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Los principales pilares de la seguridad de la información en las empresas

Podemos arriesgarnos a decir que «seguridad» fue la palabra más escuchada en el ámbito de las necesidades empresariales en 2018. Tras la entrada en vigor del nuevo reglamento general de protección de datos, las empresas se preocuparon efectivamente de garantizar que su información se encontraba segura , adoptando nuevas herramientas y nuevas formas de lidiar con la onda gigante de los datos que se genera diariamente. Pero, ¿cuáles son los principales pilares de la seguridad de la información en las empresas?

Confidencialidad

La confidencialidad se refiere a todos los procedimientos y políticas que permiten restringir y regular el acceso a información sensible y confidencial. Es importante que en una empresa el acceso a la información esté regulado y que tenga varios niveles, de acuerdo con los cargos y con la necesidad de acceso de cada colaborador. La mayoría de los ataques informáticos tienen origen interno, por lo que hay que tener mucho cuidado para que la información más importante de la empresa no caiga en las manos equivocadas.

Integridad

La integridad es un pilar importante ya que permite identificar si hubo algún cambio en el proceso o envío de los datos. La integridad de los datos es esencial para el buen funcionamiento de una empresa y es importante que los datos se mantengan inalterados incluso después de pasar por sucesivas personas. Los datos confidenciales de una empresa no pueden ser alterados por ningún colaborador, debiendo haber un procedimiento definido para esta situación.

Disponibilidad

Los datos deben estar disponibles siempre que sea necesario acceder a los mismos. La seguridad de la información no puede permitir que los datos estén «en un lugar lejano», en que sean necesarias muchas etapas para poder visualizarlos. El almacenamiento en Cloud ha ganado cada vez más «adeptos» en los últimos años, ya que permite que los datos estén disponibles en cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Sin embargo, es esencial que exista atención a la seguridad de los dispositivos utilizados en la empresa. Tener un buen antivirus, no abrir e-mails sospechosos ni visitar sitios poco creíbles son reglas que se deben cumplir siempre.

Autenticidad

La autenticidad es uno de los pilares fundamentales de la seguridad de los datos. Debemos conocer el origen de los datos con los que lidiamos, pues sólo así conseguimos garantizar que ellos son fidedignos y actuales.

Ya no es nuevo que las empresas necesitan proteger cada vez más su información. Vivimos en un mundo altamente digital y por eso las amenazas se han proliferado a una velocidad muy rápida. Hoy en día, las empresas necesitan efectivamente utilizar soluciones de seguridad de datos, porque pueden ver su información confidencial expuesta. Una falla de seguridad puede ser dramática para un negocio, pudiendo incluso dictar el final del mismo. En el artículo de hoy, vamos a percibir cuánto cuesta a una empresa una falla de seguridad! Las amenazas a la seguridad de los datos son cada vez más grandes y más sofisticadas, haciendo más difícil garantizar la seguridad de los datos en el negocio. Proteger la información que su empresa genera diariamente es esencial para el éxito del negocio y en esta fase en que el nuevo reglamento general de protección de datos ya ha entrado en vigor, es aún más importante trabajar para conseguir proteger los datos de la empresa y los sus stakeholders.

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Control de datos: de la gestión hasta la contabilidad

Dominar el control de datos de una empresa es un paso fundamental para el éxito. Hoy vivimos en la era del Big Data, donde grandes volúmenes de informaciones son procesados ​​en todo instante, ayudando a las empresas a tomar decisiones más asertivas. Lo que mucha gente desconoce es que los datos son diferentes de la información. La información sólo aparece cuando se interpretan los datos. Tener un gran volumen de datos empresariales sólo significa mejor rendimiento si su empresa es capaz de convertir estos datos en información precisa y dinámica Pensando en ello vamos a aclarar las principales dudas sobre el control de datos empresariales y de cómo la informatización está cambiando el mundo de los negocios para mejor.

Al final lo que es control de datos?

El control de datos es un conjunto de acciones que buscan optimizar la lectura de diferentes informaciones que afectan el desarrollo de una empresa. Cuando hablamos de datos empresariales, podemos abordar diversos sectores, pero el concepto de mayor destaque es el Big Data.

Según el sitio Oracle Brasil [1], Big Data es:

«[…] una estrategia de gestión de información holística que incluye e integra muchos tipos de datos y gestión de datos junto con datos tradicionales.»

Esto quiere decir que los grandes volúmenes de datos son triados y analizados para representar informaciones concretas sobre diversos sectores, como comportamiento de los clientes, tendencias de mercado, posibilidades de inversión e incluso apuntando fallas operacionales en diversos sectores de una empresa.

El Big Data está directamente relacionado con los llamados «3 Vs»:

  • Volumen: como ya dice el nombre, todo en el Big Data es grande. Estamos hablando de una enorme cantidad de datos, que pueden ser internos o externos al ambiente empresarial. Un ejemplo de datos internos sanos los innumerables informes como compra, venta, beneficios y muchos otros datos del día a día de un negocio. Los datos externos pueden ser representados por el comportamiento del cliente, las demandas, los cambios de mercado y todas las acciones que ocurren fuera de la empresa, pero que afectan directamente a su progreso y rentabilidad.
  • Velocidad: el Big Data se caracteriza por la enorme velocidad en que se crean nuevos datos. Cada segundo millones de datos se contabilizan en el mundo digital, lo que exige a las empresas rapidez en la lectura de esa información. Las empresas que no acompañan esa velocidad acaban quedando atrás.
  • Variedad: así como hay un gran volumen de datos, girando a una velocidad cada vez mayor, hay también una gran variedad de datos, disponibles en diferentes sectores y canales.

