diferença básica entre o sistema ERP local e um ERP na nuvem é muito simples. Um ERP local é instalado nos próprios servidores e computadores da empresa. Neste caso, a empresa é responsável pela sua gestão e manutenção. No caso do ERP em nuvem, o sistema é acessado pela Internet e pago com base em assinatura. O software em si não é de propriedade nem licenciado pelo usuário final, mas é fornecido como um serviço. A tecnologia de nuvem é um divisor de águas no setor de ERP, pois oferece software de nível corporativo a um preço mensal acessível e maior flexibilidade. O tipo de solução de ERP que você escolhe terá um impacto significativo em seus negócios. No fim das contas, a funcionalidade do sistema é que determinará qual sistema você escolherá. Aqui estão algumas considerações ao escolher entre uma solução ERP local ou baseada em nuvem:

Custos

Um ERP local geralmente envolve maiores investimentos para comprar e gerenciar o software e hardware, servidores e instalações relacionadas. Este tipo de sistema também exige recursos de TI para manter o sistema em funcionamento. Os custos iniciais do sistema em nuvem são geralmente muito menores, porque não há instalação técnica necessária. O provedor do ERP em nuvem hospeda e oferece suporte, dando toda a assistência de TI necessária. Geralmente, estes sistemas funcionam por um modelo de assinatura pré-pago.

Atualizações

Atualizações de software para soluções locais nem sempre são diretas. Quando é hora de atualizar seu software, sua equipe de TI pode ter que restaurar suas configurações personalizadas e instalar uma versão mais recente do banco de dados. Isso faz com que algumas empresas evitem atualizar seus softwares de ERP, ficando com a tecnologia obsoleta. As soluções de ERP em nuvem são atualizadas automaticamente pelo provedor, portanto, você está sempre usando a versão mais recente. Na nuvem, as atualizações regulares não afetam suas personalizações e integrações.

Segurança

A segurança dos dados em um ERP local depende dos procedimentos e equipamentos da própria organização, cabendo à esta adotar ferramentas de proteção em relação a ataques virtuais e fraudes no sistema. Também será necessário em armazenamento para realização de backups. No caso do ERP em nuvem, o provedor do sistema é o responsável pela segurança. Estes sistemas geralmente integram serviços de recuperação e backup.

Acessibilidade

Conforme mencionado anteriormente, os ERPs em nuvem possuem vantagem em relação à acessibilidade, pois podem ser acessados a qualquer momento, em qualquer dispositivo, desde que haja conexão com a internet. Apesar de mais trabalhoso, é possível configurar o acesso remoto nos sistemas locais. Isso exigirá a instalação do software de rede virtual privada (VPN) em cada dispositivo, procurando acessar o ERP. Se você tiver vários escritórios ou filiais que exigem acesso ao sistema ERP no local, talvez seja necessário configurar uma infra-estrutura de rede de longa distância (WAN) segura.

Customização

O recurso de personalização está facilmente disponível em um sistema em nuvem. Você pode escolher aquele que oferece melhores instalações e atende às suas necessidades e exigências de negócios. Você também pode personalizar e integrar o sistema local, mas isso inclui um custo adicional, além de requerer um retrabalho no desenvolvimento do software.

 

Concluindo, todo negócio é único e suas necessidades também. Portanto, ao escolher um sistema ERP, é importante escolher o software correto, que ofereça menos limitações, mais segurança e com menor custo. Por isso, é bom olhar para todos os fatores acima e tomar uma decisão inteligente ao escolher o melhor sistema ERP para a sua empresa.

A importância da mobilidade para o mundo dos negócios

A importância da mobilidade para o mundo dos negócios

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A ideia de um escritório entre 4 paredes das 9h às 18h está cada vez mais ultrapassada. Atualmente, as empresas preferem que os seus colaboradores tenham mobilidade, isto é, que sejam capazes de trabalhar a partir de qualquer lugar. A massificação do uso da Internet e a constante evolução tecnológica permitiu que a mobilidade se tornasse uma realidade cada vez mais presente nas empresas um pouco por todo o Mundo. A mobilidade empresarial permite uma maior agilidade e eficácia para as empresas, assim como potencia a redução de custos. No artigo de hoje, abordamos a importância da mobilidade para o mundo dos negócios!

