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Dicas de Gestão

5 Motivos para não gerir os seus dados no Excel

Muitas empresas usam ainda o Excel para fazer a gestão dos seus dados de vendas, marketing, entre outras áreas. Contudo, apesar de ser bastante fácil trabalhar com o Microsoft Excel, este programa tem demasiadas limitações e acaba por ser insuficiente para gerir toda a informação de uma empresa. À medida que as empresas vão crescendo, os gestores sentem a necessidade de utilizar ferramentas mais sofisticadas para gerir a informação empresarial. Mas, apesar dessa necessidade crescente, muitos gestores insistem em utilizar o Excel como ferramenta principal de trabalho e isso acontece devido à facilidade de uso e à resistência à mudança. No artigo de hoje, apresentamos-lhe 5 motivos para não gerir os seus dados no Excel!

O Excel não é seguro

O Excel é um programa gerido de forma manual, que funciona baseado em fórmulas que nem todos os colaboradores de uma empresa compreendem. Assim, gerir os dados de uma organização através do Excel pode ser bastante confuso, pois basta um colaborador alterar uma fórmula para que todos os dados fiquem adulterados. Além disso, o Excel tem uma grande lacuna a nível de segurança pois não permite criar hierarquias a nível da edição do documento, o que compromete em grande medida a segurança dos dados.

Grande consumo de tempo

Inserir os dados no Excel consome muito tempo e ocupa um recurso humano que poderia estar a dedicar-se a outra tarefa. Existem estudos que revelam que os gestores gastam cerca de 50% a 80% do seu tempo de trabalho a recolher dados e a inseri-los em programas como o Excel. O ideal é utilizar uma ferramenta como o Multipeers que junta numa só plataforma todas as informações oriundas das mais diversas fontes de dados da empresa. E tudo em tempo real e de forma automática.

Grande probabilidade de erro

Os ficheiros de Excel são tratados manualmente e por isso existe uma grande probabilidade de erro humano. No mundo empresarial, é preciso haver uma grande confiança nos dados, pois só assim se conseguem tomar as decisões certas para o negócio. Um dado inserido de forma errada no Excel pode afetar todas as informações inseridas e pode desencadear uma decisão mal tomada que prejudica seriamente a empresa.

Perigo de perda dos dados

Felizmente, já existe a opção de utilizarmos o Excel de modo online através do Office 365. No entanto, a maior parte das pessoas continua a trabalhar em ficheiros guardados no seu computador e isso compromete a segurança dos dados. Em caso de desastre informático ou ataque por parte de hackers, existe uma grande probabilidade do ficheiro se perder para sempre. Caso utilize o Excel, a melhor decisão a tomar é utilizá-lo no Office 365, para que possa gravar as alterações de modo automático e para que o ficheiro fique guardado na Web.

Falta de integração

Para gerir bem uma empresa, é necessário trabalhar com diversos ficheiros de Excel, mas é bastante complexo conseguir que eles “conversem” entre si. Existem fórmulas que permitem que um dado alterado num ficheiro tenha impacto noutros ficheiros, mas isso torna os documentos muito pesados e por vezes não funciona corretamente.

Internet e Marketing

Estarão as empresas prontas para adoptar a tecnologia RPA? (parte 2)

Por Adriano Ribeiro, CEO & partner bwd e Rui Raposo, CCO & partner bwd

Pode ler aqui a primeira parte do artigo.

E que vantagens/benefícios são geradas pela passagem destas tarefas humanas para os robôs?

Desde logo, as pessoas acolhem esta tecnologia porque odeiam as tarefas que os sistemas passam a fazer, aliviando-as da crescente pressão do trabalho.

Outra vantagem imediatamente reconhecida pelos utilizadores destas soluções RPA é o aumento significativo da produtividade da organização, dado que os colaboradores são libertados de tarefas altamente consumidoras de tempo para passarem a realizar tarefas mais estimulantes.

Adicionalmente podemos acrescentar como vantagens das soluções RPA:

  • a elevada escalabilidade das operações sem necessidade de aumento da força de trabalho;
  • a eliminação de atividades relacionadas com recolha de dados manual e erro humano;
  • o acompanhamento da velocidade do negócio, devido aos ganhos de celeridade que a solução permite obter;

Tudo isto sem qualquer utilização de código, permitindo às equipas das várias áreas de negócio a criação autónoma dos robôs para as tarefas que desejarem automatizar, com a obtenção rápida de aumento da eficiência operacional.

A adoção destas soluções de RPA representa um investimento reduzido?

Sim, e sendo um investimento reduzido, embora variável, o seu retorno é sempre inferior a um ano. Então, se uma ferramenta RPA é barata e adicionalmente não exige grandes competências de TI para implementar, a sua implementação acaba por ser um no-brainer.

A implementação de soluções RPA é, de facto, simples permitindo a obtenção de resultados muito rápidos.

Isto é particularmente importante quando, como sabemos, nas nossas organizações muitas vezes, o negócio quer algo relativamente pequeno, mas o departamento de TI tendo peixes maiores para fritar, coloca estas solicitações e matérias em último lugar.

Uma vez tomada consciência desta realidade, a única grande preocupação quanto à implementação desta soluçoes RPA tem a ver com os efeitos disruptivos. Por este motivo, é frequente encontrarmos equipas de TI em negação sobre RPA e o que ele pode fazer.

A solução está na utilização de um parceiro competente na implementação destas soluções que consegue entender todos os impactos que estas abarcam para a estrutura de TI,  em total sintonia com as equipas de TI e garantindo que a solução de RPA desenhada está convenientemente inserida na estratégia global de TI. 

Estas soluções integram facilmente com os sistemas de informação das organizações?

Esta é outra das vantagens na implementação destas soluções – a sua simples e fácil integrabilidade com qualquer arquitetura de sistemas legacy ou não legacy.

É muito interessante que a adoção programas de automação, por serem tecnologias neutras, permite que as organizações mantenham um elevado ritmo de modernização com a internalizaçao dos rápidos avanços que são concretizados nesta area, contrariamente a outros investimentos de TI em que as organizações são obrigadas a repensar a sua abordagem cada vez que adotam uma nova tecnologia.

