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Dicas de Gestão

5 Motivos para no administrar sus datos en Excel

Muchas empresas también utilizan Excel para gestionar sus datos de ventas, marketing, entre otras áreas. Sin embargo, a pesar de ser bastante fácil trabajar con Microsoft Excel, este programa tiene demasiadas limitaciones y resulta insuficiente para gestionar toda la información de una empresa. A medida que las empresas van creciendo, los gestores sienten la necesidad de utilizar herramientas más sofisticadas para gestionar la información empresarial. Pero, a pesar de esta creciente necesidad, muchos gestores insisten en utilizar Excel como herramienta principal de trabajo y esto se debe a la facilidad de uso ya la resistencia al cambio. En el artículo de hoy, le presentamos 5 motivos para no gestionar sus datos en Excel!

Excel no es seguro

Excel es un programa gestionado de forma manual, que funciona basado en fórmulas que no todos los colaboradores de una empresa comprenden. Por lo tanto, la gestión de los datos de una organización a través de Excel puede ser bastante confusa, ya que basta un colaborador cambiar una fórmula para que todos los datos queden adulterados. Además, Excel tiene una gran laguna a nivel de seguridad, ya que no permite crear jerarquías en la edición del documento, lo que compromete en gran medida la seguridad de los datos.

Gran consumo de tiempo

Insertar los datos en Excel consume mucho tiempo y ocupa un recurso humano que podría estar dedicándose a otra tarea. Existen estudios que demuestran que los gestores gastan alrededor del 50% al 80% de su tiempo de trabajo a recoger datos ya insertarlos en programas como Excel. Lo ideal es utilizar una herramienta como Multipeers que junta en una sola plataforma toda la información proveniente de las más diversas fuentes de datos de la empresa. Y todo en tiempo real y de forma automática.

Gran probabilidad de error

Los archivos de Excel se tratan manualmente y por lo tanto existe una gran probabilidad de error humano. En el mundo empresarial, hay que tener una gran confianza en los datos, pues sólo así se consiguen tomar las decisiones correctas para el negocio. Un dato insertado de forma incorrecta en Excel puede afectar a toda la información insertada y puede desencadenar una decisión mal tomada que perjudica seriamente a la empresa.

Peligro de pérdida de datos

Afortunadamente, ya existe la opción de utilizar Excel en modo online a través de Office 365. Sin embargo, la mayoría de la gente sigue trabajando en archivos guardados en su equipo y esto compromete la seguridad de los datos. En caso de desastre informático o ataque por parte de los hackers, existe una gran probabilidad de que el archivo se pierde para siempre. Si utiliza Excel, la mejor decisión a tomar es utilizarla en Office 365, para que pueda grabar los cambios de forma automática y para que el archivo se guarde en el Web.

Falta de integración

Para gestionar bien una empresa, es necesario trabajar con varios archivos de Excel, pero es bastante complejo conseguir que ellos «conversen» entre sí. Hay fórmulas que permiten que un dado cambiado en un archivo tenga impacto en otros archivos, pero esto hace que los documentos sean muy pesados ​​ya veces no funciona correctamente.

Internet e Marketing

¿Están las empresas listas para adoptar la tecnología RPA? (Parte 2)

Por Adriano Ribeiro, CEO & partner bwd y Rui Raposo, CCO & partner bwd

Puede leer aquí la primera parte del artículo.

¿Y qué ventajas / beneficios son generados por el paso de estas tareas humanas a los robots?

Desde luego, las personas acogen esta tecnología porque odian las tareas que los sistemas pasan a hacer, aliviándolas de la creciente presión del trabajo.

Otra ventaja inmediatamente reconocida por los usuarios de estas soluciones RPA es el aumento significativo de la productividad de la organización, dado que los empleados son liberados de tareas de gran consumo de tiempo para pasar a realizar tareas más estimulantes.

Adicionalmente podemos añadir como ventajas de las soluciones RPA:

  • la elevada escalabilidad de las operaciones sin necesidad de aumentar la fuerza de trabajo;
  • la eliminación de actividades relacionadas con la recogida de datos manual y el error humano;
  • el seguimiento de la velocidad del negocio, debido a las ganancias de celeridad que la solución permite obtener;

Todo esto sin ningún uso de código, permitiendo a los equipos de las varias áreas de negocio la creación autónoma de los robots para las tareas que deseen automatizar, con la obtención rápida de aumento de la eficiencia operacional.

La adopción de estas soluciones de RPA representa una inversión reducida?

Sí, y siendo una inversión reducida, aunque variable, su retorno es siempre inferior a un año. Entonces, si una herramienta RPA es barata y adicionalmente no requiere grandes competencias de TI para implementar, su aplicación acaba siendo un no-brainer. La implementación de soluciones RPA es, de hecho, sencilla, permitiendo la obtención de resultados muy rápidos. Esto es particularmente importante cuando, como sabemos, en nuestras organizaciones a menudo, el negocio quiere algo relativamente pequeño, pero el departamento de TI tiene peces más grandes para freír, coloca estas solicitudes y las materias en último lugar. Una vez tomada conciencia de esta realidad, la única gran preocupación en cuanto a la implementación de estas soluciones RPA tiene que ver con los efectos disruptivos. Por este motivo, es frecuente encontrar equipos de TI en negación sobre RPA y lo que puede hacer. La solución está en la utilización de un socio competente en la implementación de estas soluciones que logra entender todos los impactos que éstas abarcan para la estructura de TI, en total sintonía con los equipos de TI y garantizando que la solución de RPA diseñada está convenientemente insertada en la estrategia global de ti.

Estas soluciones integran fácilmente con los sistemas de información de las organizaciones?

Esta es otra de las ventajas en la implementación de estas soluciones – su simple y fácil integración con cualquier arquitectura de sistemas heredada o no heredada. Es muy interesante que la adopción de programas de automatización, por ser tecnologías neutras, permite a las organizaciones mantener un elevado ritmo de modernización con la internalización de los rápidos avances que se concretan en esta área, contrariamente a otras inversiones de TI en las que las organizaciones están obligadas a repensar su enfoque cada vez que adoptan una nueva tecnología. Además de esta sintonía con la estrategia de TI, la implementación de una solución de RPA, dentro de una estrategia de automatización, para tener éxito, debe estar totalmente alineada con la estrategia de negocios y operaciones. Más que simplemente automatizar una actividad, los avances en inteligencia artificial, robótica en software, machine learning y plataformas tecnológicas innovadoras posibilitan que las empresas redefinan sus procesos, evolucionando consistentemente en la modernización de la organización. La automatización del lugar de trabajo proporciona una oportunidad significativa para mejorar el rendimiento y la eficiencia global de las organizaciones.

