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Dicas de Gestão

5 Herramientas que facilitan la comunicación entre departamentos

La mayoría de las empresas se preocupan en comunicarse eficazmente al exterior, pero a menudo se olvidan de comunicarse internamente. La comunicación interna es la base de toda la acción de la empresa, pues si los diversos departamentos no se comunican entre sí, es imposible pasar una imagen de cohesión al público y resulta muy complicado alcanzar los objetivos. En el día a día empresarial tan agitado, no siempre es fácil conseguir comunicarnos con todos los colegas, pero existen herramientas que facilitan esa tarea. ¡Hoy presentamos 5 herramientas que facilitan la comunicación entre departamentos!

Google Drive y/o Dropbox

Trabajar con estas plataformas mejora mucho la comunicación y la interacción entre los equipos, en la medida en que los documentos se trabajan en la nube y se guardan automáticamente, siendo mucho más fácil el compartir entre todos los miembros del equipo. El uso de estas herramientas también garantiza que los documentos no se pierden en pen drive y discos externos, estando siempre salvaguardados en la nube.

Whatsapp

Whatsapp es una herramienta muy importante para los equipos de trabajo, ya que nos permite crear grupos, intercambiar opiniones y compartir documentos. Como es una herramienta para ser utilizada en el teléfono, es posible estar al corriente de todo lo que pasa, aunque esté físicamente ausente de la oficina.

Slack

El Slack es muy utilizado por las empresas de tecnología. En esta aplicación es posible conversar individualmente, crear grupos, equipos y compartir archivos. También permite la integración con otras herramientas, como Dropbox, Google Analytics o Twitter. También permite crear cuestionarios dentro de la aplicación, facilitando el intercambio de ideas y el reparto de opiniones por todos los miembros de la empresa.

Bananatag

Esta herramienta es esencial para quien envía muchos correos electrónicos al día para los equipos. Bananatag es un complemento para la caja de correo electrónico, que indica si los mensajes se entregaron, qué mensajes de correo electrónico se abrieron y quién hizo clic en los vínculos y adjuntos enviados. Esta herramienta se puede integrar en Outlook, Gmail y los servicios de correo electrónico más utilizados.

Trello

Esta es una aplicación de gestión y seguimiento de tareas. Se divide en cuadros donde se pueden definir tareas por equipos. También es posible crear listas de tareas y asignarlas a cada colaborador. A lo largo de la ejecución de las tareas, el estado de cada ítem es actualizado, siendo muy fácil percibir en qué punto de la ejecución cada tarea se encuentra.

Extra:

Multipeers es un sistema de monitorización del negocio que permite analizar al minuto lo que pasa en la empresa. Es un sistema BAM que nos da información sobre el estado de cada departamento, pues condensa la información de las diversas fuentes de datos en una sola plataforma. De este modo, es más fácil para los gestores saber lo que pasa en cada departamento, mejorando la comunicación entre todos y permitiendo que se apliquen mejoras y correcciones.

Dicas de Gestão

5 razones para su empresa invertir en sistemas integrados de gestión

Los sistemas integrados de gestión están siendo cada vez más utilizados en las organizaciones, pues permiten una gestión global de la empresa a través de la integración de diferentes departamentos y fuentes de información. Estos sistemas consisten en un conjunto de partes interconectadas para producir resultados, transformando una estrategia en operaciones. Estos sistemas buscan la mejora continua de todos los procesos de la organización, con el objetivo de maximizar el desempeño. ¡En este artículo, le presentamos 5 motivos para que su empresa invierte en sistemas integrados de gestión!