Estos datos están disponibles de manera no estructurada, es decir, están fragmentados en diversos modelos y necesitan ser triados para que la información tenga sentido. Cada medio digital posee un tipo diferente de datos, exigiendo un tipo distinto de lectura. Hay datos, por ejemplo, en redes sociales, correos electrónicos, aplicaciones de mensajería, sitios o incluso en su sector contable.

¿Cómo influye el control de datos en mi empresa?

Las empresas son muchas cosas, pero sobre todo son datos. Cada acción de su empresa, por más simple que parezca, representa un dato esperando por interpretación. Durante mucho tiempo las empresas operaron de manera casi intuitiva, confiando sólo en informaciones básicas y no siempre relevantes. Esto siempre generó retrasos, gastos indebidos y problemas en la captación de nuevos clientes y creación de nuevos productos. Para resolver este problema se crearon los ERPs, software de automatización comercial, integrados a diversos sectores de una empresa. Una evolución de este proceso fue la creación de la integración contable, que proporciona el envío de los datos contables de las empresas directamente a sus contadores.

¿Qué sistema debo adoptar para realizar un buen control de datos en mi empresa?

Si desea mejorar el control de datos de su empresa, el GestãoClick es uno de los sistemas más eficientes del mercado. Se desempeña como un poderoso ERP y aún tiene integración contable, de esta forma el análisis de datos internos y contables de su empresa operan dentro de un único ambiente.

El control de datos se realiza de forma eficiente y totalmente en nube, garantizando el seguimiento en tiempo real y con total seguridad. La principal ventaja del modelo de GestãoClick es poder contar con diversos beneficios en un solo sistema. Esto representa economía, mayor agilidad e integración.

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5 Motivos para no administrar sus datos en Excel

Muchas empresas también utilizan Excel para gestionar sus datos de ventas, marketing, entre otras áreas. Sin embargo, a pesar de ser bastante fácil trabajar con Microsoft Excel, este programa tiene demasiadas limitaciones y resulta insuficiente para gestionar toda la información de una empresa. A medida que las empresas van creciendo, los gestores sienten la necesidad de utilizar herramientas más sofisticadas para gestionar la información empresarial. Pero, a pesar de esta creciente necesidad, muchos gestores insisten en utilizar Excel como herramienta principal de trabajo y esto se debe a la facilidad de uso ya la resistencia al cambio. En el artículo de hoy, le presentamos 5 motivos para no gestionar sus datos en Excel!

Excel no es seguro

Excel es un programa gestionado de forma manual, que funciona basado en fórmulas que no todos los colaboradores de una empresa comprenden. Por lo tanto, la gestión de los datos de una organización a través de Excel puede ser bastante confusa, ya que basta un colaborador cambiar una fórmula para que todos los datos queden adulterados. Además, Excel tiene una gran laguna a nivel de seguridad, ya que no permite crear jerarquías en la edición del documento, lo que compromete en gran medida la seguridad de los datos.

Gran consumo de tiempo

Insertar los datos en Excel consume mucho tiempo y ocupa un recurso humano que podría estar dedicándose a otra tarea. Existen estudios que demuestran que los gestores gastan alrededor del 50% al 80% de su tiempo de trabajo a recoger datos ya insertarlos en programas como Excel. Lo ideal es utilizar una herramienta como Multipeers que junta en una sola plataforma toda la información proveniente de las más diversas fuentes de datos de la empresa. Y todo en tiempo real y de forma automática.

Gran probabilidad de error

Los archivos de Excel se tratan manualmente y por lo tanto existe una gran probabilidad de error humano. En el mundo empresarial, hay que tener una gran confianza en los datos, pues sólo así se consiguen tomar las decisiones correctas para el negocio. Un dato insertado de forma incorrecta en Excel puede afectar a toda la información insertada y puede desencadenar una decisión mal tomada que perjudica seriamente a la empresa.

Peligro de pérdida de datos

Afortunadamente, ya existe la opción de utilizar Excel en modo online a través de Office 365. Sin embargo, la mayoría de la gente sigue trabajando en archivos guardados en su equipo y esto compromete la seguridad de los datos. En caso de desastre informático o ataque por parte de los hackers, existe una gran probabilidad de que el archivo se pierde para siempre. Si utiliza Excel, la mejor decisión a tomar es utilizarla en Office 365, para que pueda grabar los cambios de forma automática y para que el archivo se guarde en el Web.

Falta de integración

Para gestionar bien una empresa, es necesario trabajar con varios archivos de Excel, pero es bastante complejo conseguir que ellos «conversen» entre sí. Hay fórmulas que permiten que un dado cambiado en un archivo tenga impacto en otros archivos, pero esto hace que los documentos sean muy pesados ​​ya veces no funciona correctamente.