Segurança mais reforçada

As empresas muitas vezes têm medo de que a mobilidade seja sinónimo de uma maior probabilidade de perda das credenciais de acesso à rede, o que resulta, na generalidade dos casos, em fugas de informação para o exterior. Felizmente, cada vez mais a tecnologia avança no sentido de tornar os sistemas e as redes mais seguras e praticamente invioláveis. Hoje em dia, é possível controlar o acesso de quem se encontra ligado à rede, definir restrições, entre outros aspetos que contribuem para que aceder à rede da empresa por outros dispositivos não seja encarado como um problema. Saber que os colaboradores vão conectar-se à rede a partir de qualquer local do mundo faz com que as empresas tenham uma preocupação maior com a segurança, o que se traduz numa enorme vantagem para todo o negócio.

Informação em tempo real sobre o negócio

Com o acesso à informação da empresa a partir de qualquer local do Mundo, os colaboradores conseguem dar uma resposta instantânea ao seu interlocutor, passando uma imagem de profissionalismo e de excelência. Produtos como o Multipeers permitem que, através de um smartphone ou de um tablet, o colaborador saiba em que ponto se encontra o negócio a cada momento.  A mobilidade exige a adoção de soluções deste género, que trazem inúmeras vantagens para as organizações, entrando assim numa espiral de acontecimentos positivos que se traduzir-se-ão num incremento do lucro.

Melhor comunicação entre todos os stakeholders

Através de um telemóvel, é possível responder a um e-mail de um cliente a partir de qualquer local do Mundo, sem ter que se esperar por chegar ao escritório. Isto facilita a comunicação na medida em que reduz bastante o período de resposta. Hoje em dia, também já é possível criar e editar documentos nos dispositivos móveis o que torna o trabalho mais eficaz e com resultados mais rápidos. É possível também participar em reuniões geograficamente distantes através do acesso ao Skype num dispositivo móvel, por exemplo. Os clientes hoje em dia são muito mais exigentes do que no passado, pelo que é fundamental que se consiga dar uma resposta rápida e eficaz.

Maior liberdade e maior motivação

Com a mobilidade, é possível que os trabalhadores trabalhem a partir de qualquer lugar e em qualquer altura, o que faz com que não fiquem limitados e obrigados a trabalhar a partir do escritório. Isto faz com que a criatividade e motivação sejam maiores e consequentemente sentir-se-á um aumento da produtividade. Os colaboradores sentem que não existe tanta pressão e que há uma maior liberdade, aumentando assim a sua motivação e envolvimento com a empresa.

5 Motivos para investir num ERP

5 Motivos para investir num ERP

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ERP significa Entreprise Resource Planning, ou seja, Planeamento dos Recursos Corporativos. Surgiu no final dos anos 50, época em que se começou a aliar a gestão à tecnologia. Inicialmente, o seu objetivo era otimizar o tempo que se gastava em tarefas manuais, mas hoje este recurso é capaz de integrar todas as informações e processos de uma organização num só local. A missão desta ferramenta é agrupar todos os departamentos da empresa, proporcionando uma melhor comunicação, através de um fluxo de informação contínuo. Este fator revela-se de grande utilidade pois os processos de uma empresa dependem uns dos outros e uma falha de comunicação ou perda de transmissão dos dados pode significar grandes perdas de produtividade e de lucro. No artigo de hoje, apresentamos 5 motivos para investir num ERP!