Los principales objetivos identificados en la adopción de las tecnologías como RPA son:

  • Reducción de riesgos: muchas empresas automatizan los procesos de reducir los riesgos de malware y otras amenazas. Los riesgos inherentes a las actualizaciones y migraciones también impulsan a las organizaciones para el software como servicio (SaaS) y la computación en nube. Finalmente, el riesgo de inactividad es otro controlador para seleccionar la nueva generación de RPA, ITO, BPO y XaaS.
  • Aumento de la eficiencia – Las empresas que abrazan la implementación de RPA suelen hacerlo porque la automatización las lleva a mejoras significativas de productividad y aumento de la flexibilidad de la organización
  • Mayor cumplimiento – Registrando todas las acciones e identificando y removiendo lagunas de datos entre varias fuentes, el RPA ayuda en la ejecución de revisiones y en el reconocimiento de problemas de conformidad.
  • Mayor calidad en la información disponible.

La metodología aplicada en la implementación es también fundamental. Si se implementa correctamente, la automatización puede proporcionar enormes mejoras en todas estas áreas. Pero el saldo de beneficios puede variar con diferentes tecnologías y enfoques. El equilibrio adecuado para cualquier organización dependerá de su estrategia global y de sus objetivos de negocio.

Los programas de automatización deben por todo esto, comenzar con una clara articulación del problema. Cada proyecto debe ser capaz de identificar dónde y cómo la automatización puede ofrecer mejoras y mostrar cómo estas mejoras se vinculan a la estrategia global de la empresa.

Para maximizar el retorno de la inversión, las empresas deben tener cuidado de no especificar, exagerar, o gastar demasiado en las inversiones en automatización. La elección del nivel adecuado de complejidad para satisfacer las necesidades actuales y futuras previsibles requiere una comprensión profunda de los procesos y sistemas de la organización.

Parece claro, por nuestra experiencia, que los más exitosos proyectos de implementación de soluciones de RPA tienen como características:

  1. La descentralización en términos de gobierno en la gestión del proyecto. La descentralización en las funciones o unidades de negocio como responsables de las iniciativas de automatización, con o sin apoyo de un equipo central. Por el contrario, las experiencias en organizaciones menos exitosas son aquellas en las que un equipo central es el único responsable de la entrega de automatización en toda la organización.´
  2. La expansión del Buy-in en la automatización por toda la organización. El incentivo de un programa verdaderamente en toda la empresa y la prosecución de la adopción de tecnologías de automatización cognitiva más avanzadas.
  3. La participación de la función de TI. El éxito de los programas de automatización también depende de la participación precoz de la función de TI. En primer lugar, los equipos de TI de estas organizaciones son más propensos a automatizar sus propios procesos. Su participación en el esfuerzo de automatización es definitivamente un diferencial en el éxito.

En conclusión, las evidencias sugieren que las soluciones de Inteligencia Artificial como la RPA entregan un valor real a los negocios y pueden ser una fuerza poderosa para la disrupción. Los primeros en adoptar soluciones de IA y que combinan fuerte capacidad digital resultante con estrategias proactivas, tienen mayores márgenes de beneficio y se destacan en términos de desempeño de las otras empresas. Los innumerables casos de éxitos en la implementación en empresas minoristas, utilidades, manufactura, servicios de salud y educación destacan el potencial de AI para mejorar la previsión y sourcing, optimizar y automatizar las operaciones, desarrollar marketing direccionado, gestión de precios, y mejorar la gestión experiencia del cliente.

La importancia de la implementación de las soluciones de IA como RPA en una correcta estrategia digital para cada organización significa que no hay atajos para las empresas en esta materia, de lo contrario corren serios riesgos de fracaso en la implementación.

Las empresas no pueden retrasar el inicio de su jornada digital, incluyendo IA. Los primeros en adoptar, crearán grandes ventajas competitivas.

Un programa exitoso requiere que las empresas aborden muchos elementos de una transformación digital y analítica: identifique el caso de negocio, configure el ecosistema de datos correcto, construya o compre herramientas de IA apropiadas y adapte procesos de flujo de trabajo, recursos y cultura .

La IA promete beneficios, pero también plantea desafíos que atraviesan empresas, y los trabajadores y los equipos necesitan estar preparados para explorar el RPA y resistir a competir con él.

Por eso cuestionamos: La tecnología RPA está lista y disponible para las empresas, grandes o pequeñas, pero estarán las empresas listas para adoptar la tecnología RPA?

Tecnologia e Gestão

¿Están las empresas listas para adoptar la tecnología RPA? (parte 1)

Por Adriano Ribeiro, CEO & partner bwd y Rui Raposo, CCO & partner bwd

RPA es un tipo de software que imita la actividad de un ser humano en la realización de una tarea dentro de un proceso y que puede realizar tareas repetitivas más rápidamente, con precisión e incansablemente, liberando a los seres humanos para la realización de otras tareas que requieren capacidades humanas, tales como inteligencia emocional, raciocinio, e interacción compleja con clientes o proveedores.

En la bwd solemos decir que el RPA quita el robot del ser humano.

En un proceso de Back-Office, el colaborador humano «normal» tiene un número elevado de tareas repetitivas, rutinarias que son tristes y desinteresadas. En consecuencia, esta nueva ola de automatización, a través del uso de RPA, está siendo impulsada por las mismas razones que trajeron en primer lugar la robótica y automatización para el lugar de trabajo: liberar a los trabajadores humanos de tareas sucias, aburridas o peligrosas; para mejorar la calidad, eliminar errores y reducir la variabilidad de los resultados. Y, por supuesto, reducir los costos.

Sin embargo, surge una preocupación en la mente de las personas: ¿puede haber un vínculo entre el paso de estas tareas a robots y la reducción de empleo para los humanos?

La única relación directa que se puede establecer es el paso a los robots de tareas repetitivas y que desperdician el potencial de la intervención humana. Con la utilización de robots, los «humanos» pasan a poder ser utilizados donde es necesario el pensamiento humano, con todas sus vertientes, como por ejemplo la creatividad.