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¿Cómo tomar las decisiones correctas en mi empresa?

La vida del gestor de una empresa está llena de desafíos, imprevistos y responsabilidades. Los errores no son bien aceptados y cada uno de ellos genera consecuencias importantes para el funcionamiento del negocio. El éxito de la empresa depende de las numerosas decisiones que se deben tomar diariamente. Tomar decisiones estratégicas asertivas hoy se ha convertido en un gran diferencial y aumenta la competitividad y las posibilidades de éxito. No es más aceptable contar con el sentimiento del gestor. Pero ante tantas dificultades, ¿cómo tomar decisiones correctas para la empresa? Ciertamente es con mucha planificación y con el uso de herramientas que proporcionan información confiable para el negocio. De esta forma se minimizan las posibilidades de cometer errores. Es necesario tener datos precisos y actualizados para hacer análisis claros del escenario sociopolítico, de las tasas de crecimiento, de la competencia y de muchos otros ítems que generan grandes impactos en la decisión.

Identifique el problema

Uno de los mayores errores de los gestores que ocasionan la toma de decisiones equivocadas es la falta de conocimiento e investigación de la situación por completo. Sin ese cuidado, la decisión tomada puede no ser la más adecuada, generando aún más problemas o nuevos errores. Es importante dedicar un poco de tiempo y esfuerzo para entender cuál es el punto de inicio del problema y buscar alternativas que puedan solucionarlo. Muchas veces la cuestión planteada es sólo la consecuencia que otra situación que, si no se resuelve, continuará generando perjuicios.

Tenga buenos indicadores de rendimiento

Los indicadores muestran lo que está funcionando bien o no en la empresa. Es imprescindible que usted pueda confiar en los números presentados y que sean actualizados. También es importante elegir aquellos que son importantes para su empresa, ya que existen muchos indicadores, pero no todos demostrarán datos relevantes para su negocio. Para lograr que estas informaciones sean eficientes, usted debe contar con la ayuda de la tecnología y utilizar software de captación de datos que aseguran la agilidad y fidelidad de las informaciones. Ellos cuentan con recursos de business intelligence para «garimpar» la información relevante para su empresa y presentarlas de manera amigable, facilitando su interpretación.

Utilice un sistema de gestión empresarial

Con más esta ayuda de la tecnología usted simplifica el proceso de registro y de organización de datos. El sistema ERP online reúne toda la información registrada y permite que el gestor genere informes personalizados en tiempo real, además de proyecciones como flujo de caja. Con estos datos el análisis de los escenarios posibles se vuelve mucho más fácil y eso ayuda en la toma de decisiones. Tener datos precisos sin riesgo de fallos humanos permite una visualización clara de lo que su negocio necesita. Por ejemplo, al tener un software de control de stock usted gana tiempo en la gestión de su stock y precisión de informaciones.

Crear una planificación eficiente

Para decisiones más complejas y, sobre todo, a largo plazo, es necesario planificar con calma cada paso a ser dado, considerando todos los pros y contras de cada situación. Una técnica bastante eficiente es la herramienta 5W2H, un acrónimo de 7 preguntas, en inglés, que sirven como base para desarrollar una buena planificación estratégica.

  • ¿Qué (qué se hará?)
  • (Por qué se hará?)
  • ¿Dónde (dónde será hecho?)
  • Cuando?
  • ¿Quién (por quién será hecho?)
  • How (cómo se hará?)
  • How much (cuánto va a costar?)

Cuente con su equipo de trabajo

Para algunas decisiones, principalmente aquellas que involucran procesos de trabajo y creatividad, es muy importante involucrar a su equipo de colaboradores. Haga una reunión de brainstorming, y pídale que sus empleados piensen fuera de la caja, encontrando soluciones creativas y viables para los problemas encontrados.

Acompañe los procesos

Después de haber tomado la decisión a tomar, y haber definido las acciones que hay que hacer, hay que seguir acompañando los procesos para asegurarse de que todo está siguiendo como debe ser. Para ello, los indicadores de rendimiento de confianza siguen siendo de gran importancia para garantizar que los análisis sean fieles a los acontecimientos. En caso de que sea necesario indicar a otra persona para ser el responsable de la conducción de lo planeado, asegúrese de que sea de confianza y, aún así, esté siempre enterado sobre lo que está sucediendo. Recuerde que usted es el responsable de las tomas de decisiones y será cobrado, tarde o temprano, por ellas. Con estos consejos sin duda usted conseguirá tomar decisiones importantes para su empresa de manera más rápida y objetiva, y estará seguro de que la elección será la mejor para sus negocios.

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Transformación digital: ¿por dónde empezar?

Vivimos en una era digital y las empresas ya no logran huir a esta nueva realidad. La transformación digital ya no es una planificación del futuro: es el presente de las empresas. En los días de hoy, para que una empresa se mantenga competitiva es necesario tener una base sólida de tecnología. Cloud computing, Big Data, Data Analytics, Internet of Things, movilidad, información en tiempo real, entre muchos otros conceptos tecnológicos forman parte del día a día de las empresas en todo el mundo. Todos estos conceptos necesitan estar integrados en una estrategia de digitalización del negocio, pues cuando trabajadas en conjunto son mucho más fuertes que analizados individualmente. En el artículo de hoy, le dejamos algunos consejos para saber por dónde empezar la aplicación de una estrategia de transformación digital!