Controlo geral do negócio

Este é o principal motivo pelo qual deve investir num ERP. A centralização da informação é cada vez mais importante, pois permite um maior controlo sobre os dados e uma tomada de decisão mais eficiente. Os processos tornam-se mais simples e conseguem reduzir-se os custos com formação de utilizadores e infraestruturas. Saber o que se passa no seu negócio é fundamental para tomar as decisões certas e, no dia-a-dia agitado de um gestor, a informação agrupada torna-se uma mais-valia.

Gestão mais eficiente dos Clientes

A informação no ERP sobre os clientes e potenciais clientes da empresa pode ser uma grande vantagem competitiva para as empresas que pretendem adaptar-se a mudanças mais rapidamente. Os sistemas de monitorização permitem obter dados imediatos sobre as ações dos clientes e interações com a empresa, bem como informação sobre o seu histórico de compras. Isto permite que a comunicação com o cliente se torne mais personalizada e objetiva.

Torna os processos empresariais mais ágeis

Como os programas de gestão apresentam a informação de forma condensada e já pronta para análise, a necessidade de fazer relatórios extensos vai desaparecer. Desse modo, os colaboradores que antes tinham essa responsabilidade vão ficar com mais tempo disponível para outras tarefas, o que certamente contribuirá para um aumento de produtividade. A análise em tempo real em conjunto com o ERP elimina as tarefas mais burocráticas, o que torna a empresa mais ágil.

Diminuição da probabilidade de errar

O uso de um ERP reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados. Toda a informação da empresa vai estar apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes. Assim, a probabilidade de haver falhas de comunicação torna-se bastante reduzida, o que contribui para uma tomada de decisão mais assertiva.

Grande mobilidade

Atualmente, quase todos os ERP apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis. Assim sendo, é possível estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado do negócio. Esta é uma vantagem muito importante, pois cada vez mais o seu negócio é no local em que se encontra, pelo que é fundamental que tenha sempre acesso à informação mais atual sobre a sua empresa!

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

 

 

Como é que a sua empresa pode usar o big data para ser mais competitiva?

Como é que a sua empresa pode usar o big data para ser mais competitiva?

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Dados, dados e mais dados: é assim a vida de um gestor atualmente. A cada dia que passa, produzimos mais informação e torna-se cada vez mais difícil lidar com tantos dados. Se as empresas não conseguirem extrair informação fidedigna dos dados que geram diariamente, eles perdem o seu propósito. Só com informação correta e atualizada é que as empresas serão capazes de tomar as decisões mais acertadas para o futuro do negócio. Neste artigo, vamos perceber como é que a sua empresa pode usar o big data para ser mais competitiva!

Analisar o negócio em tempo real para a obtenção de insights em tempo útil

informação cresce a um ritmo muito acelerado, o que torna cada vez mais difícil a sua análise. A solução indicada é analisar os dados em tempo real para tirar o máximo partido da informação. Produtos como o Multipeers permitem analisar a cada segundo o que se está a passar com o negócio. Desta forma, é possível tirar o máximo partido dos dados para tomar as melhores decisões para o negócio. Aliar a grande quantidade de dados gerada nas empresas a uma análise em tempo real permite obter insights essenciais para o sucesso dos negócios.

Melhor recolha dos dados

Os dados surgem dos mais diversos canais e através do Big Data é possível centraliza-los e agrupá-los por afinidades. É possível estar mais perto do cliente através da recolha de dados por meio de questionários, aplicações, cartões de fidelidade, entre outros instrumentos. Os dados recolhidos são essenciais para que se possa fazer um planeamento assertivo das ações de marketing e comunicação.

Utilize o grande volume de dados na gestão de RH

Muitas empresas enfrentam o desafio de verem as suas equipas mudar várias vezes num curto período de tempo. Sem perceberem porquê, não são capazes de reter os melhores talentos, o que faz com que exista pouca estabilidade. Através da análise dos dados, é possível conhecer melhor cada colaborador e contribuir para que ele se sinta bem no local de trabalho, evitando assim a sua saída. É importante conhecer as motivações, desejos a longo prazo e opiniões dos colaboradores, pois só assim os cargos de gestão conseguirão criar um ambiente agradável e onde cada colaborador se sinta bem. O Big Data na gestão de recursos humanos é um fator essencial para encontrar as pessoas certas para as funções certas. Por exemplo, através do Big Data é possível descobrir se as pessoas que têm uma experiência de trabalho interessante são ou não mais propensas a ficar na empresa por longos períodos de tempo ou se a duração das experiências anteriores tem impacto no desempenho da atual função. Com base nestes resultados, a empresa pode concentrar-se em fatores mais relevantes no momento de recrutar.