Integración de toda la información

¿Tiene alguna idea de cuántos sistemas, archivos de Excel y software utiliza actualmente para controlar su negocio? La mayoría de las empresas no utilizan un sistema integrado de gestión independientes entre sí, de tratar la información. Esta forma de trabajo perjudica la gestión y la toma de decisiones, ya que no existe un conocimiento global del estado de la empresa y si el gestor desea saber todo lo que pasa, tendrá que consultar un gran número de fuentes de información, consume mucho tiempo. El uso de este tipo de sistemas va a integrar todas las áreas de la empresa y disminuir los errores administrativos. También dotar a los gestores y tomadores de decisión de una visión de 360 ​​grados.

Reducción de costes y aumento de los beneficios

¡Esta es la ventaja que más agrada a todos los gestores! La eficiencia operativa aumenta después de la implementación de un sistema integrado de gestión, por lo que la empresa tendrá más oportunidades de enfocarse en la relación con los clientes y de desarrollar innovaciones para destacarse de la competencia. La productividad de los empleados aumenta y la calidad de los servicios prestados también, por lo que el beneficio será mayor a corto plazo. También existe una menor probabilidad de equivocarse, por lo que los costos a largo plazo serán menores.

Mejor gestión de los recursos humanos

Posiblemente, muchos de los empleados de su empresa desempeñan tareas diariamente que se pueden automatizar. Muchos empleados desempeñan en su día a día tareas administrativas que no agregan valor a la empresa. Al desempeñar este tipo de tareas, es común que los colaboradores se sienten desmotivados. Los sistemas integrados de gestión permiten a las personas desempeñar tareas más estratégicas y relevantes, lo que valora su trabajo y mejora su rendimiento.

Mayor seguimiento financiero

Ya no es posible acompañar manualmente las finanzas de su empresa y seguramente tendrá varios archivos de Excel y documentos digitales que facilitan esa tarea. Sin embargo, en un sistema integrado, es posible acompañar los costos y ganancias de la empresa y no es necesario insertar manualmente datos financieros pues el sistema tiene acceso a todas las fuentes de datos de la empresa, lo que elimina la necesidad de intervención humana.

Mejora de todos los procesos

Una empresa que utiliza un sistema integrado de gestión puede estandarizar los procesos, eliminar los procesos manuales y disminuir el tiempo de ejecución de las tareas. Al final, la ventaja será global y la empresa conseguirá mejores resultados.

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Notícias

Black Friday: consejos para comprar en línea de forma segura

¡El Black Friday está ahí a la puerta y la información sobre descuentos espectaculares y compras imperdibles llega de todos los lados! Es fundamental garantizar la seguridad de sus transacciones en línea en este día tan agitado, ya que la probabilidad de que ocurran ataques informáticos es mucho más alta en días especiales. ¡En el artículo de hoy, le dejamos los consejos más importantes para comprar en línea de forma segura en este Viernes Negro!

Hacer búsquedas en modo anónimo

Las empresas a menudo instalan cookies en su ordenador y saben que ya ha investigado un determinado producto y envían notificaciones para estimular al máximo la compra. En un día en que las encuestas son más altas, es aconsejable buscar productos en modo anónimo, ya que de lo contrario correrá el riesgo de recibir decenas de notificaciones de publicidad en los días siguientes. Para navegar en modo anónimo en Google Chrome, por ejemplo, basta abrir el navegador y hacer clic en Ctrl + Shit + N.

Tenga un buen antivirus

Esta es una sugerencia para aplicar en el día a día, pero en esta fase es imprescindible asegurarse de que su antivirus está activo y funciona correctamente para evitar que los usuarios malintencionados tengan acceso a su información confidencial.

No utilice redes públicas

Nunca debe hacer una compra en línea conectado a una red pública. Estas situaciones facilitan bastante el trabajo de quien quiere robar datos confidenciales y utilizarlos para fines negativos. Aunque vea un producto con un descuento espectacular en un ordenador público, es más seguro esperar y hacer la compra a través de su ordenador personal o incluso a través de su Smartphone.