Analice el mercado detalladamente

La empresa debe empezar por comprobar en qué punto está en la curva de la madurez digital. También debe verificar en qué punto de madurez se encuentran los competidores directos e indirectos. En el pasado, la digitalización se consideraba como un recurso para revertir la pérdida de beneficio. Hoy en día, la transformación digital se considera una oportunidad de crecimiento.

Evaluar el estado actual de su empresa

En esta fase, es necesario realizar una evaluación exhaustiva sobre cuán digital o analógica es su empresa (este análisis abarca productos, servicios y activos de la empresa). Es necesario verificar si la empresa es fácilmente digitalizable o si es necesario un gran esfuerzo financiero y de recursos humanos para pasar los activos de la empresa desde el tangible al intangible. Después de esta evaluación, es necesario planear los escenarios para el cambio, analizando puntos fuertes y débiles y necesidades del mercado, para encontrar posibilidades financieramente sostenibles para comenzar el proceso de digitalización.

Se coloque en el lugar de sus clientes y perciba sus necesidades

Es necesario conocer a sus clientes y percibir cómo están interactuando con el mercado, qué necesidades presentan y qué tipo de soluciones buscan. Con base en este conocimiento, es más fácil dirigir la oferta y añadir valor. Debe encontrar formas de llegar a sus clientes por medios digitales, por ejemplo, percibir si se comunican a través de redes sociales, si leen newsletters o se escuchan podcasts. La comunicación digital es cada vez más el canal de comunicación preferido de los consumidores. A través de este mapeo, es posible desarrollar estrategias de segmentación mucho más eficaces, ya que se centra en las necesidades y características reales de los consumidores.

Defina una estrategia con fechas y acciones específicas

Después de analizar todos los aspectos relativos al mercado y a la propia empresa, la próxima etapa es utilizar los datos para trazar un plan estratégico, donde consten todas las fases de la transformación digital a ser aplicada en la empresa. El punto de partida es siempre diferente para cada negocio, ya que cada empresa tiene sus propias especificidades. Debe darse prioridad a los puntos débiles en relación con la competencia y utilizar los puntos fuertes de la empresa para destacarse.

Prepara a la empresa para el cambio e hable con toda la organización

Una empresa tradicional tiene la tendencia de ponerse en el centro y de tratar a sus clientes sólo como consumidores de sus productos, sin percibir en la realidad la importancia que los clientes tienen en la evolución del negocio. Una empresa con mentalidad tradicional mira a la tecnología digital sólo como un soporte a las operaciones y no hay gran preocupación por la innovación. Una transición al mundo digital requiere inversión, tiempo y una estrategia bien definida, pues sólo así es posible partir para acciones concretas. En esta era de cambio, es fundamental que los líderes de las empresas preparen a sus colaboradores para la digitalización. Esta preparación puede ser hecha a través de acciones de formación que hagan a los colaboradores percibir la verdadera importancia y beneficio del cambio hacia un paradigma digital.

Aplique el cambio en las acciones del día a día

No basta decir que queremos cambiar. No basta definir un plan que acaba olvidado en el fondo de un cajón. Es necesario que los colaboradores se sientan involucrados en el proceso de cambio y es esencial que el ejemplo sea dado a través de las acciones diarias. Utilizar la tecnología en acciones que antes eran más «tradicionales» y automatizar procesos son los primeros pasos para probar que efectivamente la empresa entró en la fase de digitalización. Sólo a través de los ejemplos superiores es que los colaboradores se sentirán motivados para, también ellos, aplicar la nueva filosofía empresarial.

 

La transformación digital hace que los procesos sean más fluidos y gestionar todos los departamentos de la empresa se convierta en una tarea más fácil e intuitiva, pues la comunicación entre todas las áreas de la empresa se encuentra facilitada. La definición, implementación y mejora de los procesos de negocio para un enfoque más práctico y facilitador es el objetivo de la adopción de nuevas tecnologías en los negocios. Con una estructura más organizada y fluida, la empresa ganará una posición competitiva frente a sus competidores directos.

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Cómo aumentar la inteligencia operativa de su negocio

La inteligencia operacional es una nueva forma de analizar el negocio y de encontrar respuestas a los desafíos que las empresas enfrentan todos los días. Este concepto está muy ligado a la tecnología y aborda el análisis de datos para que éstos permitan tomar decisiones basadas en información en tiempo real. El principal beneficio del uso de la inteligencia operacional es la posibilidad de abordar los problemas y las oportunidades en el momento en que surgen (en algunos casos, es posible anticipar tendencias y problemas, solucionándolos antes de que causen estragos al negocio). Esto hace que los gestores toman decisiones más conscientes y con base en información fidedigna, lo que consecuentemente va a aumentar la eficacia del negocio, conduciéndolo a mejores resultados. Pero cómo aumentar la inteligencia operativa de su negocio? ¡Es sobre eso mismo que este artículo se enfoca! ¡Compruebe nuestros consejos!