 

Tipos de análise de Big Data que irão beneficiar o seu negócio

Análise descritiva

Este tipo de Data Analytics responde à questão “o que está a acontecer agora?”. Através da resposta, as empresas podem analisar os dados sobre perdas de clientes, valores de vendas de um determinado produto e resultado de campanhas lançadas. A análise descritiva permite que se tomem decisões imediatas com um elevado nível de segurança, visto que a análise é feita com base em dados concretos e atuais. A informação proveniente deste tipo de análise é por norma exibida em gráficos e tabelas, o que permite que o gestor tenha uma visão global dos processos monitorizados.

Análise preditiva

A análise preditiva é uma forma avançada de Data Analytics que tem como objetivo responder à questão “o que vai acontecer?”. É um tipo de análise que faz previsões através de probabilidades. Esta análise é possível graças a técnicas como análise de regressão e progressão, correspondência de padrões e diversos tipos de estatística. Este tipo de Data Analytics é muito utilizado em empresas do mercado de ações e investimentos.

Análise diagnóstica

A análise diagnóstica vai explicar-nos porque é que determinada coisa aconteceu. Este tipo de análise vai relacionar todos dados e informações disponíveis, de modo a encontrar padrões de comportamento que possam explicar os resultados. É uma análise importante para encontrar problemas e sobretudo para evitar repeti-los no futuro.

Análise prescritiva

A análise prescritiva é a análise da adivinhação. Responde à pergunta “o que poderá acontecer se tomarmos esta medida?”. Este tipo de análise é muito importante sobretudo na área de vendas. Por exemplo, se pensarmos em dar 15% de desconto no próximo mês no produto menos vendido da empresa, a probabilidade de aumentarmos as vendas é de 40%. A análise prescritiva levanta hipóteses sobre possíveis resultados das ações tomadas pela empresa. É uma análise essencial para os gestores, pois ajuda-os a avaliar da melhor forma a escolha de determinada estratégia para resolver algum problema.

 

 

Como é que um dashboard pode ajudar a tomar decisões empresariais?

Como é que um dashboard pode ajudar a tomar decisões empresariais?

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Os dashboards têm uma importância cada vez maior nas empresas. No dia-a-dia empresarial agitado, os gestores necessitam de consultar diversas fontes de informação de modo a conseguirem obter todos os dados de que precisam para uma tomada de decisão consciente. Este é um processo que consome demasiado tempo e, não raras vezes, a informação encontra-se desorganizada, o que prejudica muito uma tomada de decisão rápida e eficaz. Assim sendo, o dashboard é hoje uma ferramenta fundamental para os negócios e no artigo de hoje vamos perceber como é que o dashboard pode ajudar a tomar decisões empresariais!

O que é um dashboard?

Um dashboard é um painel de controlo que apresenta de forma visual as informações mais importantes sobre o negócio. No caso de utilizar uma ferramenta como o Multipeers, a informação é atualizada permanente e automaticamente, de modo a que tenha ao seu dispor as informações mais atuais sobre tudo aquilo que se passa na empresa.

Conhecimento constante sobre os objetivos empresariais

Ao utilizar um dashboard, consegue facilmente perceber se os seus objetivos de negócio estão a ser cumpridos. Relacionar os KPI’s com as atividades do dia-a-dia é essencial para que os objetivos individuais e globais sejam alcançados de forma mais simples. Só com um conhecimento efetivo do que se passa na empresa e da evolução das áreas é que conseguirá tomar decisões certas para a boa continuação do seu negócio.

