Tecnología en oficinas de contabilidad: ¿qué ha cambiado?

¿Alguna vez paró para pensar en cómo era una oficina de contabilidad hace unos 50 años? Ciertamente, no tiene ninguna relación con la realidad actual. La tecnología en oficinas de contabilidad ha cambiado la forma en que los contadores se relacionan y prestan servicio a sus clientes. Es verdad que ya habían inventado el aparato de fax símil. Usted colocaba el documento del lado de aquí y su interlocutor quedaba aguardando al otro lado. Esto es el de menos, si paramos para pensar en cómo se hacían las escrituras, con relleno manual de libros fiscales, lanzamientos contables y elaboración de demostrativos. Para los contadores, era mucho trabajo, exposición permanente a errores y demorados procesos de conciliación. Sin contar con la vieja máquina de escribir, que cuando erraba daba una molestia dañada para corregir. Fuera la maquinita de sumar, que eras un número y ya era. La suma daba mal, los números no golpeaban y tenía que empezar todo de nuevo. Como consecuencia, no se puede decir que la productividad de una oficina de contabilidad fuera algo ejemplar, por mayor que fuera la pericia del contador. Lo que era más avanzado era el sistema de plantillas llamado Lotus 123. Era el máximo de automatización posible en las oficinas de contabilidad.

El salto de la tecnología

A partir de la década de los 90, principalmente, los softwares de gestión empresarial comenzaron a ganar fuerza en Brasil. Las empresas de pequeño, mediano y largo plazo recibieron soluciones en TI que permitían una visión amplia del negocio a través de informes gerenciales. El trámite de papeles disminuyó, así como la necesidad de recursos humanos involucrados en los procesos administrativos, permitiendo que las empresas pudieran asignarlos en sus actividades finales. Las decisiones se tornaron más ágiles y hasta la vida de los contadores fue facilitada, ya que la mayoría de estos softwares tenían módulos contables. Al mismo tiempo, las oficinas de contabilidad han adquirido herramientas específicas para los registros y la emisión de informes contables. La automatización de un lado y de otro, la ganancia de productividad era natural. A partir del inicio del siglo XXI las soluciones tecnológicas pasaron a evolucionar a ritmo vertiginoso. Con la difusión de Internet como herramienta de negocios, la transmisión de datos ha ganado una nueva dinámica. Los Office boys estaban con los días contados. Actualmente, vivimos la era de los softwares en nube y la integración de sistemas. Ahora, el desafío es integrar las diversas fuentes de información estratégica, de software a feeds de noticias en una única herramienta. Ya nos encontramos con soluciones que permiten controlar flujos financieros diversos de forma centralizada. La lógica se está invirtiendo. Ahora ya no es el gestor que busca la información, sino el contrario. Estamos en la era de la información en tiempo real. Competir no es sólo tener la mejor propuesta de valor para los clientes. Ahora es necesario tener agilidad para tomar decisiones.

Tecnología y oficinas de contabilidad competitivas

Si usted es contador, ya debe haber percibido qué tecnología y competitividad andan juntos. Una oficina de contabilidad compite con otras oficinas. A pesar de que competir por precio no es la mejor de las estrategias, a veces se vuelve inevitable. Al final, los clientes quieren el mejor servicio por el menor costo. La buena noticia es que esto es plenamente posible. A partir del momento en que usted tiene mayor productividad, puede atender a más clientes y, con ello, entregar precios competitivos.En el caso de contabilidad, en los días actuales, agilidad en la prestación de servicios contables es una forma de generar valor para el cliente . En cuanto a los precios, una operación suave y ágil, aliada a la productividad, garantiza una reducción de los costos y la posibilidad de ser competitivo.

¿Qué tenemos de cambio actualmente?