Para além desta sintonia com a estratégia de TI, a implementação de uma solução de RPA, dentro de uma estratégia de automação, por forma a ter sucesso, deve estar totalmente alinhada com a estratégia de negócios e operações.

Mais do que simplesmente automatizar uma atividade, os avanços na inteligência artificial, robótica em software, machine learning e plataformas tecnológicas inovadoras possibilitam que as empresas redefinam os seus processos, evoluindo consistentemente na modernizaçao da organização.

A automação do local de trabalho fornece por isso uma oportunidade significativa para melhorias no desempenho e na eficiência global das organizações.

Os principais objetivos identificados na adoção das tecnologias como RPA são:

  • Redução de riscos – muitas empresas automatizam os processos de para reduzir os riscos de malware e outras ameaças. Os riscos inerentes às atualizações e migrações também impulsionam as organizações para o software como serviço (SaaS) e a computação em nuvem. Finalmente, o risco de inatividade é outro driver para selecionar a nova geração de RPA, ITO, BPO e XaaS.
  • Aumento da eficiência – As empresas que abraçam a implementação de RPA costumam fazê-lo porque a automação as leva a melhorias significativas de produtividade e aumentao da flexibilidade da organização
  • Maior compliance – Registando todas as ações e identificando e removendo lacunas de dados entre várias fontes, o RPA auxilia na execução de revisões e no reconhecimento de problemas de conformidade.
  • Maior qualidade na informação disponível.

 

A metodologia aplicada na implementaçao é também fundamental. Se corretamente implementada, a automação pode fornecer enormes melhorias em todas essas áreas. Mas o saldo de benefícios pode variar com diferentes tecnologias e abordagens. O equilíbrio certo para qualquer organização dependerá de sua estratégia global e dos seus objetivos de negócio.

Os programas de automação devem por tudo isto, começar com uma clara articulação do problema. Cada projeto deve ser capaz de identificar onde e como a automação pode oferecer melhorias e mostrar como essas melhorias se vinculam à estratégia global da empresa.

Para a maximização do retorno sobre o investimento, as empresas devem ter o cuidado de não especificar, exagerar, ou gastar demais nos investimentos em automação. A escolha do nível certo de complexidade para atender às necessidades atuais e futuras previsíveis requer uma compreensão profunda dos processos e sistemas da organização.

Parece claro, pela nossa experiência, que os mais bem sucedidos projetos de implementação de soluções de RPA têm como características:

  1. A descentralização em termos de governance na gestão do projeto. A descentralização nas funções ou unidades de negócios como responsáveis pelas iniciativas de automação, com ou sem apoio de uma equipa central. Inversamente, as experiências em organizações menos bem-sucedidas são aquelas em que uma equipa central é a única responsável pela entrega de automação em toda a organização.
  2. A expansão do Buy-in na automação por toda a organização. O incentivo de um programa verdadeiramente em toda a empresa e a prossecução da adoção de tecnologias de automação cognitiva mais avançadas.
  3. O envolvimento da função de TI. O sucesso dos programas de automação também depende do envolvimento precoce da função de TI. Em primeiro lugar, as equipas de TI dessas organizações são mais propensas a ter automatizado seus próprios processos. O seu envolvimento no esforço de automação é definitivamente um diferencial no sucesso.

Em conclusão, as evidências sugerem que as soluções de Inteligência Artificial como a RPA entregam um valor real aos negócios e podem ser uma força poderosa para a disrupção. Os primeiros a adotar soluções de IA e que combinam forte capacidade digital resultante com estratégias pró-ativas têm maiores margens de lucro e destacam-se em termos de desempenho das outras empresas. Os inúmeros casos de sucessos na implementaçao em empresas de retalho, utilitities, manufatura, serviços de saúde e educação destacam o potencial da AI para melhorar a previsão e sourcing, otimizar e automatizar as operações, desenvolver marketing direcionado, gestão de preços, e melhorar a experiência do cliente.

A importância da implementação das soluções de IA como RPA numa correta estratégia digital para cada organização significa que não há atalhos para as empresas nesta matéria, caso contrário correm sérios riscos de insucesso na implementação.

As empresas não podem mesmo atrasar o início da sua jornada digital, incluindo IA. Os primeiros a adotar, criarão grandes vantagens competitivas.

Um programa bem-sucedido exige que as empresas abordem muitos elementos de uma transformação digital e analítica: identifique o caso de negócio, configure o ecossistema de dados correto, construa ou compre ferramentas de IA apropriadas e adapte processos de fluxo de trabalho, recursos e cultura.

A IA promete benefícios, mas também coloca desafios que atravessam empresas, e trabalhadores e as equipas precisam estar preparadas para explorar o RPA e resistir a competir com ele.

Por isso questionamos: A tecnologia RPA está pronta e disponível para as empresas, grandes ou pequenas, mas estarão as empresas prontas para adoptar a tecnologia RPA?

Tecnologia e Gestão

Estarão as empresas prontas para adoptar a tecnologia RPA? (parte 1)

Por Adriano Ribeiro, CEO & partner bwd e Rui Raposo, CCO & partner bwd

RPA é um tipo de software que imita a atividade de um ser humano na realização de uma tarefa dentro de um processo e que pode realizar tarefas repetitivas mais rapidamente, com precisão e incansavelmente, libertando os seres humanos para a realização de outras tarefas que requerem capacidades humanas, tais como inteligência emocional, raciocínio, e interação complexa com clientes ou fornecedores.

Na bwd costumamos dizer que o RPA tira o robô do ser humano.

Num processo de Back-Office, o colaborador humano “normal” tem um número elevado de tarefas repetitivas, rotineiras que são tristes e desinteressantes. Em função disso, esta nova onda de automação, via utilização de RPA, está a ser impulsionada pelas mesmas razões que trouxeram em primeiro lugar a robótica e automação para o local de trabalho: libertar os trabalhadores humanos de tarefas sujas, chatas ou perigosas; para melhorar a qualidade, eliminar erros e reduzir a variabilidade dos resultados. E ainda, claro, reduzir os custos.

Surge, no entanto, uma preocupação na mente das pessoas: poderá haver uma ligação entre a passagem destas tarefas para robôs e a redução de emprego para os humanos?