Pero, ¿qué aplicaciones tiene el RPA – porque su aplicación está creciendo exponencialmente?

Las organizaciones se enfrentan a cargas de trabajo cada vez mayores. Habrá una cantidad exponencial de trabajo que coincide con el aumento exponencial de datos -50 por ciento más cada año. También tenemos el factor del aumento masivo en la regulación de la auditoría y la burocracia. Necesitamos automatización para aliviar el estrés que estas actividades crean en las organizaciones.

Por ejemplo, las industrias altamente reguladas, tales como seguros y banca, están descubriendo que la automatización es una manera barata y rápida de aplicar capacidad superior en la respuesta al problema de cumplimiento.

El RPA permite también un mejor servicio y mayor atención al cliente, dado que posibilita más poder en todo el proceso. En una organización en la que las consultas de clientes son regulares, por ejemplo, puede liberar personal para hacer frente a las cuestiones más complejas. Sus usuarios pueden crear robots inteligentes que imitan las acciones humanas mientras impulsan la mejora continua utilizando inteligencia artificial y tecnologías de machine learning. Estos robots inteligentes interactúan en armonía con las aplicaciones, y con cualquier sistema heredado, portal o base de datos, agregando datos, transformándolos en información útil, accionando respuestas y comunicando entre sistemas organizacionales, sitios web y aplicaciones de escritorio. Por eso es un excelente complemento al trabajo humano.

¿Entonces qué tareas puede el robot hacer concretamente?

Los robots pueden ser utilizados en múltiples actividades. Sólo a modo de ejemplo, podemos enumerar algunas:

  • Procesamiento de devoluciones en el e-commerce, tarea que es significativamente consumidora de tiempo cuando se ejecuta de forma manual;
  • Gestión de flujos de trabajo, tanto en la gestión de flujos de trabajo, como en otros procesos de RRHH, tales como la asignación de turnos, la gestión de mapas de pago y de licencias de colaboradores, que pueden ser ejecutados de forma más productiva por el RPA;
  • Gestión del apoyo al cliente, que con RPA se ejecuta de forma ininterrumpida, las 24 horas del día, incluyendo la automatización de procesos como la recogida de retroalimentación;
  • Gestión de ERP, ejecutando integraciones de sistemas centrales con sistemas de inventario y sistemas de front-office, lo que garantiza una gestión eficiente de las actividades de logística y de la cadena de valor, así como monitoreo permanente del nivel de las existencias;
  • Contabilidad y área financiera, incluyendo procesamiento de pedidos y facturas, gestión de cuentas a pagar y cuentas por cobrar, conciliación de cuentas, órdenes de pago, informes, consolidación de información de cuentas entre muchas otras tareas, pueden ser gestionadas por RPA, como transacciones entre varios departamentos y divisiones que necesiten registro y de estar actualizadas y consolidadas en el ERP;
  • El marketing y el análisis del comportamiento del consumidor, las campañas pueden ser repetidas sin esfuerzo manual, lo que posibilita un ajuste en las estrategias basadas en el análisis, al mismo tiempo que el RPA ayudará a medir la eficacia de nuevas estrategias;
  • Planificación de la demanda y oferta – una tarea compleja, que requiere la investigación y la recogida de datos, el formato de los mismos y la ejecución de simulaciones, descubrir excepciones, tareas que pueden automatizarse y simplificarse empleando tecnología RPA;
  • Logística y Gestión de la Cadena de Valor – la automatización de correos electrónicos por el RPA significa la posibilidad de ejecutarse de forma automática el envío de un email o texto cuando un pedido es reservado, enviado, atrasado o entregado, siendo éste también muy útil en el mantenimiento de los niveles de existencias y la creación de notificaciones cuando los productos alcanzan niveles extremadamente bajos o umbrales. Después de evaluar las solicitudes anteriores, la RPA puede ayudar a determinar los niveles ideales de pedidos para mejorar la adquisición, reducir los costos y reducir el desperdicio.

Las tareas no están confinadas al tratamiento de datos?

La recopilación y el tratamiento de datos están entre las características inmediatas de RPA, sin embargo, las tareas de análisis y procesamiento inteligente son ilimitadas.

(Continúa …)

Dicas de Gestão

Cómo aumentar la inteligencia operativa de su negocio

La inteligencia operacional es una nueva forma de analizar el negocio y de encontrar respuestas a los desafíos que las empresas enfrentan todos los días. Este concepto está muy ligado a la tecnología y aborda el análisis de datos para que éstos permitan tomar decisiones basadas en información en tiempo real. El principal beneficio del uso de la inteligencia operacional es la posibilidad de abordar los problemas y las oportunidades en el momento en que surgen (en algunos casos, es posible anticipar tendencias y problemas, solucionándolos antes de que causen estragos al negocio). Esto hace que los gestores toman decisiones más conscientes y con base en información fidedigna, lo que consecuentemente va a aumentar la eficacia del negocio, conduciéndolo a mejores resultados. Pero cómo aumentar la inteligencia operativa de su negocio? ¡Es sobre eso mismo que este artículo se enfoca! ¡Compruebe nuestros consejos!

Automatice todo lo que sea posible

Una de las ventajas más importantes de la inteligencia operativa es la automatización de las tareas. Cuanto más automatizado el trabajo esté, más tiempo disponible los colaboradores tendrán para hacer el negocio más productivo. La automatización puede ir desde las tareas más simples hasta las más complejas. A nivel de marketing, podemos automatizar un correo electrónico de bienvenida a un nuevo suscriptor de boletín o incluso un correo electrónico de agradecimiento por una compra en nuestra tienda en línea, por ejemplo. La automatización elimina las tareas más aburridas que los colaboradores tienen que realizar, dejándolos libres para cosas más importantes.