Compruebe la seguridad del website

Privilegie los swebsites que cumplen el certificado SSL (por defecto aparece «http» antes de la dirección del sitio web y el símbolo del candado está activo). Este código permite la encriptación de contenido y por norma se utiliza en sitios web que necesitan garantizar la seguridad en la transferencia de datos, como, por ejemplo, tiendas en línea e instituciones bancarias. Un sitio web con certificado SSL permite la transferencia de datos entre el servidor y el terminal del visitante de forma encriptada, garantizando la confidencialidad de los datos.

No abra mensajes de correo electrónico sospechosos

Si recibe un e-mail que promete descuentos muy altos y con precios por debajo de la media del mercado, evite abrir los enlaces enviados y no proporcione nunca datos personales. Muchos hackers usan esta técnica para atraer a los usuarios y así acceder a sus datos personales. Si el e-mail tiene el nombre de alguna marca, es más seguro ir al sitio de la marca a través del navegador y comprobar si la información del correo electrónico es verdadera.

Mucho cuidado con las ofertas vía SMS

Los mensajes en el teléfono móvil y el Whatsapp pueden contener vínculos con virus y enviar el usuario a páginas falsas. En los últimos tiempos, ha habido una diseminación de mensajes vía Whatsapp con descuentos falsos que causan serios problemas a los usuarios. ¡Si recibe algo de este tipo, borre el mensaje sin hacer clic en nada!

El Black Friday es una oportunidad para conseguir comprar lo que desea a precios más asequibles, pero no se debe eludir con los descuentos y descuidar la seguridad en línea. ¡Garantice que protege su información en todos sus dispositivos!

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Los 5 peores errores en la planificación estratégica anual de su empresa

El final del año es siempre una época muy importante para las empresas pues además de hacer un balance de las acciones y resultados del año que termina, es también la altura de planear todas las acciones del año siguiente y de definir la estrategia que guiará el rumbo de la empresa en los 12 meses que se acercan. Esta no es una tarea fácil y exige dedicación y empeño por parte de los gestores y tomadores de decisión. A veces, los errores cometidos en la planificación estratégica de la empresa son los responsables de los resultados menos positivos del año siguiente. ¡En este artículo, presentamos los 5 peores errores en la planificación estratégica anual de la empresa para que pueda evitarlos!

Falta de reflexión sobre el año que termina

Muchas empresas cometen el error de apenas presentar valores en los informes anuales, sin hacer una interpretación de los datos que tienen por delante. Más que decir que el objetivo X no fue cumplido, es necesario hacer un análisis profundo hasta encontrar la razón por la cual no se logró alcanzar el objetivo. El pasado de las empresas es un profesor muy importante para su futuro, pues nos enseña a no cometer el mismo error dos veces.

Falta de supervisión continua

Las decisiones en las empresas, en la gran mayoría de los casos, se toma sobre la base de informes con algunos días, lo que hace que la acción de la empresa sea reactiva y no proactiva. Cada vez más es necesario monitorear el negocio en tiempo real, pues sólo de esa forma es que es posible tomar medidas correctivas inmediatas. Las empresas deben analizar su planificación de forma continua y no sólo en determinados períodos. Los softwares como Multipeers, que permiten analizar toda la acción de la empresa en tiempo real, son una realidad cada vez más presente en las empresas de todo el mundo.

Falta de comunicación

La falta de comunicación es uno de los principales errores cometidos en las empresas. Los gestores a menudo se olvidan de comunicar claramente sus intenciones a todos los miembros de la empresa, lo que hace que muchos colaboradores no sepan cuáles son los objetivos anuales, llevándolos a trabajar sin foco. Comunicar siempre la planificación anual de una forma clara y objetiva es una regla para todas las empresas que desean ser exitosas.

Prioridades erróneas

Las empresas tienen como objetivo final alcanzar el mayor beneficio posible, pero es necesario cumplir una serie de etapas para lograr alcanzar los niveles máximos de ganancia y rendimiento. Uno de los principales errores cometidos en el planeamiento es la incorrecta definición de prioridades. Muchos gestores enumeran como prioridad principal objetivos que nunca serán cumplidos si antes no perseguimos otras metas.