A única relação direta que pode ser estabelecida é a passagem para os robôs de tarefas repetitivas e que desperdiçam o potencial da intervenção humana. Com a utilização de robôs, os “humanos” passam a poder ser utilizados onde é necessário o pensamento humano, com todas as suas vertentes, como por exemplo a criatividade.

Mas afinal que aplicações tem o RPA – porque a sua aplicação está a crescer exponencialmente?

As organizações estão a lidar com cargas de trabalho cada vez maiores. Haverá uma quantidade exponencial de trabalho que coincide com o aumento exponencial de dados -50 por cento a mais a cada ano. Temos também o factor do aumento maciço na regulação de auditoria e na burocracia. Precisamos de automação para aliviar o stress que estas atividades criam nas organizações.

Por exemplo, as indústrias altamente regulamentadas, tais como seguros e banca, estão a descobrir que a automação é uma maneira barata e rápida de aplicar capacidade superior na resposta ao problema de compliance.

O RPA permite também um melhor serviço e maior atenção ao cliente, dado que possibilita mais poder em todo o processo. Numa organização em que as consultas de clientes são regulares, por exemplo, pode libertar pessoal para lidar com as questões mais complexas. Os seus utilizadores podem criar robôs inteligentes que imitam as ações humanas enquanto impulsionam a melhoria contínua utilizando inteligência artificial e tecnologias de machine learning. Estes robôs inteligentes interagem em harmonia com as aplicações, e com qualquer sistema legacy, portal ou base de dados, agregando dados, transformando-os em informações úteis, acionando respostas e comunicando entre sistemas organizacionais, sites da Web e aplicações de desktop. São por isso um excelente complemento ao trabalho humano.

Então que tarefas pode o robô fazer concretamente?

Os robôs podem ser utilizados em múltiplas atividades. Somente a título de exemplo, podemos elencar algumas:

Processamento de devoluções no e-commerce, tarefa que é significativamente consumidora de tempo quando executada de forma manual;

Gestão de Workflows, englobando quer a gestão de fluxos de trabalho, quer outros processos de RH, tais como a atribuição de turnos, gestão de mapas de pagamento e de licenças de colaboradores, os quais podem ser executados de forma mais produtiva pelo RPA;

Gestão do apoio ao cliente, que com o RPA é executada de forma ininterrupta, 24h por dia incluindo a automatização de processos como a recolha de feedback;

Gestão de ERP, executando integrações de sistemas centrais com sistemas de inventário e sistemas de front-office, o que garante uma gestão eficiente das atividades de logística e da cadeia de valor, bem como monitorização permanente do nível dos stocks;

Contabilidade e área financeira, incluindo processamento de pedidos e faturas, gestão de contas a pagar e contas a receber, conciliação de contas, ordens de pagamento, reports, consolidação de informações de contas entre inúmeras outras tarefas, podem ser geridas pelo RPA, como transações entre vários departamentos e divisões que necessitem de registo e de estar atualizadas e consolidadas no ERP;

Marketing e Análise do Comportamento do Consumidor, campanhas podem ser repetidas sem esforço manual, o que possibilita um ajuste nas estratégias com base na análise, ao mesmo tempo que o RPA ajudará a medir a eficácia de novas estratégias;

Planeamento da procura e oferta – uma tarefa complexa, que exige a pesquisa e a recolha de dados, formatação dos mesmos e execução de simulações, descobrir exceções, tarefas que podem ser automatizadas e simplificadas empregando tecnologia RPA;

Logística e Gestão da Cadeia de Valor – a automação de e-mails pelo RPA significa a possibilidade de executar-se de forma automática o envio de um email ou texto quando um pedido é reservado, enviado, atrasado ou entregue, sendo este também muito útil na manutenção dos níveis de stocks e criação de notificações quando os produtos atingem níveis extremamente baixos ou limiares. Depois de avaliar os pedidos anteriores, a RPA pode ajudar a determinar os níveis ideais de pedidos para melhorar a aquisição, reduzir custos e reduzir o desperdício.

As tarefas não estão confinadas ao tratamento de dados?

Recolha e tratamento de dados estão entre as funcionalidades imediatas do RPA, no entanto, as tarefas de análise e processamento inteligente são ilimitadas.

 

(continua…)

Dicas de Gestão

Como aumentar a inteligência operacional do seu negócio

A inteligência operacional é uma nova forma de analisar o negócio e de encontrar respostas para os desafios que as empresas enfrentam todos os dias. Este conceito está muito ligado à tecnologia e aborda a análise de dados para que estes permitam tomar decisões baseadas em informação em tempo real. O principal benefício do uso da inteligência operacional é a possibilidade de abordar os problemas e as oportunidades no exato momento em que surgem (em alguns casos, é possível antecipar tendências e problemas, solucionando-os antes que causem estragos ao negócio). Isto faz com que os gestores tomem decisões mais conscientes e com base em informação fidedigna, o que consequentemente vai aumentar a eficácia do negócio, conduzindo-o a melhores resultados. Mas como aumentar a inteligência operacional do seu negócio? É sobre isso mesmo que este artigo se foca! Confira as nossas dicas!

Automatize tudo o que for possível

Uma das vantagens mais importantes da inteligência operacional é a automatização de tarefas. Quanto mais automatizado o trabalho estiver, mais tempo disponível os colaboradores terão para tornar o negócio mais produtivo. A automatização pode ir desde as tarefas mais simples até às mais complexas. A nível do marketing, podemos automatizar um e-mail de boas-vindas a um novo subscritor de newsletter ou até mesmo um e-mail de agradecimento por uma compra na nossa loja on-line, por exemplo. A automatização elimina as tarefas mais aborrecidas que os colaboradores têm que realizar, deixando-os livres para coisas mais importantes.

Utilize um CRM

CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou seja, Gestão do relacionamento com o cliente e é utilizado por milhares de empresas para gerirem o seu relacionamento com os atuais e potenciais clientes. Este software tem como objetivo proteger as informações comerciais de uma empresa. Ao mesmo tempo, um CRM ajuda a identificar as melhores ações e a melhor altura para contactar o cliente, de modo a impulsionar a venda. Do mesmo modo, permite avaliar objetivos e avaliar a equipa de vendas. Um software de CRM quando é bem utilizado ajuda a aumentar a produtividade de uma empresa e reduz a probabilidade de erro por parte dos recursos humanos. A redução dos erros permite que as vendas se efetuem de uma forma mais simples e consequentemente a empresa sai a ganhar, uma vez que vê os seus lucros aumentarem. O CRM permite que nenhum contacto com um potencial cliente se perca, garantindo desta forma que tudo é feito para que a venda se concretize.