Avaliação permanente do negócio

Uma das principais vantagens do uso de dashboards relaciona-se com o facto de poder analisar constantemente o presente e o passado do seu negócio. Com um dashboard, é muito fácil analisar o histórico da empresa e encontrar padrões de comportamento do passado que irão ajudar a tomar decisões no presente que não comprometem o futuro!

Identificação de problemas em tempo útil

Os gestores nem sempre conseguem identificar desvios nas rotinas de trabalho em tempo útil, o que compromete a produtividade do negócio. O dashboard vai juntar o histórico das operações da empresa e pode definir padrões para detetar desvios e anomalias em tempo real. Assim, o sistema é capaz de perceber que algo não está bem e de alertá-lo de imediato para que possa agir antes de se tornar um problema sério.

Condensa todas as informações da empresa num só local

Neste campo, é preciso ter cuidado para não ter um dashboard demasiado “cheio”, ou seja, com informação que não é relevante para a sua tomada de decisão. Isso só vai criar ruído visual e complicar a sua análise. Deve criar um dashboard de fácil leitura e apenas com os dados que realmente importam para si.

Os gestores nem sempre conseguem identificar desvios nas rotinas de trabalho em tempo útil, o que compromete a produtividade do negócio. Os dashboards juntam o histórico das operações da empresa e pode definir padrões para detetar desvios e anomalias em tempo real. Assim, o Multipeers é capaz de perceber que algo não está bem e de alertá-lo de imediato para que possa agir antes de se tornar um problema sério!

 

Tecnologia em escritórios de contabilidade: o que tem mudado?

Tecnologia em escritórios de contabilidade: o que tem mudado?

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Você já parou para pensar em como era um escritório de contabilidade há uns 50 anos atrás? Certamente, não tem qualquer relação com a realidade atual. A tecnologia em escritórios de contabilidade mudou a forma como os contadores se relacionam e prestam serviço aos seus clientes. Você pode imaginar o vai e vem dos office boys entre o escritório do cliente e do contador, levando e trazendo documentos para lá e para cá? É bem verdade que já tinham inventado o aparelho de fax símile. Você colocava o documento do lado de cá e o seu interlocutor ficava aguardando do outro lado. Isso é o de menos, se pararmos para pensar em como eram feitas as escriturações, com preenchimento manual de livros fiscais, lançamentos contábeis e elaboração de demonstrativos. Para os contadores, era muito trabalho, exposição permanente a erros e demorados processos de conciliação. Sem contar com a velha máquina de escrever, que quando você errava dava uma trabalheira danada para corrigir. Fora a maquininha de somar, que você errava um número e já era. A soma dava errada, os números não batiam e tinha que começar tudo de novo. Como consequência, não se pode dizer que a produtividade de um escritório de contabilidade fosse algo exemplar, por maior que fosse a perícia do contador. O que havia de mais avançado era o sistema de planilhas chamado Lotus 123. Era o máximo de automação possível nos escritórios de contabilidade.

O salto da tecnologia

A partir da década de 90, principalmente, os softwares de gestão empresarial começaram a ganhar força no Brasil. As empresas de pequeno, médio e longo prazo receberam soluções em TI que permitiam uma visão ampla do negócio, por meio de relatórios gerenciais. O trâmite de papéis diminuiu, assim como a necessidade de recursos humanos envolvidos nos processos administrativos, permitindo que as empresas pudessem alocá-los em suas atividades fim.

As decisões se tornaram mais ágeis e até a vida dos contadores foi facilitada, já que a maioria desses softwares tinham módulos contábeis. Ao mesmo tempo, os escritórios de contabilidade ganharam ferramentas específicas para os registros e emissão de relatórios contábeis. Automação de um lado e de outro, o ganho de produtividade era natural.

A partir do início do século XXI as soluções tecnológicas passaram a evoluir em ritmo vertiginoso. Com a difusão da internet como ferramenta de negócios, a transmissão de dados ganhou uma nova dinâmica. Os Office boys estavam com os dias contados.