El nuevo cambio, que ya no es tan nuevo así, en el universo organizacional son los softwares online. La ventaja de este tipo de software es que permite integrar personas en lugares diferentes. Los gestores, vendedores y personal administrativo pueden compartir la misma información estando o no en la oficina. Gracias a las nuevas tecnologías de transmisión de datos es posible integrar software. A partir de ese salto, el nuevo modelo de negocios involucrando oficinas de contabilidad y sus clientes es el de la integración total y transmisión remota. Por medio de la integración contable es posible que el contador tenga acceso y captura remota no sólo de los informes financieros, sino también de los documentos fiscales. A partir de ese recurso, además de la reducción a casi cero del riesgo de errores, el trabajo del contador se volvió aún más ágil. Los datos del cliente son capturados y absorbidos por el software contable. Con eso, tenemos un escenario en que los estados financieros pueden ser producidos casi en tiempo real. Esto significa, para las oficinas de contabilidad, más productividad, menos costos y más clientes.

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5 actitudes que pueden llevar al éxito

En el mundo de las empresas todo el mundo habla sobre el éxito, en alcanzar sus objetivos y en tener éxito. Lo que poca gente dice es que para una empresa conquistar estabilidad y respeto ella debe recorrer un largo camino. No hay reglas mágicas para el éxito, pero algunas actitudes y acciones pueden garantizar mayores posibilidades de victoria en un mercado cada vez más competitivo. Basándose en las mejores prácticas empresariales, seleccionamos 5 actitudes que diferencian a las empresas de éxito de las demás. A continuación se muestra:

1 – Sea competente

Hay una frase muy famosa en el mundo de la gestión empresarial que dice: «Hay mucho coraje para hacer diferente y mucha competencia para hacer la diferencia». Ser competente es mucho más que ser original o hacer bien hecho. La competencia está directamente vinculada a la capacidad de una empresa para ir más allá, ofreciendo más de lo que sus clientes esperan. Hay muchas buenas empresas, pero sólo los negocios verdaderamente competentes se hacen referencia. Apple, Microsoft, Google o aquel restaurante que siempre va en una ocasión especial tiene en común el hecho de que la competencia trasciende el tamaño, estilo o capital de una empresa. La competencia dialoga con la pasión con que su negocio ofrece sus productos y la forma en que maneja su gestión. Definirse como competente atrae no sólo la fidelidad de los clientes, sino también el respeto y la admiración de los competidores.

2 – Sepa manejar el fracaso

Cualquier intento de simplificar el éxito es inútil. No hay éxito sin una buena dosis de fracaso. Mucho más que un objetivo, el éxito es el resultado de un complejo juego de intento y error. Las empresas que alcanzaron el éxito poseen un historial de fallas, deslizamientos y problemas superados. El problema no está en fallar, sino en acostumbrarse al error. Los negocios exitosos jamás transforman el error en regla, sino que convierten los problemas de recorrido en nuevos caminos. Las empresas victoriosas son aquellas que encuentran oportunidad en situaciones donde otros negocios simplemente desistieran. El secreto para saber manejar el fracaso es reconocer sus puntos débiles, fortalecerlos y evitar repetir los mismos tropiezos. Toda derrota tiene una lección que puede llevar a su empresa a un camino mejor y más exitoso.

3 – Sepa manejar el éxito

Usted seguramente debe recordar alguna empresa en que el éxito acaba por decaer después de alcanzar el auge. El mundo de los negocios está lleno de ejemplos así. Puede parecer extraño, pero la mayoría de las empresas simplemente no está preparada para hacer frente al éxito. Muchas empresas buscan tanto alcanzar el éxito que, al alcanzar lo que buscan, no saben cómo administrarlo. El gurú del mundo de los negocios Warren Buffet suele decir: «Si usted acertó, deje de intentarlo.» Muchas empresas confunden innovación con desperdicio de buenas ideas y pierden mucho dinero intentando reinventar la rueda, cuando ya poseen un óptimo producto o servicio en las manos. A veces sólo hay que recoger el momento y simplemente aprovechar los frutos del éxito, sin la necesidad de deshacer un proyecto a cambio de otro. Si su empresa ha alcanzado las metas, si sus clientes están satisfechos y sus empleados son productivos, aproveche. Mejore sus ideas, busque innovaciones que dialoguen con su estilo de gestión y no desperdice la oportunidad de obtener cierta estabilidad debido a un ideal de constante insatisfacción. Estar plenamente satisfecho no es acomodarse, pero es parte del juego empresarial.