Utilize um sistema de monitorização em tempo real

Quando sabe exatamente o que se passa no seu negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa. Analisar o negócio em tempo real vai dar-lhe todos os inputs necessários para que possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar. Os relatórios com alguns dias apresentam informação desatualizada, que não corresponde ao estado real da empresa naquele momento. Por isso, muitas vezes as decisões tomadas são desajustadas e não beneficiam o negócio. Monitorizar o negócio em tempo real vai mudar este cenário, pois vai ter informação fidedigna na sua mão e vai conseguir tomar decisões mais acertadas. Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

Dicas de Gestão

Softwares de gestão de pessoas: 5 soluções para a sua empresa

Em um mundo tão conectado, onde as informações correm tão depressa, fica para trás quem não investir em tecnologia para automatizar e agilizar processos dentro da empresa. Hoje em dia existem diversas soluções tecnológicas para diversas áreas da administração empresarial. Nesse texto vamos te mostrar as cinco principais soluções em softwares de gestão de pessoas para você adotar ainda hoje.

Boa leitura!

1-   Softwares de recrutamento e seleção

O sistema de recrutamento e seleção de gestão de pessoas é historicamente marcado por ser um processo longo e burocrático. No entanto, hoje em dia, as empresas costumam ter uma rotatividade de colaboradores muito alta e por isso não dá para esperar meses entre a saída de um profissional e a entrada de outro para substituí-lo.

Para driblar essa burocracia, existem softwares de gestão de pessoas que já fazem esse processo de forma simples e rápida.

Esses softwares automatizam todo o processo de recrutamento e seleção: desde a divulgação da vaga, até entrevistas online e emissão de avisos e notificações para os selecionados.

Esse tipo de ferramenta é indicado para todas as empresas que desejam agilizar o processo de recrutamento e seleção.

2-   Ponto na web

Foi-se o tempo do registro de ponto em folha ou planilhas, hoje em dia é muito mais fácil fazer a gestão das horas de trabalho dos seus colaboradores através de um software de ponto eletrônico online.

Essas ferramentas auxiliam os gestores de RH desde o controle de entrada e saída dos colaboradores até outras questões como bancos de horas e período de férias, gerando indicadores importantes para a gestão de pessoas.

Além disso, não demandam os custos que a instalação de um ponto físico requer, sendo a escolha perfeita para empresas que não podem gastar muito, mas querem modernizar a forma de registro do ponto dos colaboradores.

E o melhor é que essas soluções estão dentro das legislações trabalhistas de cada país.

3-   Soluções para trabalho remoto

O trabalho remoto é uma situação cada vez mais presentes nas empresas, e pode auxiliar em questões de qualidade de vida, produtividade e clima organizacional.

Mas para isso é preciso adotar uma ferramenta que possibilite esse trabalho remoto, que possua algumas funcionalidades, como: possibilidade de comunicação a distância, compartilhamento de arquivos, atribuição de tarefas, agenda online e muito mais.

Adotar um software específico para o home office é mais seguro e colabora para a não-fragmentação da informação.

Além disso, esses softwares permitem que os gestores e profissionais do RH possam verificar as atividades realizadas, mesmo à distância.

4-   Ferramenta para apontamento de horas

Softwares de apontamento de horas permitem que os colaboradores registrem as horas trabalhadas de acordo com as tarefas executadas, indicando o tempo que eles gastaram em cada uma.

Essa ferramenta auxilia o RH a fazer divisão de custos entre os diferentes projetos que o colaborador executa e a mensurar o que toma mais tempo do seu dia.

5-   Plataforma EAD para treinamento de colaboradores

O treinamento e desenvolvimento (T&D) de colaboradores é uma das principais demandas de um setor de gestão de pessoas.

As práticas de T&D são responsáveis por efetivamente proporcionar o desenvolvimento de colaboradores e fazer com que eles ajudem a empresa a atingir seus objetivos estratégicos e, consequentemente, sua visão de futuro.

No entanto, muitas empresas têm dificuldade em fazer o treinamento e desenvolvimento acontecer porque envolve conciliar o tempo de colaboradores, gestores e instrutores de T&D ou ainda arcar com a logística de deslocar as pessoas até um lugar específico para fazer isso.

E alguns softwares podem ajudar com isso, como: plataformas EAD (ensino a distância) para treinamento e desenvolvimento de colaboradores.

Com elas é possível hospedar conteúdos na plataforma online, assim os colaboradores podem acessar em qualquer hora ou lugar.

Essas plataformas também podem emitir relatórios completos do desempenho dos colaboradores, auxiliando a área de gestão de pessoas a mensurar se o treinamento está sendo feito e se está surtindo efeito.

E o melhor é que todas essas soluções podem ser encontradas na nuvem, facilitando a segurança da informação da sua empresa!

Se você gostou dessas soluções, vai gostar também de conhecer o Twygo – Plataforma EAD para treinamento de colaboradores. Converse com a gente, será um prazer ajudar você!

 

Guestpost by: Twygo

Dicas de Gestão

6 dicas para fazer automação empresarial e comercial

A automação está cada vez mais presente nas nossas vidas. E para quem tem um negócio, ela é cada vez mais vital. Portanto, investir em automação comercial e empresarial se tornou uma necessidade. Entretanto, alguns grupos de empreendedores ainda têm receio ao utilizar ferramentas que permitem esse tipo de trabalho no seu negócio.

Contudo, acreditamos que tal receio decorra do desconhecimento sobre como se faz a automação empresarial e comercial. Logo, decidimos que seria uma boa ideia reunir 6 dicas que demonstram como isso é feito. Dessa forma, o conhecimento permite que novos horizontes possam se abrir.

