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Dicas de Gestão

5 Motivos que indican que su empresa necesita un sistema de gestión en tiempo real

Ya no es novedad de que los negocios ocurren a un ritmo cada vez más acelerado. Las empresas necesitan estar siempre al día de todo lo que pasa, pues sólo así lograrán mantenerse competitivas y proactivas, algo que el mercado exige cada vez más. Actualmente, ya no es posible que una empresa sobreviva sólo con base en información con algunos días: es necesario que el gestor acompañe en tiempo real todos los eventos que ocurran en su negocio. En el artículo de hoy, le presentamos 5 motivos que indican que su empresa necesita un sistema de gestión en tiempo real!

Necesita tomar decisiones más conscientes

Cuando el gestor sabe exactamente lo que pasa en el negocio, es mucho más fácil tomar la decisión correcta y esta es sin duda la ventaja más inmediata y más importante de utilizar un sistema de información en tiempo real. La mayoría de los gestores basan sus decisiones en informes con algunos días, lo que hace que su acción sea reactiva y no proactiva. Analizar el negocio en tiempo real le permite tener todos los insumos necesarios para que se pueda decidir conscientemente sobre el mejor rumbo a tomar, pues la información que va a analizar es la más actual y fidedigna posible.

Identificación más rápida de oportunidades de negocio

Con la monitorización del negocio en tiempo real podrá identificar oportunidades en el mismo momento en que aparecen, lo que le permite estar siempre un paso por delante de la competencia. Una fluctuación en la demanda de un producto, por ejemplo, puede llevarlo a lanzar una campaña específica, aumentando las ventas y mejorando los resultados de la empresa. En una época en que la competencia es tan intensa, tener esta ventaja competitiva es esencial para vencer.

Definición de alertas de negocio para que sepa siempre lo que pasa

Los softwares de monitorización del negocio como Multipeers permiten la definición de alertas de negocio para que sea avisado siempre que alguna situación salga de su patrón previamente definido. Dondequiera que esté, será notificado por SMS o e-mail sobre eventuales alteraciones a sus estándares previamente establecidos y podrá actuar de inmediato, antes incluso de haber perjuicios serios para la organización.

Conexión a todas las fuentes de datos para reducir la búsqueda de información

El software de monitorización del negocio en tiempo real interactúa directamente con todas sus fuentes de datos, como bases de datos, web services, MDX, Microsoft Excel, feeds RSS, contenidos multimedia, correo electrónico, aplicaciones, entre otros. También puede construir sus propios conectores utilizando la API proporcionada, para que no se pierda ninguna información de su organización. Así, en un solo dashboard encontrará información completa y actualizada sobre todo lo que pasa en la empresa!

Menor probabilidad de equivocarse

El uso de sistemas de análisis de datos en tiempo real reduce las fallas de comunicación y acelera la consolidación de los datos, reduciendo así la probabilidad de cometer errores perjudiciales para el negocio. Toda la información de la empresa va a estar condensada sólo en un lugar, lo que hace que los procesos de análisis sean más ágiles y eficaces.

 

Analizar los datos en tiempo real es cada vez más una realidad en las empresas en todo el mundo. Los negocios ocurren a un ritmo muy acelerado y es esencial que sepa lo que está sucediendo en su empresa para conseguir tomar las decisiones más adecuadas para su negocio. ¡Descargue nuestro e-book y sepa cómo una herramienta BAM le puede ayudar a gestionar!

Dicas de Gestão

¿Cómo debe ser el gestor del futuro?

El gestor del futuro no puede ser igual al gestor del pasado. El mundo empresarial cambia a un ritmo alucinante, por lo que es necesario que el gestor esté siempre al corriente de las últimas alteraciones del mercado, pues sólo así consigue mantenerse competitivo y tomar las decisiones más acertadas para el futuro del negocio. Se espera que el gestor del futuro sea más proactivo que ahora y que no espere que las situaciones ocurran para actuar. En el artículo de hoy, abordamos los principales aspectos sobre las características que un gestor del futuro debe tener.

Más que un gestor debe ser un líder

El gestor debe ser un ejemplo a seguir y debe conseguir motivar a su equipo a trabajar en la dirección que cree que es la más indicada para el negocio. El gestor no puede ser alguien que da órdenes y espera que éstas se cumplen ciegamente. Debe ser un líder dentro de la organización, pues sólo así conseguirá hacer la diferencia.