4 – Aprenda realmente lo que sus clientes quieren

Es imposible obtener éxito solo, este es un fenómeno que está ligado a las personas alrededor. Lo mismo vale para las empresas. Los negocios dependen de muchos factores para obtener sus logros, pero los clientes son el corazón de cualquier tipo de empresa. Muchas empresas comenta el riesgo de buscar éxito creando productos y servicios para el mercado y se olvidan que el mercado es hecho por personas. No hay posibilidad de éxito para una empresa que no oiga a sus clientes. Entienda lo que necesitan, cuáles son sus problemas, deseos y objetivos. La satisfacción personal de sus consumidores está directamente relacionada con el éxito de su empresa. Crea productos y servicios que realmente mejoren la vida de las personas. Con eso su empresa obtendrá más que éxito, será inolvidable.

5 – Esté siempre un paso adelante

El mayor veneno contra el éxito es la falta de innovación. Las empresas acostumbradas a operar siempre del mismo modo, dentro de la misma rutina, difícilmente descubren nuevos caminos. La sugerencia es utilizar herramientas que modifiquen, para mejor, la forma de gestión de su negocio, maximizando su productividad y elevando la calidad de sus productos y servicios. Una forma de dar un paso adelante a la hora de administrar su empresa es invertir en un programa de automatización comercial (los llamados ERP). Con un ERP su empresa pasa a administrar, de modo centralizado e informatizado, sectores como cuentas a pagar y recibir, controles de stock, registro de clientes, proveedores, flujo de caja, hojas de punto y mucho más. Con el ERP de la GestiónClick su empresa contará con lo que hay de más moderno en el mundo de los sistemas de automatización comercial, con un sistema 100% integrado en nube, lo que garantiza mayor accesibilidad y seguridad a la hora de almacenar los datos de su empresa. Lo importante es salir de la rutina e invertir en modelos de gestión eficientes para mantener su negocio relevante.

En pocas palabras:
La definición de éxito depende de las metas propuestas por su empresa. Con dedicación y enfoque es posible trazar un camino prometedor, haciendo su negocio relevante y fidelizando a sus clientes. La clave principal es crear un plan de gestión basado en las actitudes que hemos visto aquí: competencia, capacidad para lidiar con fracasos, madurez para lidiar con el éxito, la proximidad con el cliente y la innovación.

 

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6 consejos para hacer la automatización empresarial y comercial

La automatización está cada vez más presente en nuestras vidas. Y para quien tiene un negocio, ella es cada vez más vital. Por lo tanto, invertir en la automatización comercial y empresarial se ha convertido en una necesidad. Sin embargo, algunos grupos de emprendedores todavía temen al utilizar herramientas que permiten ese tipo de trabajo en su negocio.

Sin embargo, creemos que este temor se deriva del desconocimiento sobre cómo se hace la automatización empresarial y comercial. Luego, decidimos que sería una buena idea reunir 6 consejos que demuestren cómo se hace. De esta forma, el conocimiento permite que nuevos horizontes puedan abrirse.

1) Analice los procesos y tareas de su empresa

Muchas personas creen que la automatización empresarial y comercial se trata sólo de contratar un servicio que realice ese tipo de trabajo. Es elemental que automatizar procesos y tareas largas traerá más eficiencia y productividad. Sin embargo, ¿qué sectores, áreas o tareas tienden a ganar más con eso?

Por lo tanto, es importante analizar los procesos y tareas y definir lo que traerá mejor costo/beneficio. De esta manera, usted puede centrarse en lo que es más necesario en un corto plazo. Por consiguiente, usted estará maximizando su productividad sin elevar innecesariamente cualquier tipo de costo.