Utilice un CRM

CRM es la sigla para Customer Relationship Management, es decir, Gestión de la relación con el cliente y es utilizado por miles de empresas para gestionar su relación con los clientes actuales y potenciales. Este software tiene como objetivo proteger la información comercial de una empresa. Al mismo tiempo, un CRM ayuda a identificar las mejores acciones y la mejor época para ponerse en contacto con el cliente, para impulsar la venta. De igual modo, permite evaluar objetivos y evaluar el equipo de ventas. Un software de CRM cuando es bien utilizado ayuda a aumentar la productividad de una empresa y reduce la probabilidad de error por parte de los recursos humanos. La reducción de los errores permite que las ventas se efectúen de una forma más simple y consecuentemente la empresa sale ganando, una vez que ve sus ganancias aumentar. El CRM permite que ningún contacto con un potencial cliente se pierda, garantizando así que todo está hecho para que la venta se concretice.

Utilice un sistema de monitorización en tiempo real

Cuando sabe exactamente lo que pasa en su negocio, es mucho más fácil tomar la decisión correcta. Analizar el negocio en tiempo real le dará todos los insumos necesarios para que pueda decidir conscientemente sobre el mejor rumbo a tomar. Los informes con algunos días presentan información obsoleta, que no corresponde al estado real de la empresa en aquel momento. Por eso, muchas veces las decisiones tomadas son desajustadas y no benefician el negocio. Monitorear el negocio en tiempo real va a cambiar este escenario, pues va a tener información fidedigna en su mano y va a conseguir tomar decisiones más acertadas. Analizar los datos en tiempo real es cada vez más una realidad en las empresas en todo el mundo. Los negocios ocurren a un ritmo muy acelerado y es esencial que sepa lo que está sucediendo en su empresa para conseguir tomar las decisiones más adecuadas para su negocio. ¡Descargue nuestro e-book y sepa cómo una herramienta BAM le puede ayudar a gestionar!

Dicas de Gestão

Softwares de gestión de personas: 5 soluciones para su empresa

En un mundo tan conectado, donde la información corre tan deprisa, queda atrás quien no invierte en tecnología para automatizar y agilizar procesos dentro de la empresa. Hoy en día existen diversas soluciones tecnológicas para diversas áreas de la administración empresarial. En este texto vamos a mostrar las cinco principales soluciones en software de gestión de personas para que usted todavía adopte hoy.

¡Buena lectura!

1- Softwares de reclutamiento y selección

El sistema de reclutamiento y selección de gestión de personas es históricamente marcado por ser un proceso largo y burocrático. Sin embargo, hoy en día, las empresas suelen tener una rotación de colaboradores muy alta y por lo que no puede esperar meses entre la salida de un profesional y la entrada de otro para reemplazarlo. Para driblar esa burocracia, existen softwares de gestión de personas que ya hacen ese proceso de forma simple y rápida. Estos softwares automatizan todo el proceso de reclutamiento y selección: desde la divulgación de la vacante, hasta entrevistas en línea y emisión de avisos y notificaciones para los seleccionados. Este tipo de herramienta está indicado para todas las empresas que desean agilizar el proceso de reclutamiento y selección.

2- Punto en la web

Se fue el tiempo del registro de punto en hoja o hojas de cálculo, hoy en día es mucho más fácil hacer la gestión de las horas de trabajo de sus colaboradores a través de un software de punto electrónico en línea. Estas herramientas ayudan a los gestores de RRHH desde el control de entrada y salida de los colaboradores hasta otras cuestiones como bancos de horas y períodos de vacaciones, generando indicadores importantes para la gestión de personas. Además, no demandan los costos que la instalación de un punto físico requiere, siendo la elección perfecta para empresas que no pueden gastar mucho, pero quieren modernizar la forma de registro del punto de los colaboradores. Y lo mejor es que esas soluciones están dentro de las legislaciones laborales de cada país.

3- Soluciones de trabajo remoto

El trabajo remoto es una situación cada vez más presente en las empresas, y puede ayudar en cuestiones de calidad de vida, productividad y clima organizacional. Pero para ello es necesario adoptar una herramienta que posibilite ese trabajo remoto, que posea algunas funcionalidades, como: posibilidad de comunicación a distancia, compartir archivos, asignación de tareas, agenda online y mucho más. Adoptar un software específico para el home office es más seguro y colabora para la no fragmentación de la información. Además, estos softwares permiten que los gestores y profesionales de los RH puedan verificar las actividades realizadas, incluso a distancia.

4- Herramienta para apuntar horas

Los softwares de apuntes de horas permiten a los empleados registrar las horas trabajadas de acuerdo con las tareas ejecutadas, indicando el tiempo que pasaron en cada una. Esta herramienta ayuda a RH a hacer división de costos entre los diferentes proyectos que el colaborador realiza y mensura lo que toma más tiempo de su día.

5- Plataforma EAD para entrenamiento de colaboradores

El entrenamiento y el desarrollo (T & D) de colaboradores es una de las principales demandas de un sector de gestión de personas. Las prácticas de T & D son responsables de efectivamente proporcionar el desarrollo de colaboradores y hacer que ellos ayuden a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos y, consecuentemente, su visión de futuro. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades para hacer que el entrenamiento y el desarrollo se produzca porque implica conciliar el tiempo de los empleados, los administradores y los instructores de T & D o aún manejar la logística de desplazar a la gente hasta un lugar específico para hacerlo. Y algunos softwares pueden ayudar con eso, como: plataformas EAD (enseñanza a distancia) para entrenamiento y desarrollo de colaboradores. Con ellas es posible alojar contenidos en la plataforma online, así los colaboradores pueden acceder en cualquier momento o lugar. Estas plataformas también pueden emitir informes completos del desempeño de los colaboradores, ayudando al área de gestión de personas a medir si el entrenamiento se está haciendo y si está surtiendo efecto. Y lo mejor es que todas estas soluciones se pueden encontrar en la nube, facilitando la seguridad de la información de su empresa!

Si te gustó estas soluciones, te gustará conocer el Twygo – Plataforma EAD para entrenamiento de colaboradores. ¡Hable con nosotros, será un placer ayudarle!

Por: Twygo

Dicas de Gestão

6 consejos para hacer la automatización empresarial y comercial

La automatización está cada vez más presente en nuestras vidas. Y para quien tiene un negocio, ella es cada vez más vital. Por lo tanto, invertir en la automatización comercial y empresarial se ha convertido en una necesidad. Sin embargo, algunos grupos de emprendedores todavía temen al utilizar herramientas que permiten ese tipo de trabajo en su negocio.