Atualmente, vivemos a era dos softwares em nuvem e da integração de sistemas. Agora, o desafio é integrar as diversas fontes de informações estratégicas, de softwares a feeds de notícia em uma única ferramenta. Já nos deparamos com soluções que permitem controlar fluxos financeiros diversos de forma centralizada.

A lógica está se invertendo. Agora não é mais o gestor que busca a informação, mas o contrário. Estamos na era da informação em tempo real. Competir não é mais só ter a melhor proposta de valor para os clientes. Agora é preciso ter agilidade para tomar decisões.

Tecnologia e escritórios de contabilidade competitivos

Se você é contador, já deve ter percebido que tecnologia e competitividade andam juntos. Um escritório de contabilidade compete com outros escritórios. Ainda que competir por preço não seja a melhor das estratégias, por vezes ela se torna inevitável. Afinal, os clientes querem o melhor serviço pelo menor custo. A boa notícia é que isso é plenamente possível. A partir do momento em que você tem maior produtividade, pode atender a mais clientes e, com isso, entregar preços competitivos.

Em se tratando de contabilidade, nos dias atuais, agilidade na prestação de serviços contábeis é uma forma de gerar valor para o cliente. Quanto aos preços, uma operação enxuta e ágil, aliada à produtividade, garante redução dos custos e a possibilidade de ser competitivo.

O que temos de mudança atualmente?

A nova mudança, que já nem é tão nova assim, no universo organizacional são os softwares online. A vantagem desse tipo de software é que ele permite integrar pessoas em lugares diferentes. Gestores, vendedores e pessoal administrativo podem compartilhar as mesmas informações estando ou não no escritório.

Graças às novas tecnologias de transmissão de dados é possível integrar softwares. A partir desse salto, o novo modelo de negócios envolvendo escritórios de contabilidade e seus clientes é o da integração total e transmissão remota. Por meio da integração contábil é possível que o contador tenha acesso e captura remota não só dos relatórios financeiros, mas também dos documentos fiscais.

A partir desse recurso, além da redução a quase zero do risco de erros, o trabalho do contador se tornou ainda mais ágil. Os dados do cliente são capturados e já absorvidos pelo software contábil. Com isso, temos um cenário em que os demonstrativos contábeis podem ser produzidos quase em tempo real. Isso significa, para os escritórios de contabilidade, mais produtividade, menos custos e mais clientes.

Um artigo by GestãoClick

As vantagens de automatizar a gestão logística

As vantagens de automatizar a gestão logística

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O setor logístico é um dos mais estratégicos numa empresa e é uma área que requer mais atenção e cuidados durante o dia-a-dia. Quando este setor não funciona corretamente, todo o processo produtivo de uma empresa poderá ser posto em causa. A automatização neste setor potencia resultados e traz diversos benefícios para as empresas. No artigo de hoje, apresentamos as principais vantagens de automatizar a gestão logística da sua empresa!

Controlo total dos processos

Automatizar a gestão da informação no setor logístico é garantir que existe uma grande organização a todos os níveis. Através de sistemas de monitorização em tempo real como o Multipeers, a empresa consegue saber a cada momento o que se passa ao longo da cadeia logística, podendo tomar decisões imediatas que beneficiam o negócio. A rotina dos colaboradores torna-se mais simples pois eles conseguem fazer análises mais rápidas e não necessitam de procurar informação em diversas fontes de dados.

Redução dos custos

Reduzir custos é uma preocupação constante nas empresas. O maior controlo sobre os processos permite ações mais conscientes que, automaticamente, conduzirão a decisões mais acertadas e vantajosas para as contas da empresa. Além disso, a substituição de processos manuais por soluções automatizadas, com a consequente redução de erros e identificação precoce de falhas, contribuem positivamente para o controlo dos custos.