Una buena sugerencia para analizar tales procesos y tareas de forma eficiente es usufructuando de un sistema de gestión empresarial. El software es capaz de automatizar toda su gestión y aún ofrecer completos informes sobre diversos sectores de su empresa.

2) Elegir la tecnología adecuada

Existen diversos tipos de tecnologías en el mercado de automatización de procesos y comerciales. Ellos traen diversas funcionalidades y cada uno busca atender las demandas que ve adecuada.

De esta forma, después de analizar sus necesidades, es necesario escoger la tecnología que las resuelve. No es suficiente tener un mapeo extensivo de lo que necesita ser automatizado y tomar decisiones que no van en contra de la solución de los problemas.

3) Planear es necesario

Con el mapeo realizado y la tecnología elegida, es hora de planificar la implementación. Esta fase es muy relevante e impide redundancias y problemas que pongan en riesgo el proyecto de automatización. Para un proceso de automatización ser eficiente y productivo, es necesario que se sepa todos los parámetros involucrados de antemano.

Por lo tanto, sin una planificación adecuada, que proporcione los parámetros, todo lo que se ha hecho puede ruir. Por lo tanto, una buena planificación evita modificaciones en la fase de implementación que serán costosas o que pueden dañar el resultado final. Y claramente, nadie desea implementar algo en su empresa que no dará frutos.

4) Entienda cómo la automatización empresarial y comercial impactó otros negocios similares

Es muy común que las personas embarquen en lo que todo el mundo está haciendo. Y eso no es válido sólo para la vida personal, en la empresa también. Puede que exista un movimiento muy grande de automatización en las empresas a su alrededor, pero ese movimiento sólo es válido si están en la misma escala o nicho que el suyo.

Por lo tanto, busque entender el impacto que los proyectos de automatización están trayendo para quien está en su área de actuación. De esta forma, usted entender comprender los impactos de una manera más factible y puede extrapolar lo que suceda con su empresa, si opta por ese camino.

5) Sea honesto sobre el proyecto con sus colaboradores

Es muy importante ser honesto sobre los proyectos de automatización con sus colaboradores. Quien está trabajando tiende a ver la automatización como enemiga. Como alguien que robará sus empleos. Y ese tipo de ambiente puede acabar perjudicando a todos los involucrados.

Por lo tanto, explique adecuadamente para sus colaboradores cuáles son las razones, motivos, beneficios e impactos que lo que se está haciendo traerá. Es importante dejar claro que la automatización está viniendo para auxiliar y no sustituir.

6) Busque herramientas de acuerdo con el escenario actual de la vida moderna

Con las redes sociales y smartphones, se hizo más sencillo acompañar todo lo demás de cerca. Y sabemos que es el ojo del dueño que engorda el ganado. Así, busque herramientas que le permitan acompañar la información en tiempo real y en cualquier tipo de plataforma.

De esta forma, usted podrá acompañar la información vital de su negocio desde cualquier lugar que esté. Y sabemos la importancia que estar bien informado puede traer en cualquier área de su vida. Desde conocer mejor cómo cambiar su empresa incluso a cosas más triviales.

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Buenas prácticas para controlar el inventario de una empresa

El control de inventario de una empresa es una actividad vital. Representa la fuente de suministros para atender la demanda del negocio, lo que, en última instancia, significa que se trata de una de las actividades más importantes para que la organización cumpla lo prometido a sus clientes.

Por lo tanto, es de gran importancia definir estrategias claras y mantener la atención del equipo responsable en realizar una gestión eficiente del stock, alineada con los objetivos organizacionales. Esto se vuelve aún más esencial por tratarse de un proceso con diversos desafíos a ser superados y de gran impacto sobre la rentabilidad.

Veamos algunas prácticas que pueden ayudarle con su gestión de inventario y abrir las puertas para obtener mejores resultados.