Sin embargo, creemos que este temor se deriva del desconocimiento sobre cómo se hace la automatización empresarial y comercial. Luego, decidimos que sería una buena idea reunir 6 consejos que demuestren cómo se hace. De esta forma, el conocimiento permite que nuevos horizontes puedan abrirse.

1) Analice los procesos y tareas de su empresa

Muchas personas creen que la automatización empresarial y comercial se trata sólo de contratar un servicio que realice ese tipo de trabajo. Es elemental que automatizar procesos y tareas largas traerá más eficiencia y productividad. Sin embargo, ¿qué sectores, áreas o tareas tienden a ganar más con eso?

Por lo tanto, es importante analizar los procesos y tareas y definir lo que traerá mejor costo/beneficio. De esta manera, usted puede centrarse en lo que es más necesario en un corto plazo. Por consiguiente, usted estará maximizando su productividad sin elevar innecesariamente cualquier tipo de costo.

Una buena sugerencia para analizar tales procesos y tareas de forma eficiente es usufructuando de un sistema de gestión empresarial. El software es capaz de automatizar toda su gestión y aún ofrecer completos informes sobre diversos sectores de su empresa.

2) Elegir la tecnología adecuada

Existen diversos tipos de tecnologías en el mercado de automatización de procesos y comerciales. Ellos traen diversas funcionalidades y cada uno busca atender las demandas que ve adecuada.

De esta forma, después de analizar sus necesidades, es necesario escoger la tecnología que las resuelve. No es suficiente tener un mapeo extensivo de lo que necesita ser automatizado y tomar decisiones que no van en contra de la solución de los problemas.

3) Planear es necesario

Con el mapeo realizado y la tecnología elegida, es hora de planificar la implementación. Esta fase es muy relevante e impide redundancias y problemas que pongan en riesgo el proyecto de automatización. Para un proceso de automatización ser eficiente y productivo, es necesario que se sepa todos los parámetros involucrados de antemano.

Por lo tanto, sin una planificación adecuada, que proporcione los parámetros, todo lo que se ha hecho puede ruir. Por lo tanto, una buena planificación evita modificaciones en la fase de implementación que serán costosas o que pueden dañar el resultado final. Y claramente, nadie desea implementar algo en su empresa que no dará frutos.

4) Entienda cómo la automatización empresarial y comercial impactó otros negocios similares

Es muy común que las personas embarquen en lo que todo el mundo está haciendo. Y eso no es válido sólo para la vida personal, en la empresa también. Puede que exista un movimiento muy grande de automatización en las empresas a su alrededor, pero ese movimiento sólo es válido si están en la misma escala o nicho que el suyo.

Por lo tanto, busque entender el impacto que los proyectos de automatización están trayendo para quien está en su área de actuación. De esta forma, usted entender comprender los impactos de una manera más factible y puede extrapolar lo que suceda con su empresa, si opta por ese camino.

5) Sea honesto sobre el proyecto con sus colaboradores

Es muy importante ser honesto sobre los proyectos de automatización con sus colaboradores. Quien está trabajando tiende a ver la automatización como enemiga. Como alguien que robará sus empleos. Y ese tipo de ambiente puede acabar perjudicando a todos los involucrados.

Por lo tanto, explique adecuadamente para sus colaboradores cuáles son las razones, motivos, beneficios e impactos que lo que se está haciendo traerá. Es importante dejar claro que la automatización está viniendo para auxiliar y no sustituir.

6) Busque herramientas de acuerdo con el escenario actual de la vida moderna

Con las redes sociales y smartphones, se hizo más sencillo acompañar todo lo demás de cerca. Y sabemos que es el ojo del dueño que engorda el ganado. Así, busque herramientas que le permitan acompañar la información en tiempo real y en cualquier tipo de plataforma.

De esta forma, usted podrá acompañar la información vital de su negocio desde cualquier lugar que esté. Y sabemos la importancia que estar bien informado puede traer en cualquier área de su vida. Desde conocer mejor cómo cambiar su empresa incluso a cosas más triviales.

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Dicas de Gestão

10 Ventajas del análisis en tiempo real para los negocios

Las empresas ya no pueden sobrevivir si no están al tanto de todo lo que pasa en el negocio y en el entorno empresarial. La necesidad de la información en tiempo real ha desencadenado el uso de sistemas BAM como el Multipeers, pues a través de estas herramientas es posible acompañar en un solo dashboard todo lo que pasa en el negocio y aún definir alertas de negocio que avisan al usuario siempre que algo salga de su patrón previamente definido. En el artículo de hoy, presentamos 10 ventajas del análisis en tiempo real para los negocios!

Mejores decisiones para el negocio

Cuando el administrador sabe exactamente lo que pasa en el negocio, es mucho más fácil tomar la decisión correcta. Analizar el negocio en tiempo real permite tener todos los insumos necesarios para que se pueda decidir conscientemente sobre el mejor rumbo a tomar. Los informes con algunos días presentan información obsoleta, lo que ya no corresponde al estado real de la empresa en aquel momento. Por eso, muchas veces las decisiones tomadas son desajustadas y no benefician el negocio.

Identificación más rápida de oportunidades de negocio

Con el análisis en tiempo real podrá identificar oportunidades en el mismo momento en que aparecen, lo que le permite estar siempre un paso por delante de la competencia. Una modificación en la demanda de un producto, por ejemplo, puede llevarlo a lanzar una campaña específica, lo que va a aumentar las ventas y mejorar los resultados globales.

Gestión más eficiente de los recursos humanos

La información en tiempo real sobre los recursos humanos de la empresa puede ser una gran ventaja competitiva para las empresas que desean adaptarse a los cambios más rápidamente. Los sistemas de monitorización permiten obtener datos inmediatos sobre la distribución de los colaboradores en los diferentes sectores de la empresa, así como información actualizada sobre su disponibilidad. Esto hace que la gestión de equipos mucho más eficiente.

Definición de alertas para actuar de inmediato

El software de monitorización del negocio como Multipeers permite la definición de alertas de negocio. Dondequiera que esté, será notificado por SMS o e-mail sobre eventuales alteraciones a sus estándares previamente establecidos y podrá actuar de inmediato, antes incluso de que haya pérdidas para la organización. Esta se revela una enorme ventaja competitiva pues posibilita una acción inmediata.