Automatice todo lo que sea posible

Una de las ventajas más importantes de la inteligencia operativa es la automatización de las tareas. Cuanto más automatizado el trabajo esté, más tiempo disponible los colaboradores tendrán para hacer el negocio más productivo. La automatización puede ir desde las tareas más simples hasta las más complejas. A nivel de marketing, podemos automatizar un correo electrónico de bienvenida a un nuevo suscriptor de boletín o incluso un correo electrónico de agradecimiento por una compra en nuestra tienda en línea, por ejemplo. La automatización elimina las tareas más aburridas que los colaboradores tienen que realizar, dejándolos libres para cosas más importantes.

Utilice un CRM

CRM es la sigla para Customer Relationship Management, es decir, Gestión de la relación con el cliente y es utilizado por miles de empresas para gestionar su relación con los clientes actuales y potenciales. Este software tiene como objetivo proteger la información comercial de una empresa. Al mismo tiempo, un CRM ayuda a identificar las mejores acciones y la mejor época para ponerse en contacto con el cliente, para impulsar la venta. De igual modo, permite evaluar objetivos y evaluar el equipo de ventas. Un software de CRM cuando es bien utilizado ayuda a aumentar la productividad de una empresa y reduce la probabilidad de error por parte de los recursos humanos. La reducción de los errores permite que las ventas se efectúen de una forma más simple y consecuentemente la empresa sale ganando, una vez que ve sus ganancias aumentar. El CRM permite que ningún contacto con un potencial cliente se pierda, garantizando así que todo está hecho para que la venta se concretice.

Utilice un sistema de monitorización en tiempo real

Cuando sabe exactamente lo que pasa en su negocio, es mucho más fácil tomar la decisión correcta. Analizar el negocio en tiempo real le dará todos los insumos necesarios para que pueda decidir conscientemente sobre el mejor rumbo a tomar. Los informes con algunos días presentan información obsoleta, que no corresponde al estado real de la empresa en aquel momento. Por eso, muchas veces las decisiones tomadas son desajustadas y no benefician el negocio. Monitorear el negocio en tiempo real va a cambiar este escenario, pues va a tener información fidedigna en su mano y va a conseguir tomar decisiones más acertadas. Analizar los datos en tiempo real es cada vez más una realidad en las empresas en todo el mundo. Los negocios ocurren a un ritmo muy acelerado y es esencial que sepa lo que está sucediendo en su empresa para conseguir tomar las decisiones más adecuadas para su negocio. ¡Descargue nuestro e-book y sepa cómo una herramienta BAM le puede ayudar a gestionar!

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Softwares de gestión de personas: 5 soluciones para su empresa

En un mundo tan conectado, donde la información corre tan deprisa, queda atrás quien no invierte en tecnología para automatizar y agilizar procesos dentro de la empresa. Hoy en día existen diversas soluciones tecnológicas para diversas áreas de la administración empresarial. En este texto vamos a mostrar las cinco principales soluciones en software de gestión de personas para que usted todavía adopte hoy.

¡Buena lectura!

1- Softwares de reclutamiento y selección

El sistema de reclutamiento y selección de gestión de personas es históricamente marcado por ser un proceso largo y burocrático. Sin embargo, hoy en día, las empresas suelen tener una rotación de colaboradores muy alta y por lo que no puede esperar meses entre la salida de un profesional y la entrada de otro para reemplazarlo. Para driblar esa burocracia, existen softwares de gestión de personas que ya hacen ese proceso de forma simple y rápida. Estos softwares automatizan todo el proceso de reclutamiento y selección: desde la divulgación de la vacante, hasta entrevistas en línea y emisión de avisos y notificaciones para los seleccionados. Este tipo de herramienta está indicado para todas las empresas que desean agilizar el proceso de reclutamiento y selección.

2- Punto en la web

Se fue el tiempo del registro de punto en hoja o hojas de cálculo, hoy en día es mucho más fácil hacer la gestión de las horas de trabajo de sus colaboradores a través de un software de punto electrónico en línea. Estas herramientas ayudan a los gestores de RRHH desde el control de entrada y salida de los colaboradores hasta otras cuestiones como bancos de horas y períodos de vacaciones, generando indicadores importantes para la gestión de personas. Además, no demandan los costos que la instalación de un punto físico requiere, siendo la elección perfecta para empresas que no pueden gastar mucho, pero quieren modernizar la forma de registro del punto de los colaboradores. Y lo mejor es que esas soluciones están dentro de las legislaciones laborales de cada país.

3- Soluciones de trabajo remoto

El trabajo remoto es una situación cada vez más presente en las empresas, y puede ayudar en cuestiones de calidad de vida, productividad y clima organizacional. Pero para ello es necesario adoptar una herramienta que posibilite ese trabajo remoto, que posea algunas funcionalidades, como: posibilidad de comunicación a distancia, compartir archivos, asignación de tareas, agenda online y mucho más. Adoptar un software específico para el home office es más seguro y colabora para la no fragmentación de la información. Además, estos softwares permiten que los gestores y profesionales de los RH puedan verificar las actividades realizadas, incluso a distancia.