1) Analise os processos e tarefas da sua empresa

Muita gente acha que a automação empresarial e comercial se trata apenas de contratar um serviço que realize esse tipo de trabalho. É elementar que automatizar processos e tarefas demoradas irá trazer mais eficiência e produtividade. Entretanto, quais setores, áreas ou tarefas tendem a ganhar mais com isso?

Sendo assim, é importante analisar os processos e tarefas e definir aquilo que irá trazer maior custo/benefício. Dessa forma, você pode focar no que é mais necessário em um curto prazo. Por consequência, você estará maximizando sua produtividade sem elevar desnecessariamente qualquer tipo de custo.

Uma boa dica para analisar tais processos e tarefas de forma eficiente é usufruindo de um sistema de gestão empresarial. O software é capaz de automatizar toda a sua gestão e ainda oferecer completos relatórios sobre diversos setores da sua empresa.

2) Escolher a tecnologia adequada

Existem diversos tipos de tecnologias no mercado de automação de processos e comercial. Eles trazem diversas funcionalidades e cada um busca atender as demandas que enxerga adequada.

Dessa forma, depois de analisar suas necessidades, é necessário escolher a tecnologia que resolve elas. Não adianta ter um mapeamento extensivo do que precisa ser automatizado e tomar decisões que não vão de encontro a solução dos problemas.

3) Planejar é preciso

Com o mapeamento realizado e a tecnologia escolhida, é hora de planejar a implementação. Essa fase é muito relevante e impede redundâncias e problemas que coloquem em riscos o projeto de automatização. Para um processo de automação ser eficiente e produtivo, é necessário que se saiba todos os parâmetros envolvidos de antemão.

Logo, sem um planejamento adequado, que forneça os parâmetros, tudo o que foi feito pode ruir. Por isso, um bom planejamento evita modificações na fase de implementação que serão custosas ou que podem avariar o resultado final. E claramente, ninguém deseja implementar algo em sua empresa que não irá render frutos.

4) Entenda como a automação empresarial e comercial impactou outros negócios similares

É muito comum que as pessoas embarquem naquilo que todo mundo está fazendo. E isso não é válido só para a vida pessoal, na empresarial também. Pode ser que exista um movimento muito grande de automação nas empresas à sua volta, mas esse movimento só é válido se estiverem na mesma escala ou nicho que o seu.

Portanto, busque entender o impacto que os projetos de automação estão trazendo para quem está na sua área de atuação. Dessa forma, você vai entender compreender os impactos de uma maneira mais factível e poderá extrapolar o que irá acontecer com sua empresa, caso opte por esse caminho.

5) Seja honesto sobre o projeto com seus colaboradores

É muito importante ser honesto sobre os projetos de automação com seus colaboradores. Quem está trabalhando tende a enxergar a automação como inimiga. Como alguém que irá roubar seus empregos. E esse tipo de ambiente pode acabar prejudicando todos os envolvidos.

Portanto, explique adequadamente para seus colaboradores quais as razões, motivos, benefícios e impactos que o que está sendo feito trará. É importante deixar claro que a automação está vindo para auxiliar e não substituir.

6) Procure ferramentas de acordo com o cenário atual da vida moderna

Com as redes sociais e smartphones, ficou mais simples acompanhar tudo mais de perto. E sabemos que é o olho do dono que engorda o gado. Assim, procure ferramentas que lhe permitam acompanhar as informações em tempo real e em qualquer tipo de plataforma.

Dessa forma, você poderá acompanhar as informações vitais do seu negócio de qualquer lugar que estiver. E nós sabemos a importância que estar bem informado pode trazer em qualquer área da sua vida. Desde conhecer melhor sobre como mudar a sua empresa até mesmo a coisas mais triviais.

Guestpost by: Gestãoclick

Dicas de Gestão

10 Vantagens da análise em tempo real para os negócios

As empresas já não conseguem sobreviver se não estiverem sempre a par de tudo aquilo que se passa no negócio e no meio envolvente. A necessidade da informação em tempo real tem despoletado o uso de sistemas BAM como o Multipeers, pois através destas ferramentas é possível acompanhar num só dashboard tudo o que se passa no negócio e ainda definir alertas de negócio que avisam o utilizador sempre que alguma coisa saia do seu padrão previamente definido. No artigo de hoje, apresentamos 10 vantagens da análise em tempo real para os negócios!

Melhores decisões para o negócio

Quando o gestor sabe exatamente o que se passa no negócio, é muito mais fácil tomar a decisão certa. Analisar o negócio em tempo real permite ter todos os inputs necessários para que se possa decidir conscientemente sobre o melhor rumo a tomar. Os relatórios com alguns dias apresentam informação desatualizada, o que já não corresponde ao estado real da empresa naquele momento. Por isso, muitas vezes as decisões tomadas são desajustadas e não beneficiam o negócio.

Identificação mais rápida de oportunidades de negócio

Com a análise em tempo real poderá identificar oportunidades no exato momento em que elas aparecem, o que lhe permite estar sempre um passo à frente da concorrência. Uma modificação na procura de um produto, por exemplo, poderá levá-lo a lançar uma campanha específica, o que vai aumentar as vendas e melhorar os resultados globais.

Gestão mais eficiente dos recursos humanos

A informação em tempo real sobre os recursos humanos da empresa pode ser uma grande vantagem competitiva para as empresas que pretendem adaptar-se a mudanças mais rapidamente. Os sistemas de monitorização permitem obter dados imediatos sobre a distribuição dos colaboradores nos diferentes setores da empresa, bem como informação atualizada sobre a sua disponibilidade. Isto torna a gestão de equipas muito mais eficiente.

Definição de alertas para agir de imediato

Os softwares de monitorização do negócio como o Multipeers permitem a definição de alertas de negócio. Onde quer que esteja, será notificado por SMS ou e-mail sobre eventuais alterações aos seus padrões previamente estabelecidos e poderá agir de imediato, antes mesmo de haver prejuízos para a organização. Esta revela-se uma enorme vantagem competitiva pois possibilita uma ação imediata.

Consulta de diversas fontes de dados

Com a utilização de um sistema de análise em tempo real é possível agregar num só sistema toda a informação relativa à empresa. Deste modo, o acesso à informação torna-se bastante mais fácil e intuitivo, reduzindo o tempo que anteriormente se gastava a juntar informação oriundas de diversas fontes. O gestor vai ter a vida mais facilitada e vai poder agir de forma mais célere.