Falta de información

La falta de información en las empresas es un problema muy serio. Los gestores para tomar una decisión consciente necesitan consultar una gran cantidad de fuentes de información, lo que hace que este proceso sea largo. El uso de herramientas de monitorización del negocio como Multipeers permite que el administrador tenga en el desktop y en su dispositivo móvil toda la información en tiempo real sobre la empresa, estando mucho más informado a la hora de decidir.

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Los 5 mayores beneficios del uso del análisis de datos para sus ventas

Más que tener un producto de calidad y un equipo competente de ventas, es esencial reunir información sobre su negocio y el mercado y analizarlos. Esta medida ofrece una serie de ventajas y para descubrir cuáles son los 5 mayores beneficios del uso del análisis de datos para sus ventas, usted va a ver en este artículo los siguientes tópicos:

  • Conocimiento del mercado;
  • Marketing más eficiente;
  • Mayor conversión de ventas;
  • Toma de decisiones;
  • Movilidad del análisis de datos.

Conocimiento del mercado

Hay muchas ventajas del uso del análisis de datos para sus ventas, siendo que uno de los principales es ayudar en el conocimiento del mercado. Después de todo, si usted no entiende el segmento en el que actúa son grandes las probabilidades de cometer errores. Por otro lado, al tener conciencia de su funcionamiento es posible siempre estar al frente de la competencia. De este modo, consigue ofrecer a su target soluciones en productos y servicios que atienden sus necesidades, ya que esta es una de las estrategias más asertivas para atraer a los consumidores potenciales para su empresa. Con el conocimiento del mercado puede, por lo tanto, dictar tendencias y acompañar las innovaciones y beneficiarse de ellas.

Marketing más eficiente

Así como el análisis de datos permite entender su rama de actuación para poder acompañarlo y mantenerse siempre en destaque en medio de la competencia, el estudio de las informaciones también posibilita que su negocio invierta en acciones de marketing más eficientes. Esta es otra forma de conquistar a su público objetivo y vender más. Con el análisis de datos, logra aún reducir las inversiones con marketing, ya que es posible enfocar en las acciones que ofrecen los mejores resultados, sin gastar con aquello que no da el retorno esperado. En tiempos de gran variedad de acciones de marketing que se pueden hacer, nada mejor que identificar las más ventajosas para su negocio.

Mayor conversión de ventas

Cuando se conoce el mercado y se realizan las campañas de marketing más eficientes, una consecuencia natural es la mayor conversión de ventas. Al final, vender más es el objetivo de todas las empresas, ya que eso significa más ganancia y posibilidad de ampliar su negocio y hacerlo más moderno. Analizar los datos también ayuda al equipo a identificar quién son los consumidores de su producto y así ajustar campañas publicitarias e incluso el producto o servicio en sí para atenderlos de manera más adecuada. Además, permite entender el comportamiento de compra de los consumidores y, por lo tanto, presentar su mercancía en el momento adecuado.

Toma de decisiones

Aunque el análisis de datos para su control de ventas es esencial, esta tarea puede costar mucho tiempo de su equipo cuando se realiza sin el uso de las herramientas adecuadas. Hoy en día, incluso las pequeñas empresas trabajan con un gran flujo de información y analizar todos los datos de su negocio puede ser bastante caro. Con eso, su equipo tomará mucho más tiempo para obtener las respuestas que busca y cuando eso suceda ya puede ser demasiado tarde. Para ello, existen herramientas que ayudan en el análisis de datos, mostrando la información relevante en tiempo real y de modo claro, a través de gráficos y otros recursos. Además de agilidad, estos recursos promueven el intercambio de datos, haciendo el trabajo más organizado. Todo esto es de extrema importancia para la toma de decisiones, pues sin informaciones actualizadas y completas se corre el riesgo de no hacer las mejores elecciones para su negocio.