4- Herramienta para apuntar horas

Los softwares de apuntes de horas permiten a los empleados registrar las horas trabajadas de acuerdo con las tareas ejecutadas, indicando el tiempo que pasaron en cada una. Esta herramienta ayuda a RH a hacer división de costos entre los diferentes proyectos que el colaborador realiza y mensura lo que toma más tiempo de su día.

5- Plataforma EAD para entrenamiento de colaboradores

El entrenamiento y el desarrollo (T & D) de colaboradores es una de las principales demandas de un sector de gestión de personas. Las prácticas de T & D son responsables de efectivamente proporcionar el desarrollo de colaboradores y hacer que ellos ayuden a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos y, consecuentemente, su visión de futuro. Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades para hacer que el entrenamiento y el desarrollo se produzca porque implica conciliar el tiempo de los empleados, los administradores y los instructores de T & D o aún manejar la logística de desplazar a la gente hasta un lugar específico para hacerlo. Y algunos softwares pueden ayudar con eso, como: plataformas EAD (enseñanza a distancia) para entrenamiento y desarrollo de colaboradores. Con ellas es posible alojar contenidos en la plataforma online, así los colaboradores pueden acceder en cualquier momento o lugar. Estas plataformas también pueden emitir informes completos del desempeño de los colaboradores, ayudando al área de gestión de personas a medir si el entrenamiento se está haciendo y si está surtiendo efecto. Y lo mejor es que todas estas soluciones se pueden encontrar en la nube, facilitando la seguridad de la información de su empresa!

Si te gustó estas soluciones, te gustará conocer el Twygo – Plataforma EAD para entrenamiento de colaboradores. ¡Hable con nosotros, será un placer ayudarle!

Por: Twygo

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6 consejos para hacer la automatización empresarial y comercial

La automatización está cada vez más presente en nuestras vidas. Y para quien tiene un negocio, ella es cada vez más vital. Por lo tanto, invertir en la automatización comercial y empresarial se ha convertido en una necesidad. Sin embargo, algunos grupos de emprendedores todavía temen al utilizar herramientas que permiten ese tipo de trabajo en su negocio.

Sin embargo, creemos que este temor se deriva del desconocimiento sobre cómo se hace la automatización empresarial y comercial. Luego, decidimos que sería una buena idea reunir 6 consejos que demuestren cómo se hace. De esta forma, el conocimiento permite que nuevos horizontes puedan abrirse.

1) Analice los procesos y tareas de su empresa

Muchas personas creen que la automatización empresarial y comercial se trata sólo de contratar un servicio que realice ese tipo de trabajo. Es elemental que automatizar procesos y tareas largas traerá más eficiencia y productividad. Sin embargo, ¿qué sectores, áreas o tareas tienden a ganar más con eso?

Por lo tanto, es importante analizar los procesos y tareas y definir lo que traerá mejor costo/beneficio. De esta manera, usted puede centrarse en lo que es más necesario en un corto plazo. Por consiguiente, usted estará maximizando su productividad sin elevar innecesariamente cualquier tipo de costo.

Una buena sugerencia para analizar tales procesos y tareas de forma eficiente es usufructuando de un sistema de gestión empresarial. El software es capaz de automatizar toda su gestión y aún ofrecer completos informes sobre diversos sectores de su empresa.

2) Elegir la tecnología adecuada

Existen diversos tipos de tecnologías en el mercado de automatización de procesos y comerciales. Ellos traen diversas funcionalidades y cada uno busca atender las demandas que ve adecuada.

De esta forma, después de analizar sus necesidades, es necesario escoger la tecnología que las resuelve. No es suficiente tener un mapeo extensivo de lo que necesita ser automatizado y tomar decisiones que no van en contra de la solución de los problemas.

3) Planear es necesario

Con el mapeo realizado y la tecnología elegida, es hora de planificar la implementación. Esta fase es muy relevante e impide redundancias y problemas que pongan en riesgo el proyecto de automatización. Para un proceso de automatización ser eficiente y productivo, es necesario que se sepa todos los parámetros involucrados de antemano.

Por lo tanto, sin una planificación adecuada, que proporcione los parámetros, todo lo que se ha hecho puede ruir. Por lo tanto, una buena planificación evita modificaciones en la fase de implementación que serán costosas o que pueden dañar el resultado final. Y claramente, nadie desea implementar algo en su empresa que no dará frutos.

4) Entienda cómo la automatización empresarial y comercial impactó otros negocios similares

Es muy común que las personas embarquen en lo que todo el mundo está haciendo. Y eso no es válido sólo para la vida personal, en la empresa también. Puede que exista un movimiento muy grande de automatización en las empresas a su alrededor, pero ese movimiento sólo es válido si están en la misma escala o nicho que el suyo.

Por lo tanto, busque entender el impacto que los proyectos de automatización están trayendo para quien está en su área de actuación. De esta forma, usted entender comprender los impactos de una manera más factible y puede extrapolar lo que suceda con su empresa, si opta por ese camino.

5) Sea honesto sobre el proyecto con sus colaboradores

Es muy importante ser honesto sobre los proyectos de automatización con sus colaboradores. Quien está trabajando tiende a ver la automatización como enemiga. Como alguien que robará sus empleos. Y ese tipo de ambiente puede acabar perjudicando a todos los involucrados.