Deteção precoce nos processos produtivos

Uma falha no processo de produção pode significar problemas sérios com clientes, fornecedores e parceiros se não for detetado e corrigido a tempo. Acompanhar o processo produtivo em tempo real permite identificar eventuais falhas e a sua respetiva correção. Deste modo, quaisquer desvios serão corrigidos em tempo útil e evitar-se-ão problemas maiores para a empresa.

Conhecimento profundo sobre os clientes

Com o uso de ferramentas que possibilitam a análise dos dados em tempo real é possível perceber de imediato qual o meio preferido pelo cliente, qual as suas necessidades e os problemas que apresenta. Esta informação garante um serviço mais personalizado e de acordo com aquilo que o cliente realmente necessita.

Torna os processos empresariais mais ágeis

Como os programas de gestão da informação em tempo real apresentam a informação de forma condensada e já pronta para análise, a necessidade de fazer relatórios extensos vai desaparecer. Desse modo, os colaboradores que antes tinham essa responsabilidade vão ficar com mais tempo disponível para outras tarefas, o que certamente contribuirá para um aumento de produtividade. A análise em tempo real elimina as tarefas mais burocráticas, o que torna a empresa mais ágil.

Diminuição do risco de cometer erros

O uso de sistemas de análise de dados em tempo real reduz as falhas de comunicação e acelera a consolidação dos dados. Toda a informação da empresa vai estar apenas num local, o que torna os processos de análise mais ágeis e eficazes. Assim, a probabilidade de haver falhas de comunicação torna-se bastante reduzida, o que contribui para uma tomada de decisão mais assertiva.

Consulta da informação do negócio a partir de qualquer lugar

Quase todos os programas de gestão de informação em tempo real apresentam a possibilidade de serem utilizados em dispositivos móveis. Assim sendo, é possível estar numa reunião ou numa viagem e ter informação real e atualizada sobre o estado do negócio. Esta é uma vantagem muito importante, pois cada vez mais o seu negócio é no local em que se encontra, pelo que é fundamental que tenha sempre acesso à informação mais atual sobre a sua empresa!

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio. Faça download do nosso e-book e saiba como uma ferramenta BAM o pode ajudar a gerir!

 

Tecnologia e Gestão

5 Mitos sobre a transformação digital que precisa de eliminar agora mesmo

A transformação digital pode significar mudanças profundas numa organização. Quando é aplicada de forma correta, pode trazer benefícios enormes para a empresa e resultar em aumentos de lucro e em redução de despesas. A transformação digital é um processo que deve ser bem analisado antes da sua implementação, pois uma decisão errada na hora de aplicar este conceito pode prejudicar gravemente a empresa. A transformação digital encontra-se envolta em mitos, ou seja, ideias pré-concebidas que fazem com que os empresários olhem com desconfiança e com receio para esta onda de mudança. No artigo de hoje, apresentamos algumas vantagens da transformação digital e 5 mitos que precisa de eliminar agora mesmo!

Principais vantagens

Maior competitividade

A transformação digital torna os processos mais fluídos e gerir todos os departamentos da empresa torna-se numa tarefa mais fácil e intuitiva. A definição, implementação e melhoria dos processos de negócio para uma abordagem mais prática e facilitadora é o objetivo da adoção de novas tecnologias nos negócios.

Melhor índice de satisfação dos clientes

A tecnologia permite que os clientes se tornem mais próximos das marcas e que se estabeleça uma relação mais forte de lealdade. Com o uso das redes sociais, hoje em dia é possível marcar presença na vida quotidiana dos potenciais clientes através de partilhas e ofertas especiais. As empresas também estão a adotar o envio de ofertas especiais por SMS e e –mail, o que faz o cliente sentir-se especial.

Oportunidade para inovar

Quando as empresas implementam a transformação digital nos seus negócios, são capazes de incluir melhorias nos seus processos, promovendo assim a inovação. Têm também uma maior margem para inovarem os seus produtos e serviços pois a inclusão de novas tecnologias permite que incluam melhorias significativas na sua oferta.

Redução de custos

A principal preocupação dos gestores é sempre encontrar formas de reduzir os custos das empresas. A transformação digital, nomeadamente a nível da utilização de serviços na nuvem, permite que as empresas reduzam de forma significativa os seus custos operacionais. O uso desta tecnologia permite reduzir ou mesmo eliminar a infraestrutura de TI local, diminuir o volume de impressões e realizar reuniões via Skype, eliminado os gastos com viagens longas.

Desmistificando ideias pré-concebidas…

Mito 1: a transformação digital é uma função exclusiva da área de TI

A modernização da forma como a tecnologia é aplicada na empresa é uma responsabilidade de todos os setores e não apenas do setor de TI. Este processo de transformação deve ter início no topo da organização, onde se define a estratégia a adotar pelos gestores de topo. É preciso que o exemplo venha da gestão superior para depois as mudanças se aplicarem nas restantes áreas. Todas as áreas são afetadas pela transformação digital, pois as vendas, o marketing, a produção e muitas outras atividades são “vítimas” da mudança que esta transformação traz. O departamento de TI é importante neste processo, na medida em que deverá dar suporte a todas as áreas.

Mito 2: a transformação digital só se aplica nas empresas grandes

Transformar o negócio, os processos, a abordagem e as relações para que evoluam já é imprescindível para o sucesso das empresas. As pequenas empresas não ficam de fora deste novo paradigma. A transformação digital bem implementada pode ajudar as pequenas empresas a crescerem significativamente, uma vez que melhora os processos e reduz custos. Essa poupança de custos pode ser depois aplicada em investimentos que façam com que a empresa evolua mais rapidamente.

Mito 3: a transformação digital é o melhor caminho para todas as empresas

Quando um conceito está muito em voga, cai-se facilmente no erro de pensar que já que está na moda é adequado para todos. Contudo, a transformação digital é um processo complexo que vai muito além da simples atualização de software. Esta nova forma de trabalhar não é uma receita standard que possa ser seguida por todas as empresas e por isso é fundamental avaliar os impactos que esta transformação terá para o negócio, avaliando riscos e gastos.