Movilidad del análisis de datos

Las herramientas adecuadas para analizar los datos deben proporcionar acceso remoto. Esta ventaja es útil en diferentes momentos, ya que usted y su equipo no siempre están en la empresa. Además, la toma de decisiones a menudo se da durante las ventas externas y en reuniones fuera de la empresa. Pero con un sistema que ofrezca movilidad del análisis de datos, pudiéndose hacer cualquier lugar y en cualquier momento, es posible tomar las decisiones correctas siempre que sea preciso. Para desempeñar esta tarea y demás actividades de gestión empresarial, el ERP para las pequeñas y medianas empresas GestãoClick es un recurso completo.

Este sistema informatiza todos los datos de su negocio, conecta los sectores y automatiza los procesos. Así, además de dinamismo, es posible contar con la más completa seguridad de los datos de su empresa. Para el margen, estos softwares le permiten gestionar desde el registro de clientes hasta completo del programa de control financiero de su empresa.

Artículo por: GestãoClick

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Aprenda cómo elegir el mejor sistema de gestión para su empresa

Un software de gestión es una importante herramienta de trabajo y es un gran aliado de la productividad y la competitividad de cualquier organización. Elegir el mejor software no es una tarea fácil, ya que no basta elegir el más popular del mercado. Es esencial que el software sea el más indicado para su negocio y no siempre es fácil percibir cuál será la mejor opción. En el artículo de hoy, le dejamos algunos consejos importantes para elegir el mejor sistema de gestión para su empresa.

Evaluación inicial

Antes de partir al mercado, es aconsejable que haga el trabajo de casa. Determine las necesidades de la empresa a nivel de software y tenga en cuenta la opinión de diversos colaboradores, sobre todo de aquellos que van a manejar el software diariamente. Sólo después de tener conciencia de lo que realmente necesita, es que va a estar preparado para elegir la mejor solución.

Privilegie la fácil implementación

Un software que es muy complicado de implementar y cuya instalación tarda mucho tiempo, a la salida no será un software intuitivo y fácil de usar. Su gran objetivo es encontrar un software que facilite su trabajo diario, por lo que huya de los softwares muy complejos, pues éstos exigen mucho tiempo de formación para los colaboradores y eso perjudica el rendimiento colectivo.

Tenga cuidado con la seguridad

Un software de gestión sabrá todo acerca de su negocio. La información confidencial se colocará allí, por lo que es obligatorio elegir un software que garantice la protección y seguridad de su información. Si opta por un software a Service (SaaS), debe comprobar con atención la política de copia de seguridad del proveedor y si elige un producto instalado en un servidor local, deberá tener un equipo que supervise con frecuencia la seguridad de la información.

Integración

Es fundamental que escoja un software que pueda ser integrado con diversas aplicaciones pues de esta forma conseguirá una visión global e integrada de todo lo que pasa en el negocio. El software es transversal a toda la empresa, por lo que es fundamental que pueda englobar todas las áreas de la actividad.

Valorar una versión móvil

El mundo es cada vez más móvil y en las empresas esa realidad no es diferente. En cualquier lugar, es posible consultar e-mails e incluso participar en reuniones con personas que están en el otro lado del mundo. Antes de adquirir el software, compruebe que hay una buena versión móvil.

Es esencial tener un buen software para garantizar que su negocio tendrá éxito. ¡Es aconsejable conectar su software a un sistema de monitorización del negocio como Multipeers, pues de esta forma será capaz de analizar el negocio en tiempo real y recibir alertas específicas siempre que alguna situación requiera su atención e intervención!

