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Dicas de Gestão

La importancia de la tecnología en la gestión de equipos

Gestionar un equipo y conseguir que haya una comunicación eficaz entre todos los miembros no es una tarea fácil. La tecnología tiene un papel muy importante en esta área, ya que ayuda a reducir el ruido de la comunicación, estimula la buena comunicación entre todos y reduce los costos. ¡En el artículo de hoy vamos a abordar la importancia de la tecnología en la gestión de equipos!

¿De qué forma la tecnología mejora la gestión de equipos?

El uso de la tecnología adecuada permite que los empleados se mantengan productivos y conectados durante todo el día. Las herramientas adecuadas ayudan a definir prioridades y a seguir las tareas, así como a gestionar las relaciones dentro del equipo, evitando conflictos y minimizando los errores de comunicación. Con el uso de programas informáticos y aplicaciones, los gestores son capaces de comunicar más fácilmente su estrategia y objetivos y definir KPI’s para los colaboradores.

Existen varias herramientas que ayudan a los gestores a comunicarse más eficazmente con su equipo. ¡Vamos a conocer nuestro top 4!

Herramientas de mensajería instantánea

Las herramientas como Skype y Whatsapp son muy importantes para que los miembros de un equipo se mantengan en contacto y que se comuniquen entre sí. Aunque estas aplicaciones se utilizan con fines profesionales, también son importantes para crear cohesión y conexión entre el grupo.

Vídeo conferencia

Esta herramienta es muy útil para reuniones de grupo y permite que incluso los elementos del equipo que están lejos participan en la reunión. El administrador puede compartir presentaciones e informes con todos los participantes. Además, la videoconferencia ayuda a reducir costos en viajes y alojamientos y contribuye a la reducción de la pérdida de productividad cuando algún colaborador viaja.

Cloud

El almacenamiento en Cloud ya se considera una estrategia competitiva que responde a las necesidades de las pequeñas, medianas y grandes empresas. Empresas como Google y Microsoft ofrecen servidores donde los archivos se almacenan de la misma forma si se almacenan en un equipo o dispositivo móvil. Los archivos se almacenan a kilómetros de distancias, pero a través de Internet, por medio de un login y contraseña, puede conectarse a su cuenta y acceder a todos sus archivos. Esto facilita el intercambio de documentos por todos los miembros de un equipo.

Herramientas BAM, para análisis de datos en tiempo real

El mundo de los negocios es cada vez más acelerado y es esencial que un gestor sepa, a cada momento, lo que pasa en su empresa. Analizar informes con algunos días significa tener una acción reactiva a los acontecimientos, lo que puede traer perjuicios a la empresa. Así, el análisis de datos en tiempo real es cada vez más esencial en el mundo empresarial. Multipeers es un sistema BAM que permite analizar el negocio al minuto, a través de una plataforma donde se encuentran todas las informaciones de la empresa, oriundas de las diversas fuentes de datos. Esto permite una toma de decisión más rápida y altamente efectiva y un profundo conocimiento del trabajo de cada colaborador.

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Las principales evoluciones tecnológicas de 2017

En el mundo de la tecnología, todos los años son importantes, pues la evolución en este sector es una constante y lo que hoy es una novedad, mañana podrá ya estar superado. El final del año es siempre una época de balances y ha llegado la hora de analizar las principales evoluciones tecnológicas de 2017 y el impacto que han tenido en el mundo de los negocios.

Inteligencia artificial

¿Quién no conoce a robot Sophia? Este humanoide fue desarrollado por la empresa Hanson Robotics, de Hong Kong, y es capaz de reproducir 62 expresiones faciales. Fue creada para conseguir aprender, trabajar y adaptarse al comportamiento. El hecho de que este robot haya recibido la ciudadanía de un país este año, es un paso muy importante para el mundo de la inteligencia artificial. El gran objetivo de esta nueva forma de inteligencia es hacer la vida de los colaboradores de las empresas más fáciles, a través del desempeño de funciones repetitivas y más burocráticas. 2017 fue un año muy importante para esta área y se prevé que en 2018 la tendencia sea evolucionar aún más.