Consulta de varias fuentes de datos

Con el uso de un sistema de análisis en tiempo real es posible agregar en un solo sistema toda la información relativa a la empresa. De este modo, el acceso a la información resulta mucho más fácil e intuitivo, reduciendo el tiempo que anteriormente se pasaba a juntar información proveniente de diversas fuentes. El gestor va a tener la vida más fácil y va a poder actuar de forma más rápida.

Detección precoz en los procesos productivos

Una falla en el proceso de producción puede significar problemas serios con clientes, proveedores y socios si no se detecta y se corrige a tiempo. Acompañar el proceso productivo en tiempo real permite identificar eventuales fallas y su respectiva corrección. De este modo, cualquier desviación se corregirá a su debido tiempo y se evitarán mayores problemas para la empresa.

Conocimiento profundo sobre los clientes

Con el uso de herramientas que posibilitan el análisis de los datos en tiempo real es posible percibir de inmediato cuál es el medio preferido por el cliente, cuáles son sus necesidades y los problemas que presenta. Esta información garantiza un servicio más personalizado y de acuerdo con lo que el cliente realmente necesita.

Hace los procesos empresariales más ágiles

Como los programas de gestión de la información en tiempo real presentan la información de forma condensada y ya lista para el análisis, la necesidad de hacer informes extensos va a desaparecer. De este modo, los colaboradores que antes tenían esa responsabilidad van a quedarse con más tiempo disponible para otras tareas, lo que seguramente contribuirá a un aumento de productividad. El análisis en tiempo real elimina las tareas más burocráticas, lo que hace que la empresa sea más ágil.

Disminución del riesgo de cometer errores

El uso de sistemas de análisis de datos en tiempo real reduce las fallas de comunicación y acelera la consolidación de los datos. Toda la información de la empresa va a estar sólo en un lugar, lo que hace que los procesos de análisis sean más ágiles y eficaces. Así, la probabilidad de que haya fallas de comunicación se vuelve bastante reducida, lo que contribuye a una toma de decisión más asertiva.

Consulta de la información del negocio desde cualquier lugar

Casi todos los programas de gestión de la información en tiempo real presentan la posibilidad de ser utilizados en dispositivos móviles. Así, es posible estar en una reunión o en un viaje y tener información real y actualizada sobre el estado del negocio. Esta es una ventaja muy importante, pues cada vez más su negocio es en el lugar donde se encuentra, por lo que es fundamental que tenga siempre acceso a la información más actual sobre su empresa!

Analizar los datos en tiempo real es cada vez más una realidad en las empresas en todo el mundo. Los negocios ocurren a un ritmo muy acelerado y es esencial que sepa lo que está sucediendo en su empresa para conseguir tomar las decisiones más adecuadas para su negocio. ¡Descargue nuestro e-book y sepa cómo una herramienta BAM le puede ayudar a gestionar!

Tecnologia e Gestão

5 Mitos sobre la transformación digital que necesita eliminar ahora mismo

La transformación digital puede significar cambios profundos en una organización. Cuando se aplica correctamente, puede traer beneficios enormes para la empresa y dar lugar a aumentos de beneficio y reducción de gastos. La transformación digital es un proceso que debe analizarse antes de su aplicación, ya que una decisión errónea a la hora de aplicar este concepto puede perjudicar gravemente a la empresa. La transformación digital se encuentra envuelta en mitos, es decir, ideas pre-concebidas que hacen que los empresarios miren con desconfianza y con temor a esta ola de cambio. En el artículo de hoy, presentamos algunas ventajas de la transformación digital y 5 mitos que necesita eliminar ahora mismo!

Principales ventajas

Mayor competitividad

La transformación digital hace que los procesos sean más fluidos y que gestionar todos los departamentos de la empresa se convierta en una tarea más fácil e intuitiva. La definición, implementación y mejora de los procesos de negocio para un enfoque más práctico y facilitador es el objetivo de la adopción de nuevas tecnologías en los negocios.

Mejor índice de satisfacción de los clientes

La tecnología permite que los clientes se acerquen más a las marcas y que se establezca una relación más fuerte de lealtad. Con el uso de las redes sociales, hoy en día es posible marcar presencia en la vida cotidiana de los potenciales clientes a través de reparticiones y ofertas especiales. Las empresas también están adoptando el envío de ofertas especiales por SMS y e -mail, lo que hace al cliente sentirse especial.

Oportunidad para innovar

Cuando las empresas implementan la transformación digital en sus negocios, son capaces de incluir mejoras en sus procesos, promoviendo así la innovación. Tienen también un mayor margen para innovar sus productos y servicios pues la inclusión de nuevas tecnologías permite incluir mejoras significativas en su oferta.

Reducción de costos

La principal preocupación de los gestores es siempre encontrar formas de reducir los costos de las empresas. La transformación digital, en particular en lo que se refiere a la utilización de servicios en la nube, permite a las empresas reducir significativamente sus costes operativos. El uso de esta tecnología permite reducir o incluso eliminar la infraestructura de TI local, disminuir el volumen de impresiones y realizar reuniones a través de Skype, eliminando los gastos de viajes largos.

Desmistificando ideas preconcebidas…

Mito 1: la transformación digital es una función exclusiva del área de TI

La modernización de la forma en que la tecnología se aplica en la empresa es una responsabilidad de todos los sectores y no sólo del sector de TI. Este proceso de transformación debe comenzar en la parte superior de la organización, donde se define la estrategia a adoptar por los gestores de arriba. Es necesario que el ejemplo venga de la gestión superior para que después los cambios se apliquen en las restantes áreas. Todas las áreas son afectadas por la transformación digital, pues las ventas, el marketing, la producción y muchas otras actividades son «víctimas» del cambio que esta transformación trae. El departamento de TI es importante en este proceso, en la medida en que debe dar soporte a todas las áreas.

Mito 2: la transformación digital sólo se aplica en las grandes empresas

Transformar el negocio, los procesos, el enfoque y las relaciones para que evolucionen ya es imprescindible para el éxito de las empresas. Las pequeñas empresas no quedan fuera de este nuevo paradigma. La transformación digital bien implementada puede ayudar a las pequeñas empresas a crecer significativamente, ya que mejora los procesos y reduce los costos. Este ahorro de costes puede aplicarse a inversiones que hacen que la empresa evolucione más rápidamente.