Por lo tanto, explique adecuadamente para sus colaboradores cuáles son las razones, motivos, beneficios e impactos que lo que se está haciendo traerá. Es importante dejar claro que la automatización está viniendo para auxiliar y no sustituir.

6) Busque herramientas de acuerdo con el escenario actual de la vida moderna

Con las redes sociales y smartphones, se hizo más sencillo acompañar todo lo demás de cerca. Y sabemos que es el ojo del dueño que engorda el ganado. Así, busque herramientas que le permitan acompañar la información en tiempo real y en cualquier tipo de plataforma.

De esta forma, usted podrá acompañar la información vital de su negocio desde cualquier lugar que esté. Y sabemos la importancia que estar bien informado puede traer en cualquier área de su vida. Desde conocer mejor cómo cambiar su empresa incluso a cosas más triviales.

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Las principales ventajas de centralizar el acceso a la información

La tecnología ha cambiado la forma en que vivimos y cómo trabajamos. En una era cada vez más tecnológica y digital, las empresas necesitan enfocarse en aumentar su competitividad y productividad. En el pasado, la información de las empresas estaba contenida en documentos en papel, en la mayoría de los casos desorganizados. Con la llegada de la tecnología, los archivos en Excel trajeron mayor organización a las empresas, pero rápidamente se tornaron obsoletos pues los negocios comenzaron a tener exigencias mayores y más sofisticadas. Actualmente, las empresas privilegian softwares que permiten centralizar toda la información del negocio en una sola plataforma, como es el caso de Multipeers. Es fundamental que las empresas sepan sacar el máximo partido de estas herramientas, pues eso trae innumerables beneficios. La integración de la información del negocio es una necesidad y una realidad para que tenga una visión 360 sobre todo lo que sucede. En el artículo de hoy, vamos a conocer las principales ventajas de centralizar el acceso a la información!

Negocio más organizado

Cuando toda la información de una empresa está centralizada en un único punto, todo está más organizado. Si todo funciona correctamente, no habrá información perdida u olvidada en cualquier lugar de la empresa y es posible mantener el orden de la información de una manera práctica. Es importante organizar toda la información que ya existe y también crear reglas para la entrada de nuevos datos. Siempre que haya información nueva, ésta debe clasificarse y organizarse, lo que contribuirá a la estructuración de los datos. Todo esto hace que sea más fácil encontrar cualquier información necesaria, así como garantizar una mayor seguridad de los datos.

Mayor integración de departamentos

La comunicación interna es un área importantísima en las empresas, pero desgraciadamente es una de las más subestimadas. Los departamentos de una empresa necesitan unos de otros para funcionar correctamente, por lo que es esencial establecer relaciones entre ellos de forma consistente y coherente. El gran problema hasta ahora era que cada departamento tenía su propio «lenguaje» y forma de organizar las informaciones y eso hacía que los otros departamentos no lograran entender a cien por ciento lo que pasaba en cada sector. Con la centralización de la información es posible unificar la comunicación y favorecer la relación entre departamentos diferentes. Al utilizar una sola plataforma y al crear reglas para la introducción y categorización de los nuevos datos, es posible comunicar con mayor claridad.

Consulta facilitada de la información

La información proporcionada por las herramientas BAM surge de un modo consolidado para que su consulta sea más fácil y rápida. Puede optar por obtener la información a través de gráficos de barras, gráficos multi-serie, medidores, entre muchas otras opciones. La información puede visualizarse utilizando la presentación más adecuada, mejorando el análisis que el usuario puede hacer de cada indicador. Además, cada indicador es totalmente personalizable según las necesidades del negocio. Al utilizar el sistema BAM, en el caso de Multipeers, puede todavía usar la herramienta ticker, que le permite divulgar noticias externas o internas, mensajes y alertas, permitiendo así que todos los colaboradores estén siempre al tanto de lo que de importante pasa en la organización, lo que hace que todos estén en condiciones de contribuir a una toma de decisiones eficaz.

Reducción de la probabilidad de error humano

Los procesos manuales son más susceptibles de errores que los procesos automatizados. Al utilizar una herramienta BAM es posible liberar a los empleados para otras tareas y conseguir automatizar las tareas más repetitivas y aburridas. De esta forma, garantiza que no existe la necesidad de actualizar constantemente datos y de consultar informes. Todo es definido previamente por usted y nada fallará. Cuanto más pasos automatizar más tiempo tendrá que concentrarse en otras cosas importantes para mejorar el negocio.

Posibilidad de analizar el negocio en tiempo real

Saber lo que pasa en tiempo real en cada departamento de la organización es fundamental para que pueda tomar decisiones eficaces y conscientes. Los softwares como Multipeers permiten analizar toda la información de su negocio, oriunda de las más diversas fuentes de datos, en un solo escritorio, a través de una forma simple e interactiva. Tener toda la información del negocio en un solo lugar le permite hacer una mejor gestión del tiempo y tomar las decisiones acertadas para el futuro de su empresa.