Informação integrada

Um sistema de gestão automatizado permite que toda a informação da empresa esteja concentrada num só local e isso faz com que o acesso aos dados seja mais fácil para todos os colaboradores. Esta rapidez no acesso à informação logística permite que se tomem decisões mais rápidas e conscientes, evitando atrasos na realização das tarefas. A informação integrada permite que se criem relatórios em tempo real, possibilitando a imediata deteção de eventuais problemas que comprometem o fluxo de trabalho.

Maior rendimento

A parceria correta entre o Homem e a máquina permite um maior rendimento no dia-a-dia. Permite ainda eliminar custos com excesso de mão-de-obra, pois consegue-se facilmente otimizar o trabalho dos colaboradores. A automatização no setor da logística traz essa vantagem, pois tarefas que antes necessitavam de intervenção humana, agora podem ser executadas de forma automática e muito mais rápida.

Identificação célere de oportunidades de negócio

Com a utilização de ferramentas automáticas poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas surgem, o que lhe permitirá estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma modificação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, o que vai aumentar as vendas e melhorar os resultados globais.

 

Conheça as vantagens de um sistema BAM e saiba como pode tirar o máximo partido desta ferramenta!

 

6 Dicas para criar relatórios empresariais

6 Dicas para criar relatórios empresariais

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Uma boa gestão exige informações precisas e atuais que possam servir de base para uma tomada de decisões eficiente. No dia-a-dia empresarial agitado não é aconselhável perder-se tempo a analisar dados de forma isolada. Um relatório é a consolidação da informação que passa a mensagem de forma direta sobre assuntos importantes para a empresa. No artigo de hoje, apresentamos 6 dicas para criar relatórios empresariais!

Seja objetivo

A informação no relatório deve ser objetiva e não deve haver rodeios. A linguagem utilizada deve ser simples e de fácil compreensão por todos aqueles a quem o relatório se destina. Se o seu relatório for muito longo, é aconselhável criar um índice que permita que o leitor encontre facilmente a informação de que precisa.

Tome notas todos os dias

Criar um relatório com qualidade exige um conhecimento profundo sobre o tema tratado. Por isso, é aconselhável andar sempre com um caderno de anotações, para que não perca nenhum detalhe discutido nas reuniões a respeito do projeto tratado no relatório.

Faça uma análise geral do tema tratado

A melhor forma de iniciar o relatório é fazer uma análise geral do assunto que vai ser tratado. Nesta parte, deve incluir análises do projeto sem grande detalhe, dando um vislumbre daquilo que vai ser tratado mais à frente. Deste modo, o leitor poderá decidir rapidamente se aquele relatório vai ser importante para a prossecução do seu trabalho.

Utilize informação visual

É muito mais fácil compreender a informação se esta for acompanhada de gráficos e de figuras que permitam compreender melhor o que se pretende transmitir. Um texto que apresente estatísticas, por exemplo, pode tornar-se aborrecido, pelo que é essencial criar gráficos que permitam uma leitura e uma compreensão mais rápidas.

Utilize informação atualizada

Os relatórios que têm informação com alguns dias de atraso vão provocar uma ação reativa e não proativa, o que pode ser um erro fatal no mundo empresarial atual. É fundamental que as empresas adotem soluções de monitorização do negócio como o Multipeers, que permitem analisar a cada momento o que está efetivamente a acontecer no negócio. A informação utilizada deve ser a mais atual possível, pois só assim se conseguirão tomar decisões benéficas para o futuro do negócio.

Utilize um sistema que integre as informações

Os softwares de monitorização do negócio em tempo real, como o Multipeers, interagem diretamente com todas as suas fontes de dados tais como bases de dados, web services, MDX, Microsoft Excel, Feeds RSS, conteúdos multimédia, e-mail, aplicações, entre outros. Pode ainda construir os seus próprios conetores usando a API fornecida, para que nenhuma informação da sua organização fique perdida. Assim, num só dashboard vai encontrar informação completa e atualizada sobre tudo o que se passa na empresa!