Mito 4: a transformação digital vai reduzir muitos postos de trabalho

Infelizmente, este é um dos mitos mais comuns no que diz respeito a tecnologia. Ainda existem muitas pessoas que pensam que a evolução da tecnologia vai transformar o Mundo num local povoado por robots que irão desempenhar as nossas funções. Nada está mais errado do que este pensamento. Apesar de a transformação digital usar a inteligência artificial, é preciso que existam recursos humanos capazes de lidar com esta inteligência e de a adaptar à verdadeira realidade da empresa. A transformação digital pretende reduzir o trabalho monótono, afinar processos e melhorar os resultados da empresa. A interação humana nas empresas é completamente imprescindível, pelo que é completamente infundamentado pensar que as pessoas serão descartadas no final da sua implementação.

Mito 5: a transformação digital termina no momento da sua implementação

A implementação é apenas o início de uma viagem pelo mundo digital. A transformação digital deve ser encarada como um processo contínuo, pois é preciso avaliar constantemente a realidade da empresa e os cenários de negócio que existem a cada momento. Só deste modo é que possível encontrar as ferramentas adequadas para melhorar os processos empresariais.

A transformação digital nas empresas é cada vez mais uma necessidade e já não é encarada apenas como uma moda. Hoje em dia, uma empresa que não existe online é quase como se não existisse e é facilmente ultrapassada pela concorrência. As tecnologias digitais redefiniram a forma das empresas fazerem negócios, alteraram o modo como nos relacionamos com os clientes e a forma de comunicar. Uma pesquisa da Forrester revela que os empresários das grandes empresas esperam que 47% do total de vendas seja influenciado pelos meios digitais em 2020. Está na hora de transformar a sua empresa! Está preparado para esta transformação?

Dicas de Gestão

Os principais obstáculos para uma tomada de decisão eficaz (e as possíveis soluções!)

Tomar decisões para o futuro do negócio é uma tarefa complicada para os gestores e que exige muito empenho da parte deles. Muitas vezes, os responsáveis pelas empresas e pelos departamentos não dispõem de toda a informação necessária para analisar as situações de uma forma objetiva, o que complica muito uma tomada de decisão eficaz e rápida. No dia-a-dia preenchido em que as empresas vivem constantemente, a falta de tempo para avaliar as operações da empresa é um dos maiores inimigos da correta tomada de decisões. Hoje em dia, as empresas geram dados todos os dias e a grande quantidade de informação que existe é também uma preocupação para as empresas, pois não é fácil gerir todas as fontes de informação e é ainda mais difícil tirar os insights mais importantes de cada uma delas. Existem muitos obstáculos que impedem que se tomem decisões rápida e conscientemente e é sobre esses obstáculos que vamos falar neste artigo. E iremos apresentar também as possíveis soluções para cada um deles!

Obstáculo 1: falta de informação em tempo útil

A vida dos negócios acontece agora. Em cada momento são geradas informações que vão ter impacto na vida da empresa, pelo que é fundamental que um gestor esteja sempre a par daquilo que está a acontecer. A realidade, porém, é que na maior parte das empresas a informação encontra-se espalhada por diversos softwares e não é possível ter um acesso imediato a todos os dados. Isto vai ter um impacto negativo na tomada de decisão. As decisões baseadas em relatórios com alguns dias são sempre reativas e a empresa corre o risco de ser ultrapassado por uma concorrência que seja mais rápida a agir.

Solução: BAM

As ferramentas BAM como o Multipeers são essenciais no mundo empresarial atual, pois permitem condensar numa só plataforma todas as informações oriundas das mais diversas fontes de dados. A capacidade de aceder à informação em tempo real muda tudo pois é a garantia de que estamos sempre a trabalhar com base nas informações mais atuais que existem. A tomada de decisões fica mais facilitada pois não é necessário recorrer a relatórios extensos e antigos para decidir o que fazer a seguir. Com a informação tão acessível, a probabilidade de tomar decisões  erradas é muito mais reduzida, o que certamente aumenta a eficiência das empresas. Além disso, o Multipeers também permite a criação de alertas de negócio que avisam os gestores sobre situações anómalas e que requerem a sua atenção. Este facto faz com que os gestores possam realizar as suas tarefas do dia-a-dia de modo tranquilo pois sabem que serão alertados quando algo de anormal acontecer. Isto permite que ações corretivas sejam tomadas de imediato, garantindo a rápida resolução dos problemas.

Obstáculo 2: falta de mobilidade

A mobilidade empresarial é uma tendência em crescimento e em muitos setores de atividade já é uma realidade. No entanto, existem ainda muitas empresas que não estão a conseguir adaptar-se a esta nova forma de trabalhar e isso faz com que os colaboradores tenham que estar no escritório para acederem ao e-mail e para reunirem com as suas equipas. As empresas são ainda pouco recetivas a esta nova tendência pois têm medo de que a mobilidade seja sinónimo de uma maior probabilidade de perda das credenciais de acesso à rede, o que resulta, na generalidade dos casos, em fugas de informação para o exterior. Felizmente, cada vez mais a tecnologia avança no sentido de tornar os sistemas e as redes mais seguras e praticamente invioláveis.

Solução: utilização das ferramentas adequadas

Os colaboradores e os gestores devem ter sempre acesso às informações mais importantes sobre o negócio pois só assim conseguirão tomar decisões eficazes e no momento certo. A cloud computing veio facilitar a mobilidade laboral, ao permitir que documentos importantes do negócio sejam consultados em qualquer lugar e para que exista uma tomada de decisão efetiva. Mudar o sistema de e-mail corporativo para uma solução baseada na Cloud é também bastante importante para aumentar a mobilidade empresarial. As ferramentas de videoconferência foram as primeiras ferramentas a possibilitar a mobilidade empresarial e, hoje em dia, estão a avançar em grande escala para as plataformas mobile, o que aumenta significativamente o âmbito de atuação da mobilidade. Atualmente, já podemos utilizar o Skype e o Hangouts em dispositivos móveis, o que permite fazer reuniões a qualquer hora e a partir de qualquer lugar do Mundo.