Almacenamiento y software en Cloud

Ya no es nuevo que el uso de Cloud ha crecido en los últimos años. La mayor seguridad de la información y la capacidad de acceder a los datos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar del mundo son factores que llevaron a las empresas en 2017 a optar por estas soluciones. Este fue el año en que la posición de Cloud quedó vinculada en el mundo empresarial y, actualmente, ya no existe desconfianza ante las soluciones en la nube, sino una necesidad y una demanda crecientes.

Bots

Los bots son sistemas que consiguen simular acciones humanas, desempeñando el papel de asistentes virtuales. El gran objetivo del uso de esta tecnología es hacer la experiencia del usuario más interesante. Los bots se programan para dar información sobre productos y servicios, sin tener que hacer una investigación (buenos ejemplos de esto es la asistente Anna de Ikea y Siri de Apple). En 2017, los bots se han vuelto mejores en la interpretación del lenguaje humano y cada vez más las empresas optan por utilizar estos pequeños robots, sobre todo en las áreas de servicio postventa.

Movilidad

El presente es móvil y no hay dudas sobre eso. En 2017 se demostró que la movilidad tiene que formar parte de la vida de las empresas. Un estudio reciente de IBM revela que pasamos el 90% de nuestro tiempo cerca de nuestro teléfono móvil. A lo largo de este año, las empresas de tecnología han ganado la conciencia de que, si pretenden vencer en el mundo competitivo de hoy en día, deben adaptarse a los dispositivos móviles. Tener un sitio mobile friendly y softwares que funcionen en teléfonos móviles y tabletas es obligatorio para estar siempre un paso por delante de la competencia.

Internet de las Cosas

Este año, el número de dispositivos que envían información ha crecido drásticamente. Se estima que para el año 2020 existan entre 20 y 30 mil millones de dispositivos conectados. El gran objetivo de Internet de las cosas (IoT) es hacer que los objetos sean más eficientes. Por ejemplo, en una línea de producción, a través de este sistema, es posible detectar eventuales problemas en máquinas antes de causar daños a toda la producción.

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La importancia de la información: consejos para nunca perder sus datos

La información empresarial es uno de los activos más importantes en las empresas actualmente. Los datos de negocios se componen de información sobre proveedores, clientes, competencia, estrategias, entre otros documentos que deben mantenerse confidenciales. Si estos datos no se almacenan adecuadamente, pueden perderse o ser expuestos al exterior, comprometiendo la seguridad y la confidencialidad. Este tipo de situaciones es bastante perjudicial para la imagen de la empresa, por lo que es necesario seguir reglas y estrategias que permitan mantener los datos seguros y privados. ¡Conozca 5 consejos importantes para nunca perder los datos de su empresa!

Haga una copia de seguridad con frecuencia

Hoy en día toda la información (o prácticamente toda) se encuentra digitalizada por lo que es vital reforzar la seguridad de los datos. Es necesario mantener copias de seguridad al menos en dos lugares diferentes y se aconseja que uno de esos sitios sea en Cloud porque es muy improbable perder los datos que se encuentren alojados en la web en este tipo de servicios. Establezca una rutina de copia de seguridad para no correr el riesgo de no recuperar los documentos más recientes. Los servicios de Cloud permiten definir la frecuencia de copia de seguridad que desee.

Automatice todo lo que pueda

Si tiene procesos bien definidos y reglas bien establecidas, será más fácil optimizar el trabajo y dejar una parte de él para las máquinas. Los trabajos repetitivos son aburridos para el colaborador y liberarlo de procesos rutinarios es una forma de dejarlo libre para desempeñar otras funciones. Además, los procesos automatizados son más rápidos que los manuales. Automatice las frecuencias de copia de seguridad y recuperación de archivos.