Controlar el giro de inventario

El giro de stock está entre los principales indicadores para el control de inventario empresarial. Básicamente, mide el número de veces que la acción se ha renovado en un determinado intervalo de tiempo. Por lo tanto, puede determinar si ha mantenido un volumen óptimo de elementos.

Si el giro de stock es alto, esto significa que usted tiene una operación eficiente, en la que los productos no quedan «encallados» en los estantes. De esta forma, el capital del negocio permanece libre para inversiones en otros aspectos que produzcan retorno para la organización, en lugar de inmovilizado.

Trabaje con Stock de Seguridad

Uno de los grandes objetivos del control de stock está en impedir que falten unidades para atención a los clientes. Por lo tanto, una de las principales herramientas para cumplir con este requisito es el inventario de seguridad.

Se trata de una cantidad de elementos calculados como excedentes a la acción cero. De esta forma, cuando se llega al punto de reubicación, que es el stock mínimo aceptable para que se pida nuevas unidades, la solicitud es hecha y, además del volumen de ítems necesarios hasta el recibo del nuevo envío, debe haber una cantidad para cubrir el contenido imprevistos, como retrasos.

Invierta en Tecnología

La tecnología es un factor central para cualquier negocio de la actualidad. Se ha convertido en un elemento indispensable para el desarrollo de una serie de actividades, que incluye la gestión de inventario.

Algunos ejemplos de contribuciones que trae en este caso son programas específicos para el desarrollo de las etapas involucradas y diversas posibilidades de automatización de procesos. Siendo así, se trata de uno de los principales caminos para el control consistente de su operación de stocks.

Atención a artículos con validez

Otra buena práctica involucrada en la gestión de stock es el control de validez. Es necesario encontrar maneras, si es posible automatizadas, para garantizar que sólo se trabaje con elementos dentro de la condición ideal de uso, lo que excluye los elementos vencidos.

Muchas técnicas ayudan en este proceso y una de las más conocidas es la FIFO, sigla para First In, First Out, que en traducción libre significa: «Primero la entra, primero a salir». Básicamente, ella preconiza que los ítems deben ser utilizados en función de su llegada al stock, liberando primero a aquellos que llegaron primero y reduciendo la posibilidad de vencimientos.

Analice el perfil de uso de cada elemento y monte un inventario racional

Nuestra sexta sugerencia se refiere a los factores logísticos, como es el caso del desplazamiento. Cuanto más un artículo es demandado, más será retirado del estante. Esto indica que es mejor que los elementos más utilizados tengan una distancia de acceso inferior a la de los elementos poco utilizados.

Este es sólo uno de los principios que deben regir el montaje del layout de la acción empresarial. Por más que parezcan elementos simples, muchas organizaciones desprecian sus ganancias potenciales y pierden elevados importes financieros cada año, gracias a las pequeñas pérdidas que se acumulan y se convierten en pérdidas gigantescas con el tiempo.

Por eso queda la pista: trabaja por un stock racional.

Integre los procesos asociados al control de inventario

La última buena práctica de control de stock que queremos destacar es la de integración de procesos. Las actividades de cada departamento de una empresa están interrelacionadas y deben ser conducidas de manera integrada para generar sinergia.

Por lo tanto, lo ideal es que usted evalúe, por ejemplo, el impacto de las ventas sobre su acción que, a su vez, afectará su control financiero.

Una gran manera de tener esta visión completa y mantener un control preciso de toda la cadena es utilizar un ERP. Se trata de un software especialmente dirigido para ofrecer una interfaz virtual de su organización y posibilitar una gestión amplia de sus procesos.

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Los 5 mayores beneficios del uso del análisis de datos para sus ventas

Más que tener un producto de calidad y un equipo competente de ventas, es esencial reunir información sobre su negocio y el mercado y analizarlos. Esta medida ofrece una serie de ventajas y para descubrir cuáles son los 5 mayores beneficios del uso del análisis de datos para sus ventas, usted va a ver en este artículo los siguientes tópicos:

  • Conocimiento del mercado;
  • Marketing más eficiente;
  • Mayor conversión de ventas;
  • Toma de decisiones;
  • Movilidad del análisis de datos.