 

Tener una visión más amplia es fundamental para lograr el seguimiento del negocio y tomar decisiones acertadas. En el día a día empresarial agitado de hoy en día y con las exigencias cada vez mayores de los consumidores, tener conocimiento sobre el mercado es un arma obligatoria para vencer. Descargue nuestro e-book sobre la supervisión del negocio y sepa cómo un sistema BAM puede ayudar a su empresa a crecer de manera sostenida!

 

Dicas de Gestão

¿Cómo definir metas de negocio desafiantes y realistas?

Saber establecer metas de negocio es el primer paso hacia un camino de éxito. Cuando tenemos una meta definida, es mucho más fácil diseñar una estrategia y definir qué acciones son necesarias para alcanzar nuestros objetivos. Cualquier negocio necesita metas establecidas, pues será con base en ellas que toda la actuación de la empresa se define. Desafortunadamente, muchos gestores no entienden la importancia de las metas de negocio y empiezan a trabajar sin tener un plan trazado. Este es uno de los principales motivos por los cuales las empresas a menudo no sobreviven. Los objetivos de negocio proporcionan mucha información sobre la empresa y en esa medida hacen que la toma de decisiones sea más eficiente y más fácil. Los gestores se quejan a menudo de la falta de información sobre la empresa para poder decidir de forma consciente y estos indicadores de desempeño ganan un papel destacado en el momento de tomar decisiones sobre el futuro de la empresa. Los gestores sólo consiguen tomar decisiones asertivas y acertadas si tienen un total conocimiento sobre la realidad empresarial, por lo que es fundamental acompañar en tiempo real el cumplimiento de los objetivos. Y nada mejor que KPI’s para proporcionar todo ese conocimiento. En el artículo de hoy, le dejamos algunos consejos importantes para definir metas de negocio desafiantes y realistas!

Sea específico

Cuanto más específico sea un objetivo, más fácil será encontrar acciones para alcanzarlos en un corto espacio de tiempo. Las metas de negocio deben ser simples, pues así es mucho más fácil gestionarlas. Un ejemplo de esta meta es «actualizar el sitio web trimestralmente», lo que es fácil de entender que significa actualizar el sitio web en enero, abril, julio y octubre. Una meta de negocio que diga «aumentar el número de propuestas enviadas» es muy vaga y no nos da ninguna pista sobre lo que debemos hacer para alcanzarla. Por lo tanto, es preferible utilizar una meta que diga «obtener 3 nuevos clientes al mes». Es una meta mucho más simple y que nos indica el intervalo temporal. Las metas de negocio deben ser simples, para que todo el equipo sea capaz de comprenderlos. Si se complica mucho corre el riesgo de no poder extraer cualquier información útil de su análisis. Y si los colaboradores no entienden el indicador pueden quedar desmotivados, lo que perjudica todo el desempeño de la empresa.

Sea realista y objetivo

Todos queremos ser los mayores empresarios del mundo, pero hay obstáculos que nos impiden y tenemos que tener esa conciencia. Cuando establece metas de negocio demasiado altas, el riesgo de caer es mucho mayor. Y como las metas son más difíciles de alcanzar, se sentirá frustrado al percibir que no logra concretarlas. Debe establecer objetivos realistas y que sean adecuados a la realidad de su negocio. Si no tiene una gran capacidad de inversión en el momento, de nada le servirá definir como meta de negocio aumentar el equipo en 10 colaboradores. Las metas de negocio deben ser establecidas de acuerdo con la realidad de la empresa en el momento, pues sólo así será capaz de alcanzarlas.

Establezca plazos rígidos

Cuando no existe un plazo límite para el cumplimiento de una determinada tarea o de un objetivo, lo más probable es que éste arrastre en el tiempo y acabe por olvidarse. Es esencial que defina una fecha límite para alcanzar una determinada meta de negocio, pues sólo así podrá definir una línea temporal y asignar acciones necesarias a lo largo del tiempo. El plazo establecido debe ser como el objetivo de negocio: específico y realista. No debe definir un plazo demasiado corto ni demasiado largo, pues ambos casos pueden causar desmotivación por parte de las personas responsables del cumplimiento del objetivo.

Haga una revisión regular de las metas de negocio

Las metas de negocio deben ser revisadas con regularidad y deben ser adaptadas según los cambios que se vayan verificando en la empresa. Las metas de negocio a largo plazo deben ser objeto de seguimiento, para que pueda verificar si todas las acciones necesarias para su cumplimiento se están realizando. Las metas de negocio no son estáticas y no es obligatorio que se mantengan inmutables. Siempre que sea necesario, debe cambiarlas y actualizarlas y en casos más extremos, puede incluso eliminarlas, si se comprueba que ya no se adecuan a la forma de trabajar de la empresa. Una meta que ayer era bastante importante, hoy puede haber perdido parte de su importancia. Las empresas son organismos vivos y dinámicos y como tal los cambios deben ser acompañados en todas las áreas de la empresa. Evaluar al menos cada tres meses si los indicadores que tienen «activos» son los más adecuados teniendo en cuenta el período que la empresa atraviesa. Sin embargo, hay que tener cuidado de no cometer el error de alterar o eliminar metas de negocio sólo porque es difícil alcanzarlas.