Cree una política de seguridad

Una encuesta llevada a cabo por el Instituto Ponemon afirma que el 73% de los usuarios de tecnologías de la información garantiza que la exposición de datos de la empresa ocurre por errores internos, negligente o intencionalmente por colaboradores. Para evitar esto es fundamental que se cree una política de seguridad que contiene retención de correo electrónico (un buen ejemplo es Office 365), es decir, puede definir que todos los correos que contengan la palabra «login» pasen por un Moderador antes de ser enviados. Otro punto importante es definir qué documentos son públicos, secretos y confidenciales. Es importante también que esta política contemple sanciones para quien no la cumpla. De este modo, los empleados de la empresa se sentirán más motivados para no cometer errores de seguridad.

Utilice cifrado en los archivos

Los archivos que contienen información importante y confidencial deben ser objeto de un sistema de encriptación, pues de este modo se garantiza que sólo las personas autorizadas pueden acceder a la información. Existen soluciones gratuitas que permiten colocar esta funcionalidad en los archivos, pero se aconseja realizar una búsqueda exhaustiva sobre las mejores y más seguras, para elegir la herramienta correcta.

Utilice VPN

Una red privada virtual (VPN) es un tipo de conexión privada que utiliza una red pública para acceder a los datos de su empresa. Contiene una encriptación de conexión que impide la interceptación de datos y el rastreo de IP. Esta es la forma más segura de acceder a los datos de la empresa a través de redes públicas, como las de los hoteles y aeropuertos.

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Tecnologia e Gestão

5 Ventajas de la transformación digital para las empresas

Aprenda cómo la transformación digital puede ayudar a su empresa

La transformación digital está revolucionando el mundo de los negocios y va mucho más allá de la simple eliminación del papel en las empresas. Este es un proceso potenciado por la tecnología y que debe estar encuadrado en la estrategia de la empresa. La transformación digital es un proceso complejo y demorado, pero las ventajas que trae para las empresas son inmensas. ¡En este artículo, vamos a explorar las 5 principales ventajas de la transformación digital para las empresas!

Aumento de la eficiencia y la productividad

Insertar datos manualmente, la falta de comunicación entre departamentos y la demora en los procesos limita la producción final. Estos aspectos son condicionantes de una eficiencia al 100% y pueden ser eliminados con el uso de las tecnologías adecuadas. Sustituir procesos manuales por flujos de trabajo automatizados garantiza un total control sobre las actividades empresariales. Adoptar herramientas como Multipeers que permiten analizar los datos del negocio en tiempo real eliminará retrasos en los informes y al final la productividad será mayor.

Mayor competitividad

La transformación digital hace que los procesos más fluidos y gestionar todos los departamentos de la empresa se convierta en una tarea más fácil e intuitiva. La definición, implementación y mejora de los procesos de negocio para un enfoque más práctico y facilitador es el objetivo de la adopción de nuevas tecnologías en los negocios. Con una estructura más organizada y fluida, la empresa ganará una posición competitiva frente a sus competidores directos.

Mejor índice de satisfacción de los clientes

La tecnología permite que los clientes estén más cerca de las marcas y que se establezca una relación más fuerte de lealtad. Con el uso de las redes sociales, hoy en día es posible marcar presencia en la vida cotidiana de los potenciales clientes a través de posts en las redes sociales y ofertas especiales. Las empresas también están adoptando el envío de ofertas especiales por SMS y e-mail, lo que hace que el cliente se sienta especial. Por otro lado, el comercio electrónico también hace el cliente más satisfecho. En cualquier momento y en cualquier lugar, podemos adquirir productos fácilmente, por lo que la adopción de tiendas en línea es una estrategia esencial para quien quiere vencer en el mundo competitivo y digital de hoy en día.