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Aprenda cómo manejar los cambios en el comportamiento del consumidor en los últimos años

Comportamiento del consumidor: principales cambios y trucos para lidiar con ella

El consumidor ha cambiado mucho en los últimos tiempos y la tecnología es la principal «culpable» de ese cambio. El acceso diario y prácticamente constante a Internet ha transformado la forma en que compramos y cómo nos relacionamos con las marcas. Cada vez más el consumidor actual busca resolver sus problemas con rapidez y eficacia, lo que obliga a las empresas a estar siempre al día de las nuevas necesidades del mercado, de modo que actúen proactivamente. Actualmente todos somos más exigentes, más informados y menos pacientes. ¡En este artículo le daremos algunos consejos para manejar los cambios en el comportamiento del consumidor en los últimos años!

Comunicación multicanal

El consumidor actual ya no se contenta con una única forma de comunicarse con la empresa. Debido a la multiplicidad de plataformas de conversación, los clientes esperan tener a su disposición varias alternativas para ponerse en contacto con la empresa. Como buscan una respuesta inmediata, hoy en día prefieren chatbots, Whatsapp o cualquier otra plataforma de conversación instantánea.

Crear empatía

El consumidor actual tiene gusto de ser oído y necesita sentir que sus dudas y quejas se oyeron. Escuche atentamente todo lo que tiene para decirle y luego repita lo que él dijo, para pasar el mensaje claro de que entendió bien su problema. Haga preguntas claras y objetivas sobre lo que siente y le muestre que está empeñado en encontrar soluciones. El consumidor actual quiere ser tratado como único y no como un miembro de un gran grupo.

Ofrezca contenido interesante

Actualmente, recibimos decenas de correos electrónicos al día con las más variadas ofertas. La mayor parte de la información que recibimos no es verdaderamente importante y su destino es ir a la carpeta de la basura. Así, muchas empresas gastan mucho tiempo produciendo campañas que no tendrán ningún retorno porque no se preocupan por lo que su target realmente necesita y sólo se enfocan en la divulgación de sus productos y servicios. La tendencia es crear contenido valioso y realmente importante para el consumidor. Los artículos sobre su área de especialidad, un embudo de noticias o un e-book son buenas formas de crear un vínculo más fuerte con sus consumidores. Tenga en cuenta que hablar sólo de usted y de su marca pasará una imagen demasiado egocéntrica y los nuevos consumidores no toleran este tipo de marcas.

Definir políticas claramente

Es esencial saber cómo se debe proceder si existe una reclamación. Si tiene una tienda de ropa, debe publicar de forma clara cómo funciona la política de cambios. Si tiene una empresa que presta servicios de telecomunicaciones, debe ser claro a la hora de explicar cómo se pone en contacto con el servicio técnico. Informar al cliente de todo es el primer paso para evitar problemas en el futuro. En una era en la que las personas comparten experiencias en línea (sobre todo las malas experiencias), es de evitar todas las situaciones en que pueda desentenderse con el cliente.

Nunca haga que el cliente espere

Esta es nuestra última sugerencia y una de las más importantes. El consumidor actual no admite esperar. Él quiere una respuesta instantánea para su problema y sólo con un conocimiento total del mercado y de las necesidades actuales es que las empresas logran dar una respuesta efectiva a las situaciones. Analizar el negocio en tiempo real le ayuda a conocer totalmente el estado actual de una empresa. Es por eso que los softwares como Multipeers ganan una importancia creciente.

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Sepa lo que es la gestión basada en datos y porque debe empezar a utilizarla hoy mismo

Gestión basada en datos: todo lo que necesita saber

Los términos Big Data y Analytics trajeron un nuevo desafío para los gestores: usar los datos para sostener sus decisiones. Si en el pasado las decisiones se tomaban basándose en los sentimientos y en una óptica de previsión, hoy en día necesitan ser tomadas sobre la base de datos verdaderos y actualizados, pues sólo de esta forma las empresas logran prosperar en un mercado tan competitivo como el que tenemos en el momento. ¡En el artículo de hoy vamos a abordar la gestión basada en datos y darse cuenta de por qué su empresa debe empezar a utilizarla hoy mismo!