Mito 3: la transformación digital es el mejor camino para todas las empresas

Cuando un concepto está muy de moda, se cae fácilmente en el error de pensar que ya que está de moda es adecuado para todos. Sin embargo, la transformación digital es un proceso complejo que va mucho más allá de la simple actualización de software. Esta nueva forma de trabajar no es una receta estándar que pueda ser seguida por todas las empresas y por eso es fundamental evaluar los impactos que esta transformación tendrá para el negocio, evaluando riesgos y gastos.

Mito 4: la transformación digital va a reducir muchos puestos de trabajo

Desafortunadamente, este es uno de los mitos más comunes en lo que se refiere a la tecnología. Todavía hay muchas personas que piensan que la evolución de la tecnología va a transformar el mundo en un lugar poblado por robots que desempeñan nuestras funciones. Nada es peor que este pensamiento. A pesar de que la transformación digital utiliza la inteligencia artificial, es necesario que existan recursos humanos capaces de lidiar con esta inteligencia y de adaptarla a la verdadera realidad de la empresa. La transformación digital pretende reducir el trabajo monótono, afinar procesos y mejorar los resultados de la empresa. La interacción humana en las empresas es completamente imprescindible, por lo que es completamente infundado pensar que las personas serán descartadas al final de su implementación.

Mito 5: la transformación digital termina en el momento de su implementación

La implementación es sólo el inicio de un viaje por el mundo digital. La transformación digital debe ser considerada como un proceso continuo, pues es necesario evaluar constantemente la realidad de la empresa y los escenarios de negocio que existen en cada momento. Sólo de este modo es posible encontrar las herramientas adecuadas para mejorar los procesos empresariales.

La transformación digital en las empresas es cada vez más una necesidad y ya no se ve como una moda. Hoy en día, una empresa que no existe en línea es casi como si no existiera y es fácilmente superada por la competencia. Las tecnologías digitales redefinieron la forma de las empresas de hacer negocios, cambiaron la forma en que nos relacionamos con los clientes y la forma de comunicarse. Una encuesta de Forrester revela que los empresarios de las grandes empresas esperan que el 47% del total de ventas sea influenciado por los medios digitales en 2020. ¡Es hora de transformar su empresa! ¿Está preparado para esta transformación?

Dicas de Gestão

Los principales obstáculos para una toma de decisiones eficaz (y las posibles soluciones!)

Tomar decisiones para el futuro del negocio es una tarea complicada para los gestores y que exige mucho empeño por parte de ellos. Muchas veces, los responsables de las empresas y los departamentos no disponen de toda la información necesaria para analizar las situaciones de una forma objetiva, lo que complica mucho una toma de decisión eficaz y rápida. En el día a día llenado en que las empresas viven constantemente, la falta de tiempo para evaluar las operaciones de la empresa es uno de los mayores enemigos de la correcta toma de decisiones. Hoy en día, las empresas generan datos todos los días y la gran cantidad de información que existe es también una preocupación para las empresas, pues no es fácil gestionar todas las fuentes de información y es aún más difícil sacar las ideas más importantes de cada una. Hay muchos obstáculos que impiden que se tomen decisiones rápida y conscientemente y es sobre estos obstáculos que vamos a hablar en este artículo. ¡Y vamos a presentar también las posibles soluciones para cada uno de ellos!

Obstáculo 1: falta de información a su debido tiempo

La vida de los negocios ocurre ahora. En cada momento se generan informaciones que van a impactar en la vida de la empresa, por lo que es fundamental que un gestor esté siempre al tanto de lo que está ocurriendo. La realidad, sin embargo, es que en la mayoría de las empresas la información se encuentra dispersa por diversos softwares y no es posible tener un acceso inmediato a todos los datos. Esto tendrá un impacto negativo en la toma de decisiones. Las decisiones basadas en informes con algunos días son siempre reactivas y la empresa corre el riesgo de ser superado por una competencia que sea más rápida a actuar.

Solución: BAM

Las herramientas BAM como Multipeers son esenciales en el mundo empresarial actual, ya que permiten condensar en una sola plataforma toda la información proveniente de las más diversas fuentes de datos. La capacidad de acceder a la información en tiempo real cambia todo porque es la garantía de que siempre estamos trabajando sobre la base de la información más actual que existe. La toma de decisiones es más fácil porque no es necesario recurrir a informes extensos y antiguos para decidir qué hacer a continuación. Con la información tan accesible, la probabilidad de tomar decisiones equivocadas es mucho más reducida, lo que ciertamente aumenta la eficiencia de las empresas. Además, el Multipeers también permite la creación de alertas de negocio que avisan a los gestores sobre situaciones anómalas y que requieren su atención. Este hecho hace que los gestores puedan realizar sus tareas cotidianas de manera tranquila pues saben que serán alertados cuando algo anormal ocurra. Esto permite que las acciones correctivas sean tomadas de inmediato, garantizando la rápida resolución de los problemas.

Obstáculo 2: falta de movilidad

La movilidad empresarial es una tendencia en crecimiento y en muchos sectores de actividad ya es una realidad. Sin embargo, todavía hay muchas empresas que no pueden adaptarse a esta nueva forma de trabajo y eso hace que los empleados tengan que estar en el taller para acceder al correo electrónico y para reunirse con sus equipos. Las empresas son todavía poco recetadas a esta nueva tendencia porque temen que la movilidad sea sinónimo de una mayor proporción de pérdida de las credenciales de acceso a la red, lo que resulta, en general, en fugas de información hacia el exterior. Afortunadamente, cada vez más la tecnología avanza en hacer que los sistemas y las redes sean más seguras y prácticamente inviolables.

Solución: utilización de las herramientas adecuadas

Los colaboradores y los gestores deben tener siempre acceso a las informaciones más importantes sobre el negocio pues solo así pueden tomar medidas eficaces y en el momento oportuno. La cloud computing ha venido a facilitar la movilidad laboral, al permitir que los documentos importantes del negocio sean consultados en cualquier lugar y para que exista una toma de responsabilidad efectiva. Cambiar el sistema de correo electrónico corporativo a una solución basada en Cloud es bastante importante para aumentar la movilidad empresarial. Las herramientas de videoconferencia son las primeras herramientas  que permitieron la movilidad empresarial y hoy en día se están avanzando a gran escala para las plataformas móviles, lo que aumenta significativamente el ámbito de actuación de la movilidad. Actualmente, ya podemos usar Skype y Hangouts en dispositivos móviles, lo que permite hacer reuniones en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo.