Oportunidad para innovar

Cuando las empresas implementan la transformación digital en sus negocios, son capaces de incluir mejoras en sus procesos, promoviendo así la innovación. Tienen también un mayor margen para innovar sus productos y servicios, ya que la inclusión de nuevas tecnologías permite incluir mejoras significativas en su oferta.

Reducción de costos

La principal preocupación de los gestores es siempre encontrar formas de reducir los costos de las empresas. La transformación digital, en particular lo que se refiere a la utilización de servicios en la nube, permite a las empresas reducir significativamente sus costes operativos. El uso de esta tecnología permite reducir o incluso eliminar la infraestructura de TI local, disminuir el volumen de impresiones y realizar reuniones a través de Skype, eliminando los gastos de viajes largos.

La tecnología ha llegado para quedarse y si se sabemos utilizarla bien, podremos sacar el máximo partido de sus beneficios. ¡Una empresa que no se adapte al mundo digital en que vivimos verá su éxito bastante comprometido!

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Soluções de Gestão

El uso de la nube para tener una gestión más eficiente

Aprenda a sacar el máximo provecho de Cloud

Cloud Computing es un modelo que permite un acceso completo a través de la red, a un conjunto de recursos compartidos de computación (redes, centros de datos, almacenamiento, servicios, aplicaciones, etc.), que pueden estar disponibles con rapidez, con un mínimo esfuerzo y sin la interacción con el proveedor. En este artículo, presentamos 5 consejos para ayudarle a usar de la mejor forma la nube.

Trabajando de una manera social

Un número creciente de empresas que ya tiene una visión avanzada están llevando la colaboración a otro nivel mediante el uso de Microsoft OneNote como documento central y compartid donde se puede compartir toda la información del proyecto. OneNote sincroniza cada 5 segundos y guarda automáticamente las nuevas actualizaciones. El Yammer conecta a los empleados de forma remota y aumenta su cooperación y por consiguiente la eficiencia de los equipos.

Futuro móvil

La tecnología móvil se multiplica 5 veces más rápido que la población mundial. Gracias a la nube, es posible ver y editar todos los documentos de Office 2016 a través de cualquier dispositivo móvil. Esto hace con que la eficiencia del negocio sea cada vez mayor, puesto que ya no es necesario esperar que se llegue a la oficina para hacer cambios en documentos importantes.

Sincronizar el negocio

Es difícil encontrar un negocio en estos días que tenga un horario fijo de 9h a 17h. Actualmente, las empresas son más flexibles en las horas y debido a la utilización de la nube y de la tecnología móvil se puede trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. El almacenamiento en la nube sincroniza la información entre los diferentes dispositivos, por lo que todo el mundo es capaz de trabajar en la última versión de un documento, independientemente del dispositivo que están utilizando y dónde están. La nube asegura un alto nivel de seguridad y privacidad.

Simplificación de las reuniones

Las reuniones son una parte importante de cualquier negocio, proporcionando una valiosa oportunidad para discutir, colaborar y desarrollar estrategias. Sin embargo, hay muchas reuniones que no son productivas. Las nuevas herramientas de comunicación y colaboración como Skype for Business hacen más fácil celebrar reuniones que sean más eficientes y productivas y que no requiere que se espere que todas las personas estén en el mismo hogar.

Documentos compartidos por todos los elementos

Los mercados actuales se mueven rápidamente y con frecuencia, para mantener el ritmo, los empleados de una empresa tienen que trabajar simultáneamente en los mismos documentos, como los informes de ventas, planes de marketing, entre otros. La colaboración de las funciones de productividad como Office 2016 y Office Online, hace posible que un equipo edite documentos al mismo tiempo. Estas características son compatibles con la nube y por lo tanto se guardan automáticamente, y siempre hay oportunidad de ver el historial de cambios realizados.

El presente ya es móvil y se espera que esta sea una tendencia en constante crecimiento. Trabajar en la nube no sólo proporciona una mejor colaboración entre todos los elementos de un equipo como ayuda a reducir los costes y aumenta la productividad.