¿Qué es la gestión basada en datos?

El ritmo acelerado de los negocios actualmente obliga a los gestores a tomar decisiones estratégicas en todo momento y con una gran urgencia. Las decisiones definen el éxito o el fracaso de las empresas y por eso una gestión basada en datos es esencial para reducir riesgos en el proceso de toma de decisiones y contribuir a que los resultados sean los mejores para el negocio.

Una gestión basada en datos es aquella que se orienta por la gran cantidad de información que circula por la organización todos los días. Los datos surgen de fuentes internas y externas, como perfiles de clientes, análisis de mercado, análisis de la competencia, estado de la Bolsa de Valores, presupuestos, entre muchas otras informaciones. La gestión basada en datos concretos es un paso importantísimo para decidir correctamente y para el éxito del negocio.

¿Por qué debo gestionar sobre la base de los datos?

En primer lugar, la gestión basada en datos concretos es esencial para tomar decisiones acertadas. Una gestión basada en datos debe recurrir a soluciones de monitorización del negocio, como el Multipeers, pues de este modo tendrá siempre a su disposición la información más actualizada sobre su empresa. Una demora en la toma de decisiones puede significar la pérdida de negocios, sobre todo en el mercado actual en el que todo cambia tan rápidamente. La información es el activo más importante en las empresas actuales y necesita ser gestionado de la mejor manera posible.

Además de ser importante tener los datos actualizados para decidir, gestionar con base en información real le permite definir indicadores de desempeño concretos para evaluar el desempeño de su empresa. Conocer el nivel de rendimiento real de una organización le permite descubrir fallas y puntos de mejora, maximizando la actuación de la empresa al máximo.

La gestión basada en datos también ayuda a las empresas a reducir los costos operativos en la medida en que puede identificarse más fácilmente los sectores de la empresa que más gastos tienen. Sobre la base de la información recopilada, los gestores podrán modificar los procedimientos para reducir los costes.

Por último, la gestión basada en datos en tiempo real le permite identificar cambios y fallas en el mismo momento en que ocurren, siendo posible que el gestor actúe de inmediato, minimizando eventuales fallas que puedan comprometer toda la acción de la empresa.

La información empresarial es una de las preocupaciones de los gestores actuales pues ya existe la conciencia de que saber es poder y sólo con un conocimiento concreto sobre las operaciones de la empresa y del mercado es que se logra vencer la competencia.

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Las principales ventajas de la gestión documental para las empresas

Gestión documental: conozca las principales ventajas para las empresas

La gestión documental es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. Hoy en día, cada vez hay más datos en las empresas, lo que dificulta el acceso rápido a la información, potencia la pérdida de documentos y complica la toma de decisiones. La implementación de un sistema de gestión documental permite que las empresas puedan gestionar su información no estructurada. ¡En este artículo vamos a abordar las principales ventajas de la gestión documental para las empresas!

Desmaterialización

Un sistema de gestión documental permite que los documentos en papel sean digitalizados, dando origen a documentos electrónicos que se clasifican y se hallan disponibles según determinados criterios. De esta forma, será mucho más fácil consultar facturas y contratos, por ejemplo.

Control de los flujos de información

Con un sistema de gestión documental se hace más fácil garantizar la seguridad de la información pues existe conocimiento sobre el lugar donde se encuentra. Con estos sistemas, también se logra definir procesos y garantizar que éstos se cumplen a partir del momento en que un nuevo documento llega a la organización hasta su tratamiento y catalogación.

Reducción de costes y aumento de la productividad

Esta es la ventaja que más agrada a los gestores. Como existe mayor rapidez en la disponibilidad, acceso y tratamiento de los documentos, los colaboradores se quedan libres para desempeñar otras tareas que traen productividad a la empresa. La reducción de costos es una consecuencia de este aumento de productividad. Otro factor que contribuye al ahorro es la menor necesidad de espacio de almacenamiento, lo que constituye un gasto pesado en la mayoría de las empresas.

