As principais implicações do RGPD na gestão de recursos humanos

Las principales implicaciones del RGPD en la gestión de recursos humanos

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El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entra en vigor el 25 de mayo. Además de traer cambios significativos en el área del marketing, también tendrá un fuerte impacto en la gestión de recursos humanos. Para evitar las enormes multas que el incumplimiento del RGPD trae, las empresas necesitan introducir cambios importantes en el proceso de tratamiento de datos personales en el contexto laboral. ¡En el artículo de hoy, abordamos las principales implicaciones del RGPD en la gestión de recursos humanos!

Necesario consentimiento de los candidatos para el tratamiento de los datos

Si hasta ahora el consentimiento tácito de los candidatos era suficiente para que la empresa pudiera tratar sus datos personales, con el nuevo Reglamento las empresas necesitan obtener el consentimiento explícito de los candidatos para el tratamiento de sus datos. Los candidatos que no sean reclutados deberán dar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales en los procesos de contratación futuros.

Actualización de los currículos de la base de datos

Deberá enviarse una comunicación escrita al candidato de modo que éste exprese su consentimiento escrito para la conservación de sus datos en la base de datos. En este momento también deberá haber confirmación de que los datos están actualizados y si no están el candidato deberá actualizarlos. Si el candidato no responde a esta comunicación, la empresa deberá apagar el currículo al final del plazo establecido.

Candidaturas espontáneas

El área de gestión de recursos humanos debe crear un procedimiento para obtener el consentimiento de los candidatos que envíen solicitudes espontáneas, donde acepten el tratamiento y la conservación de sus currículos. Aquí se indicará la finalidad del tratamiento de los datos y el plazo en que el currículo se mantendrá en la base de datos de la empresa.

Contacto por parte de la empresa

El reclutamiento activo sólo puede ser hecho entre los individuos que pongan a disposición sus contactos en plataformas dedicadas al mundo del trabajo, como es el caso de Linkedin. En este caso, existe la voluntad del candidato en ser contactado por empresas. Sin embargo, después del primer contacto deberá haber consentimiento explícito por parte del candidato para la continuación del tratamiento de sus datos personales.

Conservación de datos personales en la base de datos de la empresa

El nuevo Reglamento obliga a las empresas a conservar sólo los datos que se actualizan. Además, existe un principio de minimización en la ley que dice que los datos sólo pueden ser conservados por la empresa durante el período estrictamente necesario. Así, cuando un determinado proceso de reclutamiento termine, la gestión de recursos humanos debe tener un procedimiento para eliminar currículos y todos los documentos complementarios recogidos durante ese proceso. La nueva ley determina que los currículos se mantendrán actualizados durante el año y terminado este plazo la documentación deberá ser eliminada o deberá haber una comunicación por escrito para que el candidato confirme o actualice sus datos.