Conocimiento del mercado

Hay muchas ventajas del uso del análisis de datos para sus ventas, siendo que uno de los principales es ayudar en el conocimiento del mercado. Después de todo, si usted no entiende el segmento en el que actúa son grandes las probabilidades de cometer errores. Por otro lado, al tener conciencia de su funcionamiento es posible siempre estar al frente de la competencia. De este modo, consigue ofrecer a su target soluciones en productos y servicios que atienden sus necesidades, ya que esta es una de las estrategias más asertivas para atraer a los consumidores potenciales para su empresa. Con el conocimiento del mercado puede, por lo tanto, dictar tendencias y acompañar las innovaciones y beneficiarse de ellas.

Marketing más eficiente

Así como el análisis de datos permite entender su rama de actuación para poder acompañarlo y mantenerse siempre en destaque en medio de la competencia, el estudio de las informaciones también posibilita que su negocio invierta en acciones de marketing más eficientes. Esta es otra forma de conquistar a su público objetivo y vender más. Con el análisis de datos, logra aún reducir las inversiones con marketing, ya que es posible enfocar en las acciones que ofrecen los mejores resultados, sin gastar con aquello que no da el retorno esperado. En tiempos de gran variedad de acciones de marketing que se pueden hacer, nada mejor que identificar las más ventajosas para su negocio.

Mayor conversión de ventas

Cuando se conoce el mercado y se realizan las campañas de marketing más eficientes, una consecuencia natural es la mayor conversión de ventas. Al final, vender más es el objetivo de todas las empresas, ya que eso significa más ganancia y posibilidad de ampliar su negocio y hacerlo más moderno. Analizar los datos también ayuda al equipo a identificar quién son los consumidores de su producto y así ajustar campañas publicitarias e incluso el producto o servicio en sí para atenderlos de manera más adecuada. Además, permite entender el comportamiento de compra de los consumidores y, por lo tanto, presentar su mercancía en el momento adecuado.

Toma de decisiones

Aunque el análisis de datos para su control de ventas es esencial, esta tarea puede costar mucho tiempo de su equipo cuando se realiza sin el uso de las herramientas adecuadas. Hoy en día, incluso las pequeñas empresas trabajan con un gran flujo de información y analizar todos los datos de su negocio puede ser bastante caro. Con eso, su equipo tomará mucho más tiempo para obtener las respuestas que busca y cuando eso suceda ya puede ser demasiado tarde. Para ello, existen herramientas que ayudan en el análisis de datos, mostrando la información relevante en tiempo real y de modo claro, a través de gráficos y otros recursos. Además de agilidad, estos recursos promueven el intercambio de datos, haciendo el trabajo más organizado. Todo esto es de extrema importancia para la toma de decisiones, pues sin informaciones actualizadas y completas se corre el riesgo de no hacer las mejores elecciones para su negocio.

Movilidad del análisis de datos

Las herramientas adecuadas para analizar los datos deben proporcionar acceso remoto. Esta ventaja es útil en diferentes momentos, ya que usted y su equipo no siempre están en la empresa. Además, la toma de decisiones a menudo se da durante las ventas externas y en reuniones fuera de la empresa. Pero con un sistema que ofrezca movilidad del análisis de datos, pudiéndose hacer cualquier lugar y en cualquier momento, es posible tomar las decisiones correctas siempre que sea preciso. Para desempeñar esta tarea y demás actividades de gestión empresarial, el ERP para las pequeñas y medianas empresas GestãoClick es un recurso completo.

Este sistema informatiza todos los datos de su negocio, conecta los sectores y automatiza los procesos. Así, además de dinamismo, es posible contar con la más completa seguridad de los datos de su empresa. Para el margen, estos softwares le permiten gestionar desde el registro de clientes hasta completo del programa de control financiero de su empresa.

Artículo por: GestãoClick