Saber escuchar

Es un consejo que cabe en cualquier área de la vida personal y profesional. Como se suele decir, si tenemos dos oídos y sólo una boca, debemos hablar menos y oír más. En el mundo empresarial, el líder debe saber oír a sus colaboradores pues sólo así será capaz de encontrar problemas e implementar mejoras. Cuando el líder oye a sus colaboradores, se establece una relación más cercana entre ellos y en conjunto conseguirán encontrar respuestas que serán beneficiosas para la gestión.

Evaluar constantemente un negocio

“Un negocio que no produce nada más que dinero es un negocio pobre”: la célebre frase es de Henry Ford y todavía se mantiene actual. Un buen líder debe evaluar un negocio como un todo y no enfocarse en el dinero. El gestor debe ser capaz de evaluar los aspectos financieros, pero también los aspectos relacionados con la motivación de los colaboradores, las condiciones de trabajo y el impacto social del negocio.

Simplificar los procesos

“La simplicidad es la suprema sofisticación”: esta frase constaba en el primer flyer de Apple y era una filosofía seguida por Steve Jobs. Steve Jobs eliminaba todos los elementos accesorios y se centraba en lo que realmente era importante. Los gestores tienden a complicar todo, desde la creación de informes hasta la realización de reuniones largas. Un buen gestor debe ser capaz de presentar la información a su equipo de una manera sencilla y de fácil comprensión para que el trabajo pueda fluir a un buen ritmo. Es muy debido a la necesidad cada vez mayor de esta simplicidad que surgieron softwares como Multipeers, permitiendo analizar la información en tiempo real de una forma sencilla, práctica e intuitiva.

Conocer la tecnología

No es esperable que el gestor del futuro sea un experto en tecnología, pero debe tener conocimiento sobre las ofertas existentes en el mercado que puedan mejorar la productividad de la organización. La tecnología tiene cada vez más impacto en el mundo empresarial, por lo que esta área debe ser acompañada de cerca por el gestor.

Dicas de Gestão

Todo lo que necesita saber sobre la gestión documental

En la mayoría de las empresas existen armarios llenos de documentos que casi nunca son consultados, pero que siempre que hay que consultar alguna información se pierde inmenso tiempo. Las investigaciones recientes revelan que el 90% de los documentos que utilizamos diariamente están mezclados con documentos que no tienen utilidad. Se reveló que el 80% de los documentos escritos de forma manual nunca son consultados y que el tiempo que se gasta en la gestión de este tipo de documentación representa una de las 10 actividades que más tiempo «roba a los colaboradores». Teniendo en cuenta este escenario, resulta evidente que la gestión documental es realmente necesaria en las empresas contemporáneas. En el artículo de hoy abordamos todo lo que necesita saber sobre gestión documental!

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el proceso de gestión y control de todos los documentos existentes en la organización en formato digital. Estos documentos pueden tener versión física, digital o versión en Cloud, sirven como registro y consulta de procedimientos empresariales y se mantienen en la organización por un período de uno o dos años. La gestión documental implica todos los documentos, desde contratos, licencias y correos electrónicos que sean importantes para la creación de un historial de relación con los clientes. Desde el momento en que el documento llega a la empresa que sigue algunas etapas:

  • Desmaterialización: el documento se recibe y se digitaliza
  • La clasificación: estando ya desmaterializado, el documento pasa por la clasificación, momento en que su grado de importancia es definido y donde se define cuál es el lugar en que va a ser almacenado
  • Ciclo de vida: después de la clasificación, el documento pasa por el ciclo de vida definido de todos los documentos. Pasa por la publicación, aprobación, encaminamiento, reenvío con correcciones y destrucción. Estando todos estos pasos cumplidos, es más fácil para el colaborador encontrar el archivo a través de un sistema de búsqueda.

Ventajas de la gestión documental

Mayor organización

Los documentos se organizan por categorías y resulta mucho más fácil encontrarlos. La falta de un sistema de gestión documental lleva a que se pierda mucho tiempo en la búsqueda de documentos, lo que rompe la productividad.