Obstáculo 3: falta de planeamento

As empresas, muitas vezes, não gastam o tempo devido no planeamento da sua atividade e isso vai ter, obviamente, consequências negativas ao longo do tempo. O planeamento empresarial é essencial para que a ação da empresa resulte corretamente. Definir objetivos realistas e formas de os atingir é uma parte muito importante nos negócios, pois só conseguiremos atingir o sucesso se soubermos bem para onde queremos ir.

Solução: planear e envolver toda a equipa

Pelo menos semestralmente, é fundamental que os gestores se reunam com as suas equipas e que analisem o que foi feito até ao momento e, com base no resultado dessa análise, deve traçar-se o rumo da empresa para os meses seguintes. Contudo, é muito importante que exista sempre um plano B. Por muito bom que o planeamento seja e que os objetivos traçados sejam os mais adequados para a empresa, é preciso ter em conta que as coisas podem correr mal, pois o mundo dos negócios é muito suscetível a mudanças e imprevistos . Por isso, é necessário ter sempre um plano alternativo. Ter um plano B torna as situações de emergência mais fáceis de lidar. Muitos gestores não pensam em alternativas quando tomam uma decisão e acabam por prejudicar o negócio caso a decisão tomada não tem os efeitos desejados.

 

Analisar os dados em tempo real é cada vez mais uma realidade nas empresas em todo o Mundo. Os negócios acontecem a um ritmo muito acelerado e é essencial que saiba o que está a acontecer na sua empresa para conseguir tomar as decisões mais adequadas para o seu negócio.

Conheça as vantagens do sistema BAM e saiba como estas ferramentas podem ajudar o seu negócio!

Dicas de Gestão

ERP Cloud: saiba o que é e porque ter uma na sua empresa

Já ouviu falar de ERP Cloud? Não? Isso significa que sua empresa não tem aproveitado uma das ferramentas mais eficientes quando o assunto é gestão empresarial. Vamos te explicar porque precisa inserir esse software em seu negócio. Organizar as atividades administrativa de uma empresa parece coisa complicada, principalmente para empreendedores iniciantes. Mas, essa impressão não precisa ser assim. Com a democratização dos recursos tecnológicos, pequenas e médias empresas têm ao seu alcance ferramentas incríveis para empregar gestão ao negócio. Entre essas está o ERP Cloud. Porém, o que é, e como funciona essa tecnologia? Vejamos a seguir.

Saiba mais sobre o ERP Cloud

ERP é sigla em inglês que traduzida entendemos como Planejamento de Recursos Empresariais. É um software que integra todos os departamentos de uma empresa, visando melhor circulação de informações, dando maior agilidade aos processos, favorecendo uma considerável redução de custos.

Então, pensemos numa empresa varejista que enfrenta problemas no controle de estoque e em sua gestão financeira, dois setores essenciais neste tipo de negócio. Como um ERP Cloud funciona nessa situação?

A primeira etapa na implantação desse programa será o cadastro. Juntar todas as informações dos produtos, valores e dados dos clientes na plataforma. A partir daí as outras funcionalidades podem ser iniciadas. Essa loja que usamos como exemplo, agora conseguirá formalizar um inventário de seu estoque, e controlar as despesas e receitas do financeiro.

As principais vantagens do ERP Cloud

A empresa que adota o ERP Cloud terá os seguintes benefícios:

  • Consultar em qualquer lugar – ter um programa que funcione online é sem dúvidas uma grande vantagem. De onde estiver, bastará ter conexão com a internet, e poderá fazer todas as consultas e liberações que precisa. Nenhum processo trava se o gestor precisar fazer uma viagem, por exemplo.
  • Emissão de relatórios – ter informações consolidadas em apenas um clique, é outra ferramenta bem interessante desse tipo de software. Gestores que precisam entender o que vem acontecendo em determinado período, só precisará aplicar os filtros desejados e baixar o relatório.
  • Emissão de Nota Fiscal Eletrônica – com tantas mudanças na legislação fiscal do país, contratar um sistema que esteja atualizado com esta e seja compatível com os sítios da Receita ou Fazenda, é uma eficaz solução. Com o ERP Cloud conseguirá emitir as diferentes versões da nota fiscal eletrônica, e ainda escolher o tipo de Certificado Digital que deseja trabalhar.
  • Emissão de Carnês – vincular suas vendas a um sistema bancário e emitir boletos bancários, é mais que possível com esse tipo de software. Poderá emitir um carnê para parcelas compras.
  • Controle de vendas – acompanhar do orçamento até a conclusão da venda, também é possível usando o ERP Cloud.
  • Controle do estoque – atualizar o inventário, e controlar a entrada e saída de mercadorias não será mais problema.
  • Controle financeiro – contas a pagar e contas a receber são inteiramente atendidos em nesse programa. Não haverá mais necessidade das “planilhas exclusivas” que cada um funcionário cria para acompanhar pagamentos de faturas e outros.
  • Fim do papel – chega da interminável pilha de papéis que tomam as mesas de sua empresa. Além de ter um alto custo, é sinônimo de atrasos e retrabalho. Acabar com a circulação do papel, é um símbolo da otimização dos processos.

Segurança no armazenamento das informações

Todas essas vantagens se unem a segurança do armazenamento das informações em nuvem. Cloud ou nuvem é uma forma de guardar softwares e arquivos no ambiente virtual. Tudo de maneira segura, e moldável, ou seja, na medida sua empresa vai crescendo, o espaço para armazenar as informações no ERP Cloud aumenta.

Claro, que antes de fechar com um fornecedor do software ERP online, é preciso verificar detalhes como esse. Veja, também, a questão do suporte, e se é possível adequar algumas características de seu negócio na interface do sistema. É interessante contratar um sistema que possa incorporar ou excluir campos de preenchimento, por exemplo.

Em relação ao ambiente Cloud, ele é totalmente seguro, utiliza o melhor em sistemas de criptografia, o que protegerá as informações geradas em suas rotinas administrativas.

Ficou claro o porque sua empresa precisa ter um ERP Cloud? Vimos o quanto essa ferramenta irá potencializar seu empreendimento. Chega de tantos obstáculos dentro da administração de seu negócio. Instale o software e prepare sua empresa para novos desafios.

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