Búsqueda avanzada

Los sistemas de gestión documental proporcionan un motor de búsqueda capaz de realizar búsquedas de documentos por su contenido o características, localizando de inmediato el mismo, en cualquier momento y en cualquier lugar. Los documentos también se pueden conectar a sistemas de monitorización del negocio como Multipeers, convirtiéndose en fuentes de datos importantes para la toma de decisiones.

Reducción del número de documentos

La utilización de software especializado en automatización de procesos es esencial para las organizaciones y permite reducir el número de documentos. Las ventajas son inmensas, empezando por la facilidad en encontrar la información hasta la disminución (o incluso la eliminación) del uso de papel en las empresas.

Menor riesgo de pérdida de información

Los documentos en papel son más difíciles de catalogar y más susceptibles de perderse. Con el gran volumen de información que llega a las empresas diariamente, se vuelve humanamente imposible gestionar todos los datos disponibles. Con el uso de un sistema de gestión documental es más fácil guardar la información y garantizar que no se pierde ningún dato importante.

La situación económica actual hace que las empresas tengan como objetivos principales aumentar la productividad y reducir los costos. La tecnología, cuando es bien utilizada, es un importante aliado de la gestión de empresas y contribuye a gran escala a mejores niveles de rendimiento.

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Conozca la importancia de la comunicación interna para el cumplimiento de los objetivos

La comunicación interna está compuesta por las interacciones, intercambios de información y relaciones dentro de una empresa. La comunicación interna es a menudo desvalorizada pues los gestores no siempre tienen la conciencia de que los colaboradores de una empresa son el primer público de una organización y que deben estar informados sobre el estado actual de los negocios para que puedan actuar de modo a cumplir los objetivos necesarios. ¡En el artículo de hoy vamos a hablar de la importancia de la comunicación interna para el cumplimiento de los objetivos!

Eliminado las barreras semánticas

En una empresa casi todos hablamos el mismo idioma, pero no siempre comprendemos el lenguaje utilizado. Una organización está compuesta por personas de diferentes formaciones y si usamos un lenguaje muy técnico corremos el riesgo de no poder pasar el mensaje deseado. La comunicación interna ayuda a que exista esta conciencia y a que los mensajes sean siempre pasados ​​en un lenguaje simple y objetivo. Sólo así es que los colaboradores van a comprender en qué estado la empresa se encuentra y lo qué tendrán que hacer para ayudar a cumplir los objetivos.

Aumento de la competitividad de los equipos

La competitividad en la dosis correcta es bastante positiva para aumentar la entrega de los colaboradores en el desempeño de sus funciones. Conocer los objetivos de todos y de la empresa de modo global permite que los empleados queden estimulados para alcanzar sus objetivos.

Mejor ambiente de trabajo

La comunicación interna transforma el clima organizacional, perfeccionando las relaciones interpersonales e impactando de un modo muy positivo en la productividad de la empresa, haciendo todo el negocio más rentable. Cuando existe una buena comunicación, las personas se comunican más fácilmente unas con otras, intercambiando ideas y encontrando soluciones más rápidamente.

Intercambio de conocimiento

Cuando existe una política de comunicación interna eficaz es más fácil formar colaboradores, pues intercambian información entre ellos y comparten conocimiento. En una empresa en que se estimule la buena comunicación, los colaboradores no van a tener miedo de decir «no sé» y van a conseguir aprender con profesionales más experimentados.

Mejores resultados financieros

Además de todas las ventajas que una comunicación interna eficaz trae para la empresa, los resultados financieros de la organización también sufren cambios muy positivos. Un estudio llevado a cabo por Tower Watson reveló que las empresas que tienen una comunicación eficaz tuvieron una valoración del 47% en la bolsa de valores en un período de 5 años, siendo este resultado mucho más positivo que en las empresas que no invierten en comunicación interna.