Optimización del espacio

Este método hace que no sea necesario tener armarios repletos de documentos, pues todo el archivo se convierte en formato electrónico. De este modo, el espacio de trabajo está más organizado y mucho más agradable y se reducen los riesgos de pérdidas de documentos por catástrofes naturales.

Mayor agilidad

Es más fácil una consulta simultánea y la presentación de documentos en una reunión, por ejemplo, cuando se digitalizan. Los métodos de búsqueda electrónica también son más fáciles cuando los archivos están en formato digital.

Más seguridad

La gestión documental es esencial para garantizar que los reglamentos están siendo cumplidos por la organización y éste es uno de los principales motivos por los que la gestión documental debe considerarse una prioridad para la empresa. Así, es posible garantizar la integridad de la información y su documentación.

Procesos estandarizados

Este tipo de soluciones permite que exista una estandarización en el acceso a la información, administrando derechos de acceso, cambios y envíos. Todos los empleados tienen acceso a los documentos que necesitan y desde cualquier lugar. La comunicación interna sale así facilitada, reduciendo el flujo de información impresa.

Simplificación del flujo de trabajo

El flujo de la creación de un documento para aprobación varía en cada empresa, pero es común que sea demasiado complicado en casi todas ellas. Una de las razones es la necesidad de obtener la aprobación de varias personas y si no existe una buena gestión documental ese proceso se vuelve muy lento y burocrático. Un modelo simple resuelve esta cuestión. En la gestión documental, la mayoría de los servicios se implementan con flujos de trabajo, lo que hace más fácil la agilidad en los procesos, distribuyendo el documento creado en el sistema a su responsable de poder archivar el archivo. Con esta simplificación de los procesos, el tiempo para realizar una tarea es reducido, aumentando la eficiencia de la empresa!

Dicas de Gestão

7 ventajas inmediatas del análisis de datos en tiempo real

La información en tiempo real es una necesidad cada vez más presente en la vida de las empresas actuales. Los gestores ya no pueden dejar sus decisiones para después y no es aconsejable que utilicen informes con algunos días como fuente de datos para decidir. La vida de los negocios ocurre ahora, en cada momento, por lo que es indispensable que los gestores tengan un conocimiento actual y fidedigno de todas las situaciones de la empresa. Softwares como Multipeers serán cada vez más una presencia constante en las empresas. En el artículo de hoy, le presentamos 7 ventajas inmediatas del análisis de los datos en tiempo real para los negocios!

Decisiones más conscientes

Cuando el gestor sabe exactamente lo que pasa en el negocio, es mucho más fácil tomar la decisión correcta y esta es sin duda la ventaja más inmediata y más importante de utilizar un sistema de información en tiempo real. Analizar el negocio en tiempo real permite tener todos los insumos necesarios para que se pueda decidir conscientemente sobre el mejor rumbo a tomar, pues la información que va a analizar está actualizada y es fidedigna.

Definición de alertas de negocio

Los softwares de monitorización del negocio como Multipeers permiten la definición de alertas de negocio para que sea avisado siempre que alguna situación salga de su patrón. Dondequiera que esté, será notificado por SMS o e-mail sobre eventuales alteraciones a sus estándares previamente establecidos y podrá actuar de inmediato, antes incluso de haber perjuicios para la organización. Esta se revela una enorme ventaja competitiva pues posibilita una acción inmediata e impide consecuencias negativas para el negocio.

Consulta de la información en cualquier dispositivo

Casi todos los programas de gestión de información en tiempo real presentan la posibilidad de ser utilizados en dispositivos móviles, lo que es una enorme ventaja ya que el mercado empresarial es cada vez más móvil. Con esta herramienta, puede estar en una reunión o en un viaje y tener información real y actualizada sobre el estado real de su negocio.

Detección precoz de posibles problemas

Una falla en el proceso de producción puede significar problemas serios con clientes, proveedores y socios si no es detectado y corregido a tiempo, destruyendo líneas productivas completas y perjudicando la relación con stakeholders. Acompañar el proceso productivo en tiempo real permite identificar eventuales fallas y su respectiva corrección a tiempo. De este modo, cualquier desviación se corregirá lo antes posible.

Uso de varios orígenes de datos al mismo tiempo

Con la utilización de un sistema de análisis en tiempo real es posible agregar en un solo sistema toda la información relativa a la empresa. De este modo, el acceso a la información resulta mucho más fácil e intuitivo, reduciendo el tiempo que anteriormente el gestor gastaba para condensar información proveniente de diversas fuentes de datos.