Obstáculo 3: falta de planificación

Las empresas a menudo no pasan el tiempo debido en la planificación de su actividad y esto va a tener, obviamente, consecuencias negativas a lo largo del tiempo. La planificación empresarial es esencial para que la acción de la empresa resulte correctamente. Definir objetivos realistas y formas de alcanzarlos es una parte muy importante en los negocios, pues sólo conseguiremos alcanzar el éxito si sabemos bien a dónde queremos ir.

Solución: planear e con todo el equipo

Por lo menos semestralmente, es fundamental que los gestores se reúnen con sus equipos y que analicen lo que se ha hecho hasta el momento y, sobre la base del resultado de ese análisis, debe trazarse el rumbo de la empresa para los meses siguientes. Sin embargo, es muy importante que exista siempre un plan B. Por muy buena que la planificación sea y que los objetivos trazados sean los más adecuados para la empresa, hay que tener en cuenta que las cosas pueden correr mal, pues el mundo de los negocios es muy susceptible a cambios e imprevistos. Por lo tanto, es necesario tener siempre un plan alternativo. Tener un plan B hace que las situaciones de emergencia sean más fáciles de manejar. Muchos gestores no piensan en alternativas cuando toman una decisión y acaban perjudicando el negocio si la decisión tomada no tiene los efectos deseados.

Analizar los datos en tiempo real es cada vez más una realidad en las empresas en todo el mundo. Los negocios ocurren a un ritmo muy acelerado y es esencial que sepa lo que está sucediendo en su empresa para conseguir tomar las decisiones más adecuadas para su negocio.

Conozca las ventajas del sistema BAM y sepa cómo estas herramientas pueden ayudar a su negocio.

Dicas de Gestão

ERP Cloud: sepa lo que es y porque debe tenerlo en su empresa

¿Ha oído hablar de ERP Cloud? No? Esto significa que su empresa no ha aprovechado una de las herramientas más eficientes cuando el asunto es la gestión empresarial. Vamos a explicar por qué necesita insertar ese software en su negocio. Organizar las actividades administrativas de una empresa parece algo complicado, principalmente para emprendedores principiantes. Pero esta impresión no tiene por qué ser así. Con la democratización de los recursos tecnológicos, pequeñas y medianas empresas tienen a su alcance herramientas increíbles para emplear gestión al negocio. Entre ellos está el ERP Cloud. Pero, ¿qué es, y cómo funciona esa tecnología? Veamos a continuación.

Más información sobre el ERP Cloud

ERP es una sigla en inglés que traducida entendemos como Planificación de Recursos Empresariales. Es un software que integra todos los departamentos de una empresa, buscando mejor circulación de informaciones, dando mayor agilidad a los procesos, favoreciendo una considerable reducción de costos. Entonces, pensemos en una empresa minorista que enfrenta problemas en el control de inventario y en su gestión financiera, dos sectores esenciales en este tipo de negocio. ¿Cómo funciona un ERP Cloud en esta situación? La primera etapa en la implantación de este programa será el registro. Añadir toda la información de los productos, valores y datos de los clientes en la plataforma. A partir de ahí las otras funcionalidades pueden ser iniciadas. Esta tienda que usamos como ejemplo, ahora conseguirá formalizar un inventario de su stock, y controlar los gastos e ingresos del financiero.

Las principales ventajas del ERP Cloud

La empresa que adopta el ERP Cloud tendrá los siguientes beneficios:

  • En cualquier lugar – tener un programa que funcione en línea es sin duda una gran ventaja. De donde esté, bastará tener conexión con internet, y podrá hacer todas las consultas y liberaciones que necesita. Ningún proceso se bloquea si el gestor necesita hacer un viaje, por ejemplo.
  • Emisión de informes – tener información consolidada en un solo clic, es otra herramienta muy interesante de este tipo de software. Los gestores que necesitan entender lo que viene sucediendo en determinado período, sólo necesitará aplicar los filtros deseados y descargar el informe.
  • La emisión de factura electrónica, con tantos cambios en la legislación fiscal del país, contratar un sistema que esté actualizado con esta y sea compatible con los sitios de la Receta o Hacienda, es una eficaz solución. Con el ERP Cloud conseguirá emitir las diferentes versiones de la factura electrónica, y elegir el tipo de Certificado Digital que desea trabajar.
  • Emisión de Carnés – vincular sus ventas a un sistema bancario y emitir boletos bancarios, es más que posible con ese tipo de software. Podrá emitir un carné para parcelas de compras.
  • Control de ventas – seguimiento del presupuesto hasta la terminación de la venta, también es posible usando el ERP Cloud.
  • Control de inventario – actualizar el inventario, y controlar la entrada y salida de mercancías ya no será más problema.
  • Control financiero – cuentas por pagar y cuentas por cobrar son enteramente atendidas en ese programa. No habrá más necesidad de las «plantillas exclusivas» que cada empleado cree para acompañar los pagos de facturas y otros.
  • Fin del papel – llega de la interminable pila de papeles que toman las mesas de su empresa. Además de tener un alto costo, es sinónimo de retrasos y retrabajo. Acabar con la circulación del papel, es un símbolo de la optimización de los procesos.

Seguridad en el almacenamiento de la información

Todas estas ventajas se unen a la seguridad del almacenamiento de la información en nube. Cloud o nube es una forma de guardar software y archivos en el entorno virtual. Todo de manera segura, y moldeable, es decir, a medida que su empresa va creciendo, el espacio para almacenar la información en el ERP Cloud aumenta. Por supuesto, que antes de cerrar con un proveedor de software ERP en línea, hay que comprobar los detalles como este. También ve la cuestión del soporte, y si es posible adecuar algunas características de su negocio en la interfaz del sistema. Es interesante contratar un sistema que pueda incorporar o excluir campos de relleno, por ejemplo. En cuanto al entorno Cloud, es totalmente seguro, utiliza lo mejor en sistemas de encriptación, lo que protegerá la información generada en sus rutinas administrativas.

¿Está claro por qué su empresa necesita tener un ERP Cloud? Vimos cuánto esta herramienta potenciará su emprendimiento. Llega de tantos obstáculos dentro de la administración de su negocio. Instale el software y prepare su empresa para nuevos desafíos.

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