Disminución de la probabilidad de errar

El uso de sistemas de análisis de datos en tiempo real reduce las fallas de comunicación y acelera la consolidación de los datos, reduciendo así la probabilidad de cometer errores perjudiciales para el negocio. Toda la información de la empresa va a estar condensada sólo en un lugar, lo que hace que los procesos de análisis sean más ágiles y eficaces.

Identificación rápida de oportunidades de negocio

Con la utilización de una herramienta de análisis en tiempo real podrá identificar oportunidades en el mismo momento en que surgen, lo que le permitirá estar siempre un paso por delante de la competencia. Una modificación en la demanda de un producto, por ejemplo, puede llevarlo a lanzar una campaña específica, lo que va a aumentar las ventas y mejorar los resultados globales.

Analizar los datos en tiempo real es cada vez más una realidad en las empresas en todo el mundo. Los negocios ocurren a un ritmo muy acelerado y es esencial que sepa lo que está sucediendo en su empresa para conseguir tomar las decisiones más adecuadas para su negocio. ¡Descargue nuestro e-book y sepa cómo una herramienta BAM le puede ayudar a gestionar!

Tecnologia e Gestão

7 Ventajas del almacenamiento en Cloud

El almacenamiento en Cloud ya se considera una estrategia competitiva que responde a las necesidades de las pequeñas, medianas y grandes empresas. Empresas como Google y Microsoft ofrecen servidores donde los archivos se almacenan de la misma forma que en un ordenador o un dispositivo móvil. Los archivos se almacenan a kilómetros de distancia, pero a través de Internet, por medio de un login y contraseña, puede conectarse a su cuenta y acceder a todos sus archivos. ¡En este artículo te presentamos las 7 principales ventajas del almacenamiento en Cloud!

Flexibilidad

Diversas empresas proporcionan soluciones flexibles y de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa. Por lo tanto, no es necesario que una empresa compre más espacio en la nube que el que realmente necesita, lo que se convierte en una ventaja a nivel de costos. Si hay necesidad de aumentar el tamaño del almacenamiento en Cloud también es posible hacer esta actualización fácilmente.

Seguridad

Un fallo en el sistema amenaza seriamente la productividad de una empresa. En caso de fallo, informes importantes pueden perderse e incluso con una política de copia de seguridad frecuente, puede que nunca se pueda recuperar información imprescindible para la empresa. Al utilizar un sistema de almacenamiento en la nube, los datos quedan totalmente seguros incluso en caso de fallas del sistema. Tendrá sus datos siempre disponibles y actualizados.

Movilidad

Dondequiera que esté, siempre puede consultar sus archivos a través de un ordenador o dispositivo móvil. Ya no es necesario transportar discos externos y USB para asegurarse de que tiene los archivos que necesita cuando viaja. La nube proporciona acceso universal a la computación de máxima potencia, permitiendo el acceso a servidores de archivos para cualquier usuario con un dispositivo con acceso a la red.

Colaboración

El almacenamiento de los archivos en Cloud permite un intercambio más fácil con todos los colegas, sin necesidad de enviar grandes archivos por correo electrónico o pasarlos a través de USB. Como los archivos se almacenan en Cloud, cada usuario puede acceder a los archivos y realizar los cambios que desee, quedando estes guardados automáticamente.

Sostenibilidad

Su empresa se vuelve más sostenible y amigable con el uso del almacenamiento en la nube, ya que reducirá el consumo de energía y el número de documentos en papel. Así, acaba por tener menos gastos con la electricidad, aumentando las ventajas para su empresa.

Maximización de los recursos

El almacenamiento en Cloud libera al equipo de TI para otras tareas y la deja libre de los problemas relacionados con fallas de red. Almacenar los archivos en la nube hace que no tenga costos de mantenimiento, actualización y formación de colaboradores.

Copia de seguridad constante

La nube realiza la copia de seguridad automática y de forma constante, sin que tenga que preocuparse. ¡No correrá más riesgo de perder ese documento en el que estuvo trabajando durante todo el día! Y no tendrá que preocuparse por hacer clic en el botón «Guardar» cada cinco